Accord de mise en place du Comité Social et Economique de Chugai Pharma France et de l’organisation de son fonctionnement
Entre les soussignées :
CHUGAI PHARMA FRANCE SAS, société anonyme simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 435 074 422, au capital de 1.000.000 d’euros et dont le siège social est situé Tour Franklin, Arche Sud, 100/101 Quartier Boieldieu, 92042 Paris La Défense Cedex.
Représentée par xxxx, agissant en qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes,
Ci-après dénommée « CHUGAI PHARMA FRANCE »
d’une part,
Et :
L’organisation syndicale UNSA représentative dans l'entreprise, représentée par xxxx déléguée syndicale
d’autre part,
PREAMBULE
Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 ont modifié l’organisation des instances représentatives du personnel élues dans les entreprises en créant notamment le Conseil Social et Economique (CSE) et proposant des mesures propres à son fonctionnement.
Le 2 février 2018, la société Chugai Pharma France SAS et l’organisation syndicale représentative ont choisi de proroger les mandats de la DUP et du CHSCT jusqu’au 5 novembre 2018 dans l’attente de la publication de tous les textes applicables. Ces textes étant désormais connus, il est apparu utile aux parties signataires d’envisager les moyens de continuer à faire évoluer ce dialogue en privilégiant une approche davantage adaptée à l’organisation de l’entreprise.
Elles ont ainsi décidé de saisir l’opportunité des évolutions législatives pour convenir ensemble des modalités de mise en place du comité social et économique au sein de l’entreprise, tout en réaffirmant et renforçant les moyens et garanties des représentants du personnel.
Après discussions, les parties ont entendu se mettre d’accord sur les points suivants :
L’élection des membres du CSE.
L’organisation des réunions du CSE.
L’organisation des heures de délégation des élus du CSE.
L’organisation des informations et consultations récurrentes et ponctuelles du CSE.
Les moyens matériels et financiers de fonctionnement du CSE.
La formation des élus du CSE.
Les comptes du CSE.
ARTICLE 1 : ELECTIONS DES MEMBRES DU CSE
Etant donné la nature et la répartition des effectifs de l’entreprise, il a été décidé de ne définir qu’un seul collège regroupant l’ensemble des salariés de l’entreprise.
ARTICLE 2 : ORGANISATION DES REUNIONS
2.1 – Calendrier et nombre de réunions :
Le CSE se réunit au moins 6 fois par an à raison d’une réunion tous les deux mois par période calendaire, sur convocation du président, dans le cadre de réunions ordinaires. Au moins 4 d’entre elles porteront sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. Un calendrier prévisionnel sera établi pour l’année civile et communiqué au début de chaque année civile. Des réunions extraordinaires pourront également se tenir sur convocation du président ou sur demande écrite signée de la majorité des membres titulaires, accompagnée du projet d’ordre du jour. Les convocations aux réunions du CSE et ordre du jour validé conjointement par le secrétaire et le président du CSE sont adressées par mail sous un délai minimum de 3 jours ouvrés avant ladite réunion aux élus titulaires ; les suppléants seront quant à eux informés.
2.2 – Participants :
Les suppléants assistent aux réunions uniquement en l’absence du titulaire. Tout titulaire qui se trouverait dans l’impossibilité d’assister à une réunion du CSE devra en avertir en priorité son suppléant ou tout autre suppléant en cas d’indisponibilité de ce dernier et s’assurer de sa présence à ladite réunion. Toutefois, tous les membres (titulaires et suppléants) seront invités à assister aux réunions du CSE lorsque le sujet à l’ordre du jour prévoira :
Une consultation récurrente du CSE telle que prévue à l’article
L2312-17 du Code du Travail (3 grands domaines de consultation annuelle).
L’une des consultations ponctuelles prévues à l’article L2312-37 du Code du Travail.
2.3 – Recours à la visioconférence :
Les réunions en présentiel pourront se tenir dans les locaux de l’entreprise (au siège de la société) ou hors des locaux en fonction des impératifs. De plus, pour des raisons pratiques et dans un souci de préservation de l’environnement, les réunions du CSE pourront se dérouler en visioconférence pour ceux qui en feront la demande par mail 24 heures minimum avant ladite réunion.
– Procès-verbaux :
Un procès-verbal de chaque réunion sera transmis pour approbation par le secrétaire de l’instance dans les 8 jours calendaires, aux autres membres de l’instance, dont son président. Sous un nouveau délai maximum de 8 jours calendaires, une réunion se fera par visio/audio à l’initiative du président du CSE pour approbation et/ou observations marquant le désaccord de la direction. En cas d’impossibilité de joindre la réunion, tout membre fera connaître ses commentaires en amont par mail au secrétaire et en les notifiant également à l’ensemble des membres titulaires présents à la réunion concernée. Il est à préciser que si une réunion est prévue dans le mois qui suit, la discussion du procès-verbal se fera durant ladite réunion. A l’issue de l’approbation, le procès-verbal pourra être diffusé par la voie électronique par le secrétaire. La diffusion du procès-verbal ne pourra se faire sans la validation à la majorité des membres votants présents. En cas de désaccord persistant sur les modalités de rédaction du procès-verbal, la Direction ou l’un des membres de l’instance en désaccord pourra demander à ce que sa position écrite soit jointe au procès-verbal et diffusée selon les mêmes modalités que le procès-verbal.
