ACCORD relatiF A L’UTILISATION DE L’intranet par les instances representatives du personnel au sein de CANDRIAM succursale Française
Entre les soussignées :
CANDRIAM
Société en commandite par actions, constituée au Luxembourg en tant que société de gestion, sous le numéro R.C.S. B37.647, dont le siège social est 19-21 route d’Arlon, L-8009 Strassen. Immatriculée en France sous le numéro R.C.S. 912 029 899 et agissant par l’intermédiaire de sa succursale « Candriam – Succursale française », qui est située au 40 rue de Washington, 75008 - Paris Représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur responsable et XXX agissant en qualité de DRH France,
d’une part,
Et :
XXX, Délégué (e) Syndicale CFDT,
d’autre part,
PREAMBULE
CANDRIAM succursale française (ci-après « l’entreprise ») dispose d’un site intranet. La question s’est posée de l’extension de l’accès à cette communication en ligne à l’ensemble des représentants du personnel de la succursale.
La Direction de l’entreprise a entendu à cet égard définir d’un commun accord avec ses partenaires sociaux les conditions et modalités de diffusion des informations via l’intranet dans le respect des droits de chacun. Il s’agit également de réduire la communication en supports papier au profit de supports électroniques et de faciliter la circulation de l’information quelles que soient les modalités d’exécution du travail (sur site, en déplacement professionnel ou en télétravail).
Ceci étant rappelé, les parties sont convenues des dispositions qui suivent.
ARTICLE 1 – PRINCIPE DE LA COMMUNICATION PAR SUPPORT ELECTRONIQUE
Un accès à l’intranet de l’entreprise est ouvert aux membres du CSE.
Ce dispositif est un outil destiné à informer et communiquer avec les salariés de l’entreprise, qui est complémentaire avec les autres modalités existantes de communication consistant principalement dans l’affichage sur les panneaux dédiés et l’utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise.
ARTICLE 2 – MODALITES D’ACCES A L’INTRANET ET ADMINISTRATION
L’Instance Représentative élue du Personnel (IRP) au sein de l’entreprise disposera d’un espace d’affichage électronique ou « page » sur l’intranet de l’entreprise. L’intitulé de la page identifie clairement l’instance concernée.
L’IRP désigne un salarié volontaire en tant qu’administrateur de la page, qui sera l’interlocuteur de l’entreprise. A défaut de désignation, la page ne pourra pas être mise en service.
A la date de conclusion du présent accord, il est convenu que :
L’administrateur de page pour le CSE est XXX. XXX est également désignée administrateur adjoint de page.
L’administrateur de page a pour rôle de valider la conformité du contenu selon les termes du présent accord.
L’administrateur adjoint a pour rôle de suppléer l’administrateur de page notamment en cas d’absence ou d’indisponibilité.
La Direction s’engage à organiser une formation adéquate à l’outil pour les administrateurs de page désignés. Cette formation portera sur les modalités de connexion, publication, modération des commentaires et assistance technique.
L’accès en contribution est ouvert pour le CSE aux membres du bureau.
Afin d’accroître la publicité du contenu de sa page intranet, le CSE a la possibilité de communiquer auprès des salariés sur la mise à jour de la page intranet, dans le respect du présent accord, via l’adresse email d’entreprise qui lui est dédiée.
ARTICLE 3 – CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION
L’utilisation des technologies de l’information et de la communication doit s’effectuer dans le respect des lois et règlements en vigueur et notamment :
Des dispositions du Code du travail et du Code de la propriété intellectuelle
De la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée
Du Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) du 27 avril 2016 entré en application le 25 mai 2018
Des recommandations de la CNIL
De l’ensemble des dispositions relatives à la protection de la vie privée, au droit à l’image, au droit de la presse et à la protection des droits d’auteur
Elle doit également s’effectuer dans le respect des règles définies dans le Règlement intérieur de l’entreprise et l’ensemble de ses annexes, en particulier la Charte informatique, et dans le respect des règles professionnelles applicables à raison de l’activité de l’entreprise.
Cela inclut notamment les exigences de bon fonctionnement du réseau, des ressources et des équipements informatiques ainsi que les consignes de sécurité informatique en vigueur au sein de l’entreprise.
