Accord d'entreprise Caisse d'Assurance retraite et de la santé au travail Midi-Pyrénées
Avenant au protocole d'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d'information et de communication du 13 janvier 2011
Application de l'accord Début : 01/07/2020 Fin : 01/01/2999
AVENANT AU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION DU 13 JANVIER 2011
Entre d’une part,
La CARSAT MIDI-PYRENEES dont le siège social est situé 2 rue Georges Vivent, 31100 Toulouse, représentée par Madame ….., en sa qualité de Directrice.
Et d’autre part,
Les organisations syndicales suivantes : Le syndicat CFE-CGC Représenté par … Le syndicat CGT Représenté par … Le syndicat FO Représenté par … Le syndicat SUD Représenté par …
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
La Carsat Midi-Pyrénées et les organisations syndicales ont conclu le 13 janvier 2011, un accord à durée indéterminée définissant un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales de l’organisme. Il est rappelé qu’est considérée comme organisation syndicale, tout syndicat professionnel, signataire ou non, existant légalement, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme et ayant désigné un représentant de cette section syndicale ou un délégué syndical au sens de la loi. Le présent avenant a pour objet de faire évoluer le protocole d’accord initial du 13 janvier 2011 conformément à son article 11 « Toute nouvelle mesure non envisagée par cet accord devra faire l’objet d’une négociation avec la Direction et si nécessaire pourra être formalisé par un avenant. Il en est de même de la mise en œuvre des modifications issues du Code du Travail ou de nouvelles négociations abouties au niveau national » afin de prendre en compte les différentes évolutions législatives, réglementaires et conventionnelles. Il est rappelé que l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) doit :
être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du système d’information de l’entreprise ;
ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;
préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.
L’utilisation des NTIC prévues au présent accord doit se faire dans le respect des lois et règles applicables, notamment :
Le Règlement Général sur la Protection des Données ;
L’informatique et libertés ainsi qu’aux préconisations de la CNIL ;
La protection des droits d’auteur ;
La confidentialité et la discrétion ;
La politique de sécurité des systèmes d’information et la Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils et ressources informatiques de l’Organisme ;
La protection de la vie privée et du droit à l’image ;
L’exercice du droit syndical ;
Le Règlement Intérieur ;
L’accord sur le droit à la déconnexion.
Les bénéficiaires s’engagent à respecter les principes généraux du droit notamment de ne pas émettre de propos discriminatoires ou pénalement sanctionnables. Les logos et les identités visuelles de l’entreprise ne pourront être utilisés sur les documents conçus par les Organisations syndicales dans le cadre de l’exercice de leur mandat.
Article 1 : L’article 1 relatif à l’accès au portail interne et Internet est modifié comme suit :
Le terme « représentative » est remplacé par :
« ayant constitué une section syndicale »
Le terme « micro-ordinateur » est remplacé par :
« l’ordinateur aux normes de l’organisme »
Le reste de l’article est sans changement.
Article 2 : L’article 2 relatif à la mise à disposition d’une page syndicale sur le portail interne est modifié comme suit :
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur le portail interne de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications, de tracts ou de fichiers vidéo de nature syndicale.
Article 3 : L’article 2-1 relatif à la liberté d’accès à l’information syndicale est modifié comme suit :
Le terme « représentatives » est supprimé. Le reste de l’article est sans changement.
Article 4 : L’article 2-3 relatif au contenu de la page syndicale est modifié comme suit :
Le terme « représentatives » est supprimé. Le 3ème paragraphe de l’article 2-3 est modifié comme suit : « En particulier, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation. Il garantit le respect de la vie privée, et le droit à l’image. Il ne doit pas porter atteinte à l’image de la CARSAT Midi-Pyrénées. » Le reste de l’article est sans changement.
