Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration à la Caf d’Eure-et-Loir
1.MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES PAGEREF _Toc137045980 \h 3 1.1Choix d’un prestataire extérieur PAGEREF _Toc137045981 \h 3 1.2Etablissement du fichier des électeurs PAGEREF _Toc137045982 \h 4 1.3Lieux et temps du scrutin PAGEREF _Toc137045983 \h 4 1.4Listes des candidats et bulletins de vote PAGEREF _Toc137045984 \h 4 2.INFORMATION ET ASSISTANCE PAGEREF _Toc137045985 \h 4 3.GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN PAGEREF _Toc137045986 \h 5 4.ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc137045987 \h 5 5.RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc137045988 \h 5 6.REVISION PAGEREF _Toc137045989 \h 5 7.DENONCIATION PAGEREF _Toc137045990 \h 6 8.PUBLICITE PAGEREF _Toc137045991 \h 6
Entre d’une part, la Caisse d’Allocations familiales d’Eure-Et-Loir, dont le siège est à CHARTRES, 10 rue Charles Victor Garola, représentée par XXXXX, Directeur,
Et d’autre part, les organisations syndicales représentatives,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent d’autoriser la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles (CSE et CA).
Ce projet s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite Loi Travail, du 8 août 2016 et du décret n°2017-1535 du code de la sécurité sociale du 3 novembre 2017 relatif aux élections des représentants du personnel dans les conseils et conseils d’administration des caisses nationales, de l’agence centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale.
Le présent accord a pour objet d’entériner la décision de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur, affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes potentiellement source d’erreurs),
De pallier les aléas postaux,
D’augmenter la participation des électeurs par la mise à disposition en permanence d’un bureau de vote virtuel,
D’assurer la confidentialité et le secret du vote,
De supprimer les urnes et les tâches liées au dépouillement papier, au bénéfice d’un dépouillement immédiat,
De rendre possible le vote même en situation de télétravail, dans une logique de développement durable
Un accord cadre inter-régimes de l’Ucanss sur le vote électronique ayant été signé, le vote électronique sera soumis aux règles de l’accord en question et au cahier des charges des sociétés retenues.
Les chapitres et articles suivants s’adapteront également aux sociétés qui seront déterminées par l’accord cadre, notamment dans les modalités pratiques.
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, lié à l’accord cadre et joint au présent accord.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections relèvent du protocole d’accord préélectoral.
MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES Choix d’un prestataire extérieur Compte tenu de la technicité requise et afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire de l’accord cadre Ucanss en cours au moment de la préparation des élections, spécialisé dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique pour les élections susvisées.
Etablissement du fichier des électeurs
Afin de préparer les élections, le service des Ressources humaines établit un fichier des électeurs, à partir des listes électorales et le transmet au prestataire. Ce fichier contient les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement.
Lieux et temps du scrutin
Afin de favoriser la participation au vote, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment 24h/24 de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant au site sécurisé propre aux élections. Un bureau isolé, de façon à assurer la confidentialité du vote, équipé d’un poste informatique connecté au site sécurisé de l’élection sera mis à la disposition des salariés.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé au vote ne sera pas décompté du temps de travail.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Listes des candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire retenu, sont transmises au prestataire qui les mettra en ligne.
Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
INFORMATION ET ASSISTANCE
Avant l’ouverture du vote, des tests seront effectués par le prestataire, les gestionnaires (la direction et les délégués de la Direction pour l’organisation technique des opérations de vote), les membres du bureau de vote et les délégués syndicaux afin de :
s’assurer que tous les documents sont intégrés et sont consultables en ligne,
s’assurer que l’urne est bien vide, scellée et chiffrée avant le vote,
vérifier que les opérations de vote et le dépouillement fonctionnent.
Pour une parfaite appréhension du système de vote électronique, une formation pourra être dispensée si besoin par le prestataire pour les gestionnaires, les membres du bureau de vote et les délégués syndicaux. Pour les électeurs, tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
Une notice d’information sera transmise lors de l’envoi des identifiants pour présentation de la solution de vote électronique ainsi qu’un guide d’utilisation.
Une information aux salariés sera effectuée à l’ouverture de la période de vote ainsi que des rappels au cours de la période.
Tout utilisateur pourra également contacter une cellule d’assistance technique en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme tout au long de la durée de l’élection.
GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
De plus, le paramétrage sera strictement conforme aux exigences réglementaires, fonctionnelles et techniques précisées dans le Cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P) prévu par l’accord cadre Ucanss.
Le processus mis en œuvre garantira entre autres l’intégrité, l’unicité, la sincérité et l’anonymat des votes et la confidentialité de l’ensemble des données.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL puisque répondant aux critères de sélection de l’accord cadre Ucanss.
ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Il est conclu pour une durée indéterminée.
RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD
Si un problème d’une particulière importance était constatée, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier. En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.
REVISION
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
DENONCIATION
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.
Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme TéléAccords et auprès du greffe du conseil de prud’hommes.
PUBLICITE
Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes. Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’intranet de l’organisme.
