Le Centre National d’Etudes Spatiales représenté par …………….., son Président D'une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives soussignées,
D'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE :
Le présent avenant prévoit la mise en œuvre du vote électronique dans le cadre d’une consultation organisée conformément aux dispositions de l’article L. 2232-12 du code du Travail. En conséquence, les parties signataires conviennent de la mise en place du vote électronique pour les prochaines consultations.
Article 1. Objet et champ d’application
Le présent avenant ajoute les consultations organisées en application des dispositions de l’article L. 2232-12 du code du Travail dans le champ d’application de l’accord relatif à la mise en place du vote électronique au CNES et le cahier des charges correspondant.
L’article 1 de l’accord est remplacé par ce qui suit :
« Le présent accord vise à confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique pour chacun des scrutins et des électeurs admis à participer aux élections suivantes :
Election des CSE des établissements de Kourou, de Paris-Daumesnil, de Paris-Les Halles et de Toulouse.
Élection des représentants CNES au CNESER
Election des représentants du personnel au Conseil d’Administration du CNES,
Consultations organisées en application des dispositions de l’article L. 2232-12 du code du Travail.
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote ».
Article 2. Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Le 2ème paragraphe de l’article 2.1, Recours à un prestataire extérieur de l’accord, est modifié comme suit :
« La société NEOVOTE dont le système de vote électronique a été audité et l’audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, est choisie pour organiser le scrutin, sur la base :
d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007, concernant les élections des représentants du personnel et annexé à l’accord initial,
d’un cahier des charges s’inspirant des prescriptions réglementaires prévues aux articles R2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007, applicable aux consultations et annexé au présent avenant 1».
Le dernier paragraphe de l’article 2.1 de l’accord est précisé comme suit : « Les cahiers des charges sont tenus à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Ils sont mis en ligne sur le portail du CNES ».
Article 3. Déroulement des opérations de vote
3.1. Protocole d’accord préélectoral
Le premier paragraphe de l’article 3.1, Protocole d’accord préélectoral de l’accord, est remplacé par : « Pour chacune des élections visées dans le présent accord, les parties engagent une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, et le cas échéant la répartition des sièges ».
3.2. Caractéristiques du matériel de vote
L’article 3.3, Caractéristiques du matériel de vote de l’accord, est remplacé par ce qui suit : « Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote et le cas échéant des listes de candidats. Pour les élections des représentants du personnel, les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin relatif aux élections des représentants du personnel, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. S’agissant des consultations et des élections des représentants du personnel, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre ».
3.3. Modalités d’accès au serveur de vote
Le quatrième alinéa de l’article 3.4, Modalités d’accès au serveur de vote de l’accord, est précisé comme suit : « Chaque électeur reçoit de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L'adresse du serveur de vote,
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
La date de début et de fin du vote électronique, et pour les élections des représentants du personnel, au premier et le cas échéant au deuxième tour. »
Le septième alinéa de de l’article 3.4 de l’accord est remplacé par : « Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote :
correspondant à son établissement et collège le cas échéant pour l’élections tant des titulaires que des suppléants
correspondant à la consultation. »
Article 4. Date d'effet, dépôt et publicité
Les dispositions du présent avenant sont applicables à compter de sa signature. Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives. Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord collectif seront réalisées par la Direction dans les conditions de l’article L. 2261-1 du Code du travail : - un exemplaire est déposé auprès au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;
un exemplaire est déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Le présent avenant fait également l’objet d’une publication anonymisée sur la base de données nationale. Le présent accord est communiqué à l’ensemble des salariés du CNES.
Fait à Paris, le
Pour le CNES,
Pour les Organisations Syndicales
ANNEXE A L’AVENANT A L’ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU CNES CAHIER DES CHARGES
Préambule
Le présent cahier des charges est établi dans le cadre de l’avenant à l'accord d’entreprise prévoyant que les élections des membres de la délégation du personnel des Comités Sociaux et Economiques, des représentants CNES au CNESER et des représentants du personnel au Conseil d’administration ainsi que les consultations relevant de sont réalisées par vote électronique par internet sur le lieu de travail ou à distance.
Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z \u 1.Conception et mise en place du système de vote électronique PAGEREF _Toc526511343 \h 3 2.Respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail PAGEREF _Toc526511344 \h 3 3.Données enregistrées et destinataires des données PAGEREF _Toc526511345 \h 3 4.Notice d’information et formation PAGEREF _Toc526511346 \h 4 4.1.Formation PAGEREF _Toc526511347 \h 4 4.2.Supports d’information PAGEREF _Toc526511348 \h 4 4.3.Destinataires de la notice d’information et de la formation PAGEREF _Toc526511349 \h 5 4.4.Communication de la notice d’information et des supports de formation PAGEREF _Toc526511350 \h 5 5.Assistances PAGEREF _Toc526511351 \h 5 5.1.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc526511352 \h 5 5.2.Assistance technique de la Direction et des membres du bureau de vote PAGEREF _Toc526511353 \h 5 5.3.Assistance téléphonique des électeurs PAGEREF _Toc526511354 \h 5 6.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc526511355 \h 6 6.1.Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc526511356 \h 6 6.2.Listes électorales et candidatures importées sur le système PAGEREF _Toc526511357 \h 6 6.3.Scellement des urnes PAGEREF _Toc526511358 \h 6 6.4.Ouverture et fermeture des scrutins PAGEREF _Toc526511359 \h 6 6.5.Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc526511360 \h 6 6.6.Accés et authentification des électeurs PAGEREF _Toc526511361 \h 7 6.6.1.Accès des électeurs au site de vote PAGEREF _Toc526511362 \h 7 6.6.2.Réassort du mot de passe PAGEREF _Toc526511363 \h 7 6.6.3.Authentification des électeurs PAGEREF _Toc526511364 \h 7 6.7.Confidentialité des votes PAGEREF _Toc526511365 \h 8 6.8.Clôture du scrutin et dépouillement PAGEREF _Toc526511366 \h 8 7.Disponibilité des fichiers PAGEREF _Toc526511367 \h 9 7.1.Accès aux fichiers PAGEREF _Toc526511368 \h 9 7.2.Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc526511369 \h 9 7.3.Conservation puis destruction des fichiers PAGEREF _Toc526511370 \h 9 8.Confidentialité des données transmises et sécurité du système de vote électronique PAGEREF _Toc526511371 \h 9 8.1.Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc526511372 \h 9 8.2.Conformité au référentiel d’objectifs de cyber sécurité PAGEREF _Toc526511373 \h 10 8.3.Dispositif de secours PAGEREF _Toc526511374 \h 10 8.4.Dysfonctionnement informatique PAGEREF _Toc526511375 \h 10 9.Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) PAGEREF _Toc526511376 \h 10 10.Publicité du présent cahier des charges PAGEREF _Toc526511377 \h 10
Conception et mise en place du système de vote électronique Le CNES confie la conception et la mise en place du système de vote électronique à un Prestataire. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. Le Prestataire garantit que le système de vote électronique mise en place est original et fidèle au système expertisé. Données enregistrées et destinataires des données Les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de ces données sont les suivants, cf. articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 :
Pièces
Données
Destinataires ou catégories de destinataires
Listes électorales Noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège. Electeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel Fichier des électeurs Noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées. Electeurs pour les informations les concernant Listes d'émargement Collège, noms et prénoms des électeurs. Membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel Listes des candidats Collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant. Electeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel Listes des résultats Noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés cellule de droite Electeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel. Sont mentionnés sur les listes électorales et les fichiers des électeurs, les matricules des électeurs propres à les identifier lors des opérations de vote. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, à la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement est effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Notice d’information et formation Formation Le Prestataire anime au bénéfice des membres des bureau(x) de vote, une formation sur le système de vote électronique retenu, pouvant avoir lieu à distance et pouvant être mutualisée compte-tenu du nombre d’établissements. Supports d’information Le Prestataire réalise des tutoriels ou vidéos ainsi que des documents écrits en tant que support de présentation/information/formation sur le système de vote électronique retenu à destination des électeurs et membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote. Il les fournit sous format électronique. La documentation livrée mentionne le nom et la qualité de l'auteur et sur toute reproduction de celle-ci. Le Prestataire concède, sous condition résolutoire de la réception des prestations, à titre non exclusif, au CNES, et aux tiers désignés ci-après, les droits patrimoniaux de propriété littéraire et artistique afférents à la documentation livrée, en l'état ou modifiées, de façon permanente ou temporaire, en tout ou partie, par tout moyen et sous toutes formes. Cette concession ne vaut que pour les besoins découlant de l'objet de l’accord visé en Préambule, pour la France et pour la durée légale des droits d'auteur ou des droits voisins du droit d'auteur. Ces droits comprennent, dans le respect des droits moraux, l'ensemble des droits patrimoniaux de reproduction, de représentation et de distribution, et notamment les droits d'utiliser, d'incorporer, d'intégrer, d'adapter, d'arranger, de corriger, de traduire les résultats, en tout ou en partie, en l'état ou modifiés pour les besoins découlant de l'objet du marché, conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle. Sont désignés tiers : les électeurs, les candidats les représentants des salariés, les membres de la Direction et toutes personnes ayant à connaître des élections au CNES, en application de la loi, de la réglementation, d’un accord d’entreprise ou d’un protocole préélectoral en vigueur. Cette concession des droits couvre les résultats à compter de leur livraison et sous condition résolutoire de la réception des prestations. Le prix de cette concession est forfaitairement compris dans le montant de la prestation. Destinataires de la notice d’information et de la formation Chaque électeur dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu, réalisée par le Prestataire. Communication de la notice d’information et des supports de formation Sous condition résolutoire de la réception de la documentation, la notice d’information et les supports de formation sont rendus disponibles :
par le CNES : sur l’intranet du CNES,
par le Prestataire : sur le système de vote électronique retenu.
