PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL DU 15/04/2019
Entre :
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Haute-Saône
Et :
Les organisations syndicales signataires
Le Syndicat FO
Le syndicat CGT
Il a été convenu le présent accord :
PREAMBULE
Les technologies de communication et d’information utilisées actuellement au sein de l’Institution peuvent permettre désormais aux salariés d’exercer leur activité professionnelle de manière régulière pour partie à leur domicile, de sorte à concilier davantage leur vie personnelle et professionnelle, et réduire leurs temps de trajet et les impacts et/ou risques environnementaux liés à leurs déplacements.
C’est dans ce cadre et dans la continuité des mesures déjà mises en œuvre au sein de la CPAM de Haute-Saône en matière de responsabilité sociale que les négociations de cet accord d’entreprise ont été menées.
Ce texte se conforme globalement au cadre national prévu par l’accord UCANSS du 28 novembre 2017 relatif au travail à distance. Il complète également l’accord d’entreprise local relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances conclu le 17 mai 2017, prévoyant notamment un équilibre vie privée/vie professionnelle.
Le télétravail, tel qu’il est proposé dans ce texte, est identifié comme un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail, permettant d’entretenir la motivation des salariés et leur performance individuelle. Il ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.
Article 1 : DEFINITION ET CHAMP D’APPLICATION
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le télétravail est proposé à l’ensemble du personnel de la CPAM de Haute-Saône, quelle que soit la durée du temps de travail. Sont donc exclus de ce dispositif, les salariés exerçant des activités à l’extérieur des locaux de l’entreprise (agents itinérants…) et/ou inversement ne pouvant être réalisées que dans les locaux de l’entreprise (agent d’accueil, agent d’entretien). Un « télétravailleur », en application du présent texte, est donc un salarié couvert par ce champ d’application et travaillant dans les conditions définies ci-dessus. Il bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés travaillant dans les locaux de l’Organisme, notamment en terme d’accès à la formation, aux informations relevant de la vie de l’entreprise et communications syndicales. Il prétend également aux mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. Les journées télétravaillées n’ouvrent pas droit à versement de frais de déplacements. A contrario, lorsque le salarié en est bénéficiaire, elles permettent de bénéficier des titres restaurant comme chaque journée travaillée sur site. La pratique du télétravail à domicile ne doit ni conduire à un appauvrissement des activités exercées par le télétravailleur ni à un déport de charge sur les collègues sédentaires. La mise en œuvre du travail à distance dans le cadre exceptionnel d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) ou du télétravail occasionnel n’entre pas dans le champ d’application du présent texte. Le télétravail pourra être étendu ponctuellement en cas de besoin à d’autres salariés qui ne bénéficient pas habituellement du télétravail via un accord temporaire formalisé avec la Direction, précisant les modalités des mises en œuvre du télétravail ponctuel indépendamment de tout quota.
Télétravail en cas de pic de pollution En cas de pic de pollution identifié par la préfecture, en application de l’article L.223-1 du code de l’environnement, le télétravail peut être mis en œuvre de manière exceptionnelle afin de contribuer à limiter cette pollution en agissant sur les déplacements des salariés. Dans ce cadre, les télétravailleurs pourront être sollicités de façon dérogatoire à l’avenant signé individuellement.
Article 2 : PROCEDURE DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL – CRITERES DE PRIORISATION
Le télétravail est mis en place sur la base du volontariat. Si l’employeur détermine une campagne de recensement des demandes définie dans le temps, les salariés devront s’y conformer, sauf demande motivée par un avis de la médecine du travail. L’employeur examine les demandes au regard des conditions de faisabilité et d’éligibilité suivantes :
Faisabilité technique :
le salarié doit disposer d’un abonnement internet avec un débit suffisant pour permettre une bonne utilisation des outils informatiques de travail (éléments d’appréciation techniques définis et appréciés par l’employeur),
les outils métier informatiques utilisés par le salarié doivent pouvoir être utilisés à distance,
Faisabilité organisationnelle liée au poste de travail et au service considéré : emploi éligible (sans activité devant impérativement être réalisées à l’extérieur ou à l’intérieur de l’entreprise), activités totalement dématérialisées, nombre maximal de télétravailleurs possibles dans un service en fonction du volume d’activités dématérialisées et ne requérant pas une présence physique sur site,
Ancienneté de 18 mois dans l’organisme à la date de démarrage du télétravail,
Maîtrise de l’emploi et autonomie avérées.
