ACCORD DU 29 JANVIER 2024 SUR LE RECOURS A LA VISIOCONFERENCE POUR LES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre :
Ci-après dénommée la « Direction », D’une part,
Et :
Les membres titulaires du Comité Social et Economique (CSE) de la Société X, statuant à la majorité, représentés par X, en sa qualité de secrétaire du CSE,
Ci-après dénommés les « membres du CSE », D’autre part,
Ci-après désignés ensemble les « Parties »,
PREAMBULE
Compte tenu de la particularité de l'organisation opérationnelle de X, il est apparu nécessaire aux Parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d'organiser les réunions du CSE.
Le lieu de travail des membres du CSE se trouvant sur des sites distincts et géographiquement éloignés les uns des autres, il leur a par conséquent semblé pertinent, ainsi qu'à la Direction de X, qu'un dispositif alternatif à la réunion en présentiel, tel que la visioconférence, soit prévu par accord, afin de faciliter l'organisation et la tenue de ces réunions et que chaque représentant du personnel dispose des moyens nécessaires à l'exercice des missions qui sont les siennes dans le cadre de son mandat.
En effet, la visioconférence permet de réduire les coûts de déplacements, en particulier entre implantations éloignées géographiquement, ce qui a pour conséquence de diminuer l'impact écologique de l'entreprise. L'une des manières les plus efficaces de réduire l'impact environnemental et l'empreinte carbone des déplacements est en effet d'en limiter le nombre.
Au-delà, en mettant en place le plus souvent possible la visioconférence pour les réunions du CSE, les élus gagneront du temps et auront la possibilité de mieux gérer leur vie privée, dans le cadre d'une meilleure articulation avec leur vie professionnelle.
Enfin, outre le gain de temps (déplacements, accès pour rejoindre les moyens de transport, etc.), les avantages de la visioconférence sont également à rechercher dans une meilleure circulation de l'information et un environnement de travail favorable aux prises de décision rapide.
Cette pratique de travail à distance doit renforcer l'appartenance au groupe et prendre mieux en compte l'individu.
Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 29 janvier 2024 afin de discuter des modalités de mise en œuvre de la visioconférence a sein du CSE de X. Il est donc convenu est arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de X.
Ces dispositions s'appliquent à l'ensemble des membres du CSE.
ARTICLE 2 : RECOURS A LA VISIOCONFERENCE
2.1. Cadre juridique
L’article L.2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »
Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
2.2. Réunions concernées
Les Parties conviennent qu'elles auront recours à la visioconférence pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.
En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :
soit en présentiel ;
soit en visioconférence.
Les réunions se tiendront en mode dit hybride.
ARTICLE 3 : MATERIEL MIS A DISPOSITION ET SECURITE INFORMATIQUE
Les membres du CSE de X peuvent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.
Les membres du CSE de X doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.
Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du CSE doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la Charte informatique de l'entreprise, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur sont transmises par le Service informatique de l'entreprise.
Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les Parties s'engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l'identification des membres et des représentants de la Direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des échanges et éventuelles délibérations.
Les membres du CSE assistant aux réunions par visioconférence devront s’assurer que les conditions matérielles dans lesquelles ils assistent à la réunion leur permettent de garantir la confidentialité des propos échangés (postes isolés ou dispositifs de masquage d’écran et/ou casques).
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.
ARTICLE 4 : CAS PARTICULIER DU VOTE A BULLETIN SECRET
Lorsqu’il doit obligatoirement être procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
ARTICLE 5 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée des mandats en cours.
ARTICLE 6 : DEPOT – PUBLICITE
Le présent accord sera envoyé au greffe du Conseil de Prud’hommes et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DREETS.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
ARTICLE 7 : REVISION ET DENONCIATION
Le présent accord pourra être révisé à tout moment.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des Parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres Parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les Parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
Fait à X, le 29 janvier 2024
Pour la Société XPour le CSE de la Société X Le PrésidentLe Secrétaire XX
