Accord relatif à l'adaptation du recours au télétravail occasionnel, régulier ou contraint au sein Capsugel France Lonza à la politique du groupe sur le travail hybride
Application de l'accord Début : 13/11/2023 Fin : 01/01/2999
ACCORD RELATIF A l’ADAPTATION DU RECOURS AU TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL, REGULIER OU CONTRAINT
AU SEIN DE CAPSUGEL FRANCE LONZA A LA POLITIQUE DU GROUPE SUR LE TRAVAIL HYBRIDE
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société Capsugel France SASU, au capital de 1.280.000 €, ayant son siège social 10 rue Timken – 68027 Colmar Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Colmar sous le n° B 612 050 518, ladite société prise en la personne de son représentant légal
ET :
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à savoir :
L’organisation syndicale C.F.D.T.
L’organisation syndicale C.G.T.
L’organisation syndicale C.F.T.C.
PRÉAMBULE
Pour tenir compte de l’attente des salariés exerçant certains métiers ainsi que pour favoriser la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale, les partenaires sociaux ont négocié au cours de l’année 2018 un accord expérimental de télétravail occasionnel.
Un accord élargissant la possibilité de recours au télétravail a été conclu à durée déterminée en date du 5 juillet 2021.
Le présent accord a pour objet d’adapter le recours au télétravail à la politique en vigueur au sein du groupe Lonza et aux évolutions légales intervenues depuis la négociation de l’accord précédant (conditions d’éligibilité au télétravail des femmes enceintes et des salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche).
Le présent accord rappelle le principe selon lequel le lieu de travail habituel du personnel de la société est le site de l’entreprise. Le présent accord définit en conséquence :
les conditions dans lesquelles certains salariés pourront solliciter à leur initiative le recours au télétravail occasionnel
les conditions dans lesquelles certains salariés pourront solliciter de bénéficier d’un télétravail régulier à leur initiative
les conditions de déploiement d’un télétravail contraint en application de l’article L 1222-11 du code du travail
Le présent accord renvoi également aux conditions fixées par le groupe s’agissant du télétravail exercé à titre exceptionnel depuis un site situé hors de France et les conditions de recours au télétravail pour les salariés frontaliers et au télétravail à temps complet.
Le télétravail occasionnel ou régulier ne constitue ni un droit ni une obligation sauf situation particulière exceptionnelle définie au présent accord.
Le recours au télétravail régulier ou occasionnel reste nécessairement formalisé.
Le télétravail est par principe réalisé au domicile du salarié en France.
Le télétravail exceptionnel depuis un site hors de France doit être préalablement autorisé et respecter les procédures définies au niveau du groupe Lonza.
Aussi le présent accord s’inscrit désormais dans le respect des procédures définies par le groupe et est adopté pour une durée indéterminée. Il doit pouvoir évoluer au regard des prescriptions définies par le groupe
Les partenaires sociaux s’inscrivent donc pour la thématique du télétravail dans un processus d’amélioration continue dans le souci de concilier les contraintes locales avec les expérimentations menées au sein du groupe afin de répondre au mieux aux impératifs d’organisation de l’activité de l’entreprise et aux intérêts du collectif de travail tant pour les aspects développement professionnel que les aspects de conciliation vie professionnelle et vie privée.
DÉFINITIONS
Télétravail : Selon l’article L.1222-9, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Télétravail régulier : vise l’autorisation donnée à certains collaborateurs de pouvoir réaliser selon une périodicité prédéfinie à l’avance, un travail à leur domicile en se connectant sur le réseau de l’entreprise.
Télétravail occasionnel : vise l’autorisation donnée à certains collaborateurs de pouvoir réaliser épisodiquement un travail en se connectant à leur domicile sur le réseau de l’entreprise.
Télétravail contraint correspond aux situations visées à l’article L 1222-11 du code du travail permettant à l’entreprise dans des situations exceptionnelles et en cas de force majeure d’imposer le télétravail à des collaborateurs.
Travail nomade : le travail qui par sa nature s’inscrit principalement et habituellement en-dehors des locaux de l’entreprise. Il ne s’agit pas de télétravail.
Télétravailleur : est considéré comme télétravailleur au titre du présent accord tout collaborateur de l’entreprise effectuant dès l’embauche ou ultérieurement du télétravail à son domicile à titre occasionnel ou régulier sous réserve de l’autorisation préalable écrite de sa hiérarchie.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique en France aux salariés de la Société Capsugel France (Lonza) exerçant habituellement leur activité professionnelle dans les locaux de l’entreprise sous réserve qu’ils remplissent les conditions d’éligibilité au télétravail régulier définies à l’article 3 ou au télétravail occasionnel défini à l’article 4 et bénéficiant d’une ancienneté minimum de 6 mois dans l’entreprise et employés par contrat à durée indéterminée et à temps plein ou à un temps partiel.
Ne sont pas visés par le présent accord les salariés qui pourraient travailler 100% en télétravail et dont les conditions de travail seront définies selon les procédures définies par le groupe.
Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles de droit au télétravail, la priorité étant données aux recommandations pédagogiques susceptibles d’être formulées par les partenaires de l’entreprises dans le cadre du programme de formation. Leur situation sera évaluée au cas par cas.
Enfin les dispositions du présent accord s’appliquent au personnel dont les fonctions sont éligibles au télétravail en cas de mise en place d’une organisation de travail par recours au télétravail en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles.
Article 2 – Eligibilité au télétravail régulier ou occasionnel
Le télétravail tel que prévu dans le présent accord est une possibilité d’organisation du travail permettant au salarié l’exercice à titre régulier ou occasionnel d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile.
Le télétravail régulier ou occasionnel tel qu’il est envisagée au sein de la Société Capsugel n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions tenant :
au poste occupé et à sa compatibilité avec l’organisation du service (a)
au salarié candidat au télétravail (b)
au domicile du salarié concerné (c)
Eligibilité du poste et compatibilité avec l’organisation du service
Tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.
Ne sont notamment pas compatibles avec le télétravail, les postes en production, les postes de techniciens de laboratoire, les postes en maintenance, les postes non dotés d’ordinateurs portables par l’entreprise.
Dans le cadre de la digitalisation progressive de l’entreprise, les dotations en ordinateurs portables ont vocation à se développer. Cette tendance aura ainsi nécessairement un impact sur l’organisation du travail à venir et sur le développement possible des demandes de télétravail. Aussi les autorisations de télétravail sont nécessairement temporaires et évolutives et devront s’adapter aux besoins de l’organisation collective du travail au sein de l’entreprise.
L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée notamment au regard de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie des activités depuis son domicile, pour réaliser du télétravail en raison notamment :
de la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste en raison de l’organisation pratique (pour exemples non exhaustifs : documents non numérisés, échanges nécessaires avec les collègues, présence de tiers sur le site, interactions avec les fonctions exercées sur site…),
des contraintes techniques (pour exemples non exhaustifs : informatique, téléphonie...),
des impératifs de sécurité et de confidentialité des données liées à l’activité envisagée,
de l’organisation du service et du nombre de salariés déjà en télétravail sur la même date ou travaillant à temps partiel au sein du service ou de la faible ancienneté des membres de l’équipe au sein de laquelle le salarié mène ses activités.
la nature de l’activité du collaborateur : fonction de type expert sans rôle d’encadrement, fonction avec un impact limité en termes d’encadrement et d’interaction avec les fonctions exercées sur le site ou enfin fonction de type manager avec un impact plus ou moins fort sur le fonctionnement global du site.
Eligibilité du salarié
Le télétravail exige des aptitudes dont celles appréciées dans le cadre d’un entretien spécifique telles que :
la maîtrise du poste occupé,
L’autonomie dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail
L’adaptabilité à savoir l’ajustement des pratiques en fonction des situations et des personnes
la rigueur et la fiabilité du collaborateur,
la capacité à partager avec les interlocuteurs les informations de manière structurée et adaptée,
la coopération et l’entraide.
Pour les fonctions managériales : capacité à animer son équipe à distance, flexibilité pour les activités transversales et la coopération avec les autres fonctions de l’entreprise, capacité d’anticipation et d’organisation
Eligibilité du domicile
Les salariés de la Société Capsugel sont le cas échéant autorisés à télétravailler à leur domicile ce qui s’entend de leur résidence habituelle.
L’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail doit être située en France.
Tout changement d’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail est signalé au service Ressources Humaines. Le télétravail hors du domicile et / ou hors du territoire français doit être autorisé et est soumis aux procédures spécifiques définies par le groupe et auxquelles les partenaires sociaux conviennent de se référer.
Conditions liées au domicile : le domicile doit remplir certaines conditions techniques à savoir :
être relié à une ligne Internet par la technologie ADSL haut débit ou par une technologie FTTH,
être situé dans une zone géographique couverte par les réseaux de communication nécessaires à l’exécution d’une activité en télétravail dans des conditions efficaces et professionnelles,
ne pas faire l’objet de restrictions concernant le télétravail dans le contrat d’assurance habitation du salarié ou le cas échéant dans son bail d’habitation, ou le règlement de copropriété,
être doté d’une installation électrique conforme pour l’exercice du télétravail.
disposer d’un environnement propice au travail et à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.
Article 3 – Télétravail régulier
3.1. Nombre de jours susceptibles d’être télétravaillés à titre régulier
Le télétravail régulier est une possibilité offerte par la Société Capsugel dans le cadre d’une autorisation écrite à durée limitée. Les salariés éligibles remplissant les conditions prévues à l’article précédent auront la possibilité de solliciter des journées télétravaillées dans les conditions suivantes et selon les formules suivantes :
Télétravail régulier hebdomadaire
Le télétravail régulier est limité à 2 jours hebdomadaire au maximum sous condition d’avoir un an d’ancienneté dans l’entreprise. Entre 6 mois et 1 an d’ancienneté, le télétravail régulier est limité à 1 jour hebdomadaire au maximum.