Article 5 : L’article 2-4 relatif aux conditions de mise en ligne est modifié comme suit :
Le terme « représentatives » est supprimé. Les termes « Direction Déléguée » sont remplacés par :
« Direction et à la Direction des Ressources Humaines »
Les termes « ou le représentant de la section syndicale » sont rajoutés après « par les personnes habilitées par le délégué syndical ». Le 4ème paragraphe de l’article 2-4 est modifié comme suit : « En cas de problème technique, les signalements devront être effectués par le biais du support utilisateurs conformément à la procédure en vigueur au sein de l’organisme. » Le reste de l’article est sans changement.
Article 6 : L’article 3 relatif à la messagerie est modifié comme suit :
Dans le 1er paragraphe de l’article 3, les termes « représentative de » sont remplacés par :
« ayant constitué une section syndicale dans ».
Dans le 2e paragraphe de l’article, les termes « représentative dans » sont remplacés par :
« de »
Le 3e paragraphe de l’article 3 est modifié comme suit : « La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du (ou des) délégué (s) syndical (aux) de chaque organisation syndicale représentatives ou du représentant de la section syndicale de l’organisme. Seules les personnes habilitées par ces derniers pourront accéder à ces boîtes aux lettres dédiées. Les syndicats sont seuls responsables des publications et communications effectuées par le biais des nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à leur disposition dans le cadre du présent accord. Chaque message émis devra comporter le texte suivant : « Ce message émane d’une organisation syndicale et n’engage pas la responsabilité de l’employeur. » Le reste de l’article est sans changement.
Article 7 : L’article 3-1 relatif aux modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales est modifié comme suit :
Le terme « représentative » est supprimé. Le 1er paragraphe de l’article 3-1 est modifié comme suit : « Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des autres syndicats et des salariés de l’organisme sous réserve que ceux-ci aient la possibilité de s’opposer à la réception de messages syndicaux de l’information claire et préalable de l’origine et du caractère syndical du message afin que les salariés puissent manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. » La phrase suivante est ajoutée à la fin de l’article 3-1 : « L’organisme interdit formellement toute autre utilisation de la messagerie et des répertoires d’adresse correspondant que celle prévue par le présent accord. » Le reste de l’article est sans changement.
Article 8 : L’article 3-2 relatif à la confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales est modifié comme suit :
Dans la 2ème phrase de l’article 3-2, le terme « représentative » est supprimé. Dans la 3ème phrase de l’article 3-2, le terme « autres » est supprimé. La 4ème phrase de l’article est modifiée comme suit : « La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. » La dernière phrase de l’article 3-2 est complétée comme suit : « L’envoi ou la réception de messages électroniques individuels bénéficient donc de la protection du secret des correspondances privées, dès lors que leur objet mentionne expressément leur caractère personnel et/ ou confidentiel. Il est ainsi fortement recommandé aux syndicats d’apposer dans l’objet du message la mention « personnel-message syndical » par exemple. Le reste de l’article est sans changement.
Article 9 : Création et utilisation d’une liste syndicale
Cet article est créé au sein de l’article 3 – Messagerie. La Carsat Midi-Pyrénées sera seule habilitée à fournir un fichier contenant les adresses électroniques professionnelles à jour des salariés de l’organisme aux organisations syndicales, sur demande écrite de leur part (dans la limite de deux fois par an). Cet envoi, effectué uniquement à la demande expresse des organisations syndicales, sera soumis à la signature d’une convention d’échange entre l’employeur et l’organisation syndicale demanderesse qui aura pour objet d’encadrer et de sécuriser l’échange des données dans le respect des préconisations nationales de la branche retraite (transfert sécurisé de données via le Service d’Echange en Ligne de Fichiers – SELF) et de la réglementation en vigueur, en particulier celle directement applicable au traitement de données à caractère personnel (notamment le RGPD du 27 avril 2016 et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée). Le fichier adressé par l’employeur aura pour finalité l’envoi d’un premier mail de masse qui permettra aux organisations syndicales qui le souhaitent de constituer leur liste de diffusion syndicale. Cette liste de diffusion syndicale, ainsi constituée, sera sous la seule responsabilité de l’Organisation syndicale concernée. Dans le mail de constitution de la liste de diffusion, les salariés devront être clairement et préalablement informés de l’utilisation de leur messagerie professionnelle afin de pouvoir manifester expressément leur accord à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. La Direction validera préalablement à sa diffusion le contenu et la forme du message adressé par les Organisations syndicales aux salariés afin de s’assurer qu’aucune confusion ne soit possible entre une communication « Direction » et une communication « Organisations Syndicales » à laquelle le salarié pourrait se sentir contraint d’adhérer de par son statut salarial. Les salariés qui auraient autorisé l’utilisation de leur messagerie électronique devront pouvoir retirer celle-ci de la liste de diffusion à tout moment et sur simple demande. Tout message ultérieur devra contenir une mention précisant aux destinataires ce droit d’opposition à la réception de messages électroniques émanant d’organisations syndicales, ainsi que ses modalités d’exercice, afin que les salariés puissent à tout moment manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages syndicaux.
