PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre les soussignés :
L’Hôpital La Porte Verte, 6 Avenue Franchet d’Esperey à Versailles (78000), représenté par M , agissant en qualité de ,
d’une part,
Et
L’organisation syndicale représentative des salariés de l’Hôpital La Porte Verte représentée par,
C.F.D.T. Santé Sociaux des Yvelines, représentée par M , Déléguée Syndical,
d’autre part,
Préambule :
L’employeur et les représentants du personnel, ont souhaité, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du comité social et économique. Une négociation a été engagée lors de réunions qui se sont tenues les 4 décembre 2025 et 10 décembre 2025 au sein de l’Hôpital La Porte Verte en présence des organisations syndicales représentatives. Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord.
Article 1 : Champ d’application du présent accord Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Hôpital La Porte Verte ayant la qualité d’électeur. A l’ère du numérique, le vote électronique devant être favorisé, le présent accord est à durée indéterminée et régira l’ensemble des élections à venir, jusqu’à ce qu’une disposition législative vienne en contradiction ou une personne le conteste.
Article 2 : Objet Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers étant définitivement exclus.
Article 3 : Révision ou dénonciation du présent accord Le présent document a été établi par les parties pour une durée indéterminée. 3-1 : Révision La révision du présent accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties. Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par lettre recommandée avec avis de réception et devront se réunir à l’initiative de l’employeur dans un délai ne pouvant excéder 3 mois.
3-2 : Dénonciation Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés, par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. À la suite de la notification aux autres parties, la dénonciation devra ensuite être déposée auprès de la DREETS et auprès du greffe du conseil de prud’hommes. Pendant la durée du préavis, soit 3 mois, la direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution. Une nouvelle négociation s’engagera, à la demande d’une des parties intéressées et pourra donner lieu à un accord, y compris avant l’expiration du délai de préavis.
Article 4 : Recours à un prestataire Au regard des dispositions en vigueur, la société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé à la présente décision. Le nom du prestataire sera communiqué aux parties signataires du présent accord ainsi qu’à l’ensemble des salariés.
Article 5 : Modalités d’organisation du vote électronique Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation, prise en accord avec les organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation. Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin. Article 6 : Dépôt et publicité Le présent accord, après signature, fera l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS, via la procédure en ligne. Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ces formalités et pourra être affiché dans l’entreprise.
Fait à Versailles, le 11 décembre 2025
Pour l’organisation syndicale,Pour l’Hôpital La Porte Verte,
M,M,
Annexe 1 : Cahier des charges du système de vote électronique
1 - Dispositions générales Le prestataire candidat s’engage, pendant toute la durée du contrat, et notamment durant le processus électoral, à exercer sa prestation dans le respect des principes généraux du droit électoral. Le système doit dans ces conditions garantir :
La sincérité et l’intégrité du vote ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
La confidentialité et la liberté du vote.
Le dispositif retenu permet d’observer strictement : - La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet. - L’ordonnance n°20l7-1386 du 22 septembre 2017 relative à « la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales », notamment en son article L.2314-26 du code du travail - Le décret n°20l7-1386 du 29 septembre 2017 relatif au « comité social et économique », notamment en ses articles R.2314-6 à R.2314-21 du code du travail - Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016
2 - Champ des élections professionnelles
Le vote électronique est le moyen exclusif d’expression pour les élections professionnelles, qui se tiendront pour le 1er tour du 10 mars 2026 à 9 heures au 16 mars 2026 à 14 heures et dans le cas d’un second tour du 24 mars 2026 à 9 heures au 30 mars 2026 à 14 heures0 Le vote à bulletins papiers est définitivement exclus. Le vote électronique pourra voir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Le scrutin est de liste, à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. A la date prévisionnelle du 1" tour de scrutin, le corps électoral représente environ [nombre] électeurs, composé des :
Salariés ayant la qualité d’électeurs
Salariés mis à la disposition, dès lors qu’ils remplissent les conditions d’électorat et ont choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la société.
