Protocole d’accord préélectoral concernant l’élection des
représentants du personnel au Conseil
ENTRE
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de Maine et Loire 32, Rue Louis Gain 49937 ANGERS CEDEX 9
Représentée par Madame ………………….., Directrice, d’une part
ET les Organisations syndicales, d’autre part,
Il a été conclu le présent accord :
PREAMBULE
Conformément aux dispositions légales, le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants du personnel au Conseil de la CPAM de Maine-et-Loire.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
C’est dans ces conditions et en application de l’accord collectif du 30 décembre 2025 relatif au vote par voie électronique que le présent accord préélectoral a été conclu.
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la société LegaVote – RCS Lyon n°878 188 176 dont le siège social est 27 rue Saint Simon, 69009 LYON ;
La direction et les organisations syndicales se sont rencontrées en vue de conclure le présent protocole d’accord préélectoral.
Une réunion de négociation s’est tenue le 22/01/2026, en présence de :
M - Représentante de la Direction M - Attachée de direction M – Chargée d’études juridiques M. - Délégué syndical FO M.– Invitée FO M - Délégué syndical CFDT M– Invité CFDT
ARTICLE 1. CADRE DE L’ELECTION
Ces élections concernent la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Maine et Loire.
ARTICLE 2. DATE ET LIEU DES ELECTIONS
Conformément à l’article D231-6-1 du code de la sécurité sociale, la date du scrutin est fixée par la Directrice de l’organisme, à la date du 9 avril 2026, s’entendant comme date :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
La participation au scrutin et, le cas échéant, au bureau de vote est comptée comme temps de travail.
Les modalités pratiques du déroulement des élections feront l’objet d’une note d’information qui sera affichée par voie numérisée sur l’intranet de l’organisme le 02/03/2026.
ARTICLE 3. NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Trois représentants sont à élire :
2 représentants titulaires par les employés (1er collège)
1 représentant titulaire par les cadres (2ème collège).
Les fonctions de suppléant seront exercées par le ou les candidats venant immédiatement après le candidat élu de la liste.
Il n’est donc pas établi de listes séparées pour les titulaires et les suppléants.
ARTICLE 4. COLLEGES ELECTORAUX
Conformément aux dispositions de l’article D. 231-6 du Code de la Sécurité sociale, deux collèges électoraux sont prévus.
Ils se décomposent de la manière suivante :
Collège Employés : comprenant, au sens de la convention collective nationale et du protocole d'accord du 30 novembre 2004 et de celui du 22 novembre 2024, relatifs à la classification des emplois des organismes de sécurité sociale :
les agents occupant un emploi relevant de la grille des employés et cadres jusqu'au niveau 4B inclus ;
les agents occupant un emploi relevant de la grille des informaticiens jusqu'au niveau III inclus ;
les agents occupant un emploi relevant de la grille du personnel soignant, éducatif et médical des établissements et œuvres jusqu'au niveau IVE inclus.
Collège Cadres : comprenant, au sens des conventions collectives nationales et du protocole d'accord du 30 novembre 2004 et de celui du 22 novembre 2024, relatifs à la classification des emplois des organismes de sécurité sociale :
les agents occupant un emploi relevant de la grille des employés et des cadres à partir du niveau 5A ;
les agents occupant un emploi relevant de la grille des informaticiens à partir du niveau IVA ;
les agents occupant un emploi relevant de la grille du personnel soignant, éducatif et médical des établissements et œuvres à partir du niveau 5E inclus.
les Agents de Direction dont le Directeur, Directeur adjoint et Directeur financier.
ARTICLE 5. ELECTORAT ET ELIGIBILITE
Sont électeurs, dans chaque collège, les salariés, y compris les Agents de Direction dont le Directeur, Directeur adjoint et Directeur financier, remplissant les conditions suivantes à la date du scrutin :
- être salarié depuis 3 mois au moins dans l’Institution, - être âgé de seize ans accomplis au jour de l’élection, - n'avoir encouru aucune des condamnations prévues par les articles L. 6 du code électoral.
Sont éligibles les salariés remplissant les conditions suivantes à la date du scrutin :
- être électeur, - être âgé de 18 ans accomplis, - travailler depuis 6 mois au moins sans interruption dans l’Institution, - ne pas avoir été déchu de ses fonctions syndicales.
