ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
année 2024
XXX
DEFINITION DES Parties ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société
XXX
Dont le siège social est situé XXX Siren : Représentée par M. XXX en qualité de Directeur ayant tous pouvoirs à effet des présentes, D’une part, Et
Les organisations syndicales représentatives :
Le Syndicat CFDT, représenté par M. XXX en qualité de délégué syndical, D’autre part.
PREAMBULE Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n° 2017- 1386 du 22 septembre 2017. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par l’annexe technique, annexée au présent accord. Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la XXX relèvent du protocole d’accord préélectoral.
Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
de pallier les aléas postaux,
d’augmenter la participation des électeurs
CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la XXX. La Direction a confié à la société XXX, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition par l’UCANSS. Dans ce cadre, le rapport d’expertise détaillé concluant à la conformité de leur solution technique avec les recommandations de la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 a été produite. Avec l’organisation syndicale représentative de la XXX, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.
Article 1. Mise en place du vote électronique La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi dans le cadre du marché public mutualisé vote électronique mis à disposition par l’Ucanss. Le prestataire choisi est XXX. Ces élections concernent l’ensemble des salariés du CSE étant mis en place au niveau de la XXX.
Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la XXX voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société XXX dont le siège social est 27 rue Saint Simon 69009 Lyon, ci-après dénommé le « Prestataire ». Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique
.
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Article 3. Déroulement des opérations de vote
Matériel de vote – codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile par courrier postal et sur son mail professionnel un identifiant de connexion. Chaque électeur devra se connecter au site de vote afin de récupérer son mot de passe après la saisie de son numéro de téléphone.
Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception de l’identifiant, l’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : ses nom et prénom, son adresse email professionnelle son numéro d’agent Si les informations soumises correspondent aux informations initialement importées, son identifiant est automatiquement envoyé sur l’adresse email importée. Si les informations soumises diffèrent des informations initialement importées, l’identifiant pourra être envoyé sur l’adresse email uniquement après validation de la cellule technique (après vérification de l’identité de l’électeur). Pour cela, il devra saisir son numéro de département de naissance. Les comptes sont automatiquement bloqués après 5 tentatives de connexion infructueuses, en cas de difficulté, l’assistance téléphonique du prestataire permettra à l’électeur d’être débloqué.
Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran de façon aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse qui sera fournie par le prestataire. Après s’être connecté sur le site de vote, l’électeur devra saisir son identifiant, puis son information personnelle numéro agent et enfin saisir son numéro de téléphone pour réceptionner son mot de passe. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc. Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et modifiable. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Consultation de la participation
Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Direction XXX, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de : figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection), remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides, créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse email contact@XXX.fr ou par téléphone au 04 28 29 19 09 (24h/24 et 7j/7). Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser aux ressources humaines.
Matériel mis à disposition
Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés.
Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 4. Dépouillement des bulletins de vote
Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du Système de vote.
les listes d’émargement.
Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 2 clés valides seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales. Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de représentation. Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du premier tour, carence de candidats au premier tour. Si un second tour devait avoir lieu, les électeurs seront informés. Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités
Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la XXX dans les quinze jours à l’Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Élections Professionnelles en un exemplaire. Les résultats seront portés à la connaissance du personnel. Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la XXX aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la XXX. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 5. PROCLAMATION DES RESULTATS La Direction de la XXX communiquera les résultats par affichage et par voie électronique le jour des élections.
Article 6. FORMALITES Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellées, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports. Article 7. revision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 8. DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD Le présent protocole n’est conclu que pour l’élection des membres du Comité Social et Économique organisée pour l’
année 2024.
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole fera l’objet d’une mise à disposition des salariés (affichage et envoi par mail).
A Auch, le
Pour la XXX XXX
Pour le syndicat CFDT XXX
Annexe : description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique
