RELATIF À LA CONSTITUTION, AUX MOYENS, AUX MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT ET AUX ATTRIBUTIONS DU
COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
SOMMAIRE
PRÉAMBULEp.4
PARTIE 1 : Composition du CSEp.4
1. Mise en place d’un CSE uniquep.4
2. Délégation au CSEp.5
3. Bureau du CSEp.5
4. Représentants syndicaux au CSEp.5
5. Référent harcèlement au CSEp.5
6. Durée des mandatsp.6
7. Remplacement des membres titulaires et suppléants du CSE p.6
8. Crédit d’heuresp.6
8.1. Utilisation cumulée des crédits d’heuresp.6
8.2. Mutualisation des heures entre élus du CSEp.6
8.3. Temps passé en réunionp.6
9. Membres suppléantsp.6
10. Les commissions du CSEp.7
10.1. Principes généraux régissant les commissions du CSE
(hors commission des représentants de proximité)p.7
10.1.1. Nombre de commissionsp.7 10.1.2. Missionsp.7 10.1.3. Modalités de désignation des membresp.7 10.1.4. Modalités de remplacement p.8 10.1.5. Révocation d’un membre p.8 10.1.6. Réunions des commissions p.8
10.2. Commission de santé sécurité et des conditions de travail (CSSCT) p.8
10.2.1. Périmètre p.8 10.2.2 Compositionp.9 10.2.3. Fonctionnement de la CSSCT p.9 10.2.3.1. Heures de délégation p.9 10.2.3.2. Ordre du jour des réunions p.9 10.2.3.3. Réunions p.9 10.2.3.4. Formationp.10 10.2.4. Moyens p.10 10.2.5. Attributions de la CSSCT p.10
10.3. Commission économique p.11
10.4. Commission formation p.11
10.5. Commission égalité professionnelle p.11
10.6. Commission d’information et d’aide au logementp.12
11. Représentants de proximité (RP) p.12
11.1. Nombre de RP p.12
11.2. Modalités de désignation des RP p.13
11.3. Durée du mandat p.13
11.4. Absence temporaire d’un RP p.14
11.5. Moyens des RPp.14
11.6. Attributions des RP p.14
11.7. Commission des Représentants de Proximité p.15
PARTIE 2 : Fonctionnement du CSE p.15
12. Réunions plénières p.15
12.1. Nombre de réunions p.16
12.2. Ordre du jour et convocations p.16
12.3. Tenue des réunions p.16
12.4. Enregistrement des réunions CSE p.16
13. Délais de consultation p.17
14. Procès-verbaux des réunions CSE et comptes-rendus de la CSSCT p.17
15. Budgets du CSE p.17
15.1. Budget des activités sociales et culturelles p.17
15.2. Budget de fonctionnement p.17
15.3. Transfert des reliquats de budgets p.18
PARTIE 3 : Attribution du CSE p.18
16. Consultations récurrentes p.18
16.1. Périodicité des consultations récurrentes p.18
16.2. Modalités des consultations récurrentes p.18
17. Consultations ponctuelles p.18
18. Financement des expertises du CSE p.18
PARTIE 4 : ORGANISATION DE LA BDESE p.18
PARTIE 5 : Dispositions finales p.19
19. Calendrier de mise en place p.19
20. Entretiens de début et de fin de mandat et accompagnement mis en place p.19
20.1. Entretiens de début de mandat p.19
20.2. Entretiens de fin de mandat p.19
20.3. Accompagnement mis en place p.19
PARTIE 6 : Modalités d’application et de suivi de l’accord p.20
21. Validité de l’accord p.20
22. Durée de l’accord p.20
23. Commission de suivi de l’accord p.20
24. Révision de l’accord p.20
25. Agrément, publicité et dépôt de l’accord p.20
Entre, d’une part :
– la Caisse d’Allocations Familiales du Nord, , agissant en qualité de Directrice,
et d’autre part :
– les Organisations syndicales représentatives soussignées,
Il est convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l'entreprise un large champ ouvert à la négociation.
Les parties conviennent de l’importance d’adapter le Comité Social et Economique aux besoins et aux spécificités de la Caf du Nord par le biais de cet accord, qui a notamment pour objectif de pérenniser le dialogue social et d’assurer un bon fonctionnement de l’instance.
PARTIE 1 : Composition du CSE
1. Mise en place d’un CSE unique
L’entreprise est composée de 9 agences (le siège se situe sur l’agence de Lille) :
Armentières
Cambrai
Douai
Dunkerque
Lille
Maubeuge
Roubaix
Tourcoing
Valenciennes
Compte tenu de l’absence d’autonomie de gestion de ces agences, les parties conviennent qu’un CSE unique sera mis en place.