3 - Prestation attendue 3.1 - Préparation et mise en place des opérations électorales Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un directeur de projet devra être mis à disposition du responsable de traitement afin d’être l’interlocuteur privilégié. Durant la première réunion, un rétroplanning devra être mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin. Des modèles devront être fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise/ de groupe ou une décision unilatérale, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des OS à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures. 3.2 - Transmission des éléments de configuration Le prestataire devra fournir les différents documents types qui permettront de faciliter la collecte de données par le responsable de traitement et notamment : - Fichier des électeurs - Fichier de modification des listes électorales - Fichier des candidatures - Fichier de constitution des bureaux de vote Les documents devront ensuite pouvoir être déposés sur un espace sécurisé et transiter via un canal chiffré. Des droits d'accès permettent de limiter l’accès à cet espace uniquement pour les personnes concernées. Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles devra être supprimé dès qu’il aura été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents seront automatiquement détruits en même temps que la plateforme. 3.3 - Scellement du système de vote Quelques jours avant le début du scrutin la plateforme de vote devra être scellée par les membres du bureau de vote lors d’une cérémonie à laquelle les électeurs peuvent assister. A cet effet, les membres du bureau de vote devront recevoir une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet. Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique. Au moins 3 clés de chiffrement devront être éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur. 3.4 - Assistance aux électeurs En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il devra pouvoir, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance. Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale. Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique devra être disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle devra être accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24. 3.5 - Dépouillement et proclamation des résultats La cérémonie de dépouillement est une réunion publique qui peut être ouverte aux électeurs. A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants devront être figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements devront être automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote. Le dépouillement ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé. Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne sera mis à notre disposition, sur lequel nous pourrons consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs…Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé. A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections devront être générés ainsi que le CERFA et récupérables dans la zone de partage de documents par le responsable de traitement.
4 - Modalités technique du système de vote 4.1 - Expertise indépendante Conformément à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, le prestataire retenu devra être en mesure de fournir une version simplifiée du dernier audit effectué en dehors de tout cadre électoral, afin de témoigner de la conformité de sa solution. Il devra également, à la demande du responsable de traitement, se soumettre à une expertise complète couvrant notamment : - le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;- les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;- le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;- les échanges réseau ;- les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;- les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;- l'évaluation du niveau de risque du scrutin ;- la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité. Cette expertise devra être réalisée par un expert indépendant n’ayant aucun intérêt dans la société émettrice de la demande d’expertise ou dans celle du prestataire de vote. 4.2 - Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification En plus des méthodes standards SPF / DKIM / DMARC permettant d’identifier l’expéditeur des emails, le prestataire devra parfaire la sécurité de l'adressage et notamment utiliser le protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) qui chiffre les e-mails lors de leur transfert pour améliorer la confidentialité. Quels que soient les protocoles de sécurité complémentaires mis en place, ils devront garantir l’acheminement sécurisé des moyens d’authentification. 4.3 - Chiffrement des bulletins et horodatage La plateforme de vote devra être en mesure de chiffrer les bulletins afin que le vote reste anonyme. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité ne devra être possible. L’horodatage devra être utilisé sur la plateforme de vote électronique pour sécuriser les registres d’activité, sceller les empreintes numériques prises au moment du scellement ou au moment de la fermeture des urnes et enregistrer les émargements. 4.4 - Incident et résolution Une procédure de gestion des incidents permettant de détecter, qualifier, analyser et corriger les
dysfonctionnements devra être prévu par le prestataire conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Si un incident venait à être détecté sur la plateforme de vote les organisateurs devraient, par ailleurs, être immédiatement prévenus. Dans le cas où l’incident viendrait à entrainer une fuite de données personnelles constituant un risque au regard de la vie privée des personnes concernées, le prestataire reconnaît avoir conscience qu’un signalement à la CNIL deviendra obligatoire dans un délai de 72h. Les incidents seront répertoriés dans le registre d’activité de la plateforme de vote.
5 - Modalités pratiques du vote électronique 5.1 - Réception du matériel de vote Chaque électeur devra recevoir environ 10 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort. 5.2 - Authentification Le prestataire devra être en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin. En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité. 5.3 - Procédure de réassort Le prestataire devra prévoir une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance devra notamment s’assurer de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action. 5.4 - Affichage et vote Une fois identifié, l’interface électeur devra permettre :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut-être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
6 - Données personnelles Le prestataire devra se conformer aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance. Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion devra définir de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.