Ne peuvent être candidats les Agents de Direction dont notamment la Directrice, le Directeur adjoint, le Directeur financier et la Directrice Médicale.
ARTICLE 6. LISTES ELECTORALES
Les listes électorales, par collège, seront établies par la Direction et affichées par voie numérisée sur l’intranet de l’organisme au plus tard le 2 mars 2026.
Les listes indiqueront pour chaque salarié électeur : nom, prénom, lieu, date de naissance et point de départ ancienneté des électeurs (dans l’Institution), ainsi que le numéro d’agent, afin de permettre que les réclamations éventuelles -qui doivent être présentées dans un délai de 3 jours auprès du Tribunal d’instance- reçoivent une solution avant les élections.
Ces listes feront état de l’inscription des électeurs remplissant les conditions d’électorat au jour du scrutin.
ARTICLE 7. LISTES DE CANDIDATS
Article 7.1. Présentation des candidats
Peuvent présenter des candidats : - les syndicats affiliés à une organisation syndicale de salariés représentative au niveau national et interprofessionnel, - les organisations syndicales représentatives au niveau de l'organisme.
Les listes présentées par les organisations syndicales peuvent éventuellement être des listes communes à plusieurs syndicats.
Les listes sont établies par collège. Il n’est donc pas établi de listes séparées pour les titulaires et les suppléants.
Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentant du personnel à pourvoir dans le collège concerné.
Article 7.2. Modalités de dépôt des listes
La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste. Cette déclaration précise :
le collège électoral ;
le titre de la liste ;
l’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.
A la déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat.
La
date limite de dépôt des candidatures est fixée au 9 mars 2026, 16h. La Direction devra refuser les listes déposées après cette date.
Les listes de candidats seront déposées auprès de la direction contre récépissé ou par mail avec accusé de réception, à l’adresse electionscse.cpam-maine-et-loire@assurance-maladie.fr
Elles seront affichées par voie numérisée sur l’intranet de l’organisme par la Direction au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le
10 mars 2026.
ARTICLE 8. CAMPAGNE ELECTORALE
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise (Avenant au protocole d’accord relatif à la communication des organisation syndicales et des représentants du personnel du 25 octobre 2024). La propagande peut également se faire sur l’intranet via les espaces syndicaux dédiés.
Au-delà du
2 avril 2026 à minuit, aucune propagande électorale ne devra être distribuée.
Les propagandes ne devront contenir ni injure, ni diffamation, et devront assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
ARTICLE 9. ORGANISATION DU SCRUTIN PAR VOTE ELECTRONIQUE
Article 9.1. Vote électronique
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la CPAM voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre ainsi qu’à l’accord d’entreprise du 30/12/2025.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société société LegaVote – RCS Lyon n°878 188 176 dont le siège social est 27 rue Saint Simon, 69009 LYON, ci-après dénommé le « Prestataire ». Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Le cahier des charges sera publié sous l’intranet pour être à la disposition des salariés de la CPAM de Maine-et-Loire.
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 9.2. modalités pratiques du vote électronique
9.2.1 Matériel de vote - Codes confidentiels
Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :
son identifiant votant envoyé par courrier postal et email professionnel ;
le numéro de son département de naissance.
Une fois que l’électeur aura passé la première étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité.
La société LegaVote enverra par courrier postal le 24 mars 2026 et sur l’adresse email professionnelle le 27 mars 2026 une notice d’information ainsi que des identifiants d’accès à la plateforme de vote.
Les identifiants de vote seront transmis par courrier postal en affranchissement lettre simple G4 sur l’adresse postale personnelle de chaque électeur. Ces moyens d’authentification sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers.
9.2.2 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra se déclarer en ligne sur le site de vote https://cpam49.legavote.fr ou sur la hotline Prestataire. L’électeur aura la possibilité de récupérer son identifiant personnel en saisissant : -ses nom et prénom ; -son adresse mail professionnelle ; -le numéro de son département de naissance.
Le prestataire lui adressera ses codes sur l’adresse mail indiquée* dans le fichier électeurs transmis par la CPAM 49 en conformité CNIL.
* Concernant les salariés en arrêt longue durée qui ont souhaité le maintien du lien professionnel, il pourra s’agir d’une adresse mail personnelle, sous réserve de l’obtention du consentement du salarié pour que l’employeur communique cette adresse au prestataire.