Article 10 : L’article 4 relatif au matériel mis à disposition est modifié comme suit :
Le premier paragraphe de l’article 4 est modifié comme suit : « La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un ordinateur aux normes de l’organisme ;
Une tablette ;
Une web cam ;
Une clé USB (ou tout autre support externe de données qui pourrait être envisagé à l’avenir);
Un pack office bureautique ;
Un accès à l’intranet ;
Un accès à internet via le réseau de la CARSAT ;
Par ailleurs, une imprimante multifonctions partagée est mise à disposition des organisations syndicales à proximité des locaux qui leur sont affectés. » Le reste de l’article est sans changement.
Article 11 : La mise en place du dispositif de communication vidéo (Skype)
Cet article vient s’insérer dans le chapitre 2 – « Cadre technique d’utilisation ». Afin de faciliter les échanges entre les élus et de réduire leurs déplacements, le dispositif de communication vidéo (SKYPE) permettant des réunions en vidéo conférence a été installé sur l’ensemble des postes informatiques des salariés de l’organisme. L’utilisation de ce dispositif devra se faire conformément aux règles en vigueur au sein de la Carsat Midi-Pyrénées. La « roundtable » (caméra de visioconférence) sera à la disposition des utilisateurs sur réservation auprès du service informatique.
Article 12 : L’article 5 relatif à la capacité des sites et de la messagerie est modifié comme suit :
Dans le 1er paragraphe de l’article 5, les termes « est de 100 méga octets pour l’ensemble de ses pages » sont remplacés par :
« doit être conforme aux dispositions en vigueur au sein de l’organisme ».
Dans le 2ème paragraphe de l’article 5, les termes « (5 méga octets) » sont supprimés. Le reste de l’article est sans changement.
Article 13 : L’article 6 relatif aux règles de maintenance est modifié comme suit :
L’article 6 est modifié comme suit : « Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). Les matériels mis à disposition par la Carsat Midi-Pyrénées sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l’organisme. En cas de dysfonctionnement technique ou d’incident, elles bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs, de l’assistance informatique assurée par le support utilisateurs. Le portail Do IT (outil de gestion des incidents et demandes du service informatique) est à privilégier pour toutes sollicitations (cf. annexe 1 – point 2). Toute intervention nécessitera la présence d’un représentant de l’organisation syndicale concernée. »
Article 14 : L’article 7 relatif aux conditions d’accès à la messagerie électronique de l’entreprise est modifié comme suit :
Le terme « représentative » est supprimé. Le terme « pour affichage » est supprimé. Le reste de l’article est sans changement.
Article 15 : L’article 8 relatif aux règles techniques de la messagerie électronique est modifié comme suit :
Le 4ème paragraphe de l’article 8 est modifié comme suit : « Les « chats », les forums de discussion externes à l’organisme sont proscrits. » Le reste de l’article est sans changement.
