La Caisse d’Allocations Familiales du Haut-Rhin, représentée par son Directeur, Monsieur,
ET
Les Organisations syndicales :
CFDT, représentée par sa déléguée syndicale,
CFE/CGC, représenté par son délégué syndical,
CFTC, représenté par son délégué syndical,
Préambule
Le travail à distance est une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de la Caf, est effectué par un salarié en dehors des locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le travail à distance ne modifie pas les droits et devoirs des salariés.
Il n’a pas vocation à se substituer à un mode de garde ou à un temps partiel.
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l'accord de l'employeur.
Le travail à distance répond à différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d'un équilibre en vue de garantir :
Le maintien de la qualité du service rendu à nos bénéficiaires et la continuité de service ;
La souplesse d'organisation permettant d'améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés ;
La préservation du lien de chaque salarié avec l'organisme et le collectif de travail afin d'éviter tout phénomène d'isolement et la perte de sens au travail.
Le travail à distance constitue un vecteur d'attractivité et de fidélisation des salariés. Son développement concourt en outre aux objectifs de réduction des impacts environnementaux. Il s’exerce dans le cadre des dispositions légales et du protocole d’accord national du 11 juillet 2022 conclu entre l’Ucanss et les organisations syndicales signataires.
Au vu de ces éléments, il est décidé de conclure le présent accord qui aura vocation à s’appliquer hors crise majeure de type sanitaire ou immobilière (durant laquelle des mesures dérogatoires pourront être prises).
ARTICLE 1 – Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet de fixer les dispositions locales applicables au travail à distance.
ARTICLE 2 – Champ d’application et conditions d’accès au travail à distance
Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés de la Caf du Haut-Rhin pour les activités télétravaillables.
La direction s'engage à accepter le travail à distance pour les différents personnels qui en font la demande si l'ensemble des conditions suivantes est respecté :
Avoir une ancienneté d’au moins 6 mois de présence effective à la Caf, à la date de la demande, de manière à garantir la maîtrise de l'emploi, notamment la capacité à travailler de manière autonome s’agissant d’agents recrutés par mutation d’une autre Caf, le télétravail ne pourra être accordé qu’après validation du stage probatoire.
Ne pas suivre une formation qualifiante
Avoir une liaison informatique adaptée au débit, requise pour le transfert de données
Disposer d'un espace utilisé pour le télétravail respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail (vérifiable par l’employeur et la CSSCT qui pourront accompagner l’agent dans l’aménagement de son poste de travail)
Ne sont pas considérées comme télétravail, les périodes d’astreinte réalisées à distance et les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors lieu habituel de travail.
Le degré d’autonomie sera évalué selon des critères objectifs.
ARTICLE 3 – Lieux d’exercice du travail à distance
Les situations de télétravail peuvent être les suivantes :
Depuis les locaux de l’organisme employeur qui ne sont pas le lieu habituel de travail
Depuis le domicile du salarié ;
Depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à l'employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement. Cette demande peut être formulée à titre exceptionnel et temporaire.
Depuis le site d'un autre organisme de la Sécurité sociale
Depuis un tiers-lieu en France, soumis à autorisation préalable de son employeur, dès lors qu'il remplit les conditions de sécurité informatique et de confidentialité suffisantes (exemple : espaces de coworking)
La direction et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. En conséquence, sur rendez-vous, ils peuvent avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié, l’employeur peut refuser ou mettre fin au télétravail. En cas de risque identifié, la mise aux normes est à la charge du salarié.
ARTICLE 4 – Conditions de mise en place
Formalisation :
Un avenant au contrat de travail sera conclu précisant notamment les modalités, le(s) lieu(x) de travail à distance, la formule de télétravail, la période d’autorisation, le matériel mis à disposition, les frais pris en charge, les horaires et plages horaires définis par le règlement d’horaires variables de la Caf, les règles de suspension ou réversibilité applicables dans l’organisme, le rappel des règles de sécurité et de confidentialité, le rappel des règles d’exercice du droit à la déconnexion.