9.2.3 Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran dans l’ordre résultant du tirage au sort réalisé en scéance par les représentants des organisations syndicales, lors de la réunion du 22/01/2026 :
1 CFTC
2 CFDT
3 FO
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
9.2.4 Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante : https://cpam49.legavote.fr
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse du navigateur internet, l’électeur devra saisir l’identifiant le numéro du département de naissance, puis le mot de passe qui lui aura été communiqué par SMS ou message vocal sur le n° de téléphone indiqué par lui-même.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et modifiable. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé réception confirmé au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
9.2.5 Consultation de la participation
Le Prestataire transmet à la direction de la CPAM un lien permettant de consulter les taux de participation pendant l'ouverture du vote électronique.
La Direction de la CPAM communique ce lien à toutes les listes en présence.
9.2.6 Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote un correspondant chargé du projet électoral, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de la direction qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
9.2.7 Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Elle contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels. Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser aux correspondants CPAM en charge des élections, via la BAL electionscse.cpam-maine-et-loire@assurance-maladie.fr.
En cas de difficulté, les personnes handicapées peuvent avoir besoin de se faire assister physiquement afin d'accomplir leur devoir électoral. C'est pourquoi, le code électoral permet qu'elles se fassent accompagner par un électeur de leur choix.
9.2.8Adaptation de la propagande syndicale
Les professions de foi des candidats pourront figurer sur le site en ligne de vote électronique, selon les contraintes techniques de la solution retenue. Pour ce faire, les organisations syndicales devront transmettre avant le 9 mars 2026, 16 heures leur profession de foi sous un fichier au format PDF, maximum 5 Mo.
Les listes pourront être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo devra être transmis en même temps que la version électronique de la profession de foi, dans un fichier à part, de format JPG ou PNG et de taille maximum 200 Ko.
Cette propagande électorale devra être communiquée à la Direction des Ressources Humaines, en même temps que le dépôt de la candidature, par courriel électronique à l’adresse suivante : electionscse.cpam-maine-et-loire@assurance-maladie.fr.
ARTICLE 10 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET
Le vote électronique se déroule pendant une période délimitée. La direction met tout en œuvre pour que le salarié puisse voter pendant le temps de travail. Les plages horaires de vote par internet pour les élections des représentants du personnel au Conseil sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
du vendredi 3 avril 2026, 9 h au jeudi 9 avril 2026, 14 h
Les heures de vote seront affichées sur l’intranet.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
En outre, un poste en libre-service dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition sur les sites d’Angers et de Cholet et permettra à tout électeur de voter sur internet dans les plages horaires définies par le protocole d’horaire variable.
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
ARTICLE 11. BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Un
bureau de vote est constitué pour l’ensemble des collèges, pour les élections des Titulaires et des Suppléants. Il sera constitué au siège social de l’organisme.
Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. Le bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
À ce titre, les membres du bureau :
seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du Système de vote.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel) signataire du protocole, des membres du bureau de vote et de deux représentants de la direction.
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
Le nom des membres du bureau de vote et de la commission de surveillance devra être communiqué au plus tard au
20/03/2026,aux correspondants CPAM, via la BAL electionscse.cpam-maine-et-loire@assurance-maladie.fr.
ARTICLE 12. SCRUTIN
Les élections sont effectuées au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne sans panachage.
ARTICLE 13 – DEPOUILLEMENT
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membre du bureau des clés de déchiffrement, deux clés valides sur trois seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote.
Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la CPAM. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.
Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la CPAM aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 14 – PROCLAMATION DES RESULTATS
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote. La Direction de l’entreprise communiquera les résultats par affichage sur l’intranet de l’entreprise le jour du dépouillement et, au plus tard, le lendemain.
ARTICLE 15.FORMALITES
Le délégué à la protection des données de la CPAM de Maine-et-Loire conseille et assiste sur les actions exhaustives à mener pour sécuriser les opérations électorales et le vote électronique, sous l’angle « informatiques et libertés ». Dans ce cadre et pour se conformer aux règles de protection des données personnelles, il veillera notamment à : 1-vérifier s’il y a besoin d’une analyse d’impact sur la protection des données ; 2-inscrire le fichier dans le registre des activités de traitement de la caisse ; 3-informer les électeurs des conditions dans lesquelles les données seront traitées ; 4-prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellées, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 16. DUREE DES MANDATS
Les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat du Conseil où ils siègent (article D231-22 du code de la sécurité sociale). Le mandat débute dès la proclamation complète des résultats.