Article 16 : L’annexe 1 du protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies de l’information et de communication est modifié comme suit :
L’annexe 1 est modifiée suite aux évolutions intervenues depuis la signature du protocole d’accord, ainsi l’annexe est modifiée comme suit :
« 1- MODALITES DE CONTRIBUTION ET D’ACCES A LA MESSAGERIE Le compte « active directory » correspondant à ces noms : - wcfecgc - wcgt - wfo - wsud permet d’accéder au réseau, aux applications de mise à jour du portail interne et de messagerie.
Chaque organisation syndicale bénéficie d’un compte générique de messagerie nommé : - wcfecgc@carsat-mp.fr - wcgt@carsat-mp.fr - wfo@carsat-mp.fr - wsud@carsat-mp.fr L’application Outlook et celle permettant la mise à jour du portail interne sont installées sur le PC de chaque organisation syndicale dans son local syndical.
2- PROCEDURE D’INTERVENTION MAINTENANCE INFORMATIQUE DANS LES LOCAUX SOCIAUX L’intervention peut être demandée par un membre de l’organisation syndicale suite à un problème technique ou à l’initiative des services informatiques. 1- Prise de contact à l’initiative soit du représentant du personnel, soit du responsable de service (ou de son délégataire) 2- Organisation de l’intervention (date – heure – désignation d’un intervenant du service concerné présence d’un représentant du personnel) 3- Une liste des représentants du personnel est consultable sur l’intranet de l’organisme (dans : accueil / la vie professionnelle / représentation du personnel / liste des représentants du personnel). »
Article 17 : Evolution de l’intitulé de la charte informatique
L’intitulé « Charte d’utilisation des moyens informatiques » est remplacé par celui de « Charte de bonne utilisation et de sécurité des outils et ressources informatiques » dans l’ensemble de l’accord du 13 janvier 2011 relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication.
Article 18 : Révision et Dénonciation
Le présent avenant pourra être révisé ou dénoncé dans le respect des conditions légales posées par le code du travail.
Article 19 : Durée et publicité de l’avenant
Cet avenant suivra la même durée d’application que l’accord auquel il se rapporte. Il est donc conclu pour une durée indéterminée, et prendra effet au 1er jour du mois civil suivant son agrément par les autorités de tutelle. Il sera ensuite déposé auprès de la DIRECCTE et au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse.
Fait à Toulouse, le 30/12/2019
La Directrice de la CARSAT Midi-Pyrénées
Syndicat CFE-CGC
Syndicat CGT
Syndicat FO
Syndicat SUD Protection Sociale
ANNEXE 1 – PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES DES ORGANISATIONS SYNDICALES AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION SIGNE LE 13 JANVIER 2011 MODIFIE PAR LE PRESENT AVENANT
Entre les soussignés :
La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées, représentée par son Directeur…, d’une part ;
Et les organisations syndicales représentatives, d’autre part :
CGT, représentée par …,
CGT-FO, représentée par …,
SUD, représentée par …,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’Article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du Droit Syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme. Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès aux informations syndicales disponibles. L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte de bonne utilisation et de sécurité des outils et ressources informatiques de l’organisme.
