PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS
DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
AU CONSEIL DE LA CPAM DE LA NIEVRE
Entre d’une part,
Le Directeur de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Nièvre,
Et d’autre part,
Les Organisations syndicales Représentatives,
Le présent protocole est conclu pour l’élection des représentants du personnel au Conseil de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Nièvre devant avoir lieu le mardi 21 avril 2026.
Article 1 – Composition de la délégation
Le nombre et la répartition des sièges à pourvoir s’établissent comme suit :
3 membres titulaires ;
3 membres suppléants.
Article 2 – Collèges électoraux
2 collèges électoraux sont constitués :
Le premier comprend les employés, les ouvriers, les gardiens concierges ;
Le deuxième comprend les agents de Direction, praticiens conseils, les cadres, de droit privé et public.
Article 3 – Répartition des sièges
La répartition des sièges est fixée comme suit :
2 représentants titulaires et 2 représentants suppléants élus dans le collège « employés » ;
1 représentant titulaire et 1 représentant suppléant élus dans le collège « cadres ».
Article 4 – Electorat – Eligibilité
4.1 Sont électeurs
Les agents rémunérés par l’organisme, quel que soient leur statut et leur lieu de travail, ayant, au jour du scrutin, une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’institution, 16 ans accomplis et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
4.2 Sont éligibles
Les électeurs âgés de 18 ans accomplis et ayant au moins 6 mois d’ancienneté dans l’Institution au jour du scrutin. Ne peuvent faire acte de candidature : le Directeur, le Directeur Comptable et Financier, et les autres agents de Direction de l’organisme.
Article 5 – Listes électorales
Une liste des électeurs par collège est établie par la Direction et affichée le vendredi 20 mars 2026.
Les listes électorales des agents employés et cadres comportent : le nom, le prénom, l’âge, l’ancienneté dans l’institution, le collège, le lieu de travail.
Les réclamations concernant les listes électorales sont adressées à la Direction, soit par l’intéressé, soit par les organisations syndicales représentatives, au plus tard le mercredi 25 mars 2026.
En cas de litige, tout électeur peut réclamer au plus tard jusqu’au mercredi 25 mars 2026 l’inscription ou la radiation d’un électeur omis ou indûment inscrit auprès du tribunal d’Instance qui statue dans les 8 jours.
La liste rectifiée est affichée 15 jours au moins avant la date de l’élection, soit le vendredi 03 avril 2026.
D’autres modifications peuvent intervenir jusqu'à la veille de l'envoi du matériel de vote par correspondance pour permettre l’inscription d’agents ayant plus de 3 mois d’ancienneté dans l’institution et ayant pris leurs fonctions dans l’organisme entre l’affichage de la liste électorale et le jour du scrutin.
Article 6 – Dépôt des listes
Les listes de candidats sont présentées par les organisations syndicales représentatives.
Elles peuvent être communes à plusieurs syndicats mais ne peuvent être supérieures au triple du nombre de postes de représentant du personnel à pourvoir dans le collège concerné, à savoir :
6 candidats pour le collège « employés » maximum pour 2 postes ;
3 candidats pour le collège « cadres » maximum pour 1 poste.
Les listes sont établies par collège.
Les fonctions de suppléant seront exercées par le ou les candidat(s) venant immédiatement après le candidat élu de la liste. Il n’est donc plus besoin d’établir des listes séparées pour les titulaires et les suppléants.
Les organisations syndicales représentatives doivent remettre leurs listes le vendredi 03 avril 2026 à 12 heures au plus tard, soit en les déposant contre décharge auprès du Directeur ou du secrétariat de Direction, soit en les adressant par lettre recommandée au Directeur de l’organisme, accompagnées le cas échéant des programmes électoraux qu’elles souhaitent adresser aux agents votant par correspondance.
A réception, les listes sont affichées par la Direction sur les panneaux d’information et partagées sur l’Intranet Local.
A la déclaration de candidature collective faite pour chaque liste sont jointes des déclarations individuelles signées de chacun des candidats de la liste.
Les contestations concernant les listes de candidats sont adressées au tribunal judiciaire du siège de la CPAM – lequel est seul compétent pour décider de la régularité ou de l’irrégularité des listes de candidats au plus tard dans les 3 jours suivant l’affichage des listes, soit le jeudi 09 avril 2026.
Article 7 – Vote électronique
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties signataires conviennent de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’élection des représentants du personnel au Conseil de l’organisme, conformément à l’avenant 1 de l’accord d’entreprise prévu à cet effet et signé le 01 février 2022.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de Legavote, ci-après dénommé le « prestataire ».
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés au sein de l’organisme et sera également mis à disposition sur l’intranet local. Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
7.1. Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.
Les codes d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un code secret, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise :
L’envoi de l’identifiant sera réalisé par courrier le 07 avril 2026 et par messagerie le 14 avril 2026 : identifiant à l’adresse personnelle du salarié par affranchissement prioritaire et par email à l’adresse électronique professionnelle ou personnelle « agent absent » du salarié (si l’agent transmet son consentement).
Lors de sa connexion, couplée par une information non triviale (N° agent),
Le code secret à usage unique sera envoyé par sms (ou appel) avec le numéro de téléphone renseigné par le votant.
Le numéro de téléphone sera supprimé à l’issue du délai légal d’archivage et en aucun cas utilisé pour autre chose.
7.2 Protocole de restitutions des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra contacter la hotline du Prestataire au 04 28 29 19 09 (appel non surtaxé, 24h/24h) ou faire un ticket directement sur le site de vote (maximum 2h de délai). Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur.
Si l’électeur souhaite qu’on lui renvoie ses identifiants sur son mail personnel, il devra s’identifier en précisant : •ses nom et prénom, •son département de naissance, •sa date de naissance,
•son code postal de résidence.