Le nombre hebdomadaire maximum de jours de télétravail est défini poste par poste au regard de la nature du poste, l’expérience et de l’autonomie de son titulaire, des interactions dans l’exercice professionnel avec les autres fonctions de l’entreprise.
Le nombre effectif de jours de télétravail au cours d’une semaine sera défini dans les limites maximales comprises entre 1 jour et 2 jours par le responsable hiérarchique direct après tenue de l’entretien d’examen de la demande de télétravail et est mentionné dans l’autorisation de télétravail régulier
Les journées peuvent être prises par journées entières ou demi-journées et correspondent à des journées fixes dans la semaine.
Les jours absence au cours d’une semaine pour quelque motif que ce soit (congé, journée flex, etc…) réduisent d’autant le nombre de jour de télétravail au cours d’une semaine.
Pour l’ensemble du personnel éligible à temps plein ou à temps partiel, le télétravail est possible sous réserve que le salarié soit présent sur site au moins 3 jours par semaine.
Les journées de télétravail non prises ne sont pas cumulables ni reportables d’une semaine sur l’autre.
Télétravail régulier mensuel
Les salariés exerçant des missions dont l’activité ne permet pas de définir des jours de télétravail régulier dans le cadre d’une semaine, la mise en place du télétravail dans un cadre mensuel peut être envisagée.
Le nombre maximum de jours de télétravail au cours d’un mois est de 8 jours ouvrés flottants. Le nombre mensuel maximum de jours de télétravail est défini poste par poste au regard de la nature du poste, des projets en cours, de l’expérience et de l’autonomie de son titulaire, des interactions dans l’exercice professionnel avec les autres fonctions de l’entreprise. Le nombre effectif de jours de télétravail au cours d’un mois sera définit dans les limites maximales comprises entre 4 jours et 8 jours par le responsable hiérarchique direct après tenue de l’entretien d’examen de la demande de télétravail et est mentionné dans l’autorisation de télétravail régulier. Pour le personnel travaillant à temps partiel le nombre de jour télétravaillabe est fixé au maximum à 4 par mois. Les journées peuvent être prises par journées entières ou demi-journées. Elles ne correspondent pas à des journées fixes dans le mois et peuvent en, conséquences être adaptées aux circonstances et aux contraintes professionnelles ;
Les jours absence au cours d’un mois (ou d’une même période de 30 jours) pour quelque motif que ce soit (congé, journée flex, arrêt de travail maladie etc…) réduisent d’autant le nombre de jours de télétravail au cours de ce mois (ou au cours d’une même période de 30 jours).
Pour l’ensemble du personnel éligible à temps plein ou à temps partiel, le télétravail est possible sous réserve que le salarié soit présent sur site au moins 3 jours par semaine.
Les journées de télétravail non prises ne sont pas cumulables ni reportables d’un mois sur l’autre.
Règles communes
Il est rappelé que pour le télétravail hebdomadaire ou mensuel :
Le salarié ne peut se placer en télétravail pendant un jour de suspension de son contrat de travail pour quelque motif que ce soit (arrêt de travail pour motif de maladie, congé payé), ainsi que pendant les jours de repos hebdomadaire
L’astreinte ne correspondant pas à du travail effectif, ne se confond pas avec une période de télétravail.
3.2. Procédure d’autorisation préalable en vue de télétravail régulier
3.2.1. Demande initiale du salarié et déclaration préalable du salarié
La possibilité de télétravailler régulièrement doit être au préalable autorisée dans son principe par le responsable hiérarchique après qu’une demande ait été faite par écrit à l’initiative du salarié.
La demande écrite de télétravail régulier ne peut être présentée qu’accompagnée de déclarations portant sur les conditions énoncées au point 2 ci-dessus relatives au domicile du salarié.
Le salarié qui souhaite bénéficier d’une situation de télétravail régulier atteste de l’ensemble des conditions définies à l’article 2 relatives à son domicile en fournissant à son responsable hiérarchique :
Une déclaration sur l’honneur relative à la conformité de l’installation électrique utilisée pour le télétravail
Une attestation provenant de l’assureur attestant que la police d’assurance de son domicile permet l’exercice régulier d’une activité professionnelle à domicile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Les conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail. Le salarié devra en fournir les justificatifs nécessaires avant délivrance de l’autorisation télétravail. Pour toute modification impactant la couverture d’assurance du domicile, le télétravailleur devra en outre remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques liés au télétravail à domicile.
