ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA CAISSE REGIONALE BRIE PICARDIE
Entre les soussignés :
- La Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel de Brie Picardie, dont le siège social est à Amiens (80) – 500 rue St Fuscien
Représentée par, agissant en qualité de Directeur Général Adjoint
D'une part,
-
et les Organisations Syndicales désignées ci-après :
C.F.D.T. représentée par ...................................... agissant en qualité de Délégué Syndical
C.G.T. représentée par ...................................... agissant en qualité de Délégué Syndical
S.N.E.C.A. représentée par ……………………………………. agissant en qualité de Délégué Syndical
tous signataires dûment mandatés par leurs organisations
d'autre part,
Il a été conclu le présent accord
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. Les parties ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.
Article 1 : Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Caisse Régionale Brie Picardie pour l'élection des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord
couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise et les partenaires sociaux sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions des articles R.2122-61 à 71 et R. 2314-5 à 18 du Code du travail relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel. Le prestataire retenu est la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le vote par Internet et le système de vote proposé est la solution : AlphaVote.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Article 2 : Modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique
Le vote électronique se déroulera sur le lieu de travail ou à distance. Pendant la période de scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion sécurisée au site d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique ou dont le poste de travail habituel ne permettrait pas la confidentialité du vote. Son emplacement permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.
Ce dispositif sera mis en place sur chaque site administratif à Amiens et à Meaux ainsi qu’à l’Empreinte à Beauvais. L’ensemble des salariés en sera informé.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur sera informé de l’ouverture des bureaux de vote par courriel et par courrier simple à son domicile. Ce courrier précisera également :
les modalités du scrutin ;
les codes confidentiels de l’électeur;
ainsi qu’un guide d’utilisation de la plateforme de vote.
A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. L’enregistrement du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé réception que l’électeur pourra conserver.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera aléatoire.
Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur ayant été crypté sera ainsi stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
En outre, la liste d'émargement et le taux de participation ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Chaque liste de candidats aura la faculté de désigner un délégué de liste qui aura accès aux mêmes informations. Cet accès ne peut être utilisé qu’à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et en aucun cas à contacter des salariés qui n’auraient pas voté. Le protocole préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments leur permettant de constater la régularité du scrutin. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. A l’issue des opérations de vote, les membres des bureaux de vote contrôleront le scellement du système, conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail. Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. Il s’effectuera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote. Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les membres des bureaux de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 6 : Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et un représentant du prestataire et se réunira en présence des délégués de liste. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote sera habilité, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, à prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment à décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 : Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
Article 8 : Expertise et Déclaration auprès de la CNIL conformément au RGPD
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre. Ils constituent également des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement selon le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). Dans le cadre de la mise en application de ce règlement entré en vigueur le 25 mai 2018, AlphaVote assure un respect de cette nouvelle législation par le référent CNIL, ou DPO (Data Privacy Officer), garant de la protection des données personnelles via la plateforme sécurisée AlphaVote. En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception doit être soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garantit sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du
22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057
Article 9 : Durée de l’accord - Dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral 2019 des membres du Comité Social et Economique et des membres du Conseil de discipline. Il prendra fin à l’expiration dudit processus. Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L.2222-5 du Code du travail. Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L 2231-5 du Code du travail. Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L 2231-6 du même Code, le présent accord sera déposé par l’entreprise, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Politique Sociale Agricole de la Somme et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes d’Amiens.
Annexe: Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
Fait à Amiens, le 25 mars 2019 En six exemplaires dont un pour chaque partie Le Directeur Général Adjoint de la Caisse Régionale BRIE PICARDIE Pour la CFDTPour le SNECA/CGC
Pour la CGT
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Annexe a L’accord D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN œuvre DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA CAISSE REGIONALE BRIE PICARDIE du 25 mars 2019 dans le cadre des elections profeSsionnelles
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et au Conseil de Discipline, la Direction de la Caisse Régionale Brie Picardie et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet. La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « le prestataire » représentée par Monsieur, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et au Conseil de Discipline. Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu. Il est également conforme au règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. Article R. 2314-10 du Code du travail En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la Caisse Régionale Brie Picardie. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes : pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, mention + ou – de 18 ans, collège ; pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales, EDS, département, affectation site/réseau ; pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ; pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, proportion pour chacune des listes des votes exprimés par département d’affectation et affectation sur site ou dans le réseau et les destinataires mentionnés ci-dessous. Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives, syndicats ayants participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ; pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ; pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ; pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales (syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour le cas échéant) et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections; pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales (syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant) et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
ListeS électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE
Un bureau de vote électronique est constitué pour l’ensemble des collèges du Comité Social et Economique. Un bureau de vote relatif au Conseil de Discipline est également constitué. Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient. Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise : L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ; L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ; Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée à la règlementation relative aux élections professionnelles. La question défi, à savoir le numéro du département de naissance de l’électeur
PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante : - L’électeur appelle sur le numéro vert 0800 10 12 30 - Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, Ville de naissance- Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 1) sur son adresse e-mail telle que communiquée par l’appelant ; 2) ou par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ; 3) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral. L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé). Dans le cas où l’électeur n’est pas en mesure de récupérer son identifiant suivant cette procédure, il se rapprochera de la DRH de la Caisse Régionale pour la phase de contrôle d’identité.
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral. L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera aléatoire. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
INFORMATION ET RELANCES
L’ensemble du personnel recevra à l’ouverture de chaque scrutin sur sa boîte professionnelle un mail d’information de l’ouverture du vote contenant un lien vers l’application Alphavote, ce mail sera envoyé par Kercia Solutions. Un mail de relance sera ensuite adressé pendant le scrutin aux non-votants par Kercia Solutions tous les deux jours.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé. A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré électoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs (Président du bureau de vote et ses deux assesseurs) du bureau de vote nominativement identifiés. L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la Caisse Régionale Brie Picardie. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
