la Caisse Nationale d’Assurance Maladie, dont le siège est situé 26-50 avenue du Professeur André Lemierre – 75986 Paris Cedex 20 , représentée par, directeur général,
et, d’autre part :
les organisations syndicales représentatives : - La C.F.D.T. représentée par en leur qualité de délégués syndicaux centraux ; - La C.F.E.-C.G.C., représentée par en leur qualité de délégués syndicaux centraux ; - La C.G.T. représentée par en leur qualité de délégués syndicaux centraux ; - F.O. représentée par en leur qualité de délégués syndicaux centraux.
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Le protocole d’accord relatif au vote électronique au sein de la Cnam a été conclu à la majorité des organisations syndicales représentatives le 21 juillet 2023.
Dans le contexte de la négociation du protocole d’accord préélectoral relatif aux élections de la délégation du personnel aux comités sociaux et économiques (CSE) des établissements de la Cnam, les partenaires sociaux ont convenu, de modifier l’accord initial et le cahier des charges joint en annexe comme suit :
ARTICLE 1 – Modifications apportées à l’accord initial
Le titre de l’article 4.4.4 de l’accord initial est renommé : « Matériel de vote et assistance aux utilisateurs ».
L’article 4.4.4 de l’accord initial est modifié de la façon suivante :
Afin de garantir la confidentialité et d’assurer la sécurité et la fiabilité du vote, le prestataire transmettra à chaque électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote, par deux moyens de communication différents, dans les délais qui seront prévus par le PAP :
par courrier postal au domicile du salarié, l’adresse du site de vote sécurisé et le code d’accès généré aléatoirement par le système de vote valable pour le 1er tour et le 2nd tour, le cas échéant ;
par le canal choisi par l’électeur via la solution de vote lors de la connexion sur la plateforme de vote, le mot de passe à usage unique généré aléatoirement par le système de vote (sms ou serveur vocal interactif).
Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l'unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Procédure de réassort du code d’accès
En cas de perte de son code d’accès, les électeurs pourront au choix faire une demande en ligne en renseignant plusieurs informations personnelles ainsi que l’adresse mail de son choix ou contacter la hotline mise à disposition par le prestataire.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande. Le mécanisme retenu par le prestataire doit garantir que le nouvel envoi ne peut être fait qu’auprès du bénéficiaire.
Après vérification de ces informations, le prestataire adressera le code d’accès à l’adresse mail communiquée par l'électeur.
ARTICLE 2 : Modifications apportées au cahier des charges
L’article 2.3 du cahier des charges est modifié comme suit :
Article 2.3 Paramétrage de la solution de vote
Les données relatives aux électeurs inscrits sur la liste électorale ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le paramétrage sera strictement conforme aux exigences règlementaires, fonctionnelles et techniques précisées dans le présent cahier des charges.
La Cnam transmettra tous les référentiels électoraux au prestataire pour paramétrage dans le système de vote électronique. Les candidats préciseront dans leur offre s’ils disposent d’un outil sécurisé et sûr de collecte de l’ensemble des documents, de façon centralisée.
Le Prestataire mettra à disposition de la Cnam deux plateformes distinctes, une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités seront différentes.
A minima, la plateforme « Electeurs » comprendra :
➢ Un espace de connexion sur lequel l’électeur entrera le code d’accès qu’il aura reçu. ➢ Un espace d’accueil avec une présentation des scrutins, un accès aux candidatures et professions de foi dématérialisées au format PDF avec l’apparition des logos tels que communiqués par les organisations syndicales ayant déposé les listes et conformément au PAP.
La présentation des listes, des noms de candidats, le format des professions de foi, la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
La plateforme de vote sera configurée de sorte que les listes de candidats seront présentées de manière aléatoire.
➢ Un accès à une documentation technique d’utilisation de la plateforme ainsi qu’un numéro de la cellule d’assistance technique à contacter en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme.
A minima, la plateforme « Gestionnaire » comprendra :
➢ Un espace de connexion ; ➢ Un accès aux candidatures et professions de foi avec les logos communiqués par les organisations syndicales apparents ; ➢ Un suivi en direct du taux de participation au scrutin ; ➢ Un journal des événements par scrutin visible et consultable.