Une déclaration écrite relative aux conditions matérielles et d’ambiance de travail
Le responsable hiérarchique organise à l’aide du service HSE un diagnostic ergonomique après examen des conditions de travail réelles envisagées par le salarié dans sa déclaration en termes d’ambiance et de conditions matérielle de travail. Ces derniers émettent des recommandations et des consignes de sécurité et peuvent émettre des propositions d’amélioration et/ou imposer certains équipements qui seront mis à disposition par l’entreprise tels que de siège ergonomique, écrans de travail notamment. Si les conditions de travail ne peuvent être adaptées dans les limites de leur faisabilité par l’entreprise tel qu’appréciées par le seul service HSE, la mise en œuvre du télétravail peut être refusée pour ce seul motif de diagnostic négatif.
Le responsable hiérarchique peut après examen et au regard des conditions d’éligibilité visées à l’article 2 ci-dessus, accepter ou refuser la demande de télétravail régulier selon les modalités prévues ci-après.
3.2.2. Examen de la demande
Etape préalable
Le responsable hiérarchique avant de prendre position sur la demande de télétravail régulier organise un entretien spécifique visant à étudier la faisabilité du télétravail et notamment les modalités de l’exécution du travail et le domicile.
Si la demande de télétravail est acceptée, le responsable hiérarchique fixe en concertation avec le salarié les modalités d’exécution du télétravail.
Le responsable hiérarchique communique au salarié et au responsable des ressources humaines la décision concernant la mise en œuvre du télétravail dans les 30 jours qui suivent cet entretien.
Mise en œuvre
Les conditions relatives au domicile sont documentées par le salarié qui transmet au responsable hiérarchique les déclarations et attestation mentionnées à l’article précédent.
Le salarié teste s’il peut accéder depuis son domicile à l’environnement informatique nécessaire à la tenue de son poste dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.
Motifs de non-validation
En cas de refus, le ou les motifs sont précisés au salarié par le responsable hiérarchique. Il peut s’agir notamment de contraintes matérielles ou techniques, d’impératifs de santé sécurité au travail, d’impératifs de sécurité des données liées à l’activité, de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise, de l’organisation du service, de la faible ancienneté et de l’expérience de l’équipe, de la maîtrise du poste occupé.
3.2.3. L’autorisation de télétravail
Une autorisation écrite à durée déterminée délivrée par le responsable hiérarchique formalise l’acceptation du télétravail régulier à domicile dans les conditions prévues au présent accord. Elle en précise les conditions définies avec le responsable hiérarchique.
Le responsable hiérarchique pourra notamment exclure le télétravail certains jours en raison de l’organisation de l’activité tel que jour de réunion hebdomadaire d’équipe et les jours dédiés à des tâches qui exigent une réactivité et une fluidité particulière ou des activités nécessitant un brainstorming de tout ou partie de l’équipe, semaine de clôture, etc… Il est précisé que les tâches plus introspectives de réflexion et d’analyse sont mieux adaptées au télétravail. Enfin le responsable hiérarchique limite le nombre de salariés de son équipe concomitamment en télétravail absent de façon à préserver la cohésion d’équipe et le lien social.
En cas de pluralité de demandes au sein d’une même équipe, le télétravail régulier ou occasionnel, le responsable hiérarchique devra nécessairement prendre en compte les demandes de l’ensemble de l’équipe afin d’organiser le travail.
Ainsi si le nombre de candidature en vue d’une situation de télétravail est trop important au regard des exigences de fonctionnement du service et que celui-ci est incompatible avec une bonne organisation de l’équipe concernée, l’ordre de priorité suivant sera appliqué :
Salarié dont l’état de santé nécessite un aménagement des conditions de travail sur avis du médecin du travail et salarié en état de grossesse
Salarié mobilisant les dispositifs d’aidant familial (proche aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche)
Temps de trajet domicile- lieu de travail par ordre décroissant
Ancienneté des salariés candidat par ordre décroissant
Age du salarié par ordre décroissant
3.3. Période d’adaptation et réversibilité
Pendant les 6 premiers mois d’application de l’autorisation de télétravail régulier, l’entreprise tout comme le salarié peuvent à tout moment mettre fin à cette possibilité.
L’objectif de cette période d’adaptation est de permettre aux parties (manager direct et salarié) de vérifier le bon fonctionnement notamment technique et organisationnel du télétravail envisagé. Au plus tard dans les 4 semaines précédant le terme de la période d’adaptation, un entretien sera organisé afin que chaque partie dresse le bilan de la situation de télétravail pour ce qui la concerne.
Si le bilan est positif pour chaque partie, la situation de télétravail se poursuit pour la durée prévue à l’autorisation de télétravail.
Le cas échéant si les parties estiment que les modalités doivent être ajustées, elles en informent le service Ressources Humaines afin que les modifications apportées soient formalisées dans une autorisation de télétravail révisé.
A défaut d’être concluante, il est mis fin à la situation de télétravail dans le délai mentionné à l’alinéa 2 ci-dessous.
La fin du télétravail régulier est notifiée par écrit en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.