Si un service est non éligible, le manager N+1 est non éligible également
Si, en fonction du service et du poste de travail considérés, un arbitrage doit être effectué entre plusieurs demandes de télétravail, les critères de priorisation seront, dans l’ordre, les suivants :
état de santé : préconisation médicale du médecin du travail, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé
distance domicile / lieu de travail la plus longue en kms,
contraintes familiales à argumenter par le salarié,
De façon générale, l’employeur peut être amené à émettre des refus en raison d’un nombre trop important de demandes au regard de l’organisation du service ou de l’unité et des équipements informatiques disponibles pour le télétravail à l’échelle de l’organisme. La décision de l’employeur, prise en concertation avec le manager, est notifiée par écrit au salarié dans un délai de 45 jours après sa demande. Ce délai est suspendu si des investigations complémentaires doivent être menées (faisabilité technique par exemple). Le refus doit être écrit et motivé. Après accord, le salarié fournira à son employeur les attestations d’assurance et conformité électrique prévues à l’article 4.1, permettant la rédaction puis la signature de l’avenant à son contrat de travail.
Article 3 : CONDITIONS DE MISE EN PLACE
3.1 : Avenant au contrat de travail
Après accord de l’employeur au regard des critères énoncés à l’article 2, la mise en place du télétravail nécessite la signature d’un avenant au contrat de travail et ceci pour toutes les catégories de personnel (employés, informaticiens, cadres, agents de direction). Cet avenant pourra être renouvelé tant que l’employeur et le salarié en sont respectivement d’accord. A ce stade, le télétravailleur s’engage à déclarer sa nouvelle situation à venir à sa compagnie d’assurance en mentionnant son activité à domicile. Il joint à la Direction pour rédaction de l’avenant à son contrat de travail : - une attestation d’assurance multirisques habitation couvrant la période de télétravail et autorisant l’activité professionnelle à domicile, - une attestation réalisée par un diagnostiqueur précisant la conformité de l’installation électrique de son domicile à la réglementation en vigueur lui permettant d’y exercer une activité professionnelle. Le choix du diagnostiqueur est effectué par le service logistique en raison de la prise en charge financière par l’employeur. Le télétravail ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail, mais une modification des conditions de travail. Il ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis.
3.2 : Période d’adaptation
Afin de garantir au salarié et à son employeur que le télétravail correspond à leurs attentes, une période d’adaptation de 3 mois est instaurée lors de la signature de l’avenant initial, période au cours de laquelle le salarié et l’employeur sont libres de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires (pouvant être réduit par accord des deux parties). Un entretien entre le salarié et son responsable hiérarchique est organisé au plus tard 15 jours avant le terme de cette période d’adaptation pour analyser la mise en situation de télétravail et apprécier l’opportunité de le poursuivre ou non.
Article 4 : NOMBRE DE JOURS, DUREE ET HORAIRE DE TELETRAVAIL
Article 4.1 : Durée de l’avenant, modification et réversibilité
Conformément à l’avenant signé lors de sa mise en œuvre, le télétravail est instauré pour une période d’un an. En dehors de la période d’adaptation prévue à l’article 3.2, une possibilité de réversibilité permanente du télétravail est prévue, permettant à chacune des parties de mettre fin au télétravail avant le terme prévu de l’avenant signé, sous réserve de respecter un préavis de 30 jours pour l’employeur et de 30 jours pour le salarié. L’employeur doit argumenter sa décision. Cette décision, notifiée par écrit, met dès lors fin à l’avenant au contrat de travail et le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures. Tout changement d’emploi ou d’adresse du salarié nécessite pour la poursuite du télétravail la rédaction d’un nouvel avenant au contrat de travail, soumis à accord des deux parties.
