ACCORD portant renouvellement de l'accord relatif à l'accès des organisations syndicales aux technologies d'information et de communication
Entre les soussignées,
La Carsat Pays de la Loire, représentée par son Directeur,
Et
Les Organisations syndicales, représentatives dans l’organisme au sens de la loi à la date de conclusion du présent accord d’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dès 2006, la Direction et les organisations syndicales ont souhaité définir les modalités d'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication au sein de l'organisme par les syndicats.
Forte de cette expérimentation, les parties signataires reconnaissant l'importance des nouvelles technologies de l'information dans la diffusion de l'information des syndicats auprès de l'ensemble du personnel et leur rôle dans le développement d’un dialogue social de qualité, un second accord a été conclu en date du 18 septembre 2015.
Par ce troisième accord, les parties signataires entendent reconduire le dispositif du précédent accord comprenant deux volets, à savoir, l'utilisation de l'intranet par les organisations syndicales d'une part, et l'utilisation de la messagerie BEEP, d'autre part.
Dans ce contexte,
Considérant la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social, Considérant l'article 11 du protocole d'accord du 1er février 2008 sur l'exercice du droit syndical, Considérant la loi n°2016-1088 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016.
Les parties conviennent des dispositions suivantes :
Article 1 – Objet du présent accord
Par le présent accord les parties reconduisent les conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d'utilisation des sites d'affichage électroniques sur le portail intranet au bénéfice des organisations syndicales au sein de la Carsat Pays de La Loire. Celles-ci tiennent compte des contraintes techniques et des règles encadrant l'utilisation de l'outil informatique au sein de l'organisme telles que définies dans la charte de bonne utilisation et de sécurité des outils d'information et des ressources informatiques, annexée au règlement intérieur de l'organisme.
Cet accord organise également les conditions d'utilisation de la messagerie électronique.
Les parties rappellent que l'utilisation de la messagerie et de l'Intranet doit être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique de l'organisme et ne doit pas entraver l'accomplissement du travail.
Article 2 - L'utilisation de l'intranet
Au préalable, les parties rappellent que les règles applicables en matière d'affichage s'appliquent à l'espace intranet. Tout tract syndical diffusé au sein de l'organisme doit être porté à la connaissance de l'employeur, conformément aux dispositions de l'article L.2142-3 du Code du travail.
Chaque organisation syndicale bénéficie d'un espace sur le portail intranet dans la rubrique syndicat.
Afin d'éviter le risque de confusion sur l'origine de l'information, chaque organisation syndicale est clairement identifiée par son sigle syndical. Le logo "Carsat Pays de La Loire" ne peut être utilisé ou modifié conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle.
Article 2-1 - Le contenu de l'espace syndical : respect des libertés fondamentales
Cet espace constitue un espace d'expression pour les organisations syndicales et un lieu de consultation d'informations syndicales pour les salariés.
Dans ce cadre, les parties rappellent que chaque salarié bénéficie d'une liberté d'accès à l'information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail. L'organisme s'engage à ne pas rechercher l'identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.
Le contenu des informations est placé sous l'entière responsabilité de l'organisation syndicale émettrice. Chaque organisation syndicale fixe librement le contenu des pages sur son site sous réserve que les informations qu'elle publie aient un caractère exclusivement syndical en application de l'article L.2142-5 du Code du travail. Ces informations ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire. Les parties signataires s'engagent à ce que les informations interviennent dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l'image.
Article 3 - Accès à la messagerie professionnelle par les organisations syndicales
Chaque organisation syndicale bénéfice d'une adresse électronique spécifique comportant le sigle de l'organisation syndicale permettant de communiquer tant en interne qu'en externe.
La bonne utilisation de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux.
Pour des raisons de bon fonctionnement chaque organisation syndicale peut désigner, en plus de ses délégués syndicaux, cinq membres de l'organisation au plus, qui auront accès à cette messagerie de tout poste de travail.
