PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DE LA MESSAGERIE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL AU SEIN DE LA CPAM DU CALVADOS
ENTRE
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Calvados, dont le siège social est situé : 108 Boulevard Jean Moulin – CS 10001 – 14031 Caen Cedex 9, représentée par sa Directrice.
D’une part,
ET
Les organisations syndicales soussignées.
D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Un protocole d’accord local relatif à l’utilisation de l’intranet et de la messagerie par les organisations syndicales et à l’exercice du droit syndical au sein de la CPAM du Calvados a été signé par le directeur de la CPAM du Calvados et les organisations syndicales SUD Protection sociale, CGT et CFE-CGC le 22 octobre 2019 pour une durée de 3 ans.
Le Comité Exécutif des Directeurs sur les accords locaux a rendu lors de sa session du 11 décembre 2019 un avis favorable sur ce protocole.
Lors de la réunion de négociation du 16 juin 2022, les trois organisations syndicales ont convenu avec l’employeur de proroger ce protocole d’accord jusqu’au 30 septembre 2023 en raison des futures élections des membres du CSE en fin d’année 2022. Un avenant de prorogation a donc été conclu le 1er juillet 2022 par la directrice de la CPAM du Calvados et les organisations syndicales SUD Protection sociale, CGT et CFE-CGC.
Le Comité Exécutif des Directeurs sur les accords locaux a rendu lors de sa session du 14 décembre 2022 un avis favorable sur cet avenant.
Les organisations syndicales et la directrice de la CPAM du Calvados ont donc repris les négociations sur ce thème afin de définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales. Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
ARTICLE 1 : OBJET
Ce protocole a pour objet de définir, conformément aux textes légaux en vigueur (article L. 2142-3 à 7 du Code du travail) et aux recommandations de la CNIL, les conditions dans lesquelles la direction autorise les organisations syndicales représentatives dans l’organisme à utiliser les moyens de communication informatiques de la CPAM, l’intranet et la messagerie ainsi que les modalités d’exercice des mandats syndicaux.
ARTICLE 2 : La mise a disposition d’une rubrique sur l’intranet
La direction met à disposition de chaque organisation syndicale une rubrique de l’intranet, sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale, accessible en consultation à l’ensemble des salariés.
Article 2.1 : Contenu de la rubrique syndicale
L’information syndicale diffusée relève de la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale.
Le contenu des pages intranet sera librement déterminé par chaque organisation syndicale sous réserve que ce contenu soit exclusivement de nature syndicale.
Ces informations ne pourront être modifiées par l’employeur.
La rubrique de chaque organisation syndicale comportera deux parties :
Une partie « présentation de l’organisation syndicale » ;
Une partie « actualité » correspondant aux tracts et informations régulièrement diffusés.
Chaque information devra être identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui en est à l’origine. Les organisations syndicales ne devront pas utiliser le logo de l’Assurance Maladie, que ce soit sous sa forme déposée ou sous une forme modifiée. De même, les logos syndicaux ne pourront être utilisés par l’employeur.
Les communications diffusées sur l’intranet par les organisations syndicales doivent être exclusivement de nature syndicale et être conformes à l’objet des organisations syndicales : défense des droits, intérêts matériels et moraux des salariés. Ces informations ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, ni situation nominative, ni atteinte au droit à l’image.
Le contenu des informations diffusées doit également respecter les dispositions réglementaires relatives au secret professionnel.
La page d’accueil du site intranet de la caisse ne pourra être utilisée comme annonce d’une information syndicale.
Néanmoins, les publications syndicales pourront faire apparaitre les titres suivants : rémunération, classification, appel à la grève, négociation, sondage et informations. Toute nouvelle thématique fera l’objet d’un accord de la direction.
En cas de non-respect du présent accord, la direction adressera à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, un courrier lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue au plus tard dans la semaine qui suit entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le désaccord persiste, la CPAM du Calvados peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 2.2 : Création et mise à jour de la rubrique syndicale
La rubrique est créée en respectant la charte graphique du site intranet de la CPAM du Calvados et les mises à jour ne devront pas modifier cette présentation. En cas de modification de la structure ou de la charte graphique, la direction informera les organisations syndicales des modifications envisagées.
La mise en ligne doit être précédée d’une information à la direction par mail à l’adresse secretaires-direction.cpam-calvados@assurance-maladie.fr
La mise en ligne se fera directement par les organisations syndicales sans qu’aucune validation par le service communication ne soit nécessaire.
Le délégué syndical ou le représentant de section syndicale devra faire connaitre à la direction (secretaires-direction.cpam-calvados@assurance-maladie.fr), par écrit, les personnes habilitées à intervenir. Ces dernières bénéficieront si besoin par le service communication d’une formation à la publication sur l’intranet.