La décision de l’employeur sera prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance, de l’attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques ou, le cas échéant, de l’attestation de diagnostic de conformité électrique.
Assurances :
En cas de télétravail à domicile, le salarié doit informer l'assureur du domicile, qu'il y exerce une activité professionnelle, et s'assurer que l'assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.
Il doit fournir à son organisme une attestation de l'assureur en ce sens avant la validation du démarrage en télétravail.
Cette assurance sera également requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée.
L’employeur assure le matériel mis à disposition du salarié et pour les dommages causés par un tiers selon les modalités prévues dans le marché national Ucanss.
Conformité électrique :
Lorsque le télétravail s'effectue à domicile, une attestation sur l'honneur visant la conformité électrique est demandée au salarié avant la validation de son démarrage en télétravail. Cette attestation sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée. En cas de doutes sur la conformité électrique, une demande de diagnostic par le salarié est vivement recommandée - prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l'installation électrique durant l'exercice du télétravail. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié et devront être effectués dans un délai de trois mois. Passé ce délai, le télétravail sera suspendu.
Impossibilité de travailler :
En cas d’impossibilité de connexion, le salarié doit prendre contact avec le service informatique qui analyse le problème et communique à l’agent les informations qu’il possède. S'il y a impossibilité de connexion avant 9 heures, l'agent contacte son cadre qui lui indique s’il doit revenir sur son site habituel de travail ou, si l’agent le souhaite, il peut demander à poser une journée de congé ou de RTT.
Si le salarié se trouve dans l’impossibilité de télétravailler et de revenir sur site, il devra couvrir son absence par la prise de journées de congé, RTT ou d’un congé sans solde.
ARTICLE 5 – Espaces de travail et équipements
Les agents en télétravail de plus de 1 jour n’auront plus forcément d’espaces de travail personnel dédiés sur site. Les agents de la Caf ne pouvant bénéficier, ou qui n’ont pas fait le choix du télétravail, se verront attribuer un espace de travail dédié. L’employeur et le salarié veillent à garantir une bonne ergonomie sur leur poste de travail.
L’employeur fournit les outils informatiques et si besoin mobiliers, nécessaires à l’exercice de l’emploi.
Le salarié s’engage à prendre soin de son matériel et à respecter les règles et protocoles de sécurité informatique (protections des données, confidentialité, bon usage des ressources).
Des actions de sensibilisation et d’information seront menées sur la protection des données et du matériel informatique en posture distancielle.
Les agents sont amenés à transporter leur unité centrale entre le site et le lieu de travail à distance. La possibilité de bénéficier d’un deuxième écran à domicile est ouverte sur demande. La possibilité de bénéficier de housse de protection pour le matériel transporté est également ouverte sur demande. Les demandes d’équipements complémentaires seront étudiées au cas par cas. Par ailleurs, l’ensemble des aménagements de postes prescrits par la médecine du travail ou pour handicap seront réalisés par l’employeur.
L’utilisation du matériel fourni ne pourra pas se faire pour un usage privé. L’employeur veillera à la restitution des unités centrales informatiques en cas d’absence supérieure à 30 jours. Le salarié restituera l’ensemble du matériel lorsqu’il sera mis fin au télétravail.
ARTICLE 6 – Périodicité et Calendrier
Les agents présentent leur demande de travail à distance à la direction avant le 1er juin de chaque année, pour une réponse de la Direction le 15 juin et une application au 1er septembre.
Les jours de télétravail sont fixés d’un commun accord entre le télétravailleur et son responsable dans le respect du principe d’équité de traitement entre les salariés et dans une logique d’alternance.
Les demandes de travail à distance en cours d’année seront examinées par la direction.
Le délai de réponse ne pourra pas excéder 30 jours, sauf pour circonstances exceptionnelles.