Article 3-1 - Modalités d'utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales
Article 3.1.1 - L'utilisation de la messagerie entre les Organisations syndicales et la Direction
Les parties rappellent que l'utilisation de la messagerie doit s'effectuer dans le respect du guide des bonnes pratiques de la messagerie annexé au règlement intérieur et de la charte typographique applicable au sein de l'organisme.
L'information collective des salariés par voie électronique étant assurée par l'espace dédié à chaque organisation syndicale sur le portail "Net'Info", l'utilisation de la messagerie est réservée aux échanges entre les parties que sont :
- les délégués syndicaux, - la Direction, - les secrétaires du Comité d'entreprise et du CHSCT.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail, pour l'envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat et des autres syndicats. A ces messages peuvent être rattachés des fichiers.
Les élus du Comité d'entreprise, les délégués du personnel et les élus du CHSCT peuvent saisir la Direction de questions relevant de leurs prérogatives par le moyen de la messagerie.
Article 3.1.2 - Utilisation de la messagerie par les organisations syndicales à destination des salariés de la Carsat
La messagerie peut également être utilisée à destination des salariés de l'organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s'opposer à la réception de messages syndicaux.
Conformément aux recommandations de la CNIL, le caractère syndical du message adressé aux salariés doit apparaître dans l'objet de la communication. Les parties rappellent que la messagerie ne peut être utilisée pour l'envoi de tracts, ni servir de forum de discussion.
Les courriers électroniques collectifs visés ci-dessus ne peuvent que renvoyer à l'espace dédié à chaque organisation syndicale situé sur l'intranet. Ces messages ne doivent comporter ni image, ni pièce jointe.
La fréquence des messages est dépendante du contexte qui les justifie. Les parties conviennent que le nombre de messages émis doit se réaliser dans un esprit de responsabilité. Ces envois par leur nombre ou leur fréquence, ne doivent pas nuire au bon fonctionnement de la Carsat ni empêcher le déroulement normal du travail.
Conformément à la réglementation, les parties conviennent que la mention suivante devra figurer en pied de page de chaque courriel : "si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de message, bien vouloir me le faire savoir par retour de courriel".
A réception de la demande, le délégué syndical s'engage alors à retirer le nom du salarié concerné de sa liste de diffusion.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales, prévues par le Code du travail.
Les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent pas être utilisées par les organisations syndicales pour d'autres raisons que l'indication de la mise à disposition sur l'Intranet de publications ou de tracts de nature syndicale.
Tout salarié peut souhaiter interroger l'organisation syndicale de son choix, la réponse apportée ne pourra être adressée qu'au demandeur.
Article 3.2 - Modalités d'utilisation de la messagerie électronique par la Direction
Comme au titre du précédent accord, la Direction pourra utiliser les adresses électroniques dédiées à chaque organisation syndicale pour toutes communications destinées aux délégués syndicaux telles que les invitations et convocations à des rendez-vous ou réunions, avec copie aux intéressés.
L'adresse regroupant l'ensemble des délégués syndicaux intitulée groupement est maintenue compte tenu de son intérêt pratique.
Pour rappel, l'utilisation de cette seconde adresse par la Direction, permet à chaque élu d'être destinataire de l'invitation à une réunion et de l'accepter ou de la refuser, uniquement en son nom, dans son agenda professionnel.
Article 3.3 - Confidentialité des échanges entre les salariés et les organisations syndicales
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l'employeur que sur chaque organisation syndicale. L'employeur veillera au respect du principe de non-discrimination syndicale et de la confidentialité des échanges.
Les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elles entretiennent avec les agents.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée invisible (CCI) afin de ne pas faire figurer le nom des salariés figurant dans le groupe d'envoi.
Article 4 - Utilisation abusive de la messagerie
En cas de non-respect du présent accord, la Direction recevra dans un premier temps l'organisation syndicale concernée en lui précisant la nature exacte du différend. Un courrier lui sera également adressé. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le litige.