2. Délégation au CSE
Au regard des effectifs de la Caf du Nord, la délégation du personnel s’oriente vers 18 titulaires et 18 suppléants.
Cette clause est précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
La clé de répartition des sièges de la délégation au CSE est prévue aux articles R2314-19 et suivants du Code du travail.
3. Bureau du CSE
Le bureau du CSE se compose d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint ainsi que d’un trésorier et d’un trésorier adjoint. Le secrétaire et le trésorier sont désignés parmi les membres titulaires du CSE.
L’employeur alloue de façon régulière un demi-ETP (équivalent temps plein) pour le secrétaire (mutualisable avec le secrétaire adjoint) ainsi qu’un demi ETP pour le trésorier (mutualisable avec le trésorier adjoint) soit au total 1607h annuelles.
4. Représentants syndicaux au CSE
Conformément à l'article L. 2314-2 du code du travail, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique.
Conformément à l’article R2315-4 du code du travail, chaque représentant syndical au CSE dispose d’un crédit d’heure de 20 heures par mois.
Le mandat du représentant syndical prend fin en même temps que celui des membres du CSE.
5. Référent harcèlement au CSE
La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018 renforce la lutte et la prévention en matière de harcèlement sexuel et de violences sexistes.
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement moral, sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres (titulaires ou suppléants), sous la forme d’une résolution adoptée selon les modalités définies à l’article L.2315-32 du code du travail (à la majorité des membres présents), pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.
Le référent harcèlement informe, oriente et accompagne les agents de la Caf du Nord, ainsi que les membres du CSE, sur cette thématique. Ses missions seront exposées dans le règlement intérieur du CSE.
Ce référent bénéficie comme les membres du CSE de la formation nécessaire à l’exercice des missions en matière de santé, sécurité et de conditions de travail.
Il bénéficie, en outre, d’une formation complémentaire en lien avec l’exercice de sa mission.
Cette formation d’une durée maximale de 3 jours, financée par l’employeur, est dispensée par un organisme choisi par l’employeur.
Un crédit d’heure de délégation de 60 heures par an lui est alloué afin de mener à bien cette mission.
6. Durée des mandats
Conformément à l'article L. 2314-33 du code du travail, les membres du CSE sont élus pour 4 ans. Les membres des commissions sont désignés pour la même durée.
7. Remplacement des membres titulaires et suppléants du CSE
Conformément à l’article L2314-37 du code du travail, lorsqu'un délégué titulaire cesse ses fonctions pour l'une des causes indiquées à l’article mentionné, ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par application des règles impératives.
Sous réserve de la mention de cette possibilité dans le protocole d’accord préélectoral des élections professionnelles intervenant en fin d’année 2023, lorsqu’un délégué suppléant du CSE devient titulaire, conformément aux règles citées dans le précédent alinéa, il est remplacé au poste de suppléant par un candidat non élu de la liste syndicale qui l’a présenté. L’organisation syndicale ayant présentée la liste devra communiquer le nom du candidat non élu retenu lors d’une réunion du CSE.
8. Crédit d’heures
Le crédit d’heures octroyé aux membres titulaires du CSE est fixé dans le protocole d’accord préélectoral. Celui-ci s’élève à 24 heures par mois et par titulaire.
8.1. Utilisation cumulée des crédits d’heures
Conformément à l’article R. 2315-5 du code du travail, ce crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Ce cumul ne peut conduire l’un des élus à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d'heures dont il bénéficie.
Ce cumul est géré sur l’année civile sans possibilité de report.
8.2. Mutualisation des heures entre élus du CSE
De même, conformément à l’article R. 2315-6 du code du travail, les membres titulaires ont la possibilité chaque mois de répartir entre eux et avec les suppléants leurs heures de délégation. Cette répartition ou ce report ne peut conduire l’un des élus à disposer dans le mois de plus d'une fois et demie le crédit d'heures dont il bénéficie.
8.3. Temps passé en réunion
Conformément à l’article L2315-11 du code du travail, le temps passé aux réunions du CSE et de ses commissions sur invitation de l’employeur, ainsi que les temps de trajets correspondants, ne peuvent être déduits de leur crédit d’heures. Le cas échéant, le temps de trajet correspondant est pris en charge par l’employeur conformément à la note d’information relative aux temps de déplacement.
9. Membres suppléants
L’article L. 2314-1 du code du travail prévoit que le suppléant assiste aux réunions uniquement en l’absence du titulaire. Il est toutefois prévu que les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent conformément à l'article L. 2315-9 du code du travail.
