ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre
La Société XXX, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 501 XXX dont le siège social est sis au XXX à Paris 17ème, représentée par XXX agissant en qualité de Présidente de la société,
Le présent accord a pour objectif de mettre en place le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles afin de :
Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion des élections du Comité Social et Economique (CSE) ;
Réduire l’abstention des salariés lors du vote et, ainsi, accroitre la légitimité des élus du CSE.
Les signataires du présent accord ont ainsi négocié celui-ci en prenant en considération :
Les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;
Les caractéristiques du système ;
Le prestataire retenu.
Les Parties ont échangé les 08 et 09 août 2023.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMPS D’APPLICATION
Cet accord a pour objet d’autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de XXX devant se dérouler en septembre et octobre de l’année 2023.
ARTICLE 2 – MODALITES ET MISE EN OEUVRE
2.1 PrINCIPe DU RECOURS A UN PREstataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire, MAILEVA, choisi par XXX, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte. Afin d’assurer une grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, XXX a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Le prestataire et le système retenu doivent respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
2.2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME
Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement le fichier des électeurs et le contenu de l'urne électronique.
Pour la seule nécessité des opérations électorales et en respect de la loi informatique et des libertés, le traitement du fichier des électeurs est établi à partir de la liste électorale transmise par XXX. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification pour leurs permettre de participer au vote et d’assurer le bon déroulé des élections.
2.3. Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par téléphone 24 heures/24 et 7 jours/7.
ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTES
3.1 TRansmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
3.2. Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son adresse mail professionnel un moyen d’authentification confidentiel. Conformément aux recommandations de la CNIL, les codes d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement et envoyés distinctement par mail (identifiant de connexion) et sms (mot de passe) par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise afin de garantir la confidentialité de chaque vote. Le mot de passe généré est identique pour le premier et second tour. En cas de perte ou de non-réception de ce mail, l’électeur pourra se connecter directement sur le site et cliquer sur l’onglet « mot de passe oublié » pour générer l’envoi du mot de passe et ainsi participer au vote.
3.3. Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par XXX. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le Prestataire MAILEVA veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
3.4. DEROULEMENT DU VOTE
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le Prestataire MAILEVA. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir son identifiant et son mot de passe. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
3.5. Consultation de la participation
Le référent vote ainsi que les Membres du bureau de vote disposent d’un accès et sont autorisés à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.
3.6. SCELLEMENT DES URNES
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les membres du bureau de vote sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote sur le site internet. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Le Président du bureau de vote aura en charge le téléchargement des documents justifiant le scellement du vote électronique.
3.7. BUREAU DE VOTE
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre, ils :
Seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Participeront à la séance de dépouillement.
Pendant la séance de dépouillement, les membres du bureau de vote :
Autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Proclameront les résultats,
Signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du Système de vote.
3.8. DEPOUILLEMENT
3.8.1. Procédure du dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 2 clés valides sur 3 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
3.8.2. Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours. ARTICLE 4 – DISPOSITIONS FINALES
4.1. DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent Accord est conclu pour une durée de 4 ans et entrera en vigueur à compter de la date de signature de l’accord. Il est convenu entre les Parties pour cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles de XXX organisées en septembre et octobre de l’année 2023.
4.2. DÉPÔTS ET FORMALITÉS
Le présent Accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail et au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
Un exemplaire du présent Accord, signé par les Parties, sera diffusé par voie d’affichage.
Le présent Accord sera, en application de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale des accords collectifs, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet Accord préalablement à son dépôt.
4.3. RÉVISION
Le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision totale ou partielle, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Les demandes de révision doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des Parties signataires du présent Accord et accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.
Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de 3 semaines à compter de la réception de la demande.
Il est enfin rappelé que conformément aux dispositions de l’article L. 2261-8 du Code du travail que l’avenant portant révision de tout ou partie d’une convention ou d’un accord se substitue de plein droit aux stipulations de la convention ou de l’accord qu’il modifie.
4.4. DÉNONCIATION
Le présent Accord pourra faire l’objet d’une dénonciation totale ou partielle conformément aux dispositions légales applicables et selon les modalités suivantes ci-après exposées.
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DRIEETS et du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes.
Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois courant à compter du 1er jour du mois civil suivant celui au cours duquel est adressée la première lettre de notification de dénonciation.
En cas de dénonciation de l’Accord, le présent Accord reste valable jusqu’à la date de signature du nouvel Accord venant se substituer au texte dénoncé et, à défaut, pendant une durée de douze mois démarrant à la date d’expiration du préavis de dénonciation.
Fait à Paris, le 31/07/2023
En trois exemplaires originaux
Pour la CFDT Pour XXX Madame XXXMadame XXX, Présidente