Assistances Cellule d’assistance technique Le CNES met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, du représentant d’un Prestataire pendant la durée des opérations. A cet effet, le Prestataire affecte un chef de projet senior qui suit toutes les étapes du processus électoral pour chacune des élections, depuis l’initialisation du projet jusqu’au 2ème tour du scrutin, le cas échéant. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Assistance technique de la Direction et des membres du bureau de vote Durant le scrutin, le chef de projet dédié du Prestataire est joignable et est susceptible d’intervenir en cas de problème à la demande des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Assistance téléphonique des électeurs Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique est mis en œuvre 7j/7 et 24h/24 pendant toute la durée du scrutin dans le but de renseigner les électeurs. Les coordonnées correspondantes sont communiquées aux électeurs par le Prestataire. Celui-ci garantit que ces coordonnées sont opérables par les électeurs quel que soit leur localisation géographique dans le monde. La ligne est accessible depuis la Guyane. Déroulement des opérations de vote Protocole d’accord préélectoral Pour chacune des élections visées dans le présent accord, les parties engagent une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionne la conclusion de l’accord collectif relatif à la mise en place du
vote électronique et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein du CNES.
Le protocole comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales Listes électorales et candidatures importées sur le système Les listes électorales sont établies par le CNES. Le contrôle de la conformité des listes importées par le Prestataire sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises est effectué sous la responsabilité du CNES et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. Scellement des urnes Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Ouverture et fermeture des scrutins Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. Elles sont contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. En ce qui concerne les élections du CSE dans les établissements du CNES, les parties conviennent d’ores et déjà du principe de l’ouverture d’une période de scrutin par vote électronique identique dans tous les centres. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections. Caractéristiques du site de vote Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par ordre alphabétique. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes ainsi que les noms des candidats associés sont présentés sur une seule et même page sans défilement. Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Accés et authentification des électeurs Accès des électeurs au site de vote Le Prestataire envoie, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, avant le premier tour des élections, à chaque électeur individuellement et à l’adresse mél ou, le cas échéant, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Réassort du mot de passe En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire cf. au paragraphe REF _Ref525739618 \r \h \* MERGEFORMAT 5.3. Authentification des électeurs Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le Prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permet au serveur de vérifier son identité et garantit l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe. Cette saisie vaut signature de la liste d’émargement. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique » dans les conditions fixées au paragraphe REF _Ref525721843 \r \h \* MERGEFORMAT 4. La validation le rend définitif et empêche toute modification. Le Prestataire met en place un service Support du Prestataire pour renseigner les électeurs accessible par téléphone cf. paragraphe REF _Ref525739618 \r \h \* MERGEFORMAT 5.3. Confidentialité des votes Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Clôture du scrutin et dépouillement Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées et en présence des porteurs de clés correspondants. Les clés de déchiffrement révélées par les membres du bureau sont saisies, ce qui déclenche le dépouillement des scrutins. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque clé de dépouillement est distincte permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». Elles doivent être conservées par leur détenteur, selon des modalités garantissant leur confidentialité, La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés par le Prestataire. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Le système de vote électronique permet de renseigner les procès-verbaux complétés dans le format CERFA en cours au moment du scrutin et de les éditer pour signature des membres du bureau. L’accès aux listes d’émargement est réservé à un des membres du bureau de vote via l’adresse mél qu’il aura préalablement communiquée en vue de leur impression et de leur signature par les membres du bureau. Le lien via lequel il télécharge les listes d’émargement sou format pdf est à usage unique. Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et les listes d’émargement, avant la proclamation des résultats par son Président. Les résultats sont consultables sur le système de vote électronique après leur proclamation. Disponibilité des fichiers Accès aux fichiers Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement (clés qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Suivi des opérations de vote Le taux de participation est accessible en temps réel aux membres du bureau de vote, aux électeurs et aux observateurs. Pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter tout au long du scrutin le nombre de bulletins de vote ainsi que la liste d’émargement en ligne, et ce, uniquement à des fins de contrôle du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Conservation puis destruction des fichiers Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers. Confidentialité des données transmises et sécurité du système de vote électronique Confidentialité des données transmises Le Prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue de l’opération de vote électronique par internet, le Prestataire procède à la destruction des fichiers transmis et des fichiers support. Il s’engage à ne conserver aucune de ces données. Conformité au référentiel d’objectifs de cyber sécurité Le Prestataire garantit la conformité du système de vote au référentiel d’objectifs de cyber sécurité du CNES. La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants du CNES. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Dispositif de secours Le Prestataire met en place un dispositif de secours pour pallier à une panne du système de vote. Ce dispositif de secours prend le relai en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques techniques que le dispositif de base. Dysfonctionnement informatique En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) Le Prestataire déclare être en conformité avec les dispositions du RGPD (Règlement 2016/679). Le Prestataire garantit :
La protection des données à caractère personnel ayant vocation à être traitées dans le cadre de la réalisation de la prestation,
L’exploitation de ces données à l’unique fin de mener les opérations de vote électronique visées en Préambule,
La communication d’une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible aux personnes concernées,
Le respect de cette clause par ses éventuels sous-traitants et de leur répercuter l'engagement de conformité aux dispositions du RGPD.
Le CNES et le Prestataire, tiennent à jour leur registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité, tel que prévu à l’article 30 du RGPD. Publicité du présent cahier des charges Le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet du CNES.