Article 2.3 : Capacité de la rubrique syndicale
Chaque organisation syndicale doit respecter la capacité de stockage du site intranet définie localement ainsi que le poids maximum de chaque document mis en ligne.
Les suppressions seront effectuées par les personnes habilitées de chaque organisation syndicale.
En cas de dépassement de la capacité de stockage, la direction prendra contact avec le délégué syndical ou représentant de section syndicale concerné.
Article 2.4 : Protection de la rubrique syndicale
Les rubriques des organisations syndicales bénéficient de la même protection que les autres rubriques intranet de la CPAM du Calvados.
ARTICLE 3 : UTILISATION DE LA MESSAGERIE
Conformément à l’annexe à la charte de bon usage des ressources informatiques, intitulée « règles de la messagerie pour les membres des instances représentatives du personnel », conclue au sein de la CPAM le 21 février 2006, dans le but de favoriser la communication pour
les représentants du personnel, la Directrice accepte de leur ouvrir l’accès à la messagerie électronique interne. L’accès à la messagerie interne de la CPAM est donné aux représentants du personnel pour faciliter les échanges entre les élus, notamment dans le cadre de la préparation des réunions du CSE et avec les agents de direction, le secrétariat de direction et le département des ressources humaines.
Cet accès implique que la messagerie soit utilisée pour les seules activités relevant de leur domaine de responsabilité d’élus et/ou d’activité syndicale.
Les réponses émises par les destinataires sont destinées à faciliter l’activité des élus. Ces derniers s’engagent à ne pas utiliser le contenu de ces réponses à d’autres fins.
En cas de litige entre les salariés de la CPAM et les élus, portant sur les activités de ces derniers, la responsabilité de la Directrice ne pourra être mise en cause par aucune des parties.
Chaque organisation syndicale dispose d’une adresse de messagerie identifiée au nom de l’organisation syndicale, indiquée dans la rubrique de chaque organisation syndicale et dans l’annuaire local.
Cette adresse de messagerie est utilisée par les agents et la direction pour communiquer avec l’organisation syndicale.
Elle peut être utilisée par l’organisation syndicale pour répondre individuellement aux messages envoyés par les agents, pour communiquer avec la direction ou les adhérents du syndicat.
La boîte syndicale ne peut être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à l’ensemble du personnel.
L’envoi de messages par les personnes habilitées ne doit pas se faire sur le temps de l’activité professionnelle.
L’utilisation des adresses de messageries professionnelles est autorisée pour communiquer de façon individuelle avec les salariés.
L’utilisation de la messagerie ne devra pas perturber l’activité professionnelle des personnes envoyant ou recevant des messages et devra rester compatible avec le bon fonctionnement des pôles. Toutes les demandes des agents doivent être traitées sur le temps de délégation.
ARTICLE 4 : RESSOURCES PARTAGEES
Il est mis à la disposition des organisations syndicales un espace de stockage partagé sur le serveur local pour leur permettre de partager des documents entre organisations syndicales. Cet espace de stockage devra respecter l’arborescence définie au sein de la Caisse.
ARTICLE 5 : SAISIE DES HEURES LIEES A L’EXERCICE DES MANDATS VIA L’OUTIL DE GESTION DES TEMPS
Article 5.1 : Les heures de délégation
En cas d’utilisation des heures de délégation, les représentants du personnel restent soumis aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’horaire individualisé et notamment les dispositions relatives à la durée maximale journalière de travail.
Les représentants du personnel doivent informer leurs responsables dès qu’ils en ont connaissance sauf urgences, permettant d’organiser la continuité de service, et débadger dans l’outil de gestion des temps lors de leur départ en délégation.
Article 5.2 : La saisie des heures de délégation
Les heures de délégations des représentants du personnel sont saisies directement sur l’outil de gestion des temps afin d’automatiser le suivi des temps de représentation syndicale et les données reportées au niveau national.
Une formation spécifique sera dispensée par le PARH à chaque nouvel élu qui en fera la demande pour l’aider dans la saisie de ses heures de délégation sur l’outil de gestion des temps.
Les heures doivent être saisies tous les mois pour permettre au PARH de procéder à une extraction dans l’outil de gestion des temps à mois échu et vérifier ainsi les saisies effectuées et notamment le non-dépassement des plafonds mensuels.