ARTICLE 3 : DELEGATION
Sur la base de l’effectif de la société Chugai Pharma France au moment de la signature de l’accord, les dispositions légales en vigueur prévoient l’élection de 5 titulaires avec chacun un nombre mensuel d’heures de délégation de 19 heures, soit 95 heures au total. Les heures de délégation pourront être mutualisées entre les membres titulaires et suppléants. Les parties conviennent de la répartition suivante :
Titulaires : 2 jours par mois (ou 4 demi-journées ou 16 heures par mois).
Suppléants : 1 jour tous les 2 mois maximum (ou 2 demi-journées ou 8 heures tous les 2 mois).
Les parties conviennent de se rencontrer pour échanger et convenir d’une nouvelle répartition en cas de nombre d’élus différents lors des élections, du fait de l’évolution de l’effectif de l’entreprise ou de celui du nombre d’élus pendant la durée de leur mandat.
ARTICLE 4 : ORGANISATION DES CONSULTATIONS RECURRENTES ET PONCTUELLES
4.1 – Communication des documents nécessaires aux consultations :
Le support des informations nécessaires à la consultation est la Base de Données Economiques et Sociales (BDES). Les parties s’accordent sur le fait que la BDES mise en place par la Société à la date de la signature de cet accord est de qualité et satisfait aux exigences requises. Les documents nécessaires aux consultations récurrentes et ponctuelles seront dans la mesure du possible communiqués aux membres élus (titulaires et suppléants) du CSE huit jours minimum avant la date prévue pour la réunion du CSE à laquelle la consultation figure à l’ordre du jour. Les membres du CSE seront avertis de la mise à disposition de nouvelles données dans la BDES par voie électronique.
4.2 - Consultations récurrentes
Il est rappelé que les consultations récurrentes sont les suivantes :
Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise
Consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise
Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi
4.3 – Délais de remise d’avis du CE et recours à l’expertise :
Les avis du CSE seront rendus dans un délai maximum de 15 jours calendaires. Les parties conviennent par le présent accord que le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration dudit délai. Ce délai est porté à 1 mois maximum en cas d’expertise. Par ailleurs, les parties reconnaissent que le CSE a le droit de recourir à une expertise dans le cadre des consultations récurrentes tout en s’accordant sur le fait qu’un tel recours n’a pas à être utilisé de façon systématique. C’est pourquoi les parties sont convenues d’encadrer le recours à expertise de la façon suivante :
Pour chaque consultation récurrente, le Comité pourra recourir au plus à une expertise tous les 2 ans ;
Au cours d’une même année, le Comité ne pourra pas recourir à plus d’une expertise.
ARTICLE 5 : MOYENS MATERIELS ET FINANCIERS
4.1 – Moyens matériels :
Un local est mis en permanence à la disposition des élus du CSE. Ponctuellement et sur demande du Secrétaire du CSE, une salle de réunion supplémentaire pourra être réservée et utilisée par les élus du CSE pour se réunir dans l’exercice de leurs attributions lors de réunions de préparation des consultations.
4.2 – Moyens financiers :
Conformément aux dispositions de l’article L2315-61, la Société verse au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute. Conformément aux dispositions des articles L. 2312-81 et suivants du Code du travail, une contribution est versée chaque année par l'employeur pour financer les œuvres sociales du comité social et économique. Le budget du CSE relatif aux activités sociales et culturelles est fixé à 0,60 % de la masse salariale brute de la Société.
4.3 – Comptes du CSE :
Les comptes annuels du CSE de l’année écoulée ainsi que le prévisionnel seront présentés une fois par an lors de la 1ère réunion de l’année par le trésorier. Il conviendra de mettre en place au plus tard lors de la deuxième réunion du CSE une commission dite de « Comptabilité du CSE » composée d’un élu désigné par les membres du CSE et du secrétaire dont la mission sera de vérifier l’exactitude des mouvements bancaires et leurs justificatifs lors de deux réunions par an (juin et décembre) avec le trésorier. Ces élus auront également accès aux données bancaires au même titre que le trésorier.
ARTICLE 6 : FORMATION DES ELUS DU CSE
Les dispositions légales en vigueur le jour de la signature de cet accord prévoient que la durée de la formation économique pour les nouveaux élus titulaires du CSE soit d’une durée maximale de 5 jours. Les parties conviennent que les titulaires et les suppléants puissent partager les jours de formation de la manière suivante :
Les nouveaux élus du CSE titulaires bénéficient de 3 jours de formation.
Les nouveaux élus du CSE suppléants bénéficient de 3 jours de formation.
Cette formation devra idéalement être suivie dans les 6 premiers mois du mandat au CSE.
ARTICLE 7 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et il entrera en vigueur à compter du 1er août 2018.
ARTICLE 8 : DENONCIATION
Les dispositions à durée déterminée du présent accord ne peuvent faire l’objet d’une dénonciation pendant leur durée d’application.
ARTICLE 9 : REVISION
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes : Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction éventuelle d’un nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables à l’entreprise et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt. Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y accéder ultérieurement. L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
ARTICLE 10 : REGLEMENT DES DIFFERENTS
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 3 semaines suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord. La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 2 mois suivant la première réunion.
ARTICLE 11 : DISPOSITIONS FINALES - PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord sera déposé par la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise dans le respect de la législation légale à la DIRECCTE dont relève le siège de l’entreprise et au conseil de prud’hommes de Nanterre. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. L’accord sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