Les publications et informations des pages intranet doivent être en lien avec la situation économique et sociale de l’entreprise ou une actualité pouvant l’impacter, dans l’intérêt des salariés de la société.
Il est précisé que les logos, charte graphique et autres éléments de l’identité visuelle de la Société et du groupe ne peuvent être utilisés sans autorisation expresse de la Direction.
A des fins de limitation du volume de stockage, les parties conviennent que :
la communication de vidéos ou la communication de fichiers dont la taille excède 250 Go, se fera exclusivement par communication d’un lien sauf dérogation après accord exprès de la Direction ;
les contenus relevant d’une information périodique seront supprimés dans un délai de 12 mois après publication.
L’utilisation des ressources informatiques mises à disposition du CSE peut être analysée et contrôlée pour des nécessités strictes de maintenance, de gestion et de suivi ou de sécurité et ce, dans le respect de la législation applicable et notamment de la loi sur l’informatique et les libertés.
De plus, tout outil informatique connecté sur le réseau intranet doit pouvoir faire l’objet d’un contrôle de ses conditions de connexion par les services de sécurité informatique de l’entreprise.
Pour toute difficulté d’ordre technique, les membres élus du CSE bénéficient du support informatique de l’entreprise.
ARTICLE 4 – DROITS DES ORGANISATIONS SYNDICALES
Dans les conditions définies par la loi et dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical, les organisations syndicales peuvent déposer sur l’espace dédié sur le serveur interne ou « page » et sous leur responsabilité les communications syndicales qu’ils souhaitent porter à la connaissance des salariés (articles L. 2142-3 et suivants et L. 2131-1 du Code du travail).
Il est convenu d’un commun accord entre les parties signataires du présent accord, de ne pas avoir d’espace dédié pour les organisations syndicales sur le site intranet de la société à la date du présent accord. Cependant, la possibilité est laissée de pouvoir créer cet espace à l’avenir.
ARTICLE 5 – DROITS DU CSE : MODALITES DE COMMUNICATION DES PROCES-VERBAUX ET AUTRES INFORMATIONS DU CSE
Afin de faciliter la consultation par les salariés des comptes rendus de réunions du CSE, il est convenu que les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions de l’instance seront diffusés sur la page de l’intranet dédiée au CSE une fois qu’ils auront été approuvés. Cette diffusion n’est bien évidemment autorisée qu’en interne.
Les procès-verbaux précisent :
Les membres présents et ceux excusés
Les personnes invitées
Les points à l’ordre du jour
Les positions des parties évoquées à l’occasion desdites réunions
Les avis rendus
Les projets de publication sont déterminés après avis favorable lors d’une consultation des membres du CSE. La publication s’effectuera en format PDF.
Le calendrier des prochaines réunions programmées du CSE ainsi que l’ordre du jour de ces réunions pourront également être diffusés après validation avec la Direction. En revanche, les documents communiqués au CSE ou mis à disposition du CSE ne seront pas diffusés sur l’intranet, sauf accord exprès de la Direction.
Tout autre document ou toute autre information que le CSE souhaiterait diffuser sur l’intranet en lien avec ses attributions économiques, sera soumise à l’accord préalable de la Direction.
En cas de demande de diffusion d’un sondage, d’un questionnaire ou de toute autre sollicitation impliquant une réponse en masse de salariés, l’administrateur de la page à l’initiative de cette diffusion s’engage à adresser à la Direction des ressources humaines une copie dudit projet de publication 3 jours ouvrables avant sa publication, et à respecter la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel si le traitement n’est pas anonyme.
ARTICLE 6 – ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES DU CSE
Les membres du CSE sont également autorisés à utiliser l’Intranet de l’entreprise pour informer les salariés sur les décisions du CSE en matière d’activités sociales et culturelles.
ARTICLE 7 – DISCRETION ET CONFIDENTIALITE – DEVOIR DE RESERVE
Dans le cadre de leurs attributions, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sont tenus par la loi à une obligation de secret professionnel et à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur (article L. 2315-3 du Code du travail).
De plus, les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données économiques, sociales et environnementales revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur (article L. 2312-36 du Code du travail).
A cet égard, la Société s’attachera à signaler expressément le caractère confidentiel des documents et informations qui seront mis à la disposition des représentants du personnel ou qui leur seront communiqués.