3.4. Réversibilité au-delà de la période d’adaptation prévue au point 3.3. et avant le terme de l’autorisation de télétravail
La réversibilité définitive au-delà de la période d’adaptation est également possible à l’initiative soit de la hiérarchie soit du salarié. Cette réversibilité est alors formalisée d’un commun accord par une lettre mettant un terme à l’autorisation temporaire de télétravail.
De plus, certaines circonstances mettent également fin définitivement au télétravail notamment :
Lorsque le salarié autorisé à télétravailler change de poste.
Lorsque le salarié autorisé à télétravailler informe l’entreprise d’un déménagement sans qu’une analyse de compatibilité du nouveau lieu de travail ait été réalisée,
Lorsqu’une modification intervient dans l’organisation du service ou lorsque des circonstances particulières liées à l’activité du service exigent un retour permanent du salarié dans les locaux de l’entreprise,
Lorsque les règles de protection des données de confidentialité ne sont pas en pratique respectées,
Lorsque des circonstances particulières imprévisibles affectent la situation personnelle du salarié ne lui permettant plus d’exercer le télétravail dans les conditions prévues au présent accord,
Lorsque des dysfonctionnements dans l’organisation du service sont détectés par le responsable hiérarchique. Ce dernier saisit alors le service RH qui analysera la situation après avoir entendu les protagonistes et qui, à défaut de consensus sur les modalités de règlement des difficultés, décidera de la mesure la plus appropriée pour résoudre ces dernières. La mesure pourra notamment conduire à ce qu’il soit mis un terme à la situation de télétravail régulier.
Lorsque les consignes en matière de santé / sécurité au poste en télétravail ne sont pas respectées.
Article 4 – Télétravail occasionnel
4.1. Pour les salariés remplissant les conditions définies à l’article 2, un dispositif plus allégé de télétravail occasionnel pourra être mis en place de gré à gré dans les situations suivantes :
Grève de transport, pic de pollution, affectant significativement la circulation des véhicules privés (circulation alternée)
Panne du véhicule personnel
Besoin ponctuel du salarié pour concilier vie professionnelle et vie personnelle
Départ-retour de déplacement professionnel ou de formation ne rendant pas nécessaire un retour sur le lieu habituel de travail.
Il s’agit de situations dans lesquelles le recours au télétravail facilite la bonne exécution du travail malgré une situation inhabituelle ou la gestion d’un imprévu.
Le dispositif de télétravail occasionnel ne peut être déployé de manière récurrente.
Il ne saurait être un moyen de contourner les règles de télétravail régulier pour des situations qui n’y ouvrent pas droit.
4.2. En cas de recours occasionnel au télétravail, celui-ci pourra être convenu au cas par cas, entre le salarié et son responsable hiérarchique. Une autorisation cadre pourra être mise en place.
Un accord écrit préalable devra être formalisé par tout moyen, le cas échéant par courriel. Un préavis d’information de la hiérarchie de 8 jours calendaires devra être respecté lorsque l’évènement à l’origine de la demande de télétravail est programmable à l’avance. Les plages horaires de télétravail seront obligatoirement précisées dans l’accord écrit.
L’information sera communiquée aux autres collaborateurs de l’équipe afin de les informer de la situation de télétravail du collaborateur concerné.
4.3. La possibilité de télétravail occasionnel est plafonnée à un jour par mois dans la limite de 20 jours par année calendaire, jours de pics de pollution non compris le cas échéant pris en demi-journées.
En cas de recours au télétravail pour faire face à la limitation des déplacements en cas de pics de pollution, les salariés devront justifier leur demande en transmettant les justificatifs nécessaires en s’appuyant sur les données du site de l’association Atmo Grand Est (www.atmo-grandest.eu) et ne pourront dépasser un nombre de jours plafond de télétravail occasionnel au cours d’une même période de 30 jours impactée par le pic de pollution de 8 jours ouvrés flottants. Au-delà de ce plafond le salarié met en œuvre des solutions alternatives (co- voiturage, transport en commun). Le responsable hiérarchique pour autoriser le télétravail en cas de pic de pollution détermine l’ordre de priorité pour éligibilité au télétravail en tenant compte des contraintes individuelles de mises en œuvre des solutions alternatives.
Les jours télétravaillés doivent être positionnés du lundi au vendredi de préférence en dehors des mardi et jeudi sauf circonstances imprévisibles et pics de pollution.
Article 5- télétravail contraint
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des salariés.
La gestion du parc du matériel informatique et la facilitation de l’utilisation des outils numériques reste un point de vigilance de la Direction des services Informatiques dans le cadre de la réflexion globale sur la gestion des situations de crise.
Le télétravail pour les besoins de gestion d’un évènement exceptionnel ne fait pas l’objet d’une procédure d’autorisation individuelle du salarié mais peut être imposé collectivement par l’employeur unilatéralement.
La mise en place de ce télétravail pourra être organisée par l’employeur via une note générale ou par service.
Les conditions et modalités de mobilisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure seront déterminées par les responsables hiérarchiques au regard des contraintes opérationnelles, de l’organisation possibles du travail, les impératifs de toutes nature découlant de la survenance de l’évènement exceptionnel.
