PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MODALITES DE SCRUTIN (RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE) POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES : COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Application de l'accord Début : 10/01/2026 Fin : 10/01/2030
protocole d’accord relatif aux modalités de scrutin (recours au vote électronique) pour les élections professionnelles : Comité social et économique et des Représentants du personnel au Conseil d’Administration protocole d’accord relatif aux modalités de scrutin (recours au vote électronique) pour les élections professionnelles : Comité social et économique et des Représentants du personnel au Conseil d’Administration
Entre :
Monsieur XXXXX
Directeur Général de la Caisse Régionale d’Assurance Maladie d’Ile-de-France
d’une part,
et
Les Organisations Syndicales soussignées
d’autre part,
Il a été négocié et conclu l’accord ci-après.
PREAMBULE Le présent accord a pour objet d’autoriser comme modalité de scrutin, le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des Représentants du personnel au Conseil d’Administration et des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE), conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges. Le vote électronique et ses modalités visent notamment à :
obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
de pallier les aléas postaux dans le cadre du vote correspondance,
de garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance,
d’augmenter la participation des électeurs.
Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la CRAMIF. Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration et des représentants du personnel au CSE sont définies par le protocole d’accord préélectoral pour chaque élection, PAP qui est adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leurs signatures.
Il a été décidé de mettre en place les modalités suivantes :
Article 1 – Mise en place du vote électronique Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) n’est ouverte. Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote, identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
En application des dispositions prévues par l'article R2314-9 du code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Il est précisé que dans le cadre du marché national les solutions mises à disposition ont fait l’objet d’une expertise dont le rapport est mis à disposition des organismes. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord. Une présentation complète du système de vote sera présentée aux organisations syndicales participant à la négociation du présent accord. Les organisations syndicales pourront poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Article 2 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP) devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Organisme, et à laquelle est convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral. Le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections ont lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui est défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, sur leur lieu de travail ou à distance. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire et ne requiert pas de débadgeage. Article 3 – Déroulement des opérations de vote Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote. Article 3.1 –Transmission d’une notice d’information A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique est produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du ou des tours de scrutin. En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote reçoivent une formation sur le système de vote électronique retenu. Article 3.2 – Matériel de vote – Codes confidentiels Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents qui seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral. Le code d’accès et le mot passe seront générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. L’électeur peut exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permet à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège (titulaires et suppléants). Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. Sa validation définitive vaut signature et émargement. Ce vote est traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin dans des conditions strictement définies dans le protocole d’accord préélectoral. Aucun résultat partiel n’est disponible pendant toute la durée du scrutin. L’ensemble des organisations syndicales peut, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections. Article 3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception La procédure de récupération en cas de perte ou de non-réception de ce courrier sera définie dans le protocole d’accord préélectoral. Article 3.4 – Dispositif de recours En cas de panne du dispositif principal de vote, le prestataire a prévu la mise en place d’un dispositif de secours pour sécuriser les opérations électorales.
Article 4 – Garantie de confidentialité du vote et de stockage des données Le système retenu permet d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. A ce titre, ils sont traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. En outre, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doit pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d’authentification sont inaccessibles, ni de la Cramif, ni du prestataire, seul le système a la capacité de régénérer des codes à la demande de l’électeur. Les clés de chiffrement sont choisies librement par les membres du bureau, et connues seulement d’eux. Article 5 – Dépouillement des bulletins de vote Le dépouillement est assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur est communiquée avant le scrutin et ils bénéficient d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement Article 6 – Assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. Article 7 – Procédure de dépouillement Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Article 8 – Formalités
Conformément aux obligations légales, le prestataire respectera les obligations prévues par le RGPD nécessaires en matière de protection des données personnelles ainsi que les points suivants (article 28 du RGPD) : « a) ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel le sous-traitant est soumis; dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public; b) veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité; c) prend toutes les mesures requises en vertu de l'article 32; d) respecte les conditions visées aux paragraphes 2 et 4 pour recruter un autre sous-traitant; e) tient compte de la nature du traitement, aide le responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits prévus au chapitre III; f) aide le responsable du traitement à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du sous-traitant; g) selon le choix du responsable du traitement, supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie au responsable du traitement au terme de la prestation de services relatifs au traitement, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union ou le droit de l'État membre n'exige la conservation des données à caractère personnel; et h) met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent article et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits. » L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 9 – Entrée en vigueur, durée et périodicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans non renouvelable par tacite reconduction. Il entre en vigueur le lendemain de l’agrément.
Article 10 – Suivi et révision
En application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties signataires conviennent qu’elles se réuniront le cas échéant, durant la période d’application du présent accord, pour faire le point sur son application, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’une des organisations syndicales signataires.
Le présent accord peut être révisé à tout moment, à la demande de l’une quelconque des parties, dans les conditions prévues par le Code du travail.
La demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’autre partie signataire.
En cas de demande de révision, les discussions s’engagent dans les trois mois suivant la date de première présentation de la demande de révision.
Les organisations syndicales représentatives non signataires sont informées de la demande de révision.
Article 11 – Notification, formalités et publicités
L’employeur notifie sans délai le présent accord aux organisations syndicales intéressées.
Les formalités de dépôt, telles que prévues par le Code du travail, sont effectuées à la diligence de celui-ci.
A l’issue de la procédure d’agrément et sous réserve d’obtention de celui-ci, la Direction informe les organisations syndicales de l’applicabilité de l’accord.
Sous cette même réserve, la publicité de l’accord intervient par diffusion sur le site intranet de l’organisme.