Conformément à l’article D231-1 du code de la sécurité sociale, la durée du mandat des membres des conseils est de 4 ans.
Le mandat des représentants du personnel au Conseil s’achèvera lors du prochain renouvellement du Conseil.
ARTICLE 17. DUREE ET AFFICHAGE DU PROTOCOLE D’ACCORD
Le présent protocole est conclu pour l’élection des représentants du personnel au conseil de l’année 2026.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Il sera consultable par l’ensemble des salariés sur l’Intranet de l’organisme.
Annexes : -Description du déroulé des opérations électorales -Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Fait à ANGERS, le
En 5 exemplaires originaux
La Directrice
De la CPAM de Maine et Loire,
Les organisations syndicales
Les Délégués Syndicaux FO,Les Délégués Syndicaux CFTC,
Les Délégués Syndicaux CFDT,
Annexe 1 : Description du déroulé des opérations électorales
Préparation des élections
– Information du personnel et invitation des organisation syndicales
Pour déclencher le processus des élections, le personnel est informé de la future organisation des élections professionnelles.Au même titre, les organisations syndicales sont invitées à présenter leurs listes de candidats et à participer à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.
– Négociation du protocole d’accord préélectoral
En présence des organisations syndicales, la société négocie les modalités du protocole d'accord préélectoral. Celui-ci définit l'intégralité des opérations électorales.
– Information du personnel sur les modalités d'organisation
Suite à la signature du PAP, le personnel est informé des modalités d'organisation des élections.
– Affichage des listes électorales
Les listes électorales sont affichées dans le respect des modalités et échéances fixées par le protocole d’accord préélectoral.
– Constitution du bureau de vote et des observateurs
Conformément aux dispositions fixées par le protocole d’accord préélectoral, un bureau de vote est constitué et des observateurs sont nommés. Ces membres du bureau de vote et observateurs sont intégrés dans le système de vote.
– Dépôt des candidatures
Les listes de candidats, accompagnées des éléments de propagandes (profession de foi, logo, photo,etc) sont transmis par leurs représentants conformément aux modalités et au calendrier fixés dans le protocole d’accord préélectoral. Ces éléments sont ensuite transmis par le représentant de la société au prestataire de vote électronique pour permettre leur intégration dans le système de vote.
Préparation des scrutins par le prestataire de vote électronique
- Préparation et mise en place des opérations électorales
Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un directeur de projet est mis à disposition de la société afin d’en être l’interlocuteur privilégié. Durant la première réunion, un rétroplanning est mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code de la sécurité sociale et le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin. Des modèles sont fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise/ de groupe ou une décision unilatérale, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des OS à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures.
- Transmission des éléments de configuration
Le prestataire fournit les différents documents types qui permettent de faciliter la collecte de données par le responsable de traitement et notamment : - Fichier des électeurs - Fichier de modification des listes électorales - Fichier des candidatures - Fichier de constitution des bureaux de vote Les documents sont ensuite déposés sur un espace sécurisé et transitent via un canal chiffré. Des droits d'accès permettent de limiter l’accès à cet espace uniquement pour les personnes concernées. Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles est supprimé dès qu’il a été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents sont automatiquement détruits en même temps que la plateforme.
- Scellement du système de vote
Quelques jours avant le début du scrutin, la plateforme de vote est scellée par les membres du bureau de vote lors d’une réunion appelée « cérémonie de scellement ». A cet effet, les membres du bureau de vote recevront une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet. Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique. Au moins 3 clés de chiffrement sont éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.
Déroulement des opérations électorales
- Réception du matériel de vote
Chaque électeur reçoit environ 7 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort.
- Authentification
Le prestataire est en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin. En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.
- Procédure de réassort
Le prestataire prévoit une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance s’assure notamment de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.
– Affichage et vote
Une fois identifié, l’interface électeur permet de :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut-être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
– Données personnelles
Le prestataire se conforme aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance. Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion définit de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.
Assistance aux électeurs
En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il pourra, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance. Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale. Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique est disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle est accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.
