ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE Entre les soussignés
CHARLES RIVER Endotoxin Microbial Detection Europe
SAS au capital de 10 509 588,29 €, inscrite au RCS de LYON sous le numéro 790 161 723 dont le siège social est 9 Allée Moulin BERGER – 69130 ECULLY, représentée par en qualité de Directeur de site D’une part, Et
L’organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise, CFDT, représentée par en sa qualité de délégué syndical. D’autre part.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit,
Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z \u 1.Champ d’application et cadre juridique de l’accord PAGEREF _Toc154472553 \h 4
2.Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu PAGEREF _Toc154472557 \h 5
2.1.Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise PAGEREF _Toc154472558 \h 5 2.2.Expertise indépendante PAGEREF _Toc154472559 \h 6
3.Préparation du vote PAGEREF _Toc154472560 \h 6
3.1.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc154472561 \h 6 3.2.Etablissement des listes électorales PAGEREF _Toc154472562 \h 7 3.3.Etablissement des listes de candidats PAGEREF _Toc154472563 \h 7 3.4.Propagande électorale PAGEREF _Toc154472564 \h 7 3.5.Formation sur le système de vote PAGEREF _Toc154472565 \h 7 3.6.Information des salariés PAGEREF _Toc154472566 \h 7
4.Déroulement du vote PAGEREF _Toc154472567 \h 8
4.1.Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc154472568 \h 8 4.2.Période de vote électronique PAGEREF _Toc154472569 \h 8 4.3.Mise à disposition du matériel de vote PAGEREF _Toc154472570 \h 9 4.4.Bulletin de vote PAGEREF _Toc154472571 \h 9 4.5.Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter PAGEREF _Toc154472572 \h 9 4.6.Participation en cours de scrutin PAGEREF _Toc154472573 \h 9 4.7.Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote PAGEREF _Toc154472574 \h 10
5.Clôture du scrutin PAGEREF _Toc154472575 \h 10
5.1.Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux PAGEREF _Toc154472576 \h 10 5.2.Conservation des fichiers supports PAGEREF _Toc154472577 \h 10
6.1.Durée de l’accord PAGEREF _Toc154472579 \h 11 6.2.Modalité de suivi de l’accord PAGEREF _Toc154472580 \h 11 6.3.Interprétation de l’accord PAGEREF _Toc154472581 \h 11 6.1.Adhésion PAGEREF _Toc154472582 \h 12 6.2.Clause de rendez-vous PAGEREF _Toc154472583 \h 12 6.3.Révision PAGEREF _Toc154472584 \h 12 6.4.Dénonciation PAGEREF _Toc154472585 \h 12 6.5.Dépôt et publicité PAGEREF _Toc154472586 \h 13 Préambule Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du comité social et économique (CSE) dans la vie de l’entreprise, la Direction et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :
De faciliter la participation au vote des salariés n’étant pas présents dans les locaux de l’entreprise et ainsi d’augmenter le taux de participation ;
De sécuriser et simplifier le processus électoral ;
De faciliter le décompte final des résultats et leur télétransmission ;
De réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.
Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :
Le secret du scrutin ;
Le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;
La sincérité des opérations électorales ;
L’intégrité du vote ;
L’unicité du vote ;
Le secret du vote.
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
Les conditions d’organisation du vote électronique ;
Les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;
Les modalités de contrôle du système.
Champ d’application et cadre juridique de l’accord Champ d’application Le présent accord s’applique au sein de l’entreprise Charles River Endotoxin Microbial Detection Europe et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections au CSE. Cadre juridique Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordées par le présent accord. En outre, pour chaque élection il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’entreprise. Elections concernées Conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège. Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique, choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés via le serveur des Ressources Humaines accessible à tous les salariés de l’entreprise. Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. Préparation du vote Cellule d’assistance technique Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule est composée de :
d’un représentant choisi par l’entreprise, au service Ressources Humaines ;
d’un représentant du prestataire ;
La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Etablissement des listes électorales Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. Etablissement des listes de candidats Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé. Propagande électorale Chaque liste de candidats pourra remettre à l’entreprise, qui la transmet ensuite au prestataire, une profession de foi afin qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote. La profession de foi devra être conforme aux capacités de mise en ligne (nombre de lignes/pages, poids, type de fichier, …). Les contraintes techniques seront définies au sein du protocole d’accord préélectoral. Formation sur le système de vote Les membres de la délégation du personnel au CSE, de la cellule technique et du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique. Les délégués de liste ont accès à toutes informations utiles pour remplir leur rôle. Information des salariés Avant l’ouverture du scrutin, une notice d’information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée aux salariés par courrier électronique, ou par voie postale selon les modalités définies au sein du protocole d’accord préélectoral. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées personnelles (téléphone, adresse de courrier postal, adresse de courrier électronique) relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société. La notice comporte :
L’adresse du site de vote,
Les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers,
Les modalités d’accès au site de vote,
Les modalités de vote,
La période d’ouverture du vote électronique.
Déroulement du vote Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance). Période de vote électronique La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé. En tout état de cause, cette période ne pourra pas être inférieure à 24 heures. Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’entreprise afin que tout électeur puisse procéder au vote, le cas échéant, ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Mise à disposition du matériel de vote Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, les salariés pourront utiliser le matériel professionnel dont ils disposent dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions pour réaliser leur vote. Des ordinateurs portables seront également mis à disposition des électeurs dans une salle de réunion afin de procéder au vote électronique. Une information sera faite auprès des électeurs sur les modalités de cette mise à disposition. Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote. Bulletin de vote Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. L’employeur se chargera de transmettre les listes au prestataire. Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs. Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes. Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste. Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Participation en cours de scrutin Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Direction, des membres du bureau de vote ou des délégués de liste. Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Clôture du scrutin Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique. Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les membres du bureau de vote signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection. Les résultats des élections et les procès-verbaux sont télétransmis à l’administration depuis la plateforme du prestataire. Conservation des fichiers supports Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Dispositions générales Durée de l’accord Le présent accord prend effet le 1er Janvier 2024 pour une durée indéterminée. Modalité de suivi de l’accord Dans les 6 mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord. Interprétation de l’accord Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 20 jours suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord. Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord. Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord. Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différent faisant l'objet de cette procédure.
Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires. Clause de rendez-vous En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 30 jours suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord. Révision Le présent accord pourra être révisé par avenant dans les conditions légales. La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail. Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception ou remis en mains propres contre décharge. Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 4 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent. La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord. Dépôt et publicité Conformément aux dispositions légales applicables, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail « Téléaccords ». Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON. Par ailleurs, cet accord sera porté à la connaissance des collaborateurs concernés via le serveur des Ressources Humaines accessible à tous les salariés de l’entreprise. Le présent accord sera également établi en suffisamment d’exemplaires originaux pour remise à chacune des parties. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Fait à Ecully, le 27 décembre 2023, en nombre suffisant d’exemplaires originaux pour remise à chacune des parties signataires
Pour CHARLES RIVER Endotoxin Microbial Detection EuropePour l’organisation syndicale CFDT Directeur de siteDélégué syndical