Article 4.2 : Suspension du télétravail
Lorsqu’une réunion, une formation ou un tutorat est planifiée un jour normalement télétravaillé, le salarié devra y participer et la journée de travail à distance prévue sera annulée (pas de report possible). La suspension du télétravail (sans report des journées télétravaillées) pour une courte durée est également prévue dans les cas suivants :
Impossibilités techniques provisoires, de type panne du matériel : le télétravailleur en informe immédiatement son manager qui prendra alors les mesures appropriées et décidera en fonction des circonstances de son retour temporaire sur le site administratif. En cas de panne supérieure à 2 heures, sauf autre indication de la hiérarchie, le retour sur son site d’affectation ou la pose d’un congé (ou autre modalités telles que des heures de récupération, avance compteur) est exigé,
Circonstances personnelles auxquelles le télétravailleur doit faire face de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile, qui seront à présenter par le salarié et avec l’accord de l’employeur.
Circonstances exceptionnelles engendrées par des impératifs professionnels, sous réserve de respecter un délai de prévenance a minima de 48H00 (par exemple, nécessités de service)
En cas de retour sur le site d’affectation en cours de journée, le temps de trajet n’est pas assimilé à du temps de travail effectif.
Article 4.3 : Choix de la formule de télétravail
Le travail à distance est réalisé par journée complète selon les formules suivantes :
Employés (de niveau 1 à 4) : 1 ou 2 jours de télétravail par semaine.
Cadres (à partir du Niveau 5A exerçant ou non des fonctions managériales) et agents de direction : forfait annuel de 30 jours maximum (les jours ne devant pas tous obligatoirement être pris): avec accord du responsable hiérarchique à solliciter 48H00 préalablement au jour télétravaillé.
Les 2 jours hebdomadaires de présentéisme dans le service prévus à l’article 5 restent applicables à cette formule.
Article 4.4 : Horaires de travail
Le télétravailleur reste soumis aux horaires de travail qui lui sont applicables. Ainsi un salarié soumis aux horaires variables, lorsqu’il se trouve en situation de télétravail, se connecte à domicile à l’application de gestion des temps et badge et débadge comme lorsqu’il travaille dans l’organisme. Il doit être joignable par l’organisme a minima entre
9H00 et 11H30 et entre 13H30 et 16H00.
Des permanences téléphoniques pourront être prévues en dehors de ces plages horaires.
Le télétravailleur doit respecter la durée du travail applicable à l’organisme :
Durée journalière : minimale de 5H00 et maximale de 10H00 entre 7H00 et 19H00
Pause déjeuner (45 minutes a minima légalement avec une tolérance de 30 minutes minimum en application du règlement des horaires variables)
Repos quotidien (11H00 consécutives)
Repos hebdomadaire (2 jours consécutifs).
Lorsqu’il a débadgé, le télétravailleur utilise ainsi son « droit à la déconnexion » en mettant en veille son équipement informatique et son téléphone professionnel.
Article 5 : PRESENCE DANS L’ORGANISME
Le télétravailleur devra être présent dans son service et site d’affectation au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail et l’option de télétravail pratiquée. Cette condition de présentéisme doit lui permettre de maintenir un lien essentiel et suffisant avec son collectif de travail et son organisme employeur, de manière à éviter tout phénomène d’isolement ou d’exclusion. Des dérogations aux 2 jours hebdomadaires minimum de présence sur site pourront être accordées dans le cas de demandes liées à l’état de santé ou au handicap du télétravailleur.
Article 6 : AMENAGEMENT DU POSTE DE TELETRAVAIL ET FRAIS PROFESSIONNELS
Article 6.1 : Conditions de travail – santé et sécurité
Le salarié en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’organisme. Le domicile du télétravailleur doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène et de sécurité. Dans le cadre de leur champ légal de compétences respectif en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, l’employeur et le CSE doivent pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. En cas de risque identifié lié à l’état du domicile du salarié, la mise aux normes reste à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail jusqu’à mise aux normes des locaux. L’accident survenu à domicile où est exercé le télétravail pendant les plages horaires travaillées par le salarié est présumé être un accident du travail. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration AT dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures.
Article 6.2 : Poste de travail
Le salarié en situation de télétravail doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance à ses applicatifs de travail.