Les membres suppléants ne participent donc aux réunions qu’en cas de remplacement d’un titulaire absent. Ils reçoivent pour information la convocation, l’ordre du jour ainsi que les documents nécessaires à la réunion. En cas de remplacement, il est demandé à tous les membres titulaires du CSE de prévenir le président et le secrétaire de leur absence programmée aux réunions dans les 48 heures suivant l’envoi de la convocation et sans que cela n’affecte les délais liés à la réunion.
10. Les commissions du CSE
10.1. Principes généraux régissant les commissions du CSE (hors commission des représentants de proximité)
10.1.1. Nombre de commissions
Il est convenu que le présent accord fixe de façon définitive le nombre de commissions obligatoires et le nombre de membres composant celles-ci, sans possibilité de dérogation.
10.1.2. Missions
Les commissions du CSE ont pour mission d’assister l’instance sur les questions relatives à leur domaine de compétence et de l’aider dans la préparation des délibérations en étudiant et en procédant à l’analyse des documents d’information qui lui sont soumis.
Du fait de l’information exhaustive et des échanges tenus en commission, une synthèse des éléments de présentation et des débats est exposée lors de la réunion plénière du CSE. Le CSE est un lieu de réponses complémentaires et de partage des propositions d’avis et/ou recommandations émises par la commission. Celles-ci sont rédigées et envoyées au secrétaire et au secrétaire adjoint du CSE.
Seul le CSE se prononce sur les consultations et rend des avis sur la base des éléments transmis par la Commission.
10.1.3. Modalités de désignation des membres
La composition de la Commission est déterminée proportionnellement aux résultats obtenus par chaque organisation syndicale lors de l’élection du CSE. Les organisations syndicales concernées transmettent les listes de leurs candidats au président du CSE. La clef de répartition de ces sièges entre les organisations syndicales représentatives respectera le principe du calcul suivant :
Clé de répartition=Nombre de bulletins valablement recueillis pour chaque liste OS du collège X(Suffrages valablement exprimés du collège X÷nombre de membres du collège X dans la commission)
La répartition est communiquée lors de la réunion d’installation du CSE afin que les organisations syndicales concernées puissent composer leurs listes de candidats. Les listes de candidats doivent être déposées auprès du Président du CSE au moins 8 jours avant la réunion au cours de laquelle il est procédé à la désignation des membres de la commission.
Les membres des commissions sont désignés par une résolution adoptée à la majorité des membres présents ayant voix délibérative.
Un coordonnateur est désigné au sein de chaque commission par ses membres dès la première réunion de celle-ci.
10.1.4. Modalités de remplacement
Au cas où un membre d'une de ces commissions cesse de faire partie du CSE au cours de son mandat ou souhaite être déchargé de ses fonctions, il est procédé à son remplacement, dans un délai maximum de deux mois, dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir. Par dérogation à la clé de répartition précitée ci-dessus, et uniquement en cas d’absence de candidature pour le remplacement dans le délai des deux mois de cessation, les parties s’entendent pour qu’une autre organisation syndicale représentative puisse pourvoir au remplacement du siège vacant, dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir.
10.1.5. Révocation d’un membre
Si la majorité des membres élus du CSE souhaite mettre un terme au mandat de l’un des membres d’une commission, les motifs de la cessation de la mission de l’intéressé sont étudiés en réunion ordinaire.
Il est procédé à un vote à main levée à la majorité des présents, sauf si un membre votant demande à ce que le vote soit organisé à bulletins secrets. Un remplaçant est désigné dans les mêmes formes.
10.1.6. Réunions des commissions
Pour les commissions économique, formation, égalité professionnelle et d’information et d’aide au logement, un temps de préparation de la réunion et de rédaction du projet d’avis de la commission de 4 heures est alloué par membre titulaire lorsque la commission se réunit sur invitation de l’employeur. Ce temps est mutualisable entre titulaires et suppléants appartenant à la commission concernée et reportable le mois précédant ou suivant la commission. Tous les membres des commissions élus ou non élus au CSE, ainsi que les experts qui y participent, le cas échéant, sont soumis au secret professionnel et à l’obligation de discrétion à l’égard des informations données comme confidentielles par l’employeur.
10.2. Commission de santé sécurité et des conditions de travail (CSSCT)
Notre entreprise ayant un effectif de plus de 300 salariés, la mise en place au sein du CSE d’une commission santé, sécurité et conditions de travail est obligatoire en application de l’article L. 2315-36 du code du travail.
10.2.1. Périmètre
Une CSSCT unique est mise en place au sein du CSE.
10.2.2 Composition
La CSSCT se compose de 7 membres titulaires et de 7 membres suppléants, dont un représentant titulaire et un représentant suppléant du collège cadre, désignés parmi les membres élus du CSE.
En outre, conformément à l’article L. 2315-39 du code du travail, l’employeur ou son représentant préside la CSSCT. Le Président a la faculté de se faire assister par des collaborateurs. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.