Fin des élections et processus post-électoral
– Dépouillement des votes
A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements sont automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote. Le dépouillement est déclenché par la saisie des clés individuelles détenues par les membres du bureau. Il s’agit des clés reçues lors du scellement des urnes. Celui-ci ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé.
– Génération des documents
Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne est mis à disposition pour consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs…Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé. A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections sont générés.Ces documents sont récupérables dans la zone de partage de documents par le gestionnaire des élections de la société. Les PV sont adressées aux organisations syndicales ayant déposé une liste ou s’étant présentées à la réunion du protocole d’accord préélectoral. Les résultats sont également communiqués à l’ensemble des salariés
– Destruction des données
A l'issue des délais de recours, ou de la décision du tribunal en cas de recours, l’ensemble des données électorales sont détruites.
Annexe 2 : Description du système de vote électronique : LegaVote
Notre plateforme de vote
Caractéristiques générales
Notre solution de vote en ligne a été développée pour répondre au plus haut niveau de sécurité applicable (niveau 3) conformément aux délibérations n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL Elle respecte également les références suivantes :
Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Concernant l’organisation et les attributions du comité social et économique, l’ensemble est prévu par le code du travail de l’article 2314-4 à l’article 2314-19.
La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.
Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016
Enfin, elle a été soumise à une expertise indépendante et a également subi des tests d’intrusions afin de déceler d’éventuelles failles ou vulnérabilités. Toute mise à jour majeure fait l’objet d’une nouvelle expertise. Ainsi, notre plateforme répond à toutes les exigences en matière de sécurité et garantit notamment :
le secret du scrutin
le caractère personnel et libre du vote
la sincérité des opérations électorales
la surveillance effective du vote
le contrôle a posteriori
Notre solution de vote électronique comprend la mise en place d’éléments techniques ainsi qu’un accompagnement avant, pendant et après les élections.
Concernant les éléments techniques, nous assurons :
La création et la configuration de la plateforme de vote
La mise en place de notre système de vote sur notre parc Private Cloud certifié SecNumCloud (2 hôtes sur un datacenter en constante réplication avec 2 autres hôtes sur un datacenter éloigné).
Le traitement de la base de données électeurs, des candidatures et des professions de foi
L’envoi des identifiants par courriel accompagnés de l’url de la plateforme et d’une notice détaillée sur le vote. La double authentification par information personnelle et/ou envoi d’un code par SMS/serveur vocal ou email.
La fourniture de la version simplifiée d’un audit de la plateforme réalisé par un expert indépendant habilité par la CNIL datant de moins de 6 mois répondant aux objectifs de sécurité de la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019.
La surveillance de notre infrastructure 24h/24, 7j/7 et la capacité d’allouer plus de mémoire ou CPU à votre plateforme de vote en cas de surcharge imprévue sans coupure.
La mise à disposition de notre directeur technique pour la réalisation de l’expertise indépendante
L’archivage de la plateforme de vote pendant vos délais de recours
Préparation des élections
Durant l’organisation de ces élections, nous vous fournissons différents documents types qui permettront à notre équipe une saisie automatisée de vos informations de vote (documents en annexe) :
Fichier de topo des scrutins
Fichier des électeurs
Fichier de modification des listes électorales
Fichier des candidatures
Fichier de constitution des bureaux de vote
Création des scrutins
Cette partie sera entièrement gérée par la société LegaVote après remise par vos équipes du fichier type qui devra contenir :
L’intitulé complet du vote (le nom qui apparaitra dans la plateforme de vote)
L’abréviation du vote
La catégorie et les grades d’électeurs concernés (pour affecter ensuite les électeurs)
Nombre de sièges à pourvoir
Import des électeurs
Vous devrez nous déposer sur la plateforme sécurisée un fichier de type CSV ou Excel qui devra comporter :
Nom
Prénom
Une information non triviale du type numéro de matricule (pour permettre l’authentification de l’électeur)
Adresse email
Adresse postale ligne 1 (si identifiants envoyés par voie postale)
Adresse postale ligne 2
Code postal, Ville
Site de rattachement (dans le cadre d’établissements distincts)
Date de prise de fonction au sein de l’entreprise (afin de vérifier le droit de vote)
Date de naissance (optionnel, simplifie la vérification des homonymes)
Catégorie de l’électeur
Numéro de téléphone portable (optionnellement, en fonction du choix de la méthode d’authentification. Si cette donnée n’est pas renseignée mais nécessaire à l’authentification, nous pourrons la demander à l’électeur lors de sa connexion)
Candidatures
Pour les candidatures de listes, notre plateforme permet de charger :
un nom de liste
une description de la liste (pour notamment faire figurer les soutiens)
une photo (optionnel)
un logo de la liste (optionnel)
un document PDF (type profession de foi, maximum 5 Mo, optionnel)
une liste de candidats :
nom
prénom
sexe
catégorie hiérarchique (optionnel)
une photo (optionnel)
Le système peut être configuré pour effectuer un affichage aléatoire, par ordre alphabétique ou par ordre de saisie des listes (suite à un tirage au sort effectué par vos soins par exemple). Il permet également de rayer des noms d’une liste ou de laisser le choix à l’électeur de voter blanc.