Il est rappelé que certaines informations sont réputées confidentielles par la loi (certains documents de gestion prévisionnelle, informations communiquées au CSE en application du droit d’alerte économique, exigences légales en matière de droit boursier, etc.).
L’utilisation de l’Intranet doit être effectuée dans le respect de ces principes.
La diffusion de l’information doit également ne pas nuire aux intérêts de l’entreprise et ne pas lui porter préjudice.
Il est convenu entre les parties qu’aucune information ou document diffusés ayant trait à une situation particulière comme une situation individuelle ou une situation conflictuelle opposant par exemple plusieurs salariés, ne feront pas l’objet d’une diffusion sur la page Intranet du CSE. Les parties conviennent de respecter de manière générale un devoir de réserve inhérent au traitement de telles situations.
ARTICLE 8 – ACCES DES SALARIES
Tout salarié accède librement à l’information diffusée sur l’intranet.
Chaque salarié peut ainsi accéder aux communications sociales telles que par exemple : les activités sociales et culturelles proposées par le CSE, les procès-verbaux des instances représentatives du personnel, … sur l’espace d’affichage intranet mis en place pour l’instance représentative du personnel.
Les informations et documents, obtenus grâce à l’intranet ou internes à l’entreprise, qui relèvent de l’information interne et qui sont la propriété exclusive de l’entreprise, ne peuvent en aucun cas être utilisés à des usages externes. Ils ne peuvent être reproduits et/ou communiqués à des tiers sans l’autorisation expresse de la Direction des ressources humaines et leurs contenus ne peuvent être divulgués.
La Société s'engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant les pages Organisations Syndicales et CSE.
ARTICLE 9 – LITIGES
La Direction dispose d'un droit de regard sur les informations publiées.
Tout litige sur le contenu ou sur la forme des documents publiés sous forme électronique est porté à la connaissance de l’administrateur de la page, afin d’être solutionné dans les meilleurs délais.
La Direction peut demander à l’administrateur de page de ne pas diffuser ou de retirer des informations ne respectant pas les règles fixées dans le présent accord.
En cas de différend d’ordre individuel ou collectif né de l’interprétation du présent accord, les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler le différend.
Toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord et de tout autre accord fera l’objet d’un examen qui pourra conduire à un rappel à l’ordre par la Direction, voire à une suppression du contenu abusif ou à une fermeture temporaire de l’accès électronique confiée après échanges et information de l’organisation syndicale ou de l’instance concernée.
Article 10 – Dispositions finales
10.1 – Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter du
19 juin 2023. Il se substitue à l’ensemble des accords collectifs d’entreprise, engagements unilatéraux ainsi qu’aux éventuels usages d’entreprise existants et portant sur le même objet.
10.2 - Informations des salariés sur les dispositions de l’accord
Le présent accord fait l'objet d'une diffusion au sein de la succursale française. Il est tenu à la disposition de l'ensemble des salariés, qui peuvent en prendre connaissance auprès du département des Ressources Humaines, et est mis en ligne sur l'intranet de l’entreprise. Il est également transmis pour information au CSE.
Les salariés sont tenus informés de sa conclusion par une communication spécifique.
10.3 – Notification, formalités de dépôt et publicité de l’accord
Après sa conclusion, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.
Le présent accord, accompagné des pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues par la réglementation. L’accord sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l'accord.
10.4 – Modification et dénonciation
Les parties conviennent que le présent accord peut être modifié, à tout moment au cours de son application, par avenant conclu dans le respect de la réglementation en vigueur.
Toute demande de révision doit être accompagnée d’une proposition de modification.
Les dispositions du présent accord dont la révision est demandée s’appliqueront jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouvel accord. A défaut de nouvel accord, les dispositions dont la révision a été demandée continueront de rester en vigueur.
Conformément aux articles L. 2222-6 et L. 2261-9 du Code du travail, l’accord peut par ailleurs être dénoncé par l’une des parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des autres signataires et adhérents ainsi qu’au service dépositaire de l’accord.
Fait à Paris, le 15 juin 2023, en 4 exemplaires originaux
Pour la Direction :
XXXXXX Directeur responsableDRH France
XXX Pour l’organisation syndicale CFDT :
(Faire précéder les signatures de la mention manuscrite « Lu et approuvé »)
