PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL DE LA CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE DU LOIRET
Application de l'accord Début : 11/01/2026 Fin : 11/01/2031
PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL DE LA CAISSE PRIMAIRE D’ASSURANCE MALADIE DU LOIRET
Entre d’une part :
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, représentée par son Directeur par intérim M………………………..,
Et d’autre part :
Les organisations syndicales soussignées représentatives au sein de l’organisme :
La CGT, représentée par Mme …………………… en qualité de déléguée syndicale,
La CAT, représentée par Mme …………………….. en qualité de délégué syndical,
Il est convenu ce qui suit :
SOMMAIRE
Préambule
Article Liminaire – Principes généraux du vote électronique
Article 1 – Mise en place du vote électronique
Article 2 – Modalités d’organisation des opérations
Article 2.1 – Vote exclusivement électronique Article 2.2 – Listes électorales Article 2.3 – Listes des candidats et bulletins de vote Article 2.4 – plan de communication et information des salariés Article 2.5 – Cellule d’assistance et dispositif de secours Article 2.6 – Lieux et durée du scrutin
Article 3 – Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 – Modalités d’accès au serveur Article 3.2 – Garantie de la confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Article 3.3 – Bureau de vote Article 3.4 - Conservation des données sous scellés après la proclamation des résultats
Article 4 – Dépouillement
Article 4.1 – Procédure de dépouillement Article 4.2 – Signature et conservation de la liste d’émargement
Article 5 – Formalités
Article 6 – Durée de l’accord
Article 7 – Clause de suivi et de rendez vous
Article 8 – Entrée en vigueur et révision de l’accord
Préambule
Le présent protocole vise à mettre en œuvre le vote électronique par internet pour les élections des représentants du personnel au Conseil de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, permettant ainsi de simplifier et d’optimiser leur organisation et de favoriser la participation des salariés.
Les élections des représentants du personnel au Conseil relèvent des dispositions issues du décret 2017-1535 du 3 novembre 2017 relatif aux élections des représentants du personnel dans les conseils et conseils d’administration des caisses nationales, de l’Agence Centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale, notamment codifiés aux articles D231-5 et suivants du code de la sécurité sociale. Ce dispositif s'inscrit dans le cadre des dispositions de l'article D231-15 du code de la sécurité sociale qui prévoient que l'élection peut avoir lieu par vote électronique selon les modalités prévues à l'article L2314-26 du code du travail.
Les garanties offertes par le système de vote retenu, notamment relatives à la sécurité et la confidentialité des votes, sont précisées dans le cahier des charges établi dans le respect des dispositions prévues par les articles R2314-5 à R2314-18 du code du travail.
Le présent protocole d’accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.
Article Liminaire – Principes généraux du vote électronique
Conformément aux dispositions prévues par le code du travail, le système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
anonymat et secret du vote,
sincérité et intégrité du vote,
unicité du vote,
confidentialité et liberté du vote,
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser et comportant un cahier des charges et établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail,
formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin en application de l’article R2314-12
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique,
sécurisation du vote au moyen de chiffrement et cryptage,
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants,
édition de clés de chiffrement à destination des membres du bureau de vote,
existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement,
respect du principe de sécurité
Article 1 – Mise en place du vote électronique
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place et la conception du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé, et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.
Le choix du prestataire intervient dans le cadre du marché interbranche relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique. Les conditions techniques et de sécurité définies dans cet accord s’imposent au prestataire et constituent le cadre de référence de la présente mise en œuvre.
Après avoir consulté les titulaires du lot n°1 de l’accord cadre national UCANSS n°22/AC/09, la mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société LEGAVOTE, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.
Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés depuis l’intranet de l’organisme. Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-6 du code du travail, le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
En application des dispositions prévues par l’article R2314-9 du code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Ce rapport d’expertise est annexé au présent protocole, en annexe 1. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord le schéma du fonctionnement du système de vote électronique. Le schéma est annexé au présent protocole en annexe 2.