CHAPITRE 1 – L’UTILISATION DU PORTAIL INTERNE ET DU RESEAU
Article 1 – L’accès au portail interne et internet
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès au portail interne à partir de l’ordinateur aux normes de l’organisme, mis à disposition de chaque organisation syndicale, dans le local qui lui est affecté. Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 2 – La mise à disposition d’une page syndicale sur le portail interne
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur le portail interne de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications, de tracts ou de fichiers vidéo de nature syndicale. Article 2-1. La liberté d’accès à l’information syndicale Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix, en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas chercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales. Les experts informatiques habilités doivent appliquer ce principe qui engage l’employeur. Article 2-2. Le secret professionnel aux informations diffusées sur le portail interne Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages interne à l’organisme. Article 2-3. Le contenu de la page syndicale Le contenu des pages du portail interne est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère syndical. La responsabilité de publication sur le site relève de l’organisation syndicale. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. En particulier, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation. Il garantit le respect de la vie privée, et le droit à l’image. Il ne doit pas porter atteinte à l’image de la CARSAT Midi-Pyrénées.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme. Article 2-4. Les conditions de mise en ligne (cf. annexe 1 – point 1) Les organisations syndicales de l’organisme s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme. Les opérations de mise à jour de la page syndicale sont communiquées simultanément par message électronique à la Direction et à la Direction des Ressources Humaines de l’organisme et sont effectuées par les organisations syndicales de l’organisme pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail. L’alimentation de la page syndicale est effectuée par les personnes habilitées par le délégué syndical ou le représentant de la section syndicale. Chaque organisation syndicale communique au responsable informatique le nom des personnes habilitées référencées dans l’annuaire d’entreprise. En cas de problème technique, les signalements devront être effectués par le biais du support utilisateurs conformément à la procédure en vigueur au sein de l’organisme. La page syndicale est accessible à partir de la page d’accueil du portail interne de l’organisme. La création de ce site se fait en collaboration avec les services concernés de l’organisme. Tout lien Internet est interdit, sauf ceux menant aux sites des fédérations ou confédérations syndicales au niveau national. Tout téléchargement (son et vidéo) est proscrit. Article 2-5. Formations liées au portail interne La Direction de la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées assure et prend en charge le matériel fourni par l’organisme, ainsi que les formations et dépannages éventuellement nécessaires au bon fonctionnement de la page syndicale.
Article 3 – Messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe. A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques, distinctes de celles réservées à un usage professionnel, sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale de l’organisme (cf. annexe 1 – point 1). La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du (ou des) délégué (s) syndical (aux) ou du représentant de la section syndicale de l’organisme. Seules les personnes habilitées par ces derniers pourront accéder à ces boîtes aux lettres dédiées. Les syndicats sont seuls responsables des publications et communications effectuées par le biais des nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à leur disposition dans le cadre du présent accord. Chaque message émis devra comporter le texte suivant : « Ce message émane d’une organisation syndicale et n’engage pas la responsabilité de l’employeur. » La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail Midi-Pyrénées s’engage à respecter le caractère confidentiel et privé du titre et du contenu des échanges que l’organisation établit avec les salariés et les autres organisations syndicales. (Voir article 3-2 dernier alinéa) Article 3-1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des autres syndicats et des salariés de l’organisme sous réserve de l’information claire et préalable de l’origine et du caractère syndical du message afin que les salariés puissent manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. Chaque salarié a la possibilité d’envoyer un message à une organisation syndicale. La réponse de celle-ci ne peut-être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié. La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales. L’organisme interdit formellement toute autre utilisation de la messagerie et des répertoires d’adresse correspondant que celle prévue par le présent accord. Article 3-2. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les salariés. Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des destinataires doit figurer en copie cachée, afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. La Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité. Les échanges entre salariés et syndicats ont la nature d’une correspondance privée. L’envoi ou la réception de messages électroniques individuels bénéficient donc de la protection du secret des correspondances privées, dès lors que leur objet mentionne expressément leur caractère personnel et/ ou confidentiel. Il est ainsi fortement recommandé aux syndicats d’apposer dans l’objet du message la mention « personnel-message syndical » par exemple. Article 3-3. Création et utilisation d’une liste de diffusion syndicale La Carsat Midi-Pyrénées sera seule habilitée à fournir un fichier contenant les adresses électroniques professionnelles à jour des salariés de l’organisme aux organisations syndicales, sur demande écrite de leur part (dans la limite de deux fois par an). Cet envoi, effectué uniquement à la demande expresse des organisations syndicales, sera soumis à la signature d’une convention d’échange entre l’employeur et l’organisation syndicale demanderesse qui aura pour objet d’encadrer et de sécuriser l’échange des données dans le respect des préconisations nationales de la branche retraite (transfert sécurisé de données via le Service d’Echange en Ligne de Fichiers – SELF) et de la réglementation en vigueur, en particulier celle directement applicable au traitement de données à caractère personnel (notamment le RGPD du 27 avril 2016 et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée). Le fichier adressé par l’employeur aura pour finalité l’envoi d’un premier mail de masse qui permettra aux organisations syndicales qui le souhaitent de constituer leur liste de diffusion syndicale. Cette liste de diffusion syndicale, ainsi constituée, sera sous la seule responsabilité de l’Organisation syndicale concernée. Dans le mail de constitution de la liste de diffusion, les salariés devront être clairement et préalablement informés de l’utilisation de leur messagerie professionnelle afin de pouvoir manifester expressément leur accord à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. La Direction validera préalablement à sa diffusion le contenu et la forme du message adressé par les Organisations syndicales aux salariés afin de s’assurer qu’aucune confusion ne soit possible entre une communication « Direction » et une communication « Organisations Syndicales » à laquelle le salarié pourrait se sentir contraint d’adhérer de par son statut salarial. Les salariés qui auraient autorisé l’utilisation de leur messagerie électronique devront pouvoir retirer celle-ci de la liste de diffusion à tout moment et sur simple demande. Tout message ultérieur devra contenir une mention précisant aux destinataires ce droit d’opposition à la réception de messages électroniques émanant d’organisations syndicales, ainsi que ses modalités d’exercice, afin que les salariés puissent à tout moment manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages syndicaux.
CHAPITRE 2 – LE CADRE TECHNIQUE D’UTILISATION
Article 4 – Le matériel mis à disposition
La CARSAT Midi-Pyrénées met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un ordinateur aux normes de l’organisme ;
Une tablette ;
Une web cam ;
Une clé USB (ou tout autre support externe de données qui pourrait être envisagé à l’avenir);
Un pack office bureautique ;
Un accès à l’intranet ;
Un accès à internet via le réseau de la CARSAT ;
Par ailleurs, une imprimante multifonctions partagée est mise à disposition des organisations syndicales à proximité des locaux qui leur sont affectés. Le matériel reste la propriété de la CARSAT. Il est accepté contre décharge par le délégué syndical ou le représentant de la section syndicale. Il reste dans l’inventaire physique de la caisse et peut donc être soumis à contrôle. Il est interdit d’utiliser d’autres logiciels, sauf accord exprès donné par le Directeur de la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées, après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les matériels et logiciels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, qui s’engagent à respecter les protocoles de sécurité en vigueur, notamment quant à l’utilisation de supports externes, par exemple : clé USB. Elles doivent apporter la plus grande attention aux conditions d’utilisation des matériels et logiciels, ainsi qu’à leur conservation.
Article 4 bis – La mise en place du dispositif de communication vidéo (Skype)
Afin de faciliter les échanges entre les élus et de réduire leurs déplacements, le dispositif de communication vidéo (SKYPE) permettant des réunions en vidéo conférence a été installé sur l’ensemble des postes informatiques des salariés de l’organisme. L’utilisation de ce dispositif devra se faire conformément aux règles en vigueur au sein de la Carsat Midi-Pyrénées. La « roundtable » (caméra de visioconférence) sera à la disposition des utilisateurs sur réservation auprès du service informatique.
Article 5 – La capacité des sites et de la messagerie
La capacité maximale par organisation syndicale doit être conforme aux dispositions en vigueur au sein de l’organisme. La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique. La taille maximale des messages est celle autorisée par la DSI de la CNAV et, de façon générale, doit être conforme à la charte informatique de l’organisme. Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
Article 6 – Les règles de maintenance
Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …). Les matériels mis à disposition par la Carsat Midi-Pyrénées sont maintenus dans les mêmes conditions que les autres postes de l’organisme. En cas de dysfonctionnement technique ou d’incident, elles bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs, de l’assistance informatique assurée par le support utilisateurs. Le portail Do IT (outil de gestion des incidents et demandes du service informatique) est à privilégier pour toutes sollicitations (cf. annexe 1 – point 2). Toute intervention nécessitera la présence d’un représentant de l’organisation syndicale concernée.