Il existe un code spécifique pour chaque type d’activité qui doit être saisi. Pour les absences, les représentants du personnel doivent saisir une heure de début d’absence et une heure de fin d’absence. En cas d’absence syndicale sur une journée complète, la saisie peut se faire a posteriori en indiquant dans l’outil de gestion des temps la durée totale de l’absence (sans indiquer l’heure de début et l’heure de fin). Le tableau récapitulatif avec tous les codes est en ligne sur l’intranet dans la rubrique Ressources Humaines – IRP – Organisations syndicales – Saisie des absences syndicales sur l’outil de gestion des temps.
Les heures sont saisies conformément au tableau ci-dessous :
Nature de l’absence
Canal de la demande
Auteur de la saisie
Crédit d’heures mensuelles prévu par le Protocole Accord Préélectoral pour les membres du CSE
Salarié Crédit légal d’heures pour les délégués syndicaux
Salarié Crédit conventionnel d’heures supplémentaires pour les délégués syndicaux
Salarié Crédit légal d’heures pour les représentants syndicaux
Salarié Détaché fédéral
Salarié
Absences au titre de l’article 8-21 Par mail à : absence.syndicale.cpam-calvados@assurance-maladie.fr (indiquer dans la demande la durée de l’absence) Salarié Temps de réunions (de CSE, avec la Direction et de négociations) et temps de trajet pour les salariés des agences extérieures
PARH Réunion du conseil Sur communication de la sous-directrice PARH Congrès syndicaux Par mail avec courrier de demande PARH Congé de formation économique, sociale et syndicale
Par mail avec courrier de demande PARH Visites trimestrielles de la CSSCT Sur communication de la responsable du département RH PARH Réunions commission formation et commission unique Sur communication de la responsable du département RH ou de la responsable du PEC PARH
Article 5.3 : Le report des heures de délégation
Conformément aux dispositions de l’article R.2315-5 du Code du travail, le temps prévu à l’article L.2315-7 du Code du travail peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer dans le mois de plus d’1.5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Ainsi, les heures de délégation non utilisées d’un mois sur l’autre feront l’objet d’un report automatique sans que les représentants du personnel n’aient besoin de faire la demande au PARH.
Article 5.4 : L’utilisation des heures de délégation des détachés fédéraux
Les heures de délégation dont bénéficient les détachés fédéraux se calculent dans le cadre d’une enveloppe annuelle. (cf article 3-22 du protocole de 2008).
ARTICLE 6 : EXERCICE DES MANDATS
L’absentéisme pour mandat de l’année N-1 sera pris en compte dans l’étude charges effectifs de l’organisme.
Article 6.1 : Entretien de début de mandat des membres du CSE
Au début de son mandat, le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d’un mandat syndical peut bénéficier, à sa demande, d’un entretien individuel avec son employeur portant sur les modalités pratiques d’exercice de son mandat au sein de l’entreprise au regard de son emploi. Il peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise. Cet entretien ne se substitue pas à l’entretien professionnel mentionné à l’article L. 6315-1. (C. trav., art. L. 2141-5, al. 3).
L’entretien de prise de mandat permet au représentant du personnel d’aborder la question de l’articulation entre l’exercice de son mandat et son activité professionnelle, et, plus particulièrement, de sa charge de travail.
Le titulaire d’un mandat de représentant du personnel ou de mandat syndical est amené à s’absenter de son poste de travail le temps de l’exécution de son mandat. Pour éviter toute difficulté découlant de ses absences, le salarié devra discuter des mesures tendant à l’adaptation/l’aménagement de sa charge de travail durant les périodes d’absences. Parmi les différentes mesures d’aménagement de la charge de travail, on peut citer le remplacement du salarié absent, la redistribution des tâches, l’anticipation ou le décalage de certains travaux, une modification ponctuelle de l’organisation.
L’adaptation de la charge de travail devra nécessairement être accompagnée d’une information du manager et des collègues de travail du salarié. En effet, il ne s’agirait pas que les absences du représentant du personnel ou du titulaire d’un mandat syndical entraînent une surcharge de travail pour ses collègues.
L’entretien de prise de mandat peut également permettre aux salariés d’envisager avec leur manager une adaptation des objectifs qui leur étaient initialement assignés, notamment s’ils permettent de déterminer le montant de la rémunération variable. Le nombre d’heures de délégation, en fonction de leur importance, ayant une incidence directe sur la réalisation des objectifs.
L’entretien de prise de mandat pourra être l’occasion d’un échange sur les questions portant sur la circulation dans l’entreprise, l’utilisation des panneaux d’affichage, des ressources électroniques, des heures de délégation.
C’est le responsable du service des ressources humaines de l’entreprise qui mène l’entretien et le manager du salarié y sera associé.
L’entretien de prise de mandat devra faire l’objet d’un compte-rendu venant acter les mesures prises pour permettre au salarié d’exercer son mandat dans de bonnes conditions et de le concilier avec son activité professionnelle.
