Protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique
lors des élections du Comité Social et Économique prévues en 2025
Entre, d’une part,
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Somme représentée par la Directrice,
Et :
Les organisations syndicales soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection du comité social et économique dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
Table des matières
TOC \z \o "1-3" \u \hArticle 1. Principe du recours à un prestatairePAGEREF _Toc186797601 \h3 Article 2. Cadre géographique des électionsPAGEREF _Toc186797602 \h3 Article 3. Dates et lieu des électionsPAGEREF _Toc186797603 \h3 Article 4. Déroulement des opérations de votesPAGEREF _Toc186797604 \h3 4.1. Transmission d’une notice d’informationPAGEREF _Toc186797605 \h3 4.2. Facilités accordées pour le votePAGEREF _Toc186797606 \h3 4.3. Matériel de vote – Codes confidentielsPAGEREF _Toc186797607 \h4 4.4. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réceptionPAGEREF _Toc186797608 \h4 4.5. Modalités de votePAGEREF _Toc186797609 \h4 4.6. Déroulement du votePAGEREF _Toc186797610 \h4 Article 5. Consultation de la participationPAGEREF _Toc186797611 \h5 Article 6. Le scellementPAGEREF _Toc186797612 \h5 Article 7. Assistance aux utilisateursPAGEREF _Toc186797613 \h5 Article 8. Bureau de votePAGEREF _Toc186797614 \h5 Article 10. DépouillementPAGEREF _Toc186797615 \h6 10.1. Procédure de dépouillementPAGEREF _Toc186797616 \h6 10.2. Signature et conservation des listes d’émargementPAGEREF _Toc186797617 \h6 Article 11. FormalitésPAGEREF _Toc186797618 \h6 Article 12. Durée du protocole d’accordPAGEREF _Toc186797619 \h6 Article 13. RévisionPAGEREF _Toc186797620 \h6 Article 14. PublicitéPAGEREF _Toc186797621 \h7
Article 1. Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société LEGAVOTE spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.
Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés par le service Ressources Humaines et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société LEGAVOTE dont le siège social est situé sis 27 RUE SAINT SIMON – 69009 LYON, ci-après dénommé le « Prestataire ».
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Article 2. Cadre géographique des élections
Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la Caisse primaire d’assurance maladie de la Somme.
Article 3. Dates et lieu des élections
Le premier tour des élections des membres du comité social et économique se déroulera par vote électronique au plus tard le 24/04/2025.
En cas de second tour, celui-ci se déroulera au plus tard le 07/05/2025.
Les salariés pourront voter durant leur temps de travail sur les plages horaires prévues par le RIHV pour l’ensemble des collèges.
Article 4. Déroulement des opérations de votes
4.1. Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
4.2. Facilités accordées pour le vote
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entrainera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
4.3. Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur une adresse mail un moyen d’authentification confidentiel.
Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé au plus tard le 15/04/2025 pour le premier tour sur l’adresse mail professionnelle du salarié et à son adresse postale.
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés.
Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
4.4. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
4.5. Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
4.6. Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 5. Consultation de la participation
Les membres du bureau de vote pourront se connecter à leur propre espace de suivi, permettant de suivre l’évolution du scrutin (statistiques de participation en temps réel), de surveiller le système de vote et son intégrité pendant tout le scrutin et de répondre aux demandes des électeurs ne parvenant pas à se connecter (à cause de l’utilisation d’une mauvaise adresse email par exemple). Article 6. Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les membres du bureau de vote et de la délégation du personnel.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 7. Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Le bureau de vote pourra également être sollicité pour accompagner les électeurs dans le processus du vote.
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. Article 8. Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre, :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (profession de foi),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du système de vote.
Article 10. Dépouillement
10.1. Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides permettront de procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
10.2. Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront conservées par l’employeur et détruites à l’issue de la période de recours.
Article 11. Formalités
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports. Article 12. Durée du protocole d’accord
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée jusqu’au terme des élections professionnelles prévues en 2025. Article 13. Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.
Article 14. Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du Conseil des Prud’hommes d’Amiens.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de télé procédures du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’Intranet de la CPAM de la Somme.