En cas de refus ou de réduction du nombre de jours de télétravail, celui-ci doit être motivé et reposer sur des motifs objectifs. Il s’agira de mesurer l’impact du télétravail sur le degré d’autonomie et de mettre en place des mesures d’accompagnement. La situation pourra être revue en cours de période. Les arbitrages sont rendus en comité de direction.
ARTICLE 7 – Formules d’organisation du télétravail proposées
Un effectif minimum par service est requis dans les locaux de l’organisme afin de permettre de réaliser l'ensemble des activités d’accueil des allocataires (ou des agents, pour les services supports). L'organisation du télétravail et du temps partiel doit tenir compte de ce nombre d’agents minimum requis, et les jours de télétravail seront accordés en fonction des effectifs minimums, nécessaires par journée. La direction s'engage à accepter le télétravail selon les modalités suivantes avec une obligation de
présence minimale de deux jours par semaine sur site y compris pour les temps partiels.
En conséquence, il est proposé trois formules de télétravail qui diffèrent en fonction du nombre de jours télétravaillés choisi et de la nature de l’emploi exercé :
A – 1, 2 ou 3 jours fixes de télétravail par semaine pour les employés et les cadres techniques ou B – un jour fixe + un jour flexible par semaine – pour tout le monde ou C – une enveloppe de 80 jours maximum par année (du 1er septembre au 31 août) ouverte à tous les cadres, aux Chargé(e)s de Conseil et de Développement, aux Travailleurs Sociaux et aux Contrôleurs des situations individuelles et des opérateurs sociaux
Un agent confronté à une situation exceptionnelle, peut solliciter un changement de jour de télétravail auprès de son manager sous réserve de la compatibilité du planning et moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.
Par ailleurs, le télétravail par demi-journée est autorisé de manière exceptionnelle dans les trois cas suivants :
Un salarié à temps partiel sur une demi-journée effectuant du télétravail ce jour-là
Un salarié qui travaille contractuellement une demi-journée dans la semaine
Lorsque la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d’absence ou de déplacement professionnel hors de sa résidence administrative, dans un souci d’efficience et de limitation des trajets.
ARTICLE 8 – Indemnisation des frais professionnels
Outre les frais engagés pour la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques, et pour le surcoût éventuel de l’assurance du domicile, une indemnité forfaitaire journalière est versée au salarié en télétravail pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).
Celle-ci est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis les lieux définis à l’article 3 du présent accord selon le barème UCANSS.
Celle-ci est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis les lieux définis à l'article 3 du présent accord selon le barème Ucanss à l'exception du télétravail depuis un autre site de l'organisme employeur ou d'un autre organisme de Sécurité sociale.
Elle est versée sans proratisation au salarié en télétravail sur la demi-journée.
Elle n’est pas due lorsque le salarié n’est pas en situation effective de télétravail (en raison d’absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion…) y compris lorsqu’une journée de télétravail était initialement prévue.
Elle est revalorisée au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « logement, eau, gaz et combustible » ou de tout indice qui viendrait s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique, ainsi qu’en application de toute autre revalorisation effectuée au niveau national selon les règles Ucanss.
ARTICLE 9 – Suspension et Réversibilité temporaire ou permanente
Le télétravail relevant d'une décision commune du salarié et de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de l'exercice, d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes. A l'initiative du salarié Au cours d'exercice du télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours. En cas d'accord entre les parties, ce délai peut être réduit. A l'initiative de la direction : En cours d'exercice du télétravail, la direction peut décider de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible. La décision est notifiée par écrit et argumentée. Elle peut prendre en compte, à titre d'illustrations, un changement de fonction, l'existence de problématiques techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d'accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d'isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection des données et de bonne utilisation des données informatiques Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée. Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours. Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles la direction pourra être amenée à suspendre les formules de télétravail pour un service, ou pour l’ensemble de la Caisse. Dans ce cas, un délai de prévenance de 48 heures devra être respecté (hors cadre PCA).