La consultation des listes de candidats n’est ouverte qu’au électeurs prenant part au scrutin en question et aux membres composant le bureau de vote de ce scrutin.
Après leur import dans le système de vote et avant leur publication, une réunion de vérification avec les équipes projet sera organisée pour valider leur conformité (ordre d’affichage, saisie des noms/catégories…, import des professions de foi…) Les modifications sur les listes de candidats seront possibles dès leur import dans le système de vote et seront faites en ligne. Les organisateurs pourront consulter la saisie des listes et faire remonter les modifications à apporter au Directeur de projet. Dès leur publication, les listes candidates et les professions de foi seront consultables jusqu’aux termes des scrutins. Une fois importés, votre base électeurs et votre fichier de candidatures seront ensuite analysés par nos équipes techniques afin de permettre :
Un signalement de données manquantes : lors de l’import des électeurs, si l’une des informations est manquante (mail, catégorie, date de naissance…), nous pourrons vous l’indiquer.
La gestion de doublons : basés sur un nom, prénom, une adresse mail, une date de naissance, le système mettra en évidence d’éventuels doublons
La gestion des rebonds : suite à l’envoi des relances mail, nous vous remettrons la liste des adresses mail erronées pour lesquelles le courriel n’est pas arrivé à destination.
L’inscription d’un candidat sur le collège électoral : la plateforme permet de vous signaler si un candidat à un scrutin donné est bien existant en tant qu’électeur sur ce même scrutin,
La vérification du respect du nombre minimal / maximal de candidats par liste
Transmissions des méthodes d'authentification
Conformément aux dispositions légales, chaque électeur reçoit au moins une semaine avant le premier jour du scrutin une notice d’information personnalisée détaillée sur le déroulement des opérations électorales et un moyen d’authentification lui permettant de participer au scrutin. Les plateformes LegaVote proposent une multitude d’options permettant de s’assurer que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative. En fonction des enjeux du vote, des menaces extérieures, des coûts, des acteurs en présence et des données que vous avez en votre possession sur vos participants, nous pourrons vous proposer des méthodes d’authentifications différentes.
Sont principalement utilisées les méthodes d’authentifications suivantes : 2 canaux + 1 information non triviale :
Envoi d’un identifiant généré aléatoirement par le système par courrier électronique
Connexion couplée à une information non triviale (numéro de matricule)
Réception d’un code à usage unique par SMS ou via serveur vocal au moment de la connexion
Ce courrier (électronique ou papier) contenant les identifiants sera paramétré avec les organisateurs du vote et contiendra :
Les heures de début et de fin de scrutins
Le lien de la plateforme de vote (sur laquelle les candidatures et professions de foi seront consultables)
Les modalités de connexion (notice détaillée)
Le numéro de la cellule d’assistance
Si un électeur ne reçoit pas ses identifiants, il peut, via formulaire en ligne, demander un renvoi directement sur l’adresse email renseignée lors de l’import en toute autonomie (sous réserve que le second canal d’envoi du mot de passe soit le téléphone). Il est également possible de réadresser les identifiants sur une autre adresse email ou par sms, sous réserve de validation de l’administration. L’électeur peut également prendre contact avec la cellule d’assistance pour demander son renvoi.
Accessibilité et comptabilité de notre solution
Compatibilité
Notre système de vote est accessible depuis n’importe quel outil disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur…). Nos interfaces
responsives s’adaptent à l’appareil utilisé.
