ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS COMITE SOCIAL ECONOMIQUE ET REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
CARSAT NORMANDIE
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc193111659 \h 3 ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc193111660 \h 3 ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES PAGEREF _Toc193111661 \h 4 Article 2.1 – Le choix du prestataire PAGEREF _Toc193111662 \h 4 Article 2.2- Formation sur le système de vote électronique PAGEREF _Toc193111663 \h 4 Article 2.3 – Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc193111664 \h 4 Article 2.4 – Garanties de confidentialité et de sécurité du système PAGEREF _Toc193111665 \h 5 Article 2.5 – Scellement des urnes PAGEREF _Toc193111666 \h 5 ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc193111667 \h 6 Article 3.1- Fichier des électeurs PAGEREF _Toc193111668 \h 6 Article 3.2- Lieu et période de vote PAGEREF _Toc193111669 \h 6 Article 3.3- Matériel de vote – codes confidentiels PAGEREF _Toc193111670 \h 7 Article 3.4 – Codes confidentiels en cas de perte ou non-réception PAGEREF _Toc193111671 \h 7 Article 3.5 – Modalités de vote PAGEREF _Toc193111672 \h 7 Article 3.6 – Déroulement du vote PAGEREF _Toc193111673 \h 7 ARTICLE 4 – Consultation de la participation PAGEREF _Toc193111674 \h 8 ARTICLE 5 – Bureau de vote PAGEREF _Toc193111675 \h 8 ARTICLE 6 – Dépouillement PAGEREF _Toc193111676 \h 9 ARTICLE 7 – Formalités CNIL PAGEREF _Toc193111677 \h 9 ARTICLE 8 – Conservation des données par le prestataire et procédure de secours PAGEREF _Toc193111678 \h 10 ARTICLE 9 – DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc193111679 \h 10 ARTICLE 9.1 – Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc193111680 \h 10 ARTICLE 9.2 – Suivi et interprétation de l’accord PAGEREF _Toc193111681 \h 10 Article 9.2.1 : Suivi de l’accord PAGEREF _Toc193111682 \h 10 Article 9.2.2 : Interprétation de l’accord PAGEREF _Toc193111683 \h 10 ARTICLE 9.3 – Révision de l’accord PAGEREF _Toc193111684 \h 11 ARTICLE 9.4 – Notification, dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc193111685 \h 11
Entre les soussignées, La CARSAT, Représentée par son Directeur, Et, Les Organisations Syndicales représentatives soussignées, d'autre part,
À la suite des différents échanges avec les délégués syndicaux, il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours électronique pour les élections professionnelles. Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique sont fixées par les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007. Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des élections qui pourront être organisées pour les processus électoraux suivants :
Le renouvellement des représentants du personnel au Conseil d’Administration (D. 231-15 du Code de la sécurité sociale) ;
Le renouvellement des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (L.2314-26 du code du travail et ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales) ;
Les élections partielles des membres du Comité Social et Économique en cours de mandat, le cas échéant (R.2314-5 du code du travail) ;
La mise en œuvre du vote électronique permettra :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;
De pallier les aléas postaux ;
D’augmenter la participation des électeurs.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CARSAT Normandie.
ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES Article 2.1 – Le choix du prestataire Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales. C’est dans ce cadre que la CARSAT Normandie fera appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par internet (disponible sur tout système d’exploitation ordinateur, tablette et smartphone). Une attention plus particulière dans le choix du prestataire portera sur :
Lieu de conservation des données pour répondre aux normes RGPD ;
Présence du prestataire lors du dépouillement des résultats ;
En cas de contestation, transmission des informations nécessaires ;
Assistance aux utilisateurs.
Une présentation du système de vote retenu sera faite aux membres du bureau de vote, aux élus du CSE et aux délégués syndicaux avant la mise en œuvre du vote. La société choisie pour la mise en œuvre du vote électronique sera mentionnée dans le protocole d’accord préélectoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, le protocole d’accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique (R.2314-13 du code du travail). Article 2.2- Formation sur le système de vote électronique Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les représentants de l’employeur, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet (R.2314-12 du code du travail). Chaque salarié sera informé sur le déroulement des opérations électorales au moyen d’une notice d’information détaillée envoyée par courrier simple au domicile du salarié. Article 2.3 – Cellule d’assistance technique L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique, composée d’un référent RH et un référent informatique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant les représentants du prestataire (R.2314-10 du code du travail). Les membres de cette cellule seront soumis à une obligation de neutralité. Les personnes composant la cellule d’assistance technique seront désignées dans le protocole préélectoral de l’élection concernée. La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique du système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. En cas de dysfonctionnement technique, la cellule d’assistance technique mise en place par l’employeur, s’engage à informer immédiatement les délégués syndicaux. Article 2.4 – Garanties de confidentialité et de sécurité du système Les informations relatives au processus électoral seront réalisées dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et des principes généraux du droit électoral, notamment :
L’anonymat et le secret du vote ;
La sincérité du scrutin ;
Accessibilité au suffrage ;
L’unicité du vote ;
La confidentialité et la liberté du vote.
Dans le cadre du dispositif de vote électronique, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-6 et suivants du code du travail. Les modalités du vote électronique organisées par le prestataire permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité et l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Afin de répondre aux prescriptions de l’article R.2314-7 du code du travail, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2324-19 et suivants du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. Article 2.5 – Scellement des urnes La cellule d’assistance technique procèdera en présence des délégués syndicaux, représentants les listes des candidats, avant que le vote ne soit ouvert (R.2314-15 du code du travail) :
À un test du système de vote électronique et à la vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
À un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Puis,
Au contrôle à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Mettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
Figer les données de l’élection (fichiers électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE Article 3.1- Fichier des électeurs À des fins de préparation de l’élection, la Direction de l’Engagement et des Relations Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales, dont la date sera fixée dans le protocole d’accord préélectoral correspondant à l’élection. Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance et email professionnel. Une communication interne sera réalisée en amont des élections, invitant les salariés à actualiser leurs coordonnées personnelles si nécessaire, afin d’assurer la bonne réception des informations relatives au scrutin envoyées par le prestataire. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :
De s’identifier et de prendre part au vote
De compléter la liste d’émargement
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Article 3.2- Lieu et période de vote Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu pendant une période délimitée, fixée dans le protocole d’accord préélectoral correspondant à l’élection. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral correspondant à l’élection. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter sur le temps de travail. A cette fin, une notice expliquant les modalités de vote aux salariés sera transmise par le prestataire. En parallèle, une information sera diffusée sur intranet et transmise par courrier simple aux salariés sur le renouvellement des instances, les alertant de la réception prochaine d’un courrier du prestataire. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Article 3.3- Matériel de vote – codes confidentiels Chaque électeur recevra, avant chaque tour, son identifiant et un code confidentiel, selon les modalités déterminées par le protocole préélectoral correspondant à l’élection. Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, l’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code initial. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. De ce fait, pour sécuriser d’avantage l’authentification de l’électeur, un 3ème identifiant sera demandé au salarié lors de la connexion. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. Article 3.4 – Codes confidentiels en cas de perte ou non-réception En cas de perte ou de non-réception des codes confidentiels de vote, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire, accéder en continu ou se déclarer en ligne sur la plateforme de vote électronique. Pour ce faire, l’électeur devra saisir plusieurs informations personnelles définis avec le prestataire.
Article 3.5 – Modalités de vote Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale. Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
Article 3.6 – Déroulement du vote Une fois connecté, seuls les bulletins de vote correspondant à l’électeur lui seront proposés. Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète
Raturer des candidats
Voter blanc ou nul
Le choix de l’électeur lui sera rappelé et pourra être modifié avant la confirmation finale. À tout moment, l’électeur pourra interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement et empêchera toute modification. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : Nom et Prénom des électeurs ayant voté et l’heure et la date du vote. Cette liste ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction de l’Engagement et des Relations Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées puis signées par les membres du Bureau de Vote, puis seront placées sous scellés dans une enveloppe conservée par l’employeur, qui sera détruite à l’issue de la période de recours. Un accusé de réception confirmera à l’électeur l’enregistrement de son vote anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier de l’urne électronique.
ARTICLE 4 – Consultation de la participation Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les scrutateurs désignés dans le protocole d’accord préélectoral correspondant à l’élection, auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
ARTICLE 5 – Bureau de vote Les membres du Bureau de Vote, composés d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires et des délégués syndicaux, contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de Vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire À ce titre, les membres du Bureau de Vote :
Contrôlent les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique ;
Seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du vote électronique, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées ;
Contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leurs dispositions via le système de vote ;
Seront alertés par la Cellule d’assistance technique en cas d’incident et seront amenés à prendre toutes les décisions nécessaires.
