Protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux outils numériques d’information et de communication
Entre d’une part :
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Loiret, sise place du Général de Gaulle 45 000 ORLEANS Représentée par sa Directrice, Madame X
Et d’autre part :
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Caisse Primaire d’Assurance maladie du Loiret :
La C.A.T, représentée par Madame Y, en qualité de déléguée syndicale,
La C.G.T, représentée par Madame Z, en qualité de déléguée syndicale.
Il est convenu ce qui suit :
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc161735287 \h 3 Article 1 – Principe généraux PAGEREF _Toc161735288 \h 3 Article 2 – L’utilisation de l’intranet et de l’internet PAGEREF _Toc161735289 \h 3 Article 2.1 – La liberté d’accès à l’information syndicale PAGEREF _Toc161735290 \h 3 Article 2.2 – Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet PAGEREF _Toc161735291 \h 4 Article 2.3 - Contenu de la rubrique dédiée aux organisations syndicales PAGEREF _Toc161735292 \h 4 Article 2.4 : Les conditions de mise en ligne PAGEREF _Toc161735293 \h 4 Article 3 - Utilisation de la messagerie PAGEREF _Toc161735294 \h 4 Article 3.1 - Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales PAGEREF _Toc161735295 \h 5 Article 3.2 - Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales PAGEREF _Toc161735296 \h 5 Article 4 - Le cadre technique d’utilisation PAGEREF _Toc161735297 \h 5 4.1 - Le matériel mis à disposition PAGEREF _Toc161735298 \h 5 4.2 - La capacité des rubriques et de la messagerie PAGEREF _Toc161735299 \h 6 4.3 - Les règles de maintenance PAGEREF _Toc161735300 \h 6 Article 5 – Utilisation non conforme PAGEREF _Toc161735301 \h 6 Article 6 – Dispositions générales PAGEREF _Toc161735302 \h 6
PREAMBULE Dans le cadre de l’article L 2142-6 du Code du Travail et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er évrier 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des outils numériques d’information et de communication aux organisations syndicales.
Cet accord s’applique à chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’Organisme.
Dans un contexte croissant de dématérialisation et de développement du télétravail, le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix, poursuivant ainsi l’objectif de favoriser le développement du dialogue social.
Il organise les modalités d’accès aux outils numériques d’information et de communication, ainsi que leur utilisation par les organisations syndicales.
Article 1 – Principe généraux
Le présent accord s’applique à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non dès lors qu’elles ont constitué une section syndicale au sein de l’organisme. Elles seront désignées ci-après sous le terme d’« Organisations syndicales ».
Les dispositions prévues par le présent protocole n’entrainent pas de modification des modalités de diffusion des tracts actuellement en vigueur, et notamment la voie d’affichage sur les panneaux syndicaux ou la distribution de tract au format papier. Article 2 – L’utilisation de l’intranet et de l’internet
Chaque organisation syndicale dispose d’un accès à l’Intranet de la CPAM du Loiret et à Internet via le réseau de la CPAM.
Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Chaque Organisation syndicale dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale. Un lien vers le site internet de l’organisation syndicale peut être intégré dans cette rubrique.
Article 2.1 – La liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, la CPAM du Loiret s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace intranet et internet des organisations syndicales.
Article 2.2 – Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet
Les Organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Article 2.3 - Contenu de la rubrique dédiée aux organisations syndicales
Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Ces pages sont accessibles à l’ensemble des salariés, y compris pendant leur temps de travail, et consultables de leur propre initiative.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir modifier le logo de l’organisme.
Article 2.4 - Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter les règles en vigueur, notamment celles issues de la Charte informatique et la Charte de la messagerie, s’appliquant à tout utilisateur des systèmes d’information de l’Assurance Maladie du Loiret.
Les mises à jour des pages sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.
Chaque organisation syndicale peut désigner au maximum 3 salariés de l’organisme habilités à opérer la mise à jour de la rubrique syndicale.
Le portail donnant accès à chaque rubrique syndicale est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de l’organisme sous la dénomination « Syndicats ».
La création de cette rubrique se fait en collaboration avec le service Communication de l’organisme.
Article 3 - Utilisation de la messagerie
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
À cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou représentant de la section syndicale de l’organisme.
Article 3.1 - Les modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales
Les Organisations Syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents, des autres syndicats.
La messagerie doit permettre à tous les salariés, y compris pendant leur temps de travail, d’interroger l’organisation syndicale de leur choix, et aux organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle et individuelle.
Les messages doivent répondre aux modalités suivantes :
Le droit d’opposition des salariés doit être rappelé dans tout message,
L’objet du message doit être identifié comme étant « Personnel »
Chaque message est identifié sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir modifier le logo de l’organisme,
La gestion des groupes de diffusion est à la charge des organisations syndicales.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
Les organisations syndicales ne doivent pas utiliser les adresses de messagerie à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus.
La messagerie à la disposition des organisations syndicales ne doit pas permettre à celles-ci de diffuser des tracts syndicaux ou publications de nature syndicale. Ces communications sont en effet accessibles aux salariés sur leur initiative via la rubrique Intranet.
Article 3.2 - Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
Article 4 - Le cadre technique d’utilisation 4.1 - Le matériel mis à disposition
L’Assurance Maladie du Loiret met à la disposition de chaque organisation syndicale, dans le local qui lui est affecté :
un téléphone fixe
un ordinateur aux normes de l’Assurance Maladie,
un accès à la messagerie,
un accès à l’intranet et internet via le réseau de la CPAM,
Le matériel, placé sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, reste la propriété de l’organisme.
Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la Direction après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. Les salariés peuvent utiliser leur ordinateur portable, quand ils en sont équipés, dans le cadre de leur mandat syndical, dans le respect de la charte informatique.
4.2 - La capacité des rubriques et de la messagerie
La capacité de chaque rubrique syndicale devra être compatible avec l’espace disponible de l’Intranet local.
La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale de l’envoi d’un message avec pièces jointes ou images écrans est fixée à 2 Mo.
4.3 - Les règles de maintenance Les organisations syndicales sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information.
Elles bénéficient de la maintenance du matériel et de l’assistance effectuées par le service informatique de l’organisme selon le système de signalement des incidents en vigueur. Article 5 – Utilisation non conforme
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente. Article 6 – Dispositions générales
6.1 - Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.
6.2 - Entrée en vigueur de l’accord
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7 al 3 du code de la sécurité sociale, ainsi qu’à l’UCANSS.
L’agrément sera réputé accordé, sauf cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L123-1 et L123-2 du code de la sécurité sociale).
6.3 - Clause de suivi et de rendez-vous
Les parties conviennent de se réunir 12 mois après l’entrée en vigueur du présent accord pour effectuer un point de situation sur la mise en œuvre et le suivi du présent accord.
Un bilan annuel sera présenté au CSE.
6.4 – Révision de l’accord
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
6.5 - Notification et publicité de l’accord
Conformément aux dispositions prévues L2231-5 du code du travail, le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives au sein de la CPAM du Loiret et au Comité Social et Economique.
Il sera également mis en ligne sur l’intranet pour diffusion à l’ensemble du personnel.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DREETS via la plateforme de télé procédure du ministère du travail, et du greffe du Conseil des Prud’hommes d’Orléans.