Les proportions d’activités réalisées en télétravail ou sur site seront définies et régulièrement adaptées par les responsables hiérarchiques exerçant effectivement les fonctions managériales aux besoins du moment de l’entreprise et de l’équipe de direction mettant en œuvre le plan de continuité d’activité. La coopération et la flexibilité en temps de crise étant fondamentaux à la réussite du plan de continuité d’activité, chaque collaborateur sollicité adaptera en conséquence les modalités de travail au regard de l’avancée et des besoins de réalisation du plan de continuité d’activité.
Selon les circonstances le CSE sera informé soit avant ou après le déploiement du télétravail contraint des modalités opérationnelles de déploiement de ce mode d’organisation du travail.
La mise en place du télétravail contraint est documentée et organisée dans le cadre du carnet de bord de la gestion de crise par échanges d’e-mails régulièrement actualisés entre les salariés contribuant au plan de continuité d’activité et l’équipe de direction.
Article 6 – Organisation pratique du télétravail à domicile (dispositions communes quel que soit le type de télétravail)
6.1. Organisation du temps télétravaillé
Le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles et les règles internes en vigueur dans l’entreprise.
L’activité professionnelle à domicile doit se dérouler pendant la période correspondant aux horaires du service auquel appartient le salarié. Pendant le jour ou la demi-journée de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspondant à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise et correspondant aux badgeages réalisés à distance.
Le salarié devra badger à distance sur l’ordinateur portable mis à sa disposition selon les mêmes règles de badgeage que celles applicables sur le site Capsugel.
Pendant le jour où les demi-journées télétravaillés au cours de la semaine, le salarié s’engage à répondre aux sollicitations des collègues et des tiers extérieurs pendant les plages de l’horaire habituel de son service (le matin et l’après-midi). Celles-ci sont le cas échéant précisées dans l’autorisation de télétravail.
6.2. Impact paye
En situation de télétravail le collaborateur ne peut prétendre aux avantages pécuniers ou en nature en lien avec une activité professionnelle sur le site de Capsugel tels que participation aux frais repas, indemnité transport. De tels avantages, si le salarié en est bénéficiaire, sont ajustés au regard du nombre de jour ou de demi-journées de télétravail effectués par le salarié.
6.3. Objectifs individuels
La charge de travail et les objectifs du salarié autorisé à télétravailler restent les mêmes que lorsqu’il exerce l’ensemble de son activité dans les locaux de l’entreprise. La hiérarchie vérifiera lors d’entretiens réguliers la faisabilité des objectifs confiés au regard de l’autorisation de télétravail ainsi que les conditions de la bonne continuité du service.
En période de cas de force majeure ou de situation exceptionnelle, les objectifs individuels pourront être adaptés par le responsable hiérarchique dès lors que les missions confiées peuvent être amenées à évoluer.
6.4. Vie privée
Afin de respecter la vie privée du collaborateur autorisé à télétravailler, les plages horaires de joignabilité correspondent aux plages horaires de l’horaire habituel du service auquel appartient le salarié et sont le cas échéant précisées dans l’autorisation de télétravail. Le télétravailleur ne peut organiser de réunions à son domicile mais peut en animer ou y participer au moyen de l’utilisation des nouvelles techniques de l’information et de la communication mis à sa disposition par l’entreprise
Article 7 - Protection des données et confidentialité
Chaque salarié optant pour le télétravail occasionnel ou régulier prend des précautions utiles pour préserver l’accès de ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients et fournisseurs. Il en est de même lorsque le télétravail contraint est mis en place par l’employeur.
Aucun dossier, document sur support papier ou numérique ne peut être conservé au domicile du salarié.
Le salarié doit en outre respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l’entreprise portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité ainsi qu’une obligation de secret sur toutes les questions portant sur les secrets de fabrique et les secrets d’affaires.
Le télétravail implique nécessairement la seule utilisation des équipements de travail mis à disposition par l’entreprise et la mise en œuvre des procédures et dispositifs de protection des données appartenant à l’entreprise exigés par la société Capsugel.
Le salarié observe la discrétion et la confidentialité la plus stricte sur les informations auxquelles il a accès par tous moyens dans le cadre de sa fonction. Il veille à empêcher l’accès et l’utilisation abusive ou frauduleuse des équipements professionnels mis à sa disposition et les données qu’ils contiennent.
Le salarié doit également respecter les consignes figurant dans la chartre d’utilisation des ressources informatiques et les consignes de la Direction des Services Informatiques ainsi que les dispositions du règlement intérieur de la société.
Le non-respect de ces prescriptions peut conduire à la mise en œuvre de sanctions prévues par le règlement intérieur.
Article 8 – Santé et sécurité et aides sociales
8.1. Respect des règles de santé et de sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité des collaborateurs sont également applicables lorsque les collaborateurs sont en situation de télétravail.