Article 7 – Conditions d’accès à la messagerie électronique de l’entreprise
Chaque organisation syndicale au sein de l’organisme possède une boîte aux lettres sur la messagerie électronique de la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail. Par ce biais, le présent protocole permet notamment :
La réception de questions par le personnel et l’envoi de réponses individuelles ;
Le signalement de publications et de tracts de nature syndicale dans le portail interne ;
L’envoi de messages en nombre exclusivement sous format Word et PDF.
En revanche, il est entendu que les convocations à l’heure d’information mensuelle et les appels à la grève seront toujours rédigés par écrit et remis à la Direction.
Article 8 – Règles techniques de la messagerie électronique
La Direction assure la confidentialité des échanges électroniques entre les salariés et les organisations syndicales à la fois sur le titre et sur le contenu du message. La Direction ne peut exercer de contrôle sur les listes de diffusion constituées par les organisations syndicales. Les salariés sont informés, clairement et préalablement, de l’origine et du caractère syndical du message afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. Ce droit d’opposition doit être rappelé dans tout message. Les « chats », les forums de discussion externes à l’organisme sont proscrits. S’agissant d’un moyen supplémentaire accordé par l’employeur, le délit d’entrave ne pourra être invoqué en cas de panne de serveur, défaillance du réseau, d’impossibilité matérielle ou de non compétence des services de la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées.
CHAPITRE 3 – DISPOSITIONS DIVERSES
Article 9 – Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, la Caisse adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue, entre tous les signataires de l’accord, en vue de régler le différend. Si, à l’issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, la Caisse d’Assurance Retraite et de Santé au Travail de Midi-Pyrénées peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 10 – Clause de garantie
Ces moyens de communication supplémentaires ne se substituent pas à ceux prévus pour l’exercice du droit syndical (panneau d’affichage, diffusion de documents).
Article 11 – Clause de révision
Toute nouvelle mesure non envisagée par cet accord devra faire l’objet d’une négociation avec la Direction et si nécessaire pourra être formalisé par un avenant. Il en est de même de la mise en œuvre des modifications issues du Code du Travail ou de nouvelles négociations abouties au niveau national.
Article 12 – Publicité
Le présent protocole s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’Article L.123-1 du Code de la Sécurité Sociale. Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires à la DIRECCTE, dont une version sur support signé des parties et une version sur support électronique. Un exemplaire sera également adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.
Article 13 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être dénoncé dans les conditions légales.
Fait à Toulouse, le 13 janvier 2011
La CGT,
La CGT-FO,
SUD,
Le Directeur,
ANNEXE 1 – PROTOCOLE D’ACCORD NTIC
MODALITES DE CONTRIBUTION ET D’ACCES A LA MESSAGERIE
Le compte « active directory » correspondant à ces noms :
wcfecgc
wcgt
wfo
wsud
permet d’accéder au réseau, aux applications de mise à jour du portail interne et de messagerie. Chaque organisation syndicale bénéficie d’un compte générique de messagerie nommé :
wcfecgc@carsat-mp.fr
wcgt@carsat-mp.fr
wfo@carsat-mp.fr
wsud@carsat-mp.fr
L’application Outlook et celle permettant la mise à jour du portail interne sont installées sur le PC de chaque organisation syndicale dans son local syndical.
2- PROCEDURE D’INTERVENTION MAINTENANCE INFORMATIQUE DANS LES LOCAUX SOCIAUX
L’intervention peut être demandée par un membre de l’organisation syndicale suite à un problème technique ou à l’initiative des services informatiques. 1- Prise de contact à l’initiative soit du représentant du personnel, soit du responsable de service (ou de son délégataire)
Organisation de l’intervention (date – heure – désignation d’un intervenant du service concerné présence d’un représentant du personnel)
Une liste des représentants du personnel est consultable sur l’intranet de l’organisme (dans : accueil / la vie professionnelle / représentation du personnel / liste des représentants du personnel).
