PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE
DE L’ETABLISSEMENT DE AIRVAULT
ENTRE LES SOUSSIGNES
Ciments Calcia, établissement de Airvault, SAS, au capital de 593 836 525 euros, dont le siège social est à Courbevoie (Hauts de Seine) représentée par X X, Directeur de l’établissement,
Ci-après dénommée « la société » ou « l’entreprise »
D’une part,
ET :
Le syndicat
C.F.D.T/ F.N.C.B. représenté par :
X X, Délégué Syndical, Le syndicat
C.F.E.-C.G.C. représenté par :
X X, Délégué Syndical, Le syndicat
C.G.T. représenté par :
X X, Délégué Syndical,
Ci-après dénommées « les organisations syndicales représentatives »
D’autre part,
PREAMBULE Les organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel ainsi que les organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de l’établissement de Airvault de la société Ciments CALCIA ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 20 septembre 2023. En réponse à ces convocations, les organisations syndicales et la direction de l’établissement se sont réunies le
jeudi 5 octobre 2023, puis le lundi 9 octobre 2023 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.
Le présent protocole a été négocié dans le cadre du fonctionnement des instances de représentation du personnel défini par accord collectif conclu le 15 juillet 2019. Cet accord encadre les missions des différentes instances ainsi que les moyens associés. SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Ci-après dénommée « la société » ou « l’entreprise » PAGEREF _Toc148005758 \h 1 Ci-après dénommées « les organisations syndicales représentatives » PAGEREF _Toc148005759 \h 1 PREAMBULE PAGEREF _Toc148005760 \h 2 1ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE PAGEREF _Toc148005761 \h 5 1.1.ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc148005762 \h 5 1.2.Protection des données à caractère personnel PAGEREF _Toc148005763 \h 5 2Dates des élections PAGEREF _Toc148005764 \h 5 2.1.Dates des élections par voie électronique PAGEREF _Toc148005766 \h 6 2.2.Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité PAGEREF _Toc148005767 \h 6 3Durée des mandats PAGEREF _Toc148005768 \h 6 4Calcul de l’effectif PAGEREF _Toc148005769 \h 6 4.1.Dates de calcul de l’effectif PAGEREF _Toc148005772 \h 6 4.2.Personnes prises en compte dans l’effectif PAGEREF _Toc148005773 \h 6 5Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc148005774 \h 7 5.1.Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc148005776 \h 7 5.2.Collèges électoraux PAGEREF _Toc148005777 \h 7 5.3.Répartition des sièges entre collèges PAGEREF _Toc148005778 \h 7 6Electorat et éligibilité PAGEREF _Toc148005779 \h 8 6.1.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel PAGEREF _Toc148005781 \h 8 6.2.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition PAGEREF _Toc148005782 \h 8 7Listes électorales PAGEREF _Toc148005783 \h 8 7.1.Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc148005785 \h 8 7.2.Publication des listes électorales PAGEREF _Toc148005786 \h 9 7.3.Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc148005787 \h 9 8Appel et dépôt des candidatures PAGEREF _Toc148005788 \h 9 8.1.Information du personnel et appel à candidatures PAGEREF _Toc148005790 \h 9 8.2.Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections PAGEREF _Toc148005791 \h 9 8.3.Cas d’organisation d’un SECOND tour PAGEREF _Toc148005792 \h 9 8.4.Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc148005793 \h 10 8.5.Nombre de candidats par liste PAGEREF _Toc148005794 \h 10 8.6.Cumul de candidatures PAGEREF _Toc148005795 \h 10 8.7.Représentation équilibrée des hommes et des femmes PAGEREF _Toc148005796 \h 10 8.8.Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc148005797 \h 11 9Propagande électorale PAGEREF _Toc148005798 \h 11 9.1.Tracts et affiches PAGEREF _Toc148005800 \h 11 9.2.Professions de foi des candidats PAGEREF _Toc148005801 \h 11 9.3.Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale PAGEREF _Toc148005802 \h 12 9.4.Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale PAGEREF _Toc148005803 \h 12 10Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc148005804 \h 12 10.1.Vote électronique, principes généraux PAGEREF _Toc148005806 \h 12 10.2.AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR PAGEREF _Toc148005807 \h 13 10.3.PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES PAGEREF _Toc148005808 \h 13 10.4.Déroulement du vote par internet PAGEREF _Toc148005809 \h 14 10.5.Assistance téléphonique PAGEREF _Toc148005810 \h 15 10.6.Bureau de vote PAGEREF _Toc148005811 \h 15 10.7.Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc148005812 \h 16 10.8.Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement PAGEREF _Toc148005813 \h 16 10.9.Chiffrement et déchiffrement des votes PAGEREF _Toc148005814 \h 17 10.10.Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique PAGEREF _Toc148005815 \h 17 11Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc148005816 \h 17 11.1.Ratures PAGEREF _Toc148005818 \h 18 11.2.Egalité des voix PAGEREF _Toc148005819 \h 18 12Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc148005820 \h 18 12.1.Signature du procès-verbal et des listes d’émargement PAGEREF _Toc148005822 \h 18 12.2.Proclamation des résultats PAGEREF _Toc148005823 \h 18 12.3.Affichage des résultats PAGEREF _Toc148005824 \h 18 12.4.Envoi des procès-verbaux PAGEREF _Toc148005825 \h 19 13Mesure de la représentativité syndicale PAGEREF _Toc148005826 \h 19 13.1.Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise PAGEREF _Toc148005828 \h 19 13.2.Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats PAGEREF _Toc148005829 \h 19 14Durée de conservation des données PAGEREF _Toc148005830 \h 20 15Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord PAGEREF _Toc148005831 \h 20
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera utilisé. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du code du travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Le niveau de risque retenu est le niveau 2. Un accord d’entreprise a été conclu le 16 juillet 2019 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise. La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein de l’entreprise amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. L‘entreprise informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679. Gedivote, à qui la société fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Dates des élections
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
Dates des élections par voie électronique
Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante. Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le
jeudi 23 novembre 2023 à 7h et seront clôturées le jeudi 30 novembre à 14h.
Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le
lundi 11 décembre à 7h et seront clôturées le lundi 18 décembre à 14h.
Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au
jeudi 23 novembre 2023.
Durée des mandats
La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique des établissements de la société Ciments Calcia est de 4 ans. Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le lundi 18 décembre 2023. Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle.
Calcul de l’effectif
Dates de calcul de l’effectif
Au jeudi 23 novembre 2023, l'effectif total de l‘établissement s’élève à 156,75 salariés en équivalent temps plein (ETP).
Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
Nombre de sièges à pourvoir
Nombre de sièges à pourvoir
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du code du Travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique :
8 titulaires et 8 suppléants.
Collèges électoraux
Le personnel est réparti en 2 collèges :
1er collège : Ouvriers, employés
Sont considérés appartenir au 1er collège les salariés dont le coefficient de base est strictement inférieur à 225; ainsi que les alternants remplissants les conditions d’électeurs et étant de la CSP ouvrier/employé. Ce collège est composé de 15 salariés dont 93 % d’hommes et 7 % de femmes (ou 1 femme)
2ème collège : agents de maitrise, assimilés cadres, cadres
Sont considérés appartenir au 2eme collège les salariés dont le coefficient de base est égal ou supérieur à 225; ainsi que le personnel de la catégorie cadre; et également les alternants remplissants les conditions d’électeurs et étant de la CSP agent de maitrise/ass.cadre. Ce collège est composé de 123,65 salariés dont 87 % d’hommes et 13 % de femmes (ou 16,13 femmes)
Répartition des sièges entre collèges
Les 8 sièges de titulaires et les 8 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoints, partenaires d'un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice. Les personnes mises à disposition de l‘établissement remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de l‘établissement. A cette fin, la direction des ressources humaines de Ciments Calcia adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par l’établissement de Airvault. Les personnes mises à disposition de l‘établissement pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la direction de ressources humaines de l‘établissement, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.
Listes électorales
Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des
noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, le collège d’appartenance, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
Publication des listes électorales
Le
vendredi 20 octobre 2023, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et mises à disposition des salariés par la direction des ressources humaines.
Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.
Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. Conformément à l’article R.2314-24 du code du travail, à l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
Appel et dépôt des candidatures
Information du personnel et appel à candidatures
Le lendemain de la signature du présent protocole, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de l‘établissement. Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement ;
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC, CFE-CGC) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de la société Ciments Calcia.
Cas d’organisation d’un SECOND tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes déposées par les organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.
Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants. Elles seront déposées contre récépissé à la Direction ou Direction des ressources humaines de l‘établissement et envoyées par mail aux adresses suivantes : helene.tirmant@heidelbergmaterials.com - bruno.manivet@heidelbergmaterials.com - sophie.guichard@heidelbergmaterials.com Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant, les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
Vendredi 3 novembre à 12h pour le premier tour,
Lundi 4 décembre 2023 à 12h pour le second tour éventuel.
Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la direction dans les locaux de l‘établissement.
Propagande électorale
Les organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
Tracts et affiches
Au premier tour, les organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches de propagande
jusqu’au mercredi 22 novembre 2023 à minuit.
Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches de propagande jusqu’au
dimanche 10 décembre 2023 à minuit.
Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès. Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions. Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
FORMAT POIDS (Ko) DIMENSIONS NOM DU FICHIER PROFESSIONS DE FOI .pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT LOGOS OS .jpg ou .png 100 200x200px LOGO_NOM SYNDICAT PHOTOS CANDIDATS .jpg 500 Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * PHOTO_NOM PRENOM * Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.
Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par Ciments Calcia n’est pas autorisé pour la propagande électorale.
Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :
le
vendredi 3 novembre 2023 à 12h pour le premier tour ;
le
lundi 4 décembre 2023 à 12h pour le second tour.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.
Transmission du code identifiant
ENVOI DE L’IDENTIFIANT PAR COURRIER POSTAL Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son identifiant personnel. Le matériel de vote est envoyé par courrier le
jeudi 16 novembre 2023 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.
Envoi du mot de passe
Une fois le code identifiant saisi et validé par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
Défi complémentaire
Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire :
le lieu de naissance de l’électeur (ville ou, pour les natifs à l’étranger, le pays)
PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.
Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant
Eléments d’authentification Nom/Prénom Date de naissance Matricule (ce numéro figure en haut à droite sur votre feuille de paie) Restitution du code identifiant Par email sur une adresse communiquée par l’électeur L’adresse email renseignée sera associée à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.
E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur
Eléments d’authentification L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme :
Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact
Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par Ciments Calcia.
Ciments CALCIA contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré :
elle vérifie son identité au travers de questions (identité, ...)
elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ;
si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.
Restitution du mot de passe ET/OU de l’identifiant Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son mot de passe ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur.
Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote. Des postes informatiques permettant d’accéder au site de vote seront par ailleurs mis à disposition des électeurs au sein de l’établissement. La direction veillera à ce que ces postes soient facilement accessibles et permettent la confidentialité du vote. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.calcia.webvote.fr Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées par ordre aléatoire par rapport au nom de l’Organisation syndicale. En cas de second tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les organisations syndicales. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Bureau de vote
Les bureaux de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Les élections se déroulant de façon simultanée pour l’ensemble des établissements de Ciments Calcia, il est convenu que soient constitués :
• Un Bureau de vote par établissement :
Un bureau de vote composé de 3 membres, sera constitué pour chacun des établissements distincts de Ciments Calcia. Le Président et ses 2 assesseurs seront choisis parmi des électeurs volontaires et présents. Il est d’usage que le président ne soit pas un candidat. Les missions des bureaux de vote dans les établissements seront, en coordination avec le Bureau de vote centralisateur, d’effectuer le « scrutin à blanc » et d’assister au dépouillement des résultats. Ils seront également chargés de l’édition et de la signature des procès-verbaux et des feuilles d’émargement. Pourront assister à la fermeture du scrutin et au dépouillement des votes, s’ils le souhaitent, un délégué de liste par organisation syndicale présentant des candidats au niveau de l’établissement. Les frais de déplacements éventuellement engagés pour cette assistance seront pris en charge par la Direction de l’établissement.
• Bureau de vote centralisateur :
Afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place, sur le site Ciments Calcia Siège Social à Alto - Courbevoie (92). Il est convenu que les 5 assesseurs du bureau de vote centralisateur seront désignés par chacune des organisations syndicales représentatives selon les critères nationaux (CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT et FO). Le président du bureau de vote centralisateur, quant à lui, sera le salarié volontaire le plus âgé du Siège Social à Alto présentant les qualités d’électeur, d’éligible et sans être candidat sur aucune des listes présentées lors des opérations électorales. Ce bureau de vote centralisateur sera chargé de :
coordonner les opérations de scrutin à blanc
participer à la session de scellement du système de vote électronique
participer à l’ouverture et à la fermeture du scrutin et créer les codes de chiffrement et de déchiffrement nécessaires au dépouillement des votes.
Pourront assister à la fermeture du scrutin et au dépouillement des votes, s’ils le souhaitent, un délégué de liste par organisation syndicale présentant des candidats au niveau national. Les frais de déplacements éventuellement engagés pour cette assistance seront pris en charge par la Direction de Ciments Calcia.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire. Chaque organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des procès-verbaux. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur. Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la direction conserveront par ailleurs
sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux procès-verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Modalités de désignation des élus
La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux
Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.
Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des procès-verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Proclamation des résultats
Une fois les procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote proclame les résultats de chaque organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de l‘établissement.
Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, la direction de l’établissement transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Dans les 15 jours suivants les élections, la direction envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 92315 – 62971 ARRAS CEDEX 9, en un exemplaire.
Mesure de la représentativité syndicale
Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants. Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges. Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats
Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement d'au moins cinquante salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur. Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise ou l'établissement, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33. La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins cinquante salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs. Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques. Dans les établissements qui emploient moins de cinquante salariés, les syndicats représentatifs dans l'établissement peuvent désigner, pour la durée de son mandat, un membre de la délégation du personnel au comité social et économique comme délégué syndical.
Durée de conservation des données
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires. Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction. Fait à Airvault
Pour Ciments Calcia – Etablissement de Airvault M. X Directeur d‘Usine
M. X – Délégué Syndical C.F.D.T
M. X – Délégué Syndical C.F.E-C.G.C
M. X – Délégué Syndical C.G.T
ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS
Dates Tâche 20/09/2023
21/09/2023 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral
Annonce des élections aux salariés mi-septembre 2023 Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client Du 4/10/2023 au 6/10/2023 1ere réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales A l’issue des négociations Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales J + 1 signature PAP Publication du protocole d’accord préélectoral J + 1 signature PAP Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) 20/10/2023 Affichage des listes électorales 25/10/2023 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales 03/11/2023 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 06/11/2023 Affichage des listes de candidats Du 10/11/2023 au 15/11/2023 Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales 16/11/2023 Envoi du matériel de vote aux électeurs 21/11/2023 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application 23/11/2023 07H00 : Ouverture du scrutin 1er tour 23/11/2023 Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote 24/11/2023 Courriel de rappel du déroulement des élections 30/11/2023 Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote 30/11/2023
14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
30/11/2023 Dépouillement et proclamation des résultats 30/11/2023 Affichage des résultats 30/11/2023 Appel à candidatures 2nd tour 04/12/2023 Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 04/12/2023 Affichage des listes de candidats 06/12/2023 Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales 08/12/2023 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
11/12/2023
07H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
11/12/2023 Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote 12/12/2023 Courriel de rappel du déroulement des élections 18/12/2023 Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
18/12/2023
14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
18/12/2023 Dépouillement et proclamation des résultats 18/12/2023 Affichage des résultats
ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
FONCTIONNALITES BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR REPRESENTANTS DE LA DIRECTION DELEGUES DE LISTES CONSULTATION DE LA PARTICIPATION OUI OUI OUI CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS En ligne pendant le scrutin OUI NON NON
En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin OUI NON NON RESULTATS Etats de synthèse Représentativité OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI NON JOURNAL DES EVENEMENTS OUI OUI OUI EMPREINTE DE SCELLEMENT OUI OUI OUI JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE) OUI OUI NON JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND) OUI OUI NON
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON Clé de chiffrement/déchiffrement des votes OUI NON NON