En cas de changement de fonction, l’agent devra adresser une nouvelle demande de télétravail qui sera évaluée et arbitrée par la Direction en fonction du degré d’autonomie dans le nouveau poste. La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié. En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour à son emploi. Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.
ARTICLE 10 – Préservation du collectif de travail
- Le service informatique assure une formation de prise en main des outils de travail à distance
- Formation et sensibilisation : afin de préserver le collectif de travail et de prévenir le risque d’isolement, les télétravailleurs ainsi que leurs managers reçoivent une formation appropriée sur le travail à distance, y compris sur les risques professionnels (TMS).
-Journée de cohésion : l’ouverture au télétravail impose de mettre en place de nouveaux modes d’organisation de travail dans l’entreprise afin de maintenir de la cohésion dans les équipes, dans les services, au sein de l’entreprise.
Cette disposition contribue au maintien d’une vision collective et partagée des activités professionnelles.
Afin de maintenir cette cohésion, une journée de présence par semaine obligatoire sur site est mise en place au sein de l’unité de travail.
Elle est fixée du 1er septembre au 31 août, par le manager, au niveau de son unité de travail (équipe regroupant des agents rattachés au même manager).
ARTICLE 11 – Modalités d’exercice du télétravail
La mise en œuvre du télétravail nécessite la mise en œuvre de bonnes pratiques, notamment :
Il est entendu que les salariés en situation de télétravail sont tenus de réaliser la totalité des activités « télétravaillables » requises par leur emploi.
L’intéressé(e) doit être joignable et disponible lorsqu’il a badgé et travaille à domicile. L’employeur s’engage à respecter sa vie privée.
Conformément à la loi, la charge de travail et les indicateurs d’activités du télétravailleur sont identiques à ceux des agents oeuvrant dans les locaux de l’organisme.
Par ailleurs, il est demandé aux agents de faire preuve d’adaptation notamment lors de l’élaboration des plannings de fonctionnement des services sur site (ex : planning d’accueil et d’astreinte).
Par ailleurs, la présence sur site est nécessaire pour les cas suivants :
Activités impliquant obligatoirement une présence sur site (exemples : accueil physique, « astreintes », rendez-vous partenaires ou fournisseurs et imprévus).
Organisation de l’assemblée générale du personnel et de tout autre événementiel interne ou externe dépassant le cadre du service ou de l’unité de travail
Participation à des actions de formation ou à des réunions organisées en présentiel, notamment avec des partenaires, moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.
Participation à un groupe de travail pour lequel le pilote a décidé de prévoir la réunion en présentiel, moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.
Ces modalités d’exercice pourront évoluer annuellement en concertation avec la commission de suivi de l’exécution du protocole d’accord.
Pour les personnes de retour au travail après une absence longue durée, les modalités de reprise du télétravail sont établies dans le cadre d’un entretien avec le manager.
ARTICLE 12 – Travail à distance pour des agents d’autres Caisses
La Caf du Haut-Rhin est prête à accueillir des agents d’une autre Caisse ou d’un autre organisme de la Sécurité Sociale sous réserve des disponibilités physique et technique sur le site concerné (Mulhouse et Colmar).
Cet accord sera matérialisé par une convention entre les deux organismes selon les mêmes dispositions que l’article 12.
ARTICLE 13 – Dispositions raisons médicales et handicap
Les agents en situation de handicap ou gravement malade sur une longue durée produisant une demande de télétravail pour raisons médicales, entrent dans un autre dispositif relatif aux mesures d’aménagement de poste pour raison médicale ou pour handicap. Cette possibilité de télétravail s’applique sur demande du médecin du travail.
La direction se réserve le droit de solliciter l’avis du médecin du travail pour avoir des précisions, notamment sur le nombre de jours de télétravail et sur les conditions d’exercice du télétravail.