7.3 Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
7.4 Déroulement du vote
Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats correspondant à son collège et d’exprimer son vote. Le vote est anonyme et chiffré par le système. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il sera alors demandé de valider une seconde fois, après cette étape plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote et pourra également le télécharger directement sur la plateforme.
7.5 Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. Cette formation est fixée le lundi 20 avril 2026 à 14h00. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Procéder à un test à blanc, pour :
tester la plateforme de vote et le dépouillement avant l’ouverture du vote.
Réinitialiser les urnes électroniques et constater qu’elles sont vides.
générer les fragments de clés de scellement (1 clé par membre du bureau de vote) destinées aux membres du bureau de vote.
expliquer le rôle du bureau de vote tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
7.6 Assistances aux utilisateurs
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place. Par ailleurs, la société LegaVote, met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs, pour tout problème de connexion au : 04 28 29 19 09.
7.7 Propagande électorale
Les organisations syndicales présentes dans l’organisme pourront remettre à la direction des Ressources Humaines, en même temps que le dépôt de la candidature, par courriel électronique à l’adresse suivante : personnel.cpam-nievre@assurance-maladie.fr, leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise. La date limite de remise de ces supports est fixée le 03 avril 2026 à 12h00. Il est précisé que les supports de propagande électorale sont attendus en un seul fichier au format PDF A4, recto/verso et de maximum 5 Mo. Les candidats disposent également des panneaux d’affichage de l’entreprise et la distribution de tracts en rapport avec les élections est admise aux heures d’entrée et de sortie du travail. La propagande électorale cessera la veille du jour de l’ouverture du scrutin.
Affichage des candidatures sur la plateforme de vote : Sur la plateforme de vote, les candidatures seront affichées par ordre aléatoire (chaque consultation pouvant générer un ordre d’affichage différent). Sous réserve de leur transmission, les professions de foi et les logos des organisations syndicales pourront être affichés. Ces éléments devront être remis à la direction, au plus tard le 03 avril à 12h00, afin qu’ils puissent être transmis au prestataire de vote, qui les chargera sur la plateforme, à disposition des électeurs. Les professions de foi sont attendues au format A4 recto-verso, en fichier PDF de maximum 5Mo. Les logos devront être transmis au format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum.
7.8 Date et horaire de vote électronique
Le vote électronique se déroule pendant une période délimitée. Les plages horaires de vote par internet pour l’élection des représentants du personnel au Conseil de la CPAM de la Nièvre sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : Du mardi 21 avril 2026 à 8h30 au mardi 21 avril 2026 à 16h30. Les heures de vote seront affichées dans les différents sites de la Cpam de la Nièvre.
7.9 Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 8 – Bureau de vote
Il est constitué un bureau de vote pour chacun des collèges électoraux. Ils sont composés d’un président et de plusieurs assesseurs. Chaque liste de candidats a le droit d'être représentée dans chaque bureau de vote par un délégué habilité à contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix. Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Les électeurs feront connaître à la société leur volonté de faire partie du Bureau de vote. A défaut de volontaires, les 2 électeurs les plus âgés dont l’un sera désigné président et l’électeur le plus jeune constitueront le Bureau de vote.
8.1 Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales. Ils s’assurent de la régularité et du secret du vote. Ils proclameront les résultats. A ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées;
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
ils signeront les procès-verbaux, édités sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du Bureau de vote,
les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation,
les listes d'émargement,
le registre d’activité,
l’empreinte numérique globale de l’application.
Article 9 - Modalités du scrutin et dépouillement
9.1 Le scrutin
Les représentants du personnel sont élus au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne sans panachage. L’élection a lieu au scrutin secret. Il est procédé à des votes séparés pour chaque collège. L’élection a lieu le mardi 21 avril 2026 pour les employés et cadres de 08h30 à 16h30, selon la note de Direction à paraître.
9.2 Le dépouillement
A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés, automatiquement, de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement (fournie par sms lors de la réunion de scellement et strictement confidentielle), il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux. Si les membres du bureau de vote ne sont pas capables de fournir au moins 2 clés sur les X fournies, il sera impossible de procéder au dépouillement et le prestataire ou son préposé ne pourra en être tenu responsable. Les réunions de scellement et de dépouillement de la plateforme de vote électronique, ouvertes à tous les électeurs, auront lieu en salle des commissions (lien visio en prévoir). La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux réunions. Une formation leur sera dispensée avant le scellement du système de vote, la délégation du personnel est invitée à assister à ces réunions.
Article 10 - Proclamation des résultats
La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le président du bureau de vote. Elle comprendra notamment :
Le nombre de votants ;
Le nombre d’électeurs inscrits ;
Le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;
Le nombre de suffrages exprimés ;
Le nombre d’élus.
Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés. Ils sont également transmis aux organisations syndicales ayant participé au présent protocole.
10.1 Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote et établi en plusieurs exemplaires :
Un pour la Direction,
Un pour l’affichage
Un pour chaque liste de candidats
Un pour le Préfet de région,
Un pour la DSS
Un pour l’UCANSS
10.2 Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par le prestataire. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 11 – Formalités
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 12 – Contentieux post-électoral
Les contestations portant sur la régularité des opérations électorales sont portées devant le Tribunal judiciaire du siège de l’organisme dans les 5 jours qui suivent la proclamation des résultats soit au plus tard le lundi 27 avril 2026.
Le présent protocole électoral est conclu selon les conditions fixées par l’article D. 231-17 du Code de la Sécurité Sociale (par référence à l’article L. 2314-6 du Code du travail).
Fait à Nevers, le 27 février 2026
Pour la CPAM de la Nièvre : Le Directeur, XXX
Pour les organisations syndicales représentatives :