En cas de besoin, les représentants du personnel et les autorités administratives compétentes en matière d’hygiène et de sécurité ont accès au lieu de travail du télétravailleur sous réserve de recueillir préalablement l’accord de l’intéressé.
La liste des télétravailleurs réguliers ou occasionnels sera transmise à l’infirmière du site, laquelle fera part à la direction et au médecin du travail, dans le respect des règles déontologiques, de toute situation individuelle qui lui semblerait rendre le télétravail régulier inapproprié. L’infirmière du travail sera habilitée à formuler des recommandations individualisées d’hygiène de travail auprès des télétravailleurs. Le service HSE concevra également régulièrement des campagnes préconisations et recommandations générales en matière de santé / sécurité au travail à l’attention des télétravailleurs.
8.2. Accident du travail
En cas d’accident du travail à son domicile, le salarié doit en informer l’employeur par tout moyen. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fait dans les mêmes conditions que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise et peut susciter des enquêtes internes nécessitant un déplacement au domicile du salarié.
8.3. Participation au collectif du travail
Le télétravailleur régulier sera attentif à ne pas se désolidariser du collectif de travail.
Le personnel sur site associera les collègues en télétravail dans leur routine de travail. Le manager créera des visioconférences pour embarquer les télétravailleurs en réunion de travail.
Aussi la participation des télétravailleurs à tous les évènements professionnels collectifs (réunion de travail, conférence, évènement festif) doit être considérée par ces derniers comme une priorité et comme des espaces temps favorisant le maintien d’une bonne intégration dans le collectif de travail et une bonne cohésion au sein du service auquel il appartient.
Les jours ou demi-journées télétravaillés devront dès lors ne pas coïncider avec le déroulement de tels évènements ou situations.
8.4. Entretien annuel formalisé
Un entretien annuel formalisé sera organisé par le responsable hiérarchique avec les télétravailleurs réguliers de son équipe. Le responsable hiérarchique vérifiera lors de l’entretien annuel la faisabilité des objectifs confiés, et la bonne maîtrise des outils de travail à distance par le salarié, ainsi que les conditions de la bonne continuité opérationnelle du service.
8.5. Salariés en situation de handicap et aménagement de poste à la demande du médecin du travail
Les procédures d’entrée et de sortie dans les dispositifs de télétravail évoquées au présent accord ne sont pas applicables aux situations individuelles des personnes en situation de handicap ou pour lesquelles le médecin du travail préconise que l’aménagement du poste de travail puisse prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi ou une reprise du travail.
Dans ces hypothèses, la mise en place du télétravail se fera en concertation avec le médecin du travail, le service RH et le responsable hiérarchique.
8.6. Salariée en situation de grossesse et aménagement du télétravail
Afin de diminuer le temps passé dans les transports et en vu de favoriser un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, la salariée enceinte a la possibilité d’accéder au télétravail pendant au maximum 3 jours par semaine pendant la durée de fin de grossesse ainsi que pendant une durée de six mois suivant la date d’accouchement dans les conditions définies ci-après. 8.6.1. Salariées éligibles au télétravail
Sont éligibles au télétravail, les salariées enceintes remplissant les conditions suivantes :
avoir déclaré son état de grossesse
être volontaire et en faire la demande expresse auprès de la société
travailler à temps plein ou à temps partiel à 80 % minimum
justifier d’avoir dépassé le 3ème mois de grossesse
s’engager à respecter les règles relatives au télétravail définies dans le présent accord
disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé
avoir une capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail
occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle régulière et compatible avec les exigences de la fonction et au bon fonctionnement du service et de l’équipe
avoir un espace de travail présentant les conditions de travail propices au travail au sein de sa résidence principale conformément à l’article 2 ci-dessus.
8.6.2. Modalités de passage au télétravail
Les modalités de passage en télétravail pendant la grossesse et le délai de six mois suivant la date d’accouchement sont identiques à celles définies à l’article 3 et est valable pour une durée temporaire telle que définie dans le présent article.
Le délai de prise de décision du manager est fixé à 8 jours, la période d’adaptation n’étant pas applicable.
Pour les salariés enfin bénéficiant d’ores et déjà du télétravail de manière régulière, une adaptation des modalités d’application du télétravail initialement définies est possible par autorisation spécifique complémentaire.
8.6.3. Grossesse pathologique
En cas de situation de grossesse pathologique, un aménagement du poste de travail dans le cadre d’un télétravail spécifique pourra être autorisé sur décision du service RH et ce en coordination avec le médecin du travail et ce pour la durée de congé de maternité.
Le télétravail pourra sous le contrôle du médecin du travail consister en un télétravail à 100 % le cas échéant.
8.7. Modalités d’accès au télétravail pour les salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche.
Afin de permettre aux salariés de concilier leurs contraintes spécifiques de vie personnelle en vu d’aider un enfant, un parent ou un proche, des modalités particulières de recours au télétravail pourront être définies sur autorisation des services RH dans les conditions définies ci-après.
