Protocole d’accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique
CPAM du Cher
Entre les soussignés La CPAM du Cher, située au 21 Boulevard de la République à Bourges (18)
représentée par … en qualité de Directeur ayant mandat pour négocier,
d’une part
Et Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
…
…
…
d’autre part
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection professionnelle des représentants du personnel au Conseil et de l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales. Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole d’accord préélectoral qui mentionnera, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1. Principe du recours à un prestataire PAGEREF _Toc221624487 \h 4 Article 2. Déroulement des opérations de votes PAGEREF _Toc221624488 \h 4 2.1. Transmission d’une notice d’information PAGEREF _Toc221624489 \h 4 2.2. Matériel de vote – Codes confidentiels PAGEREF _Toc221624490 \h 4 2.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception PAGEREF _Toc221624491 \h 4 2.4. Modalités de vote PAGEREF _Toc221624492 \h 5 2.5. Déroulement du vote PAGEREF _Toc221624493 \h 5 Article 3. Consultation de la participation PAGEREF _Toc221624494 \h 5 Article 4. Le scellement PAGEREF _Toc221624495 \h 6 Article 5. Assistance aux utilisateurs PAGEREF _Toc221624496 \h 6 Article 6. Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel PAGEREF _Toc221624497 \h 6 Article 7. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules PAGEREF _Toc221624498 \h 6 Article 8. Bureau de vote PAGEREF _Toc221624499 \h 6 Article 9. Dépouillement PAGEREF _Toc221624500 \h 7 a) Procédure de dépouillement PAGEREF _Toc221624501 \h 7 b) Signature et conservation des listes d’émargement PAGEREF _Toc221624502 \h 7 Article 10. Formalités PAGEREF _Toc221624503 \h 8 Article 11. Entrée en vigueur et Durée du protocole d’accord PAGEREF _Toc221624504 \h 8 Article 12. Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord PAGEREF _Toc221624505 \h 8 Article 13. Révision PAGEREF _Toc221624506 \h 8 Article 14. Publicité PAGEREF _Toc221624507 \h 9
Article 1. Principe du recours à un prestataire La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS. Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés sur l’intranet. Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 2. Déroulement des opérations de votes
2.1. Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral (1er tour et, le cas échéant, 2ème tour), à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
2.2. Matériel de vote – Codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents qui sera défini au sein du protocole d’accord préélectoral.
Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique (pour le premier et, le cas échéant, le deuxième tour de l’élection), un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
2.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :
son département de naissance,
une partie du numéro de sécurité sociale,
son matricule …
Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse électronique professionnelle figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
2.4. Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Les listes sont présentées à l’écran de manière aléatoire à chaque connexion. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
2.5. Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès, son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 3. Consultation de la participation Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Les membres désignés par les organisations syndicales signataires du protocole d’accord préélectorale et les représentants des listes de candidats peuvent consulter le taux de participation tout au long des opérations de vote. Article 4. Le scellement Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 5. Assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels.
Article 6. Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service dans un bureau isolé sera mis à disposition par le service RH pour les électeurs non équipés. Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par le protocole d’accord préélectoral Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet le vote sur un poste en libre-service ne pourra être garanti une heure avant la fin du scrutin. Article 7. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. Article 8. Bureau de vote Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision
utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du système de vote.
Article 9. Dépouillement a)
Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
b) Signature et conservation des listes d’émargement À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours. Article 10. Formalités L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité (nom, prénom, adresse). Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 11. Entrée en vigueur et Durée du protocole d’accord Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent protocole est conclu pour une durée de 3 ans.
Article 12. Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les ans.
Article 13. Révision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 14. Publicité Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Bourges. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’Intranet de la CPAM du Cher ainsi que sur la plateforme collaborative de l’Assurance Maladie (LIAM).