Article 2 – Modalités d’organisation des opérations
Article 2.1 – Vote exclusivement par internet
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique par internet. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé Article 2.2 – Listes électorales
Le Service Ressources Humaines établira les listes électorales sous forme de fichier, qui sera transmis au prestataire.
Figureront sur ce fichier : le nom et prénom des électeurs, la date d’embauche, l’appartenance à l’organisme, l’âge et le collège d’appartenance.
Les conditions de l’électorat sont appréciées à la date du scrutin. Article 2.3 – Liste des candidats et bulletin de vote
Les listes de candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques techniques définies par le prestataire, seront transmises au Service Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état au prestataire.
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes. Le prestataire offre également la possibilité d’insérer les photos des candidats, sous réserve de leur accord.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique. Article 2.4 – Plan de communication et information des salariés
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin, pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les électeurs.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne
Information de la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire
Messages ciblés sur l’Intranet
Par ailleurs, conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-12 du code du travail :
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales,
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu
Article 2.5 – Cellule d’assistance et dispositif de secours
Conformément aux dispositions de l’article R2314-10 du code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.
Conformément à l’article R2314-15 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique, et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet,
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Pendant le scrutin, les électeurs pourront contacter gratuitement la cellule d’assistance du prestataire selon les modalités qui seront définies avec le prestataire.
Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. Article 2.6 – Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment et de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (ordinateur, tablette, smartphone, …), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu qu’ils auront choisi, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-14 du code du travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période limitée.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieux sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Le temps passé par les électeurs à voter sur leur lieu de travail est considéré comme du temps de travail.
Article 3 – Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 – Modalités d’accès au serveur
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité du vote, chaque électeur recevra, avant le scrutin, par courrier simple envoyé à son domicile son identifiant de connexion. Les identifiants et mots de passe sont générés de manière aléatoire par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi de l’identifiant et du mot de passe sera fait par 2 canaux distincts.
Lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse sera demandée au salarié. Ce troisième identifiant correspond aux derniers chiffres de l’IBAN.
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir son identifiant reçu par courrier, son troisième identifiant (ses quatre derniers chiffres de l’IBAN), un numéro de téléphone sur lequel lui sera adressé son mot de passe. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège. Il pourra alors procéder à son choix : choisir une liste complète ; raturer des candidats ; voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Ce vote sera traité de sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-16 du code du travail, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
En cas de perte ou de non-réception de son identifiant, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.
Article 3.2 – Garantie de la confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
En application des dispositions prévues par l’article R2314-8 du code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du Travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, l’expression du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.
L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire, garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
En application des dispositions prévues par l’article R2314-7 du code du travail, lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. En application de l’article précité, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-16 du code du travail, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction de l’organisme, pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de consulter le taux de participation pendant l’ouverture du vote électronique.
3.3 – Bureau de vote
Les membres du bureau bénéficient d’un accès sécurisé au système pour les opérations de contrôle et disposent des clés de déchiffrement. Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre, :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du Système de vote.
3.4 Conservation des données sous scellés après la proclamation des résultats
Conformément aux dispositions prévues par l’article R2314-17 du code du travail, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection. Article 4 – Dépouillement
4.1 Procédure de dépouillement :
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
4.2 - Signature et conservation de la liste d’émargement :
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 5 – Formalités
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, une inscription au registre des activités de traitement sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Les données personnelles collectées aux fins d’organisation du vote sont limitées aux stricts besoins du scrutin et conservées pour la durée nécessaire à la contestation des élections.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Article 6 – Durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections de 2026 des représentants du personnel au conseil de la CPAM du Loiret. A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.
Article 7 – Clause de suivi et de rendez vous
A l’issue des opérations de vote, les parties signataires se réuniront pour un bilan de l’application du présent accord.
Article 8 – Entrée en vigueur et révision de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel. En cas d’évolution législative ou conventionnelle, ou à la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitée à engager la procédure de révision, le présent accord pourra être révisé. La demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux intéressés. Les parties conviennent, dans ce cas, de se rencontrer dans un délai de 2 mois suivant la date d’envoi afin d’ouvrir la négociation.
