AVENANT DE RÉVISION PORTANT SUR L’ACCORD RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE DU 7 FÉVRIER 2019
AVENANT DE RÉVISION PORTANT SUR L’ACCORD RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE DU 7 FÉVRIER 2019
Entre les soussignés
La
CPAM de l’Allier dont le siège social est situé au 9-11 Rue Achille Roche à Moulins (03000) immatriculée sous le numéro de SIRET 779 040 823 00022, représentée par X en qualité de Directrice ayant mandat pour négocier,
D’une part,
Et
Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
CGT : X
FO : X
D’autre part.
Préambule Vu l’accord relatif au vote électronique signé le 7 février 2019 ;Vu les dispositions des articles L.2261-7 et suivants du Code du travail relatives à la révision des accords collectifs ; Les parties conviennent de réviser l’accord précité et d’arrêter ce qui suit : Le présent avenant a pour objet de modifier et de compléter l’accord relatif au vote électronique signé le 7 février 2019, afin d’élargir le champ d’application du dispositif de vote électronique. Initialement prévu pour les élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique, le dispositif est désormais étendu aux scrutins suivants :
Les élections professionnelles ;
Les élections des représentants du personnel au Conseil ;
Les référendums organisés au sein de l’entreprise.
Les parties réaffirment leur attachement aux principes généraux du droit électoral, notamment la confidentialité du vote, la sincérité des opérations électorales, l’égalité entre les électeurs, ainsi que la sécurité et l’intégrité des systèmes utilisés. Le présent avenant s’inscrit dans une démarche de modernisation des processus électoraux de l’entreprise, visant à favoriser la participation, à simplifier l’organisation des scrutins et à garantir le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.Sommaire TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc222491895 \h 1 Article 1 – Principe du recours à un prestataire PAGEREF _Toc222491897 \h 3 Article 2 – Champ d’application PAGEREF _Toc222491898 \h 3 Article 3 – Déroulement des opérations de votes PAGEREF _Toc222491899 \h 3 3.1 – Transmission d’une notice d’information PAGEREF _Toc222491900 \h 3 3.2 – Matériel de vote – Codes confidentiels PAGEREF _Toc222491901 \h 4 3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception PAGEREF _Toc222491902 \h 4 3.4 – Modalités de vote PAGEREF _Toc222491903 \h 4 3.5 – Déroulement du vote PAGEREF _Toc222491904 \h 5 Article 4 – Consultation de la participation PAGEREF _Toc222491905 \h 5 Article 5 – Scellement PAGEREF _Toc222491906 \h 5 Article 6 – Assistance aux utilisateurs PAGEREF _Toc222491907 \h 6 Article 7 – Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel PAGEREF _Toc222491908 \h 6 Article 8 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules PAGEREF _Toc222491909 \h 6 Article 9 – Bureau de vote PAGEREF _Toc222491910 \h 6 Article 10 – Dépouillement PAGEREF _Toc222491911 \h 7 10.1 – Procédure de dépouillement PAGEREF _Toc222491912 \h 7 10.2 – Signature et conservation des listes d’émargement PAGEREF _Toc222491913 \h 7 Article 11 – Formalités PAGEREF _Toc222491914 \h 8 Article 12 – Entrée en vigueur et durée PAGEREF _Toc222491915 \h 8 Article 13 – Suivi et révision PAGEREF _Toc222491916 \h 8 Article 14 – Publicité et communication PAGEREF _Toc222491917 \h 8
Article 1 – Principe du recours à un prestataire La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS. Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314- 5 et suivants du code du travail. Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 2 – Champ d’application Le présent accord s’applique l'ensemble des salariés de la CPAM de l'Allier appelés à voter dans le cadre des :
Elections professionnelles
Elections des représentants du personnel au Conseil
Référendums
Article 3 – Déroulement des opérations de votes 3.1 – Transmission d’une notice d’information Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral (1er tour et, le cas échéant, 2ème tour), à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. 3.2 – Matériel de vote – Codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents défini au sein du protocole d’accord préélectoral.
Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique (pour le premier et, le cas échéant, le deuxième tour de l’élection), un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne. L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :
Son département de naissance,
Une partie du numéro de sécurité sociale,
Son matricule.
La procédure de récupération sera définie dans le protocole d’accord préélectoral. Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse électronique professionnelle figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
3.4 – Modalités de vote Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
3.5 – Déroulement du vote La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès, son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 4 – Consultation de la participation Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la direction et lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Article 5 – Scellement Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 6 – Assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels.
Article 7 – Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé pourra être mis à disposition pour les électeurs en ayant le besoin.
Article 8 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 9 – Bureau de vote Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. À ce titre :
Les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du système de vote.
Article 10 – Dépouillement 10.1 – Procédure de dépouillement Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
10.2 – Signature et conservation des listes d’émargement À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 11 – Formalités Le vote électronique sera organisé dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 12 – Entrée en vigueur et durée Le présent avenant de révision entrera en vigueur à la date de sa signature sous réserve de l’obtention de son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent avenant de révision est conclu pour une durée indéterminée.
Article 13 – Suivi et révision En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir chaque fois que cela sera jugé nécessaire. Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Article 14 – Publicité et communication Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Il sera également déposé auprès du greffe du Conseil des prud’hommes de Moulins. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole sera communiqué à l’ensemble du personnel par le biais de l’intranet.