Communément aux deux accès :
Le prestataire devra prendre en compte dans son offre l’envoi de courriers postaux en France métropolitaine, le cas échéant dans les DOM.
Tout document devra être rédigé en langue française uniquement et contextualisé en fonction de la spécificité de l’élection, ainsi qu’aux spécificités de la Cnam.
En amont de l’élection, des tests seront effectués par la cellule d’assistance technique, en présence d’un représentant de chacune des organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats, afin a minima de : - s’assurer que tous les documents sont intégrés et consultables en ligne et sont conformes au format défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) ; - s’assurer que l’urne est bien vide, scellée et chiffrée avant le vote ; - vérifier si le dépouillement fonctionne ; - s’assurer du bon déroulement des opérations.
Suite aux tests, le prestataire devra mettre en œuvre les mesures correctives le cas échéant (d’ordre règlementaire et/ou technique), puis le système pourra être scellé par les membres du bureau de vote ou le prestataire de la solution de vote.
Article 2.4 : Formation des utilisateurs
Les représentants de la Direction, les représentants des organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ainsi que les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, de préférence en présentiel. Le cas échéant et en fonction de la désignation de l’équipe projet, d’autres personnes telles que la Direction des Ressources Humaines peuvent participer à cette formation.
Article 3.1 Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises et, notamment, celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales, les collèges électoraux et les moyens d’authentification, conformément au RGPD et à la loi informatique et libertés.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales (« fichier des électeurs ») doivent être traitées par des systèmes informatiques isolés, dédiés et distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote (« contenu de l'urne électronique »).
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Cnam préalablement au scrutin.
Les listes électorales comportent les mentions retenues dans le cadre du PAP relatif au scrutin considéré, notamment :
nom et prénom des inscrits ;
leur date d’entrée dans l’institution ;
leur âge ;
le collège d’appartenance.
Elles sont affichées sur site ainsi que sur les intranet des établissements.
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
Le fichier « électeurs » comporte notamment le nom, prénom, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs ainsi que le collège d’appartenance. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent le nom et prénom des électeurs ainsi que, le cas échéant, le collège d’appartenance. Seuls peuvent y avoir accès les membres des bureaux de vote et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.
Les fichiers « candidats » comportent notamment le nom, prénom des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale et le collège d’appartenance. Peuvent y avoir accès les électeurs, les organisations syndicales et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.
Après promulgation des résultats par le bureau de vote, les fichiers « résultats » comportent nom et prénom des candidats, la mention « élu », « non élu », voix obtenues, appartenance syndicale ainsi que le collège d’appartenance. Peuvent y avoir accès les électeurs, les organisations syndicales et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.
Article 3.2 : Respect du règlement général sur la protection des données (RGPD)
Le système de vote électronique sera soumis, le cas échéant, à une analyse d’impact relative à la protection des données.
Article 3.3 Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Matériel de vote et assistance aux utilisateurs
Afin de garantir la confidentialité et d’assurer la sécurité et la fiabilité du vote, le prestataire transmettra à chaque électeur les éléments nécesaires à son authentification sur le système de vote par deux moyens de communication différents, dans les délais qui seront prévus par le PAP :
par courrier postal au domicile du salarié, l’adresse du site de vote sécurisé et le code d’accès généré aléatoirement par le système de vote, valable pour le 1er tour et le 2nd tour, le cas échéant ;
par le canal choisi par l’électeur via la solution de vote lors de la connexion sur la plateforme de vote, le mot de passe à usage unique généré aléatoirement par le système de vote (sms ou serveur vocal interactif).
Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Procédure de réassort du code d’accès
En cas de perte de son code d’accès, les électeurs pourront au choix :
faire une demande en ligne en renseignant plusieurs informations personnelles ainsi que l’adresse mail de son choix, ou contacter la hotline mise à disposition par le prestataire 24h/24 et 7j/7. Les motifs d’appels à la hotline seront transmis à la Cnam.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande. Le mécanisme retenu par le prestataire doit garantir que le nouvel envoi ne peut être fait qu’auprès du bénéficiaire.