10.2.3. Fonctionnement de la CSSCT
10.2.3.1. Heures de délégation
Les membres titulaires de la CSSCT disposent de 12 heures de délégation mensuelles (en sus de leur crédit en tant que membre du CSE le cas échéant), à l’exception du coordonnateur CSSCT qui dispose de 15 heures de délégation mensuelles. Ces heures sont cumulables et mutualisables entre titulaires et suppléants dans la limite de douze mois et reportables dans les mêmes conditions que pour le CSE.
Ce cumul est géré sur l’année civile sans possibilité de report.
10.2.3.2. Ordre du jour des réunions
L’employeur convoque la CSSCT selon un ordre du jour établi conjointement entre les représentants de l’employeur et le secrétaire et/ou le secrétaire adjoint du CSE, en présence si possible du coordonnateur de la CSSCT, lors d’une rencontre dédiée en amont en présentiel ou en visioconférence. L’ordre du jour et la convocation sont adressés par mail professionnel aux membres de la CSSCT (copie BP CSSCT) au moins 5 jours ouvrés avant la réunion de la CSSCT ; celle-ci devant se tenir avant la tenue de la réunion du CSE traitant d’un sujet de santé, sécurité et conditions de travail. Les éléments d’information sont publiés dans la BDESE et joints à l’ordre du jour et sont adressés par mail professionnel uniquement.
10.2.3.3. Réunions
Le nombre de réunions de la CSSCT est fixé à 4 par an minimum. Conformément à l’article L. 2315-39 du code du travail, assistent aux réunions de la CSSCT :
Le(s) médecin(s) du travail ;
le référent santé sécurité conditions de travail ;
l’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionné à l’article L. 81121 du code du travail;
les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
l’employeur ou son représentant ainsi que des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du CSE, sans qu’ils puissent être ensemble, en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.
10.2.3.4. Formation
Conformément à l'article L. 2315-18 du code du travail, les membres du CSE et de la commission santé sécurité et conditions de travail, bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. En cas de renouvellement du mandat, cette formation est d’une durée minimale :
de 3 jours pour chaque membre de la délégation du personnel, quelle que soit la taille de l’entreprise ;
De 5 jours pour les membres titulaires et suppléants de la commission santé, sécurité et conditions de travail dans les entreprises d’au moins trois cents salariés.
Cette formation est financée par l’employeur.
Cette formation est dispensée dès la première désignation des membres. Elle a pour objet :
de développer leur aptitude à déceler et à mesurer les risques professionnels et leur capacité d’analyse des conditions de travail ;
de les initier aux méthodes et procédés à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et améliorer les conditions de travail.
Il est convenu que les membres de la CSSCT peuvent bénéficier en outre d’une formation complémentaire en lien avec leurs missions sur le thème des inspections et du harcèlement.
Cette formation d’une durée minimale de 3 jours, financée par l’employeur, est dispensée par un organisme choisi par l’employeur.
10.2.4. Moyens
La CSSCT partage avec le CSE les moyens mis à sa disposition tels qu’ils sont définis dans le règlement intérieur du CSE.
10.2.5. Attributions de la CSSCT
En application de l‘article L.2315-38 du code du travail, la CSSCT exerce, par délégation du CSE, à l’exception du recours éventuel à un expert et des attributions consultatives qui restent de la compétence exclusive du CSE, l’ensemble des attributions relatives à la santé, sécurité, aux conditions de travail et à la prévention des risques et notamment :
L’analyse des risques professionnels conformément à l’article L. 2312-9 du code du travail
Les enquêtes AT/MP et les inspections en matière d’hygiène sécurité visées par l’article L. 2312-13 du code du travail
L’exercice du droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes ou de danger grave et imminent visés par les articles L. 2312-59 et L.2312-60 du code du travail ainsi que l’étude des éventuelles mesures à prendre ou suites à donner.
La CSSCT a vocation à préparer les réunions et délibérations du CSE sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail.
La CSSCT a vocation à participer aux enquêtes menées par la Direction dans la limite de 2 membres.
Elle s’appuie sur les représentants de proximité qui feront le lien avec les agences sur les sujets relatifs à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.
10.3. Commission économique
La commission économique se compose de 5 membres titulaires (dont un membre du collège cadre) et de 5 membres suppléants (dont un membre du collège cadre). Ils sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE.
L’employeur préside la commission économique. L'employeur peut y adjoindre des experts appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l'article L. 2315-45 du code du travail. Ses attributions sont d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le CSE et toute question que ce dernier lui soumet.
Elle se réunit au moins deux fois par an sur invitation de l’employeur par mail professionnel. Seuls les membres titulaires ou suppléants en l’absence du titulaire y participent.