Un accompagnement du manager sera proposé par le service des ressources humaines surtout lorsqu’il n’a jamais eu sous sa responsabilité un salarié détenteur d’un mandat de représentant du personnel ou syndical.
Article 6.2 : Entretien de mi-mandat des membres du CSE
Un entretien de mi-mandat pourra aussi être organisé. Cet entretien vise à réaliser un point d’étape.
Article 6.3 : Entretien de fin de mandat des membres du CSE
Les titulaires et les représentants syndicaux au CSE peuvent, sous conditions, bénéficier d’un entretien de fin de mandat.
Dans les entreprises de moins de 2000 salariés, l’entretien de fin de mandat est réservé aux titulaires de mandat disposant d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de la durée du travail fixée dans son contrat de travail (C. trav., art. L. 2141-5).
Le seuil de 30 % correspond à 40 heures mensuelles de délégation pour un salarié travaillant sur une base de 1 607 heures annuelles. Il s’agit des heures de délégation dont disposent les représentants et non pas uniquement des heures effectivement prises.
L’entretien de fin de mandat doit permettre au représentant du personnel ou au titulaire de mandat syndical et à l’entreprise d’identifier les conditions de réintégration à son poste de travail ou à un nouveau poste de travail en fonction des compétences acquises durant l’exercice de son mandat.
À ce titre, il est destiné au recensement des compétences acquises au cours du mandat et à la précision des modalités de valorisation de l’expérience acquise.
Concrètement, l’entretien de fin de mandat implique de procéder à une comparaison entre les nouvelles compétences acquises par le représentant du personnel et celles figurant sur la liste établie conjointement par les ministres du travail et de la formation professionnelle (C. trav., art. L. 6112-4).
En effet, les représentants du personnel acquièrent des compétences multiples au cours de l’exercice de mandat (compétence comptable et financière pour un trésorier, gestion du personnel pour une secrétaire de CSE avec du personnel…) qu’il est indispensable de valoriser ce d’autant que l’exercice du mandat ne devient, par les nouvelles dispositions législatives, qu’une étape de la carrière professionnelle du représentant du personnel ou du titulaire de mandat syndical.
Ces compétences font l’objet d’une certification enregistrée en blocs de compétences qui permettent d’obtenir des dispenses dans le cadre notamment d’une démarche de validation des acquis de l’expérience permettant, le cas échéant, l’obtention d’une autre certification.
Chaque certificat de compétences professionnelles s’appuie sur un référentiel de compétences transférables, qui précise les connaissances et les compétences requises, et sur un référentiel de certification des compétences transférables, qui fixe les modalités d’évaluation des compétences du candidat.
Ces certifications visent les candidats justifiant l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical au cours des 5 années précédant la session d’examen, quelle qu’en soit sa durée.
Le dossier d’inscription comprend, notamment, la fiche relative à l’entretien de fin de mandat précité, d’où l’intérêt d’assurer effectivement la tenue de l’entretien de fin de mandat.
Lorsque le salarié met en œuvre ce dispositif (actions de positionnement, d’accompagnement et d’évaluation des compétences), ce temps constitue un temps de travail effectif et donne lieu pendant leur déroulement au maintien par l’entreprise de la rémunération, conformément aux dispositions de l’article L. 6321-6 du Code du travail.
L’entretien de fin de mandat est organisé à l’initiative de l’employeur et peut coïncider avec l’entretien professionnel.
ARTICLE 7 : COMMUNICATION DU TAUX DE GREVISTES A L’ENSEMBLE DES SALARIES
En cas de survenance d’un mouvement de grève et à l’issue de celui-ci, un message électronique est adressé aux organisations syndicales de l’organisme et à l’ensemble des salariés, précisant le taux de suivi en fonction des durées d’exercice déterminées préalablement (une journée, une demi-journée, 55 minutes …).
Ces dispositions relatives à la communication du taux de grévistes aux organisations syndicales et à l’ensemble des salariés, sont d’application immédiate à compter de la date de signature du présent accord.
ARTICLE 8 : MODALITES D’APPLICATION ET DE SUIVI DE L’ACCORD
Article 8.1 : Validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité Social Economique.
Article 8.2 : Procédure d’agrément et de communication de l’accord
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.
Il entrera en vigueur après avoir obtenu l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du COMEX conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX.
ARTICLE 9 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans.
ARTICLE 10 : REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 11 : PUBLICITE
Le présent accord sera publié sur le site intranet de la CPAM du Calvados afin d’être porté à la connaissance de chaque salarié.
Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du code du travail, l’accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.
Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.
Fait à Caen, Le 30 septembre 2024 En six exemplaires