L’employeur lui fournit :
le matériel informatique (ordinateur fixe ou portable et périphériques nécessaires : clavier, souris, écran)
et le matériel de communication (ligne téléphonique professionnelle, téléphone portable ou connexion téléphonique via le poste informatique)
nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était présent à son poste de travail. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de ces équipements aux évolutions technologiques. En cas de dysfonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition, le salarié en informe immédiatement son manager. Le télétravailleur s’engage à prendre soin de ces équipements et à les restituer dès lors qu’il est mis fin au télétravail. Dans un souci de sécurisation des données, il s’engage à ne pas utiliser son propre matériel informatique.
Article 6.3 : Prise en charge des frais professionnels
L’employeur prend en charge le cas échéant les frais professionnels inhérents au télétravail suivants :
le coût de réalisation du diagnostic de conformité électrique (sur présentation de facture)
le surcoût d’assurance multirisque habitation lié à l’exercice d’une activité professionnelle,
l’abonnement et les communications de la ligne téléphonique professionnelle,
Une participation aux autres frais professionnels liés à l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’eau, d’électricité et de chauffage) est octroyée par le versement d’une indemnité forfaitaire mensuelle selon le barème en vigueur.
Pour les employés, cette indemnité est versée chaque mois sur le bulletin de salaire à échéance normale du salaire, selon les modalités suivantes :
1 jour : 10€ = 105€/an,
2 jours : 20€ = 210€/an,
Cette indemnité est versée sur 10,5 mois pour tenir compte des congés annuels. Elle est suspendue en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu hors congés payés (maladie, maternité, congé sans solde…). En cas de besoin, le salarié s’engage à fournir, à la demande de l’employeur, les factures afférentes à ses consommations d’eau, d’électricité, de chauffage et d’accès Internet.
Pour les cadres bénéficiant d’un forfait annuel de jours, l’indemnité est de 2,50 € par jour réellement télétravaillé. Elle est versée en une seule fois en début d’année suivante sur le bulletin de salaire.
Article 7 : PROTECTION ET SECURITE DES INFORMATIONS
Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’Organisme et en particulier celles visant la protection des données et leur confidentialité. Il fait preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions relatives aux mots de passe et codes confidentiels. Les activités réalisées en télétravail devant être totalement dématérialisées, et par respect des règles déontologiques qui s'imposent à tout salarié de l’Organisme, aucun papier comportant notamment des données relevant du secret professionnel et/ou médical ne doit être utilisé à domicile. De façon générale, aucun document ou support de travail papier ne doit être apporté depuis l’organisme jusqu’au domicile. Aucun tiers n’étant autorisé à utiliser le poste de travail, l’agent s’engage à retirer sa carte agent de sécurité informatique dès lors qu’il quitte son poste de travail, et ceci, même lorsqu’il ne débadge pas et quelle que soit la durée de son déplacement. Dans ces conditions, l’avenant au contrat de travail des télétravailleurs rappelle que la carte agent de sécurité informatique et son code sont personnels et précise expressément que l’agent s’engage à ne pas les laisser accessibles à des tiers, y compris les membres de sa famille.
Article 8 : SUIVI DU TELETRAVAIL
Article 8.1 : Suivi du télétravailleur et formation
Préalablement à l’expérimentation du travail à distance, les télétravailleurs reçoivent une formation adaptée à sa mise en œuvre notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont également formés s’ils le souhaitent à ce type de management à distance. L’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement (EAEA) doit permettre au télétravailleur d’évoquer ses conditions de télétravail et notamment son lien d’appartenance à l’Organisme et à la vie de son service, sa charge de travail et l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie privée. Il est également l’occasion d’évoquer des besoins de formation ou d’aménagement spécifiques liés à ce mode d’organisation du travail.
Article 8.2 : Suivi du présent accord
Un bilan annuel du télétravail est présenté au CSE. Il est institué une commission locale de suivi du télétravail composée des membres du groupe de travail et de 2 représentants du CSE, qui se réunira au cours de la première année de mise en place de l’accord afin d’examiner sa mise en œuvre effective et de veiller à l’extension progressive du dispositif.
Article 9 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 10 : ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est applicable après signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives majoritaires, parties à la négociation, représentant au moins 50% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au CSE. Il entrera en vigueur sous réserve de l’obtention préalable de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). Ce protocole sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7 alinéa 3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il est transmis après agrément aux membres du CSE ainsi qu’à la DIRECCTE.
