SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE A LA CAF DU GARD
ENTRE :
La Caisse d’allocations familiales du Gard, dont le siège social est établi 321 rue Maurice Schumann 30922 NIMES CEDEX 9, en la personne de son représentant légal en exercice,
d'une part ;
ET :
délégué syndical C.G.T
délégué syndical C.F.D.T
d'autre part ;
Il a été préalablement exposé ce qui suit :
Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique prévoit que l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Économique de la Caisse d’allocations familiales du Gard.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties signataires dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’organisme en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de développement durable.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Ceci exposé, les parties signataires sont convenues de ce qui suit :
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Caf du Gard remplissant les conditions d’âge et d’ancienneté, et en pleine possession de leurs droits civiques.
ARTICLE 2 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 3 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La Caf du Gard prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application de articles R2314-6 et suivants du Code du travail.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Article 3.2 – Établissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Article 3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux ainsi que la sécurité des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’épuisement des délais de recours, soit 15 jours calendaires après le dépouillement du premier tour ou, le cas échéant, du second tour. À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits et le prestataire remettra un procès-verbal de destruction à l’organisme et à la commission électorale.
Article 3.4 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, un représentant de chaque organisation syndicale, un représentant de l’employeur et un agent du service informatique local sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé.
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.5 – Expertise et déclaration auprès de la Cnil
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le prestataire devra fournir le rapport et l’attestation d’expertise du dispositif.
L’organisme veille au respect de l’intégralité des exigences de sécurité figurant dans l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, et au respect des recommandations de la Cnil posées dans la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010.
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.
Article 3.6 – Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Par ailleurs, ce protocole d’accord prévoira :
En cas de perte ou de non réception des codes d’accès personnels, la délivrance aux agents de nouveaux codes selon une procédure sécurisée.
La mise en place de plusieurs isoloirs, afin de permettre aux agents, notamment ceux travaillant en open space, de voter de façon confidentielle sur leur temps de travail.
La durée des opérations de vote fixée par le protocole d’accord devra s’inscrire dans le délai d’une semaine avec le week-end compris.
Article 4.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Article 4.3 – Caractéristiques du matériel du vote
Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.
Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats avec les logos.
Les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.
Le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Article 4.4 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L’adresse du serveur de vote.
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Une fois connecté, pour l’élection l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Article 4.5 – Opérations de dépouillement
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sous le contrôle de la cellule d’assistance technique et sécurité.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (président, assesseurs).
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.
ARTICLE 5 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent protocole est conclu pour les prochaines élections professionnelles du Comité Social Économique qui se tiendront en 2018 (la date sera précisée dans le protocole d’accord pré-électoral).
Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) du Gard et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du Gard.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par le Portail Intranet Institutionnel (P2I).