10.4. Commission formation
La commission formation se compose de 5 membres titulaires (dont un membre du collège cadre) et de 5 membres suppléants (dont un membre du collège cadre) Afin de favoriser le lien avec le CSE, ils sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants au CSE.
L'employeur peut y adjoindre des experts appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l'article L. 2315-45 du code du travail.
Cette commission est chargée de :
préparer les délibérations du CSE dans les domaines qui relèvent de sa compétence,
d’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine,
d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.
Elle se réunit au moins deux fois par an sur invitation de l’employeur par mail professionnel. Seuls les membres titulaires ou suppléants en l’absence du titulaire y participent.
10.5. Commission égalité professionnelle
La commission égalité professionnelle se compose de 5 membres titulaires (dont un membre du collège cadre) et de 5 membres suppléants (dont un membre du collège cadre). Afin de favoriser le lien avec le CSE, ils sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants au CSE.
L'employeur peut y adjoindre des experts appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l'article L. 2315-45 du code du travail. Cette commission se charge notamment de préparer les délibérations du CSE relatives à la politique sociale de l’entreprise, aux conditions de travail et à l’emploi, dans les domaines qui relèvent de sa compétence.
Elle se réunit au moins une fois par an sur invitation de l’employeur par mail professionnel. Seuls les membres titulaires ou suppléants en l’absence du titulaire y participent.
10.6. Commission d’information et d’aide au logement
La commission d’information et d’aide au logement se compose de 5 membres titulaires (dont un membre du collège cadre) et de 5 membres suppléants (dont un membre du collège cadre). Afin de favoriser le lien avec le CSE, ils sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants au CSE.
L'employeur peut y adjoindre des experts appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE conformément à l'article L. 2315-45 du code du travail.
Cette commission facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.
Elle se réunit au moins une fois par an sur invitation de l’employeur par mail professionnel. Seuls les membres titulaires ou suppléants en l’absence du titulaire y participent.
11. Représentants de proximité (RP)
Conformément à l'article L. 2313-7 du code du travail, il est possible de mettre en place des représentants de proximité au sein de l'entreprise. Les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité, afin d’assurer un dialogue social au plus près des préoccupations du personnel.
11.1. Nombre de RP
Sont mis en place 28 RP :
4 RP du collège employé dédiés à l’agence de Lille ;
3 RP du collège employé dédiés pour chaque agence suivante : Douai, Dunkerque, Maubeuge, Roubaix et Valenciennes ;
2 RP du collège employé dédiés pour chaque agence suivante : Armentières, Cambrai et Tourcoing ;
3 RP du collège cadre ayant une compétence départementale.
11.2. Modalités de désignation des RP
Le CSE désigne les représentants de proximité en son sein ou parmi les salariés de l’entreprise.
Tout salarié relevant du périmètre de désignation, remplissant le jour de sa désignation les conditions d’éligibilité exigées pour être membre du CSE, peut être désigné représentant de proximité.
La composition des RP est déterminée proportionnellement aux résultats obtenus par les Organisations syndicales lors de l’élection du CSE.
La clef de répartition de ces sièges entre les organisations syndicales représentatives respectera le principe du calcul suivant :
Clé de répartition=Nombre de bulletins valablement recueillis pour chaque liste OS du collège X(Suffrages valablement exprimés du collège X÷nombre de membres du collège X dans la commission)
La répartition est communiquée lors de la réunion d’installation du CSE afin que les organisations syndicales concernées puissent composer leurs listes de candidats. Les listes de candidats doivent être déposées auprès du Président du CSE au moins 8 jours avant la réunion au cours de laquelle il est procédé à la désignation des Représentants de Proximité. La désignation des représentants de proximité s'effectue par une délibération adoptée à la majorité des présents lors d’une réunion du CSE. La liste des représentants de proximité ayant été désignés est alors portée à la connaissance des salariés du périmètre géographique associé, selon les modalités d’affichage en vigueur.
Le salarié désigné qui aurait été révoqué ou qui aurait démissionné de ce mandat, ne pourra plus être désigné une seconde fois sur le même cycle électoral.
11.3. Durée du mandat
Le mandat de Représentant de Proximité prend fin au terme des mandats des membres élus du CSE l’ayant désigné.
De manière anticipée, le mandat de Représentant de Proximité prend fin en cas de :
rupture du contrat de travail ;
changement de périmètre de proximité (agence ou département pour les représentants de proximité de la catégorie « cadres »);
démission et révocation du mandat.