ARTICLE 14 – Dispositions femmes enceintes
En cas d’impossibilité de se rendre sur le lieu de travail habituel pour exercer son activité, une femme en fin de grossesse peut être autorisée à augmenter son temps d’activité en télétravail.
ARTICLE 15 – Télétravail en faveur des salariés aidants
Un salarié qui se retrouve, à n’importe quel moment de l’année dans une situation de proche aidant, au sens du Code du Travail, peut solliciter un aménagement particulier de son télétravail, pouvant conduire à déroger au principe de présence de 2 jours sur site par semaine. Les aménagements spécifiques en faveur des salariés aidants sont limités à une durée de 6 mois maximum et peuvent le cas échéant être reconduits après examen de la situation.
ARTICLE 16 – Télétravail exceptionnel
En cas de circonstances exceptionnelles (exemples : pénurie de carburant, pic de pollution, menace épidémique, fortes intempéries, grèves des transports ou autres cas de force majeure) un télétravail exceptionnel peut être mis en place par la direction pour une durée limitée afin de garantir la protection des salariés et la continuité de l’activité de l’entreprise. La direction de la Caf est attentive aux alertes préfectorales. Une note de direction viendra préciser l’organisation pratique de cette mesure.
ARTICLE 17 – Droit à la déconnexion
L’employeur met en œuvre le droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail. Il s'agit du droit pour les salariés de ne pas être connectés et joignables via les outils informatiques et téléphonique nomades professionnels, pendant les temps de repos ou de congés.
Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée afin de préserver un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.
L'usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel et être justifié par l'importance et l'urgence du sujet traité. En tout état de cause, le salarié n'est pas tenu de répondre à ces sollicitations en dehors de ses jours et horaires habituels de travail.
La Caf du Haut-Rhin définit les règles de bonne pratique qui doivent être mises en œuvre. Afin de prévenir le risque de l’hyper-connexion, elle sensibilisera les salariés et élaborera un guide de bonnes pratiques avant la fin du présent accord.
ARTICLE 18 – Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.
Il pourra être révisé dans les conditions fixées par le Code du Travail.
Il entrera en vigueur à la date de son agrément ministériel.
Les dispositions prévues dans cet accord se substituent de plein droit aux dispositions existantes, résultant soit d’accords collectifs locaux, soit de décisions unilatérales de l’employeur et d’usages antérieurs.
ARTICLE 19 – Information du personnel
L’information au personnel sera assurée par le Directeur, par note de service adressée par mail à chaque salarié
La commission « Egalité, discrimination et politique salariale » aura la possibilité de proposer des modalités de communication du protocole aux agents.
L’accord pourra être consulté sur Cafcom/vie au travail/accords locaux.
ARTICLE 20 – Suivi de l’accord
Afin de veiller à une bonne application de cet accord, il est constitué entre les parties une commission de suivi.
Elle sera composée paritairement des représentants des signataires de l’accord, ainsi que du secrétaire du CSE et d’un membre de la CSSCT. Elle se réunira au moins une fois par an.
Elle sera destinataire des informations lui permettant le suivi de l’accord et sera compétente pour :
Veiller à sa bonne application pratique en disposant notamment d’un droit d’alerte des Instances Représentatives du Personnel et de la direction ;
Résoudre les difficultés d’application et de mise en œuvre.
ARTICLE 21 – Communication de cet avenant (dépôt légal et publicité)
Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales dotées d’un délégué syndical, aux Instances Représentatives du Personnel, à la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités, au Greffe du Conseil des Prud’hommes de la ville, à la Caisse Nationale des Allocations Familiales ainsi qu’à la Mission Nationale de Contrôle et d’Audit compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel.
Fait à Mulhouse, le 14 février 2024 en 4 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties signataires.
CFDT
CFE/CGC
CFTC
LE DIRECTEUR DE LA CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU HAUT-RHIN