La plateforme fonctionne sur
tout système d’exploitation et sur tout navigateur à jour notamment Edge, Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera.
Des technologies web standard sont utilisées afin qu’un simple navigateur internet permette l’accès à la plateforme,
sans aucune installation préalable (pas d’applet java ni ActiveX).
Dès l’affichage de la première page de connexion, des vérifications sur le navigateur utilisé sont effectuées de sorte à prévenir immédiatement l’utilisateur d’une incompatibilité (nécessité de mettre à jour son navigateur, d’activer le javascript ou encore d’accepter les cookies de connexion)
Accessibilité RGAA4
Nous nous engageons à rendre nos plateformes de vote accessibles conformément à l'article 47 de la loi n°2005-102 du 11 février 2005. Le respect du RGAA4 ne passe pas par des « modes d’accessibilité » mais fait que les interfaces s’adaptent aux réglages du navigateur de la personne en situation de handicap. Ainsi, un utilisateur en situation de handicap n’aura pas à cliquer sur un bouton pour rendre les interfaces accessibles, elles le sont par défaut sans stigmatisation de l’utilisateur. Chacun de vos électeurs en situation de handicap accédera sans manipulation ou configuration à une plateforme adaptée à sa situation, lui permettant d’exprimer son choix (lecteur d’écran, polices, couleurs et contrastes personnalisés, révélation progressive, loupe d’écran, reconnaissance vocale…). Une déclaration d’accessibilité est présente sur chacune de nos plateformes.
À cette fin, nous faisons auditer notre solution de vote au moins une fois par an et nous engageons à corriger sans délai toute remontée d'élément non accessible. Notre plateforme de vote a été auditée par la société spécialisée Temesis pour atteindre une accessibilité totale et répondre à 100% au référentiel d’accessibilité RGAA 4. L'audit de conformité réalisé par la société Temesis révèle que :
55 critères du RGAA version 4.0 sont respectés
0 critères sont non conformes
51 critères sont non applicables
Le taux moyen de conformité du site s'élève à 100%
Technologies utilisées pour la réalisation de l’application Web :
HTML
CSS
Javascript
Les tests des pages web ont été effectués avec les combinaisons de navigateurs web et lecteurs d’écran suivants :
NVDA 2020.3, Firefox 82
Jaws 19, Firefox 82
Voiceover, Safari, osX 10.15.7
Les outils suivants ont été utilisés lors de l’évaluation :
WCAG contrast checker
HeadingsMap
Web developer
ARC Toolkit
Pages du site ayant fait l’objet de la vérification de conformité :
Accueil (authentification)
Accueil (authentification) avec sa seconde étape
Tableau de bord électeur
Vote sur une élection et envoi de bulletin
Récépissé de vote
Vote de résolutions et envoi du bulletin
Problème de connexion
Demande d’aide
Mentions légales
Des plateformes responsives
Notre système de vote est accessible depuis n’importe quel outil disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur…).
Garanties minimales pour un contrôle a posteriori
Pour les besoins d’audit externe, nous serons en mesure de fournir les éléments techniques suivants :
Le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;
Un contrôle automatique effectué toutes les minutes sur des éléments aléatoires du système (scellement des listes électorales, de la plateforme, de la configuration du scrutin) et enregistré dans les registres d’activité permet de prouver que le scellement est resté intègre durant le scrutin. Les empreintes numériques de ces scellements sont également mentionnées dans les fichiers PDF certifiés générés par la plateforme lors du scellement et de la fermeture des urnes.
Les clefs de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls titulaires ;
Les clefs de chiffrement étant générées lors de la cérémonie de scellement et chiffrées à l’aide des mots de passes saisis directement par les titulaires des clés, elles sont - par conception - connues uniquement de leur titulaire.
Le vote est anonyme ;
Le chiffrement du bulletin intervient directement sur le navigateur utilisé par l’électeur et est transmis à une urne numérique sans horodatage en un flux continu sans – à aucun moment – avoir été déchiffré. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité n’est possible.
La liste d’émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;
Nous utilisons un système d’horodatage externe certifié (tiers de confiance Certigna) afin de pouvoir certifier les dates d’ajout sur les listes d’émargement et ainsi permettre le rapprochement avec les registres d’activité afin de prouver que chaque émargement correspond à un électeur s’étant authentifié sur la plateforme de vote.