De même, si la majorité des membres élus du CSE souhaite mettre un terme au mandat de l’un des Représentants de Proximité désignés, il est procédé, dans le cadre d’un point inscrit à l’ordre du jour à cet effet à un vote à main levée. Tout membre du CSE disposant d’un droit de vote, peut demander à ce que celui-ci soit organisé à bulletin secret.
11.4. Absence temporaire d’un RP
En cas de suspension temporaire du contrat d’un RP (maladie, congé maternité…), il est procédé au remplacement temporaire de la personne concernée selon les modalités prévues au paragraphe 11.2.
Ce remplacement temporaire se fait pour une durée minimale de 6 mois et ce même si le RP absent reprend son activité dans l’intervalle.
Il prend donc fin au plus tôt à l’expiration des 6 mois de remplacement et au plus tard au retour du RP absent.
Durant ce remplacement, le mandat du RP absent est suspendu. L’exercice de ses missions ainsi que le crédit d’heures individuel alloué au RP sont transférés à son remplaçant pour la période du remplacement. Par dérogation à la clé de répartition précitée ci-dessus, et uniquement en cas d’absence de candidature pour le remplacement, les parties s’entendent pour qu’une autre organisation syndicale représentative puisse pourvoir au remplacement du siège vacant, dans les mêmes formes et pour une durée minimale de 6 mois.
11.5. Moyens des RP
Les représentants de proximité disposent d’un crédit d’heures individuel de 5h/mois afin de gérer leur mission relative aux réclamations et au lien avec la CSSCT. Ce crédit d’heures est cumulable et reportable dans les mêmes conditions que le crédit d’heures des titulaires au CSE. Il est mutualisable :
entre les représentants de proximité du collège « employé » d’une même agence,
entre les représentants de proximité du collège « cadre ».
Ils partagent avec les élus titulaires et suppléants au CSE un crédit d’heures exceptionnel alloué à la gestion des œuvres sociales et culturelles. Ce crédit d’heures est dégressif et mutualisé sur l’année civile : - 3000 heures pour l’année 2024 ; - 2900 heures pour l’année 2025 ; - 2800 heures pour l’années 2026 ; - 2700 heures pour l’année 2027.
Ils partagent avec le CSE et ses commissions les moyens mis à disposition du CSE.
À l’instar des membres du CSE, les Représentants de Proximité sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur conformément au cadre juridique en vigueur.
Les RP peuvent bénéficier d’une formation en lien avec leurs missions. Cette formation d’une durée maximale de 3 jours, financée par l’employeur, est dispensée par un organisme qui est choisi par l’employeur.
11.6. Attributions des RP
Les Représentants de proximité assurent 3 missions :
collecter les réclamations individuelles et collectives qui sont analysées, synthétisées et remontées par les représentants de proximité lors de la réunion de la commission des RP.
faire le lien entre les agences et la CSSCT sur les sujets relatifs à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Un représentant de proximité peut notamment être associé aux enquêtes menées par la CSSCT et concernant son agence (sur demande de celui-ci).
assurer avec les membres du CSE, et à leur demande, la gestion des œuvres sociales et culturelles, notamment pour le déploiement et l'information des salariés en agence.
Afin d’accomplir leurs missions, les représentants de proximité bénéficient de la liberté de circulation au sein de leur agence. Ils peuvent être amenés à se déplacer sur une autre agence de façon ponctuelle, sous réserve d’en effectuer la demande pour raison exceptionnelle auprès de la Direction des Ressources Humaines Les représentants de proximité du collège cadre bénéficient de la liberté de circulation au sein des agences du département relevant de la Caf du Nord.
11.7. Commission des Représentants de Proximité
Afin de permettre aux membres du CSE d’avoir une visibilité sur les actions des représentants de proximité, une commission des Représentants de Proximité est constituée au sein du CSE.
Ces réunions se tiennent sur invitation et en présence de l’employeur.
Elle se compose de :
un RP par agence,
un RP Cadre,
un membre titulaire du CSE par organisation syndicale représentée au CSE
le secrétaire du CSE (ou son adjoint).
le président du CSE et/ou de son représentant qui ont la possibilité d’être accompagnés de plusieurs collaborateurs.
La Direction propose 11 réunions de la commission des représentants de proximité par an dont une sur juillet ou août ayant pour objet de traiter des réclamations individuelles et collectives des salariés.
Sauf circonstances exceptionnelles, les représentants de proximité remettent à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes présentées, cinq jours ouvrés avant la date à laquelle ils doivent être reçus. L'employeur répond par écrit à ces demandes, au plus tard dans les 5 jours ouvrés suivant la réunion.
Le temps passé à ces réunions est rémunéré comme temps de travail et n’est pas décompté du crédit d’heures. Le temps de trajet correspondant est pris en charge par l’employeur conformément à la note d’information relative aux temps de déplacement.