8.7.1. Salariés éligibles
Sont éligibles les salariés proches aidants d’un enfant, d’un proche ou d’un parent dans les conditions définie en accord avec le service RH, les salariés remplissant les conditions suivantes :
remplir les conditions de proches aidants au sens des conditions d’éligibilité au congé de proche aidant définies à l’article L. 3142-16 et suivants du Code du Travail ou être éligible au congé de présence parentale défini à l’article L. 1325-62 et suivants du Code du Travail,
avoir informé le service RH de sa demande et présenter le dossier circonstancié adéquat correspondant au me dossier que celui nécessaire pour accéder au congé de proche aidant ou au congé de présence parentale
dossier de proche aidant : déclaration sur l’honneur attestant soit du lien familial qui uni le salarié à la personne aidée soit de l’aide apportée à une personne en situation de handicap avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables ,copie de la décision justifiant d’un taux d’incapacité permanent d’au moins 80 % de la personne aidée si la personne aidée est handicapée , copie de la décision d’attribution de l’allocation personnalisée d’autonomie APA, copie de l’attribution d’une majoration pour tierce personne ou de la prestation complémentaire de recours à une tierce personne si la personne aidée en bénéficie
dossier pour congé de présence parentale : certificat médical attestant de la particulière gravité de la maladie, de l’accident ou du handicap et nécessité d’une présence soutenue auprès de l’enfant et de soins contraignants.
travailler à temps plein ou à temps partiel à 80 % minimum
s’engager à respecter les règles relatives au télétravail défini dans le présent accord
disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé (capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail)
occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle régulière et compatible avec les exigences de la fonction et au bon fonctionnement du service et de l’équipe
avoir un espace de travail présentant des conditions de travail propices au travail au sein de la résidence principale conformément à l’article 2.
8.7.2. Modalités de passage au télétravail
Les modalités de passage en télétravail pour les aidants familiaux sont identiques à celles définies à l’article 3 et ce pour une durée temporaire maximum d’un an.
La décision d’autorisation est prise par le service RH de l’entreprise et ce après réception de la demande et du dossier circonstancié, la décision étant prise dans un délai de 30 jours à réception du dossier complet.
Pour les salariés bénéficiant d’ores et déjà du télétravail de manière régulière, une adaptation des modalités d’application du télétravail initialement définies est possible par autorisation complémentaire signée conjointement par le responsable hiérarchique et la direction des ressources humaines.
8.8. Formation des managers et des salariés
Les managers dont les équipes comprendraient un nombre significatif de télétravailleurs bénéficieront d’un droit de priorité pour bénéficier d’une formation au management à distance.
Le service RH sélectionnera un programme permettant de développer cette compétence.
Par ailleurs les salariés candidats au télétravail sont encouragés à utiliser leur compte personnel formation de sorte à développer leurs aptitudes et compétences au travail à distance.
Enfin, des recommandations internes seront également déployées par le service RH et le service HSE pour accompagner la digitalisation des activités de la société et le développement potentiel du travail à distance.
Le présent accord prend effet le 13 novembre 2023.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être résilié l’une ou l’autre des parties moyennent un préavis de dénonciation de 3 mois.
La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires et adhérentes, à la DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) compétente, ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Colmar.
L’auteur de la dénonciation la déposera sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
9.2. Clause de rendez-vous
A l’occasion des négociations annuelles sur la qualité de vie au travail, les parties signataires pourront formuler des observations, suggestions afin d’améliorer le dispositif télétravail au sein de la société et favoriser sa compatibilité avec les processus de travail et faire remonter les éventuels dysfonctionnements
9.3. Révision Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord. Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord.
À l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.
Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la Direction de la Société dans un délai de deux mois (exemple) suivant la réception de la demande écrite de révision. La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la Direction de la société. La convocation écrite à la négociation de révision sera adressée à l’ensemble des organisations syndicales de salariés représentatives dans la Société, que celles-ci soient ou non signataires ou adhérentes du présent accord. Même en l’absence de Délégué Syndical, l’accord pourra être révisé selon l’un des modes de négociation dérogatoires prévu par le Code du Travail, notamment par les articles L. 2232-24 et suivants du Code du Travail. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal. Il est entendu que les dispositions du présent Accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.
9.4. Dépôt
Le présent accord sera notifié par courrier recommandé à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Colmar.
Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.
A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale." Enfin, un exemplaire de l’accord sera remis et établi à chaque partie signataire.
Cet accord sera enfin diffusé sur l’intranet de l’entreprise.
Une présentation du présent accord fera l’objet d’une communication réalisée conjointement par les services RH et communication de l’entreprise qui portera notamment sur les conditions d’accès au télétravail et ses modalités au sein de Capsugel France Lonza.
Fait à Colmar Le 12 décembre 2023 En six exemplaires originaux,
Pour la société Capsugel France LonzaPour les organisations syndicales représentatives