L’urne dépouillée est bien celle contenant les votes des électeurs et elle ne contient que ces votes
A la fin du scrutin les urnes sont automatiquement scellées, les empreintes numériques correspondantes à ce scellement sont automatiquement envoyées dans un PDF certifié aux membres du bureau, permettant de contrôler que le contenu de l’urne dépouillé correspond bien au contenu de l’urne contenant les votes des électeurs et qu’aucun ajout n’a pu être effectué. De plus, un système de contrôle d’intégrité des urnes utilisant les empreintes numériques des bulletins permet de prouver qu’aucun remplacement des bulletins dans l’urne n’a pu être possible.
Aucun décompte partiel n’a pu être effectué durant le scrutin.
Les bulletins étant chiffrés avec les clés détenues par les membres du bureau et la procédure de dépouillement ne pouvant intervenir avant le scellement final de l’urne, aucun décompte partiel n’est possible.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
La procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau, soit via la plateforme de vote en déclenchant de nouveau le dépouillement, soit via un décompte manuel à partir du rapport de résultat exporté depuis la plateforme contenant l’ensemble des bulletins chiffrés et déchiffrés.
Interfaces utilisateurs
Accès électeur
Un site dédié sera mis en place pour vos élections sous une url personnalisée du type https://[client].legavote.fr. L’ensemble des interfaces peut être personnalisé à l’image du Client. L’affichage de toute la plateforme s’adapte à la résolution de l’appareil utilisé (ordinateur, tablette, téléphone portable…).
Votre plateforme de vote sera accessible pendant le scrutin mais pourra l’être également avant (consultation des candidatures, professions de foi) et après (consultation des résultats).
Interface électeur une fois identifié sur la plateforme de vote
L’interface électeur permet notamment de :
En accès libre, sans connexion préalable :
Accéder à la documentation électeur détaillant le fonctionnement du système de vote
Soumettre une demande d’aide pour se connecter à la plateforme (non-réception des identifiants, données erronées…)
Voir un descriptif du vote détaillant notamment les dates d’ouverture du scrutin
Après identification sur la plateforme :
Avant, pendant et après l’ouverture du vote :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Consulter les règles particulières de déroulement du scrutin le cas échéant (document PDF fourni par le Client)
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
Accès membre du bureau de vote
Les membres du bureau de vote pourront se connecter à leur propre espace de suivi, permettant de suivre l’évolution du scrutin (statistiques de participation en temps réel), de surveiller le système de vote et son intégrité pendant tout le scrutin et de répondre aux demandes des électeurs ne parvenant pas à se connecter (à cause de l’utilisation d’une mauvaise adresse email par exemple). Une fois le scrutin terminé, le système scellera automatiquement les urnes et les membres du bureau de vote pourront alors déclencher le dépouillement avec les mots de passe qu’ils ont choisis lors de la cérémonie de scellement. Espace pour les membres du bureau de vote L’espace membre du bureau de vote permet notamment de :
Suivre l’évolution du vote et la participation en temps réel
Vérifier et re-générer les empreintes numériques de scellement à tout moment
Consulter la liste électorale (peut être désactivé)
Consulter la liste d’émargement (peut être désactivé)
Interroger l’urne et consulter le nombre de bulletins enregistrés
Consulter les registres d’activité de la plateforme
Accès organisateur ou observateur
L’organisateur du scrutin aura accès à une interface dédiée lui permettant de suivre l’évolution du scrutin en temps réel et de proclamer les résultats une fois le dépouillement effectué par les membres du bureau de vote. Les observateurs pourront également suivre l’évolution du scrutin en temps réel.
L’espace organisateur permet notamment de :
Échanger des informations, documents, images avec votre chef de projets LegaVote de manière sécurisée permettant la configuration de la plateforme de vote (accès organisateur)
Suivre l’évolution de la participation du scrutin (accès observateur et organisateur)
Consulter les demandes de rectifications de données des électeurs sans pouvoir y répondre. Cette dernière action étant de la responsabilité des membres du bureau de vote ou des opérateurs de l’équipe LegaVote. (accès organisateur)
Proclamer les résultats sur la plateforme de vote, une fois le dépouillement effectué par les membres du bureau de vote. (accès organisateur)