PARTIE 2 : Fonctionnement du CSE
12. Réunions plénières
12.1. Nombre de réunions
Les membres de la délégation du personnel au CSE sont réunis par l'employeur ou son représentant selon la périodicité suivante : 11 réunions par an dont 1 réunion sur juillet ou août.
En outre, conformément à l'article L. 2315-27 du code du travail, le CSE se réunit :
à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.
Enfin, en matière de réunions extraordinaires, le CSE :
peut demander à tenir une réunion à la demande de la majorité de ses membres conformément à l'article L. 2315-28, alinéa 3 du code du travail ;
se réunit à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail conformément à l'article L. 2315-27, alinéa 2 du code du travail.
Au moins 4 réunions du CSE portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
12.2. Ordre du jour et convocations
L’ordre du jour est établi conjointement entre les représentants de l’employeur et le secrétaire et/ou le secrétaire adjoint lors d’une rencontre dédiée en amont en présentiel ou en visioconférence.
L’ordre du jour et la convocation sont adressés par mail professionnel aux membres du CSE au moins 5 jours ouvrés avant la réunion du CSE. Les éléments de consultation sont publiés dans la BDESE et joints à l’ordre du jour et sont adressés par mail professionnel uniquement.
12.3. Tenue des réunions
Seuls les titulaires et les représentants syndicaux participent aux réunions du CSE. Les suppléants ne siègent qu’en l’absence du titulaire. Le temps passé aux réunions du CSE est considéré comme du temps de travail effectif. Le temps de trajet correspondant est pris en charge par l’employeur conformément à la note d’information relative aux temps de déplacement. La visioconférence peut être envisagée, mais son recours se limite à 3 fois par an pour les réunions plénières du CSE.
12.4. Enregistrement des réunions CSE
L’enregistrement des réunions de CSE est pris en charge par l’employeur, dans le respect des article L2315-34 et D2315-27 du Code du travail, afin de permettre la retranscription des échanges dans les procès-verbaux. L’enregistrement pourra être mis à la disposition des élus titulaires et suppléants du CSE, sur demande auprès de la Direction des Ressources Humaines, jusqu’à l’approbation du procès-verbal. La consultation de l’enregistrement, par les élus titulaires et suppléants, sera réalisée sur temps de délégation ou hors temps de travail.
13. Délais de consultation
Quelle que soit la consultation, les délais de consultation applicables sont ceux fixés par les articles R. 2312-5 et R. 2312-6 du code du travail.
À défaut d’avis rendu dans les délais précédemment mentionnés, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.
Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le code du travail pour la consultation, ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la BDESE.
14. Procès-verbaux des réunions CSE et comptes-rendus de la CSSCT
Il est convenu que les projets de procès-verbaux et de comptes-rendus sont établis par le secrétaire du CSE, ou par le coordonnateur de la CSSCT. Celui-ci s’appuie sur un projet qui est établi par une assistante mise à disposition par la Direction.
Ces procès-verbaux sont présentés sous un format synthétique. Les arguments permettant de comprendre les idées et les enjeux stratégiques de chaque échange y sont repris en veillant à restituer l’intégralité des sujets traités ainsi que les réponses apportées. Les documents présentés par la Direction ou par les élus figurent en annexe.
Sauf exception, le projet de procès-verbal est transmis au Président dans un délai de 15 jours calendaires minimum avant l’approbation du procès-verbal par l’instance. Le Président et le secrétaire ou le secrétaire adjoint doivent faire connaître, au plus tard 2 jours ouvrés précédant la réunion d’approbation, leurs propositions de modifications. Les procès-verbaux doivent être approuvés dans les deux mois suivant la réunion du CSE, c’est-à-dire au plus tard, à la deuxième réunion plénière du CSE suivant celle du procès-verbal concerné. Toutefois, la direction et les membres du CSE peuvent demander un extrait du procès-verbal dans un délai plus court.
15. Budgets du CSE
15.1. Budget des activités sociales et culturelles
Le budget des activités sociales et culturelles (ASC) du CSE s’élève à 2.55 % de la masse salariale brute.
15.2. Budget de fonctionnement
L'employeur verse au comité social et économique une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute.
15.3. Transfert des reliquats de budgets
Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat de budget des ASC vers le budget de fonctionnement et une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des ASC dans les conditions fixées respectivement par les articles R. 2312-51, R. 2315-31-1 et L. 2315-61 du code du travail.
PARTIE 3 : Attribution du CSE
16. Consultations récurrentes
Conformément à l'article L. 2312-17 du code du travail, le CSE est consulté sur les 3 thématiques suivantes :
les orientations stratégiques de l'entreprise ;
la situation économique et financière de l'entreprise ;
la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.
