ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Année 2026
DEFINITION DES Parties ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société Dont le siège social est situé Siren : Représentée par en qualité de Directeur ayant tous pouvoirs à effet des présentes, D’une part, Et
L’organisation syndicale représentative :
Le Syndicat, représenté par en qualité de déléguée syndicale, D’autre part.
PREAMBULE Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration dans le cadre des dispositions de l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales. Les modalités d'organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole d'accord préélectoral qui mentionnera, conformément a l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique. Le dispositif de vote électronique retenu s’inscrit dans le respect des recommandations de la CNIL.
Il est conforme aux dispositions de l’article R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Il s’appuie sur le marché national UCANSS.
article 1. principe du recours a un prestataire La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société, prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenu dans le cadre du marché public mutualise mis à disposition au sein du Régime général par l'UCANSS. Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. II sera tenu à la disposition des salaries par affichage sur les panneaux Direction et sera également mis à disposition sur l’intranet. Afin d'assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l'organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 2. deroulement des operations de votes
Transmission d’une notice d’information
Une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d'accord préélectoral. Toute facilite sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entrainera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d'accord préélectoral, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
Matériel de vote – codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d'accès (login) et le mot de passe permettant l'authentification de l'électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents. Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile par courrier postal et sur son mail professionnel un identifiant de connexion. Chaque électeur devra se connecter au site de vote afin de récupérer son mot de passe après la saisie de son numéro de téléphone. Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarie est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demande au salarie.
Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du code d'accès et/ou mot de passe, l'électeur pourra s'adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et son département de naissance. Le prestataire lui adressera ses codes à l'adresse électronique figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l'écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentes et transmis par leurs auteurs. Les listes sont présentées à l'écran de façon aléatoire. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse du navigateur internet, l’électeur devra saisir son identifiant, puis son information personnelle numéro agent et enfin saisir son numéro de téléphone pour réceptionner son mot de passe. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc. Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 3. consultation de la participation Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Direction et lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Article 4. le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 5. assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d'ouverture du scrutin, la cellule d'assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l'envoi des codes confidentiels.
Article 6. PROCLAMATION DES RESULTATS La Direction communiquera les résultats par affichage et par voie électronique le jour des élections.
Article 7. bureau de vote Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. À ce titre :
Les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du Système de vote.
Article 8. Depouillement
Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 9. formalites L'élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L'employeur s'engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scelles, jusqu'à l’expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 10. entree en vigueur et duree du protocole d’accord Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent protocole est conclu n’est conclu que pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration pour l’
année 2026.
Article 11. revision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d'application, par accord collectif conclu sous la forme d'un avenant. Les organisations syndicales de salaries habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l'article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d'engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l'employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l'avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L'invitation à négocier l'avenant de révision est adressée par l'employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d'engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l'avenant de révision obéissent aux conditions posées par l'article L. 2232-12 du code du travail.
Article 12. publicite II sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes. Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole fera l’objet d’une mise à disposition des salariés (affichage et envoi par mail).
A Auch, le
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Pour
Annexe : description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique
