ACCORD AUTORISANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUES
ENTRE :
La société CIEC SAS, dont le siège social est situé au 215 Rue d’Aubervilliers 75018 PARIS, immatriculé au RCS Paris sous le numéro 433 056 223 représentée par M. en sa qualité de Directeur Général.
D’une part,
Ci-après dénommé la « Société »
ET :
Les organisations syndicales : CFTC, représentée par Monsieur CGT, représentée par Monsieur
Article 9 - Diffusion de l’accord : dépôt et publicité PAGEREF _Toc3282207 \h 8
Préambule
Le présent accord porte sur la mise en place du principe du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles au sein de la société CIEC. Cet accord s’inscrit dans le cadre de l’application des articles du code du travail R2314-8 à R 2314-21 et suivants. La Direction s’inscrira prochainement dans la mise en place des élections professionnelle pour élire le nouveau Comité Social et Economique (CSE) et dans ce cadre, elle souhaite que ces élections se déroulent par la voie du vote électronique. L’objectif étant de faciliter les opérations électorales notamment du fait du nombre de salariés au sein de l’entreprise et aussi du fait que tous les salariés de l’entreprise ainsi que les collaborateurs mis à disposition disposent d’un outil professionnel leur permettant de se connecter à internet. Par ailleurs, il faut noter que 70% des effectifs sont dispersés sur le territoire Ile de France.
EN CONSEQUENCE DE QUOI, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Champs d’application
Les dispositions du présent accord s’applique à l’ensemble du personnel cadre, OETAM de l’entreprise CIEC.
Il appartient à l’employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin dans le cadre de la mise en place des élections professionnelles au sein de son entreprise.
Dans le but de faciliter les opérations électorales et compte tenu des conditions évoquées dans le préambule, le choix du vote électronique a été retenu.
Les signataires conviennent de confier à la société prestataire « E-votez » l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique, la société « E-votez », sur la base d’un cahier des charges défini par les signataires du présent accord et joint en annexe à ce dernier.
Article 1 - Fichiers et données enregistrées
Pour les seules nécessités des opérations électorales, la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de la Société.
Les données enregistrées par le prestataire dans le cadre du déroulement du vote électronique seront les suivantes :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance et collège ;
Pour le fichier électeurs : noms, prénoms, collège et coordonnées ;
Pour les listes d’émargement : collège, noms, prénoms des électeurs,
Pour la liste des candidats : collège, noms, prénoms, titulaires ou suppléants, et appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires suivants : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs et agents habilités des services du personnel.
En cas de contestation, ces pièces seront tenues à la disposition du juge.
Par ailleurs, les signataires rappellent que le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Le prestataire devra adresser à la Société au plus tard un mois avant l’ouverture du vote la preuve de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. Cette dernière sera transmise par la Société aux organisations syndicales représentatives afin de satisfaire aux obligations d’information, prévues par l’article 2324-11 du Code du travail.
Article 2 - Modalités du vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle ou personnelle si ce dernier ne dispose pas d’une adresse mail professionnelle, un e-mail contenant un lien permettant de récupérer l’identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d’un envoi papier à son adresse personnelle précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote ainsi que les codes d’accès. Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.
Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les salariés pourront se connecter depuis leur poste professionnel ou de leur tablette.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par internet depuis leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès à internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.
Les organisations syndicales seront présentes au dépouillement.
Article 3 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
La liste complète des candidats affiliés à une organisation syndicale apparaîtra sous le logo du syndicat.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique avec l’organisation syndicale. Au 2ème tour, il faudra rajouter la ou les listes des candidats libres sans étiquette.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 4 - Modalités d’accès au serveur de vote
Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra répondre à une question (matricule ou Gid par exemple) pour s’authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.
En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l’électeur).
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une fois.
Un bureau de vote composé d’un président et de deux assesseurs sera nommé. Ce bureau de vote disposera de clé d’identification pour accéder aux différents documents nécessaires aux déroulement du scrutin.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les organisations syndicales auront la possibilité de consulter les feuilles d’émargements uniquement à la fin du scrutin. Les membres du bureau de vote ne seront pas autorisés à communiquer au cours du scrutin la liste d’émargement.
Aucun résultat partiel ne sera accessible durant le déroulement du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés et scellés.
Le système de vote électronique fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement de manière à garantir l’impossibilité de modifier ou reprendre les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les
fichiers de supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. Une fois les délais passés, les fichiers seront détruits.
Article 6 - Entrée en vigueur – Durée – Dénonciation
Le présent accord entrera en vigueur, après accomplissement des formalités de dépôt et de publicité. Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois et d’en informer par lettre recommandée avec accusé réception chaque signataire du présent.
Toutefois, conformément à la législation, les dispositions du présent accord continueront à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de celles destinées à les remplacer ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois à compter de l’expiration du délai de préavis sus-indiqué. Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie de l’accord par lettre recommandée avec accusé réception adressée aux autres signataires de la convention et accompagné d’un projet de révision.
Les discussions devront s’ouvrir dans un délai de 3 mois. Les articles révisés donneront lieu à des avenants qui auront les mêmes effets que le présent accord et devront de ce fait être déposés et appliqués dans les mêmes conditions.
Article 7 - Evolutions législatives
Les dispositions du présent accord évolueront de plein droit en fonction de la modification éventuelle de la législation, sans qu’il soit nécessaire pour les parties d’engager des négociations pour conclure un avenant de révision au présent.
Article 8 – Adhésion
La présente convention constitue un tout indivisible tant dans son esprit que dans sa lettre. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative dans l’entreprise ne peut être partielle, et intéresse donc le présent accord dans son entier. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe des prud’hommes compétent et de la DIRECCTE.
Article 9 - Diffusion de l’accord : dépôt et publicité
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt, conformément aux dispositions légales.
Le présent accord est rédigé en autant d’exemplaire que nécessaire pour remise d’un original signé à chaque partie signataire ainsi que pour la réalisation des formalités de dépôt.
Fait à Paris le 01/04/2019, en 5 exemplaires, dont un exemplaire remis à chacune des parties.