Si à l'issue de cette rencontre, le désaccord persiste, la Direction pourra saisir la juridiction compétente.
Article 5 - Dispositions techniques
Article 5.1 - Matériels mis à disposition pour l'accès au portail de la Carsat et à la messagerie
Afin de faciliter la mise en ligne de leurs informations de nature syndicale et le recours à la messagerie professionnelle dans les conditions du présent accord, la Direction met à la disposition de chaque organisation syndicale un micro-ordinateur.
Article 5.2 – Dispositions techniques liées à l'intranet
Tout document déposé par chaque organisation syndicale ne pourra dépasser quatre pages A4 maximum sauf dispositions spécifiques liées aux campagnes électorales lors du renouvellement des instances représentatives du personnel. Les dispositions techniques indiquées ci-dessous doivent être respectées.
Les pages mises à disposition ne peuvent permettre :
le téléchargement ou la mise à disposition de logiciels, d’images privées, de vidéos ou de son,
de « streaming » (visualisation de vidéo ou écoute de musique ou de radio par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement),
de « spam » (diffusion d’un document en grand nombre),
de forum ou de « chat » (causeries interactives),
l’exécution de programmes informatiques sur les postes de travail par le moyen «d’applets java» scripts ASP ou autres,
les formulaires en ligne (dépôt d’une demande ou envoi d’un message en ligne),
le dépôt de « cookies » (fichiers informatiques identifiant l’utilisateur et déposés sur le poste de travail),
l’accès à l’Internet, (liens visibles ou invisibles vers des sites internet ou vers des moteurs de recherche privés ou publics).
Article 5.3 - Matériel mis à disposition et maintenance
Les organisations syndicales sont soumises, comme l'ensemble des utilisateurs, aux règles associées à l'utilisation d'un système d'information notamment en termes de résolution de pannes. En cas d'incident, elles bénéficieront comme l'ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectué par le service informatique de l'organisme.
Article 6 : Modalités d’application de l’accord
Article 6-1 - Commission de suivi de l'accord
Les parties signataires décident de créer une commission de suivi qui sera composée :
De un à deux Représentants de chaque organisation syndicale signataire,
Du Directeur des Ressources Humaines,
Un ou plusieurs représentants de La Direction des Ressources Humaines, et de toute autre personne dont la présence se justifie.
Cette instance se réunira une fois par an à la date anniversaire du présent accord. Elle aura pour mission notamment de veiller à l'application des engagements édictés ci-dessus et de dégager des pistes d'amélioration.
Cette commission se réunira également dans les circonstances mentionnées à l’article 4 relatif à l'utilisation abusive du présent accord.
Article 6-2 - Validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au comité d’entreprise, quel que soit le nombre de votants.
Article 6-3 - Procédure d’agrément de l'accord et dépôt de l'accord
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la Direction de la Sécurité Sociale, à l’issue d’un délai d'un mois après avis du Comex.
L'accord entrera en vigueur le premier jour du mois suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
En application des dispositions des articles L.2231-6 et D.2231-4 du Code du travail, la Direction s'engage à assumer les formalités de publicités et de dépôt du présent accord.
Ainsi, celui-ci sera déposé par voie dématérialisée auprès de la DIRRECTE, via le site internet dédié teleaccords.travail-emploi.gouv.fr conformément à l'article L.2231-5-1 du Code du travail. Les parties sont informées et acceptent la mise en ligne intégrale du présent accord sous la base de données nationale le rendant ainsi public.
Une copie de l'accord sera adressée au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes de Nantes.
Article 6-4 - Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
Article 6-5 - Information des Instances Représentatives du personnel
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme, au Comité d’Entreprise et au CHSCT après agrément.
Il sera, en outre, diffusé sur le portail intranet afin qu’il soit disponible pour chacun des salariés. Cette diffusion sera accompagnée d’une information du personnel au travers des divers moyens de communication utilisés dans l’organisme.