Après vérification des informations précédentes, un nouvel envoi s’effectuera par courriel sur l’adresse mail préalablement renseignée.
Listes d’émargement
Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellées, non réinscriptibles, rendant son contenu inaltérable et probant. Conformément à l’article R. 2314-16 du code du travail, les listes d’émargement ne sont accessibles qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Chiffrement des données et scellement du système
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique sera scellé en amont de l’ouverture du scrutin et descellé à sa clôture.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7 et R. 2314-8 du code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Les membres du bureau de vote électronique désignés seront détenteurs des clés de chiffrement et déchiffrement de l’urne électronique. Les membres du bureau désignés procèdent, le cas échéant, au scellement du système de vote, de la liste des candidats, des listes électorales, des dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement. La solution doit pouvoir mettre en évidence que les données sont scellées.
Le prestataire est garant de la mise à disposition et du paramétrage du système de vote, ainsi que de sa bonne utilisation sur la durée totale de l’élection et de toutes les étapes comprises de la planification à la clôture.
Article 3.5 Déroulement du vote
Ouverture du scrutin
L’ouverture du scrutin est réalisée par les membres du bureau de vote ou par le chef de projet du prestataire retenu. La procédure d’ouverture comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture,
le contrôle du scellement du système de vote électronique,
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote,
le cas échéant, l’ouverture de l’élection par la saisie du code secret du président et du code
d’au moins l’un des assesseurs.
Période de vote
Au cours des opérations de vote, le prestataire est garant du bon fonctionnement du système de vote et interviendra pour tous dysfonctionnements ou anomalies rencontrés dans l’usage de la plateforme « Electeurs » ou « Gestionnaires ». Chaque utilisateur avertira le prestataire via la hotline. Le gestionnaire remontera toute panne ou tout événement susceptible d’engendrer des risques pour la protection des données du vote.
Les représentants de la Direction et le bureau de vote pourront consulter régulièrement le taux de participation au scrutin.
Le système de vote électronique doit permettre de prouver, a minima, que :
Le scellement est resté fiable pendant l’ouverture du scrutin,
Le vote est anonyme,
La liste d’émargement ne comprend bien que les électeurs qui ont voté,
L’urne ne contient bien que les votes relatifs à l’élection en cours,
Le journal de traçabilité des actions est fiable et horodaté.
Le vote électronique se déroulera pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par les moyens d'authentification qui lui auront été transmis conformément au paragraphe 3.3 du présent cahier des charges.
Le prestataire doit garantir un libre accès de l’électeur au système de vote ; à ce titre, le nombre de connexions ne devra pas être limité. L'électeur accède aux listes de candidats, aux professions de foi de chaque liste et exprime son vote selon les modalités prévues par le PAP. L’ordre d’apparition et de présentation des listes de candidats sur la plateforme sera défini dans le PAP. Une présentation aléatoire devra pouvoir être proposée par le prestataire.
Le choix de l’électeur devra pouvoir apparaître clairement à l'écran et être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement devront faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.
Le vote devra être anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique » dans les conditions applicables au traitement de ce fichier, telles que rappelées ci-dessus.
Fermeture du scrutin
La procédure de fermeture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure de fermeture,
le contrôle du scellement du système de vote électronique,
la fermeture des élections par la saisie du code secret du président et du code d’au moins
l’un des assesseurs.
ARTICLE 3 : Information du personnel
Le présent avenant sera mis en ligne sur les sites intranet des établissements de la Cnam.
La Direction de l’établissement informera par mail les délégués syndicaux d’établissement de la mise en ligne de l’avenant sur les intranets.
ARTICLE 4 : Durée de l’avenant
Le présent avenant est conclu jusqu’au 20 juillet 2027.
ARTICLE 5 : Notification de l’avenant
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent avenant est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
ARTICLE 6 : Entrée en vigueur – Publicité
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du code du travail, cet avenant sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail, du plein emploi et de l’insertion ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Une version anonyme de cet avenant sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.
Le présent avenant entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt. Fait à Paris, le 05/02/2024
