Protocole d’accord permettant l’usage du vote électronique lors du renouvellement des élections du Comité Social et Economique (CSE) –
Année 2023
Conclu entre :
La CPAM de l’Oise Sise au 1 rue de Savoie 60013 Beauvais CEDEX, Représentée par Monsieur xxx, son Directeur Général, d’une part,
et, Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la CPAM de l’Oise, représentées par :
Pour le syndicat SUD, Madame xxx et Monsieur xxx, délégués syndicaux
Pour le Syndicat CGT, Madame xxx, déléguée syndicale
d’autre part, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Sommaire
TOC \z \o "1-9" \u \hSommairePAGEREF _Toc138144009 \h2 PréambulePAGEREF _Toc138144010 \h3 Article 1. Principe du recours à un prestataire extérieurPAGEREF _Toc138144011 \h3 Article 2. Conformité du système de vote électroniquePAGEREF _Toc138144012 \h3 Article 3. Déroulement des opérations de votePAGEREF _Toc138144013 \h3 3.1 Formation des membres du bureau de votePAGEREF _Toc138144014 \h3 3.2 Matériel de vote – Notice d’information et identifiants de connexionPAGEREF _Toc138144015 \h3 3.3 Modalités de votePAGEREF _Toc138144016 \h4 3.4 Déroulement du votePAGEREF _Toc138144017 \h4 Article 4. Assistances aux utilisateursPAGEREF _Toc138144018 \h4 Article 5. Assistance aux personnes ne pouvant voter seulesPAGEREF _Toc138144019 \h5 Article 6. Bureau de votePAGEREF _Toc138144020 \h5 Article 7. DépouillementPAGEREF _Toc138144021 \h5 7.1 Procédure de dépouillementPAGEREF _Toc138144022 \h5 7.2 Signature et conservation des listes d’émargementPAGEREF _Toc138144023 \h5 Article 8. FormalitésPAGEREF _Toc138144024 \h5 Article 9. Modalités de diffusion et de communicationPAGEREF _Toc138144025 \h6 Article 10. Conditions de validité de l’accordPAGEREF _Toc138144026 \h6 Article 11. Publicité et dépôt de l’accordPAGEREF _Toc138144027 \h6 Article 12. Durée de l’accordPAGEREF _Toc138144028 \h6
Préambule Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue du renouvellement des élections du Comité Social et Economique (CSE) au sein de la CPAM de l’Oise pour l’année 2023.
Le recours au vote électronique vise à :
Obtenir en fin de scrutin des résultats fiables affichés en quelques minutes, sous le contrôle du bureau de vote ;
Eviter les erreurs de distribution des bulletins de vote ;
Assurer un taux de participation optimal, en permettant aux salariés de voter depuis leur lieu de télétravail.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales. Les modalités d’organisation des élections relèvent du protocole d’accord pré-électoral. Article 1. Principe du recours à un prestataire extérieur
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur, spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.
Il sera ainsi recouru à l’un des prestataires identifié dans l’accord cadre interbranche n° 22/AC/09 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique à destination des organismes de sécurité sociale. Article 2. Conformité du système de vote électronique
Dans le cadre du recours au vote électronique, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Le système de vote électronique doit permettre d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Le système de vote électronique doit également présenter toutes les garanties de conformité au cadre électoral ainsi qu’aux exigences de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Les garanties offertes par le système de vote électronique en termes de sécurité et de confidentialité des votes seront précisées par le cahier des charges dédié. Il sera tenu à la disposition des salariés au sein du département RH ainsi que sur la plateforme intranet de l’organisme. Article 3. Déroulement des opérations de vote
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, il est convenu que l’ensemble des électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Par conséquent, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. 3.1 Formation des membres du bureau de vote
Le prestataire assurera une formation aux membres du bureau de vote ainsi qu’aux organisateurs des élections à la solution de vote électronique.
3.2 Matériel de vote – Notice d’information et identifiants de connexion
Chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée du déroulement des opérations électorales.
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile par courrier postal un identifiant de connexion.
Afin de respecter les recommandations de la CNIL, les identifiants et les mots de passe seront transmis via deux canaux distincts.
Le système procèdera à une double identification pour garantir l’identité du votant.
Ce matériel de vote sera mis à la disposition des électeurs suffisamment en amont du premier tour de scrutin pour permettre aux électeurs de se connecter à la plateforme et de consulter les professions de foi. 3.3 Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. 3.4 Déroulement du vote
Il est convenu tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
Durant cette période, les électeurs pourront accéder au système de vote 24 heures sur 24 depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, de leur lieu de travail, de leur domicile ou leur lieu de mission, en se connectant sur le site sécurisé.
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un récépissé de vote confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Les dispositions contenues dans le cahier des charges préciseront les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. Article 4. Assistances aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance disposera d’une ligne dédiée qui pourra être contactée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des identifiants d’accès. Article 5. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. Article 6. Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées ;
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;
ils seront alertés de tout incident et prendront toute décision utile ;
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement ;
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote ont également la possibilité de consulter les taux de participation ainsi que les listes d’émargement à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Article 7. Dépouillement 7.1 Procédure de dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Le bureau de vote bénéficiera d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales. 7.2 Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours. Article 8. Formalités
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports. Article 9. Modalités de diffusion et de communication
Le présent accord fait l’objet d’une communication auprès de tous les salariés via sa diffusion sur le site intranet de l’entreprise, et est disponible dans la rubrique RH de ce site. Article 10. Conditions de validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité social et économique, quel que soit le nombre de votants. Article 11. Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L.123-1 et L.123-2 du Code de la sécurité sociale).
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil des prud’hommes. Article 12. Durée de l’accord
L’accord est conclu pour le renouvellement des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) en 2023. Il prendra donc fin à l’issue de la période d’élections.
Fait à Beauvais, en 4 exemplaires originaux, le 20 juin 2023.
