PROTOCOLE d’ACCORD RELATIF à l’ACCES des ORGANISATIONS SYNDICALES
aux NOUVELLES TECHNOLOGIES d’INFORMATION et de COMMUNICATION
Entre, d’une part, la CPAM de Vaucluse, représentée par, en sa qualité de Directrice,
Et, d’autre part, les représentants de chaque organisation syndicale représentative dans l’organisme.
PREAMBULE
Vu l’article 52 de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle et au dialogue social, lequel vise à réglementer l’utilisation des nouvelles technologies pour la diffusion des publications et tracts syndicaux,
Vu le protocole d’accord relatif au droit syndical – article 11 – signé le 1er Février 2008, modifié par avenant le 30 septembre 2014,
Vu l’article L2142-6 du code du travail qui prévoit « qu’un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise » et en précise les conditions,
Les parties signataires conviennent que le présent accord a pour objet de définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales représentatives et aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte de bonne utilisation des ressources informatiques de l’organisme.
CHAPITRE 1 - UTILISATION d’INTRANET
ARTICLE 1 - L’accès à intranet
Chaque organisation syndicale ayant constitué un syndicat ou une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’intranet à partir du micro-ordinateur mis à leur disposition dans le local qui leur est affecté. Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
ARTICLE 2 - La mise à disposition du site syndical sur l’intranet
Chaque organisation syndicale présente dans l’organisme (ayant constitué une section syndicale ou un syndicat) dispose d’un espace dédié sur l’intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
Article 2-1 – la liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
L’accès à l’information syndicale doit résulter d’une démarche volontaire et individuelle du salarié et ne peut s’imposer à lui.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives et des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Article 2-2 – Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2-3 – Le contenu du site syndical
Les parties conviennent d’une structuration de rubriques identiques pour l’ensemble des syndicats ayant accès à l’intranet. Celle-ci sera annexée au présent protocole d’accord.
Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales représentatives et des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, et respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. Le contenu du site doit respecter le Règlement Intérieur de l’organisme.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Article 2-4 – Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte du bon usage des ressources informatiques de l’organisme.
Les publications sur le site sont communiquées simultanément par courriel à la Direction de l’organisme (agents de Direction et secrétariat de Direction) avec envoi du document mis en ligne (lien intranet de préférence, ou pièce jointe).
Les publications sont effectuées par les organisations syndicales de l’organisme pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.
Le portail donnant accès à chaque site syndical intranet est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination « ORGANISATIONS SYNDICALES ».
L’accès à l’intranet en qualité de contributeur se réalise via un identifiant et un mot de passe unique. Chaque organisation syndicale représentative et chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un identifiant attribué par l’employeur. Le bon usage de l’accès à l’intranet et la gestion des accès sont placés sous la responsabilité du délégué syndical de l’organisation et du représentant de la section syndicale.
Les organisations syndicales représentatives et les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale doivent se conformer au « guide du rédacteur Intranet » qui leur est remis.
ARTICLE 3 - Messagerie
Chaque organisation syndicale représentative et chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le signe de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale et section syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical de l’organisation et du représentant de la section syndicale.
Article 3-1 – Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales
Les organisations syndicales disposant d’une section ou s’étant constitué en syndicat peuvent utiliser la messagerie pendant les heures de délégations ou en dehors de leur temps de travail pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
Selon les recommandations de la Cnil, il est rappelé que les salariés peuvent s’opposer à recevoir des messages électroniques émanant des organisations syndicales.
Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de la contacter en émettant un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié. La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales représentatives et organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
L’organisation syndicale utilise l’adresse mail dédiée à son organisation et non une adresse personnelle. Le destinataire est donc en mesure d’identifier la nature du message.
L’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales doit se conformer à la Charte d’utilisation de la messagerie de l’Assurance Maladie
Article 3-2 – La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. Qui est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courrier est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
CHAPITRE 2 - CADRE TECHNIQUE d’UTILISATION
ARTICLE 4 - Le matériel mis à disposition
L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale, s’étant constituée en syndicat local ou disposant d’une section syndicale au sein de l’organisme, dans le local qui lui est affecté :
Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme équipe du master CNAM, connecté sur le réseau Ramage,
l’intranet,
Trois cartes d’accès sécurisé, au nom de l’organisation syndicale, utilisée sous la responsabilité exclusive du délégué syndical et du représentant de la section syndicale.
Un accès aux imprimantes multifonctions.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
ARTICLE 5 - L’utilisation des ressources informatiques
Cette utilisation doit être conforme à la charte du bon usage des ressources informatiques (annexe du Règlement Intérieur).
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
La carte d’accès sécurisé permettra à chaque organisation syndicale, s’étant constituée en syndicat local ou disposant d’une section syndicale au sein de l’organisme de disposer d’un Répertoire nominatif sur le système de Gestion Electronique de Document
- « Communauté » qui sera visible en lecture seule par l’ensemble de la Caisse - « Bureau » qui sera accessible uniquement par la ou les cartes du syndicat
Les documents déposés sur le Répertoire « Communauté » sont soumis aux règles de publications mentionnées à l’article 2.4.
ARTICLE 6 - Les règles de maintenance
Les organisations syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information. Les demandes d’intervention relatives à des pannes sont à transmettre en émettant un ticket-incident via la COX.
CHAPITRE 3 - DISPOSITIONS DIVERSES
ARTICLE 7 - Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction de droit commun, compétente suivant la nature du litige rencontré.
ARTICLE 8- La durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par les articles L 123-1 et L 123-2 du Code de la Sécurité Sociale. Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera déposé sur le site TéléAccords du Ministère du travail avant d'être transmis à la DREETS et un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes d'Avignon. Le présent accord fera l'objet d'une diffusion dans l'intranet.
ARTICLE 9- La clause de suivi et de rendez-vous
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les 5 ans.
ARTICLE 10 - La clause de révision et de dénonciation
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois. Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme TéléAccords et auprès du greffe du conseil de prud’hommes d’Avignon.
FAIT à AVIGNON, le 21 mai 2024
La Directrice,
Les organisations syndicales,
La déléguée syndicale CGT-FO Le délégué syndical CGTLe délégué syndical CFDT
La déléguée syndicale CGT-FOLa déléguée syndicale CGTLa déléguée syndicale CFDT
Annexe 1
Structuration des rubriques pour l’ensemble des Organisations syndicales ayant accès à l’Intranet de la CPAM de Vaucluse
A partir de l’onglet « Organisations syndicales », chaque syndicat dispose d’une page libellée aux initiales du nom de l’organisation syndicale.
Trois rubriques seront présentes sur chaque page intranet :