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de chiffrement ;
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de Vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales ;
Les listes des candidats et les documents éventuels attachés (profession de foi, photographies et vidéos) ;
La composition du Bureau de Vote ;
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin ;
Le journal des évènements ;
Le code de scellement du Système de vote.
ARTICLE 6 – Dépouillement À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôlera le scellement du système. Lors du dépouillement, les membres du Bureau de Vote, les représentants de l’employeur et les représentants de liste qui le souhaitent, seront présents. À la clôture du scrutin, le contenu de l’urne est figé, horodaté et scellée automatiquement. L’urne électronique sera descellée par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différents, générées lors de la cérémonie de scellement, permettant de procéder au dépouillement et à l’affichage des résultats du vote pour chaque scrutin. Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
ARTICLE 7 – Formalités CNIL En tant que responsable du traitement des données personnelles des électeurs (nom, prénom, date de naissance, adresse mail professionnelle, matricule, etc…), l’employeur, organisateur de l’élection, est tenu d’informer les électeurs de la transmission de leurs données au prestataire. Le système de vote électronique fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
Grille d’analyse du niveau de sécurité du système ;
Inscription préalable du traitement au registre des activités de traitement ;
Information des personnes, notamment sur le déroulement des opérations de vote et sur le fonctionnement du système de vote électronique ;
Encadrement du contrat avec le prestataire extérieur.
Lorsque l’AIPD réalisée préalablement à l’organisation du vote électronique indique que le traitement de données personnelles utilisé présente un risque résiduel élevé pour les droits et les libertés des électeurs et que les mesures pour atténuer ce risque ne sont pas prises, la CARSAT Normandie devra consulter la CNIL (article 36 du RGPD). Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postale auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 8 – Conservation des données par le prestataire et procédure de secours Le prestataire du vote électronique conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegardes (R.2314-17 du code du travail). À l’expiration de ces délais, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procèdera à la destruction des fichiers supports. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau (Article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007). Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques (Arrêté du 25 avril 2007).
ARTICLE 9 – DISPOSITIONS FINALES ARTICLE 9.1 – Entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée de mandat des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique et des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration. Il entrera en vigueur à compter de la date d’agrément. Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
ARTICLE 9.2 – Suivi et interprétation de l’accord Article 9.2.1 : Suivi de l’accord Les parties signataires conviennent qu’une réunion de suivi pourra être organisée à la demande de l’une des parties signataires, afin de procéder aux éventuels ajustements qui pourraient s’avérer nécessaires.
Article 9.2.2 : Interprétation de l’accord S’il s’avérait que l’une des clauses du présent accord pose une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation. A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur une interprétation et non de revendication ou de modification du contenu de l’accord, la Direction convoquera, dans un délai maximum d’un mois suivant la date à laquelle elle aura eu connaissance du différend par écrit de la part d’une organisation syndicale représentative au moment de la saisine, une commission d’interprétation. Elle est composée du directeur ou de la directrice, ou de son représentant, pouvant être assisté de deux salariés, et des délégués syndicaux désignés au moment de la saisine, chacun pouvant être accompagné d’un salarié de la CARSAT Normandie de son choix. A l’issue des débats, dans un délai de huit jours, l’interprétation retenue par la commission sera donnée sous forme d’une note explicative rédigée par la Direction et transmise aux organisations syndicales représentatives ainsi qu’aux salariés. L’effectivité de l’interprétation pourra être rétroactive notamment à la date de la saisine en fonction de la thématique.
ARTICLE 9.3 – Révision de l’accord
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L2232-12 du code du travail. ARTICLE 9.4 – Notification, dépôt et publicité de l’accord Le présent accord est agréé, en l’absence de réponse du ministre, dans un délai d’un mois à compter de l’avis formulé par le Comité Exécutif de l’UCANSS, conformément à la publication du décret n°2014-934 du 19 août 2014. Il sera déposé auprès de la DREETS, au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen et sera diffusé sur le site Légifrance.fr. Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par sa mise à disposition sur l’intranet.