Au cours de ces consultations, le comité est informé des conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise.
16.1. Périodicité des consultations récurrentes
La périodicité des consultations récurrentes est annuelle.
16.2. Modalités des consultations récurrentes
Conformément l'article R. 2312-7 du code du travail, la BDESE permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes.
17. Consultations ponctuelles
Conformément à la législation en vigueur, le CSE est consulté ponctuellement sur les sujets relevant de sa compétence.
18. Financement des expertises du CSE
Dans l’hypothèse d’une demande d’expertise, celle-ci est financée conformément aux dispositions du code du travail.
PARTIE 4 : ORGANISATION DE LA BDESE
La BDESE est organisée conformément aux articles L. 2312-36 et R. 2312-9 et suivants du code du travail.
Le CSE peut soumettre à la Direction pour étude des demandes d’ajouts d’informations complémentaires dans la BDESE.
PARTIE 5 : Dispositions finales
19. Calendrier de mise en place
Le CSE est mis en place selon le calendrier défini par le protocole d’accord préélectoral.
À cet effet, il est prévu une prorogation des mandats des instances représentatives du personnel actuelles selon les modalités qui sont définies dans un accord dédié.
20. Entretiens de début et de fin de mandat et accompagnement mis en place
20.1. Entretiens de début de mandat
Conformément à l’article L.2141-5 du code du travail : « Au début de son mandat, le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d'un mandat syndical bénéficie, à sa demande, d'un entretien individuel avec son employeur portant sur les modalités pratiques d'exercice de son mandat au sein de l'entreprise au regard de son emploi. Il peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Cet entretien ne se substitue pas à l'entretien professionnel mentionné à l'article L.6315-1. »
La Direction prévoit d’organiser un entretien de début de mandat spécifique pour les membres du CSE titulaires et suppléants nouvellement élus ainsi que pour les RP afin de définir les modalités pratiques d’exercice de leur emploi au regard de leur mandat.
20.2. Entretiens de fin de mandat
Conformément à l’article L.2141-5 du code du travail : « Lorsque l'entretien professionnel est réalisé au terme d'un mandat de représentant du personnel titulaire ou d'un mandat syndical et que le titulaire du mandat dispose d'heures de délégation sur l'année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail ou, à défaut, de la durée applicable dans l'établissement, l'entretien permet de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l'expérience acquise. »
La Direction prévoit d’organiser un entretien de fin de mandat spécifique pour les élus ou mandatés du CSE.
Celui-ci permet notamment d’évaluer leurs besoins en termes de formation et d’accompagnement en vue de la réintégration à leur poste actuel.
20.3. Accompagnement mis en place
La Direction prévoit d’organiser :
un atelier dédié aux managers relatif aux représentants du personnel ;
une réunion avec les représentants du personnel afin de définir les modalités d’exercice de leur mandat.
Ces deux dispositifs doivent permettre de s’assurer de la bonne application des dispositions légales relatives aux représentants du personnel afin qu’ils puissent exercer leur mandat dans les meilleures conditions.
PARTIE 6 : Modalités d’application et de suivi de l’accord 21. Validité de l’accord
Les règles de validité du présent accord sont prévues à l’article L.2232-12 alinéa 1 du code du travail.
L’accord s’applique sous réserve de l’obtention de l’agrément ministériel.
22. Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour la durée des mandats des membres du CSE.
23. Commission de suivi de l’accord
Une commission de suivi composée de représentants de la Direction, des membres du bureau du CSE et de 2 représentants par organisation syndicale représentative est mise en place et se réunira à l’initiative de la Direction un an après les élections et un an avant la fin des mandats des membres du CSE, ou sur demande d’une organisation syndicale représentative pour effectuer un bilan du présent accord et des mesures de révision si nécessaire.
24. Révision de l’accord
Les parties conviennent que le présent accord peut être révisé, à tout moment au cours de son application, par avenant, notamment en cas d’évolution des dispositions conventionnelles ou légales.
Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision peuvent en faire la demande. L’employeur peut aussi être à l’initiative de cette demande.
Conformément à l’article L.2261-8 du code du travail, la révision peut concerner tout ou partie de l’accord.
25. Agrément, publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord est transmis aux organisations syndicales représentatives.
Il sera également mis à disposition des représentants du personnel dans la BDESE et du personnel sur l’intranet.
Il entre en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’État (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale) et au plus tôt à la date de début des mandats des élus du CSE.
Il est transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.
L’agrément est réputé accordé, à l’issue d’un mois après avis du Comex sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de sa part.
Le présent accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail « TéléAccords ». Une version anonymisée de l’accord est transmise afin de remplir l’obligation légale de publicité dudit accord.
Un exemplaire est également adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Lille.
