ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET A LA REGULATION DE L'UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES
ENTRE :
Entre les soussignés : CLAAS Tractor SAS, représentée par son Directeur des Ressources Humaines CLAAS Tractor SAS
D’une part,
ET :
Les Organisations Syndicales des salariés qui ont fait la preuve de leur représentativité dans le champ d'application de l'accord, à savoir :
- Le syndicat CFDT, représenté par son délégué syndical central; - Le syndicat CFE-CGC, représenté son délégué syndical central; - Le syndicat CGT, représenté par son délégué syndical central;
D’autre part.
Il a été conclu le présent accord sur la mise en place d’un accord relatif à la déconnexion au sein de la société CLAAS Tractor SAS.
Préambule – Objet de l’accord
Dans le cadre de l’articulation vie professionnelle / vie personnelle et la qualité de vie au travail, il est apparu aux parties que le thème de la déconnexion en était un levier majeur.
Soucieuse de s’adapter aux évolutions sociétales ainsi qu’au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication, CLAAS Tractor SAS a voulu mettre en place un accord sur le droit à la déconnexion.
Par le présent accord, CLAAS Tractor SAS souhaite réaffirmer l’importance d’un bon usage des moyens numériques de communication en vue de respecter les temps de repos et de congé, l’environnement de travail, la santé et l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle et familiale des salariés.
Ainsi, les parties du présent accord se sont réunies pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion.
Si le développement des technologies de l’information et de la communication qui accompagne la transformation numérique à laquelle l’entreprise doit répondre a permis de libérer le salarié de certaines contraintes et de faire évoluer les conditions de travail, une vigilance accrue doit être apportée à l’usage de ces outils pour éviter qu’il ne soit excessif. Ces derniers doivent être utilisés au juste besoin afin d’éviter les risques d’hyper-connexion et ainsi préserver l’équilibre professionnel, personnel et familial. C’est en ce sens que la loi Travail affirme le droit à la déconnexion et prévoit que les modalités de l’exercice dudit droit soient négociées au sein de l’entreprise (Article L.2242-8 du Code du travail).
La Direction a engagé des négociations avec les organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise, qui ont permis d’aboutir au présent accord sur le droit à la déconnexion.
CECI ETANT EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés CLAAS Tractor SAS.
Article 2 : Rappel du respect des temps de repos et des horaires d’ouverture des sites
Afin de préserver la santé, la sécurité et la qualité de vie au travail de l’ensemble des collaborateurs, il est rappelé l’importance du respect des temps de repos légaux et des horaires d’ouverture des sites qu’il s’agisse d’activité à distance ou sur site. Les salariés sont invités à veiller au respect :
des plages horaires définies pour l’accès aux sites (07h-20h),
des temps de repos quotidien (11 heures consécutives minimum entre deux journées de travail),
et du repos hebdomadaire (minimum de 24 heures consécutives, en plus du repos quotidien).
Il est attendu de chacun qu’il adopte un comportement responsable et respectueux de ces principes. L’encadrement est particulièrement attentif à ce que l’organisation du travail permette à chacun de bénéficier pleinement de ces temps de repos, dans le cadre de la législation en vigueur. Tout dépassement exceptionnel des horaires habituels doit faire l’objet d’une concertation préalable puis d’une validation et rester ponctuel. En aucun cas, il ne saurait devenir une norme implicite.
Article 3 : Définition du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion s'entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel.
Il est indiqué à l’article L2242-17 du code du travail « les modalités du plein droit exercé par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ».
Article 4 : Principes généraux et modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Les technologies de l’information et de la communication (TIC) font désormais partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’Entreprise. Ces outils permettent notamment une connexion à l’Entreprise à tout moment et en tout lieu.
Si elles favorisent la flexibilité, l’efficacité du travail et le lien social, en facilitant les échanges et l’accès à l’information à distance, elles doivent toutefois être utilisées raisonnablement et dans le respect des personnes et de leur vie privée.
Il revient en priorité à l’encadrement et aux dirigeants la responsabilité de s’assurer du droit à la déconnexion, ainsi que chaque salarié qui doit également y veiller en étant particulièrement vigilant quant à ses propres modalités d’utilisation des outils numériques, de façon à éviter les excès.
La recherche de solutions pour favoriser la déconnexion résulte :
de comportements individuels et collectifs responsables,
de la volonté de l’Entreprise d’encadrer l’usage des outils numériques (ordinateurs, tablettes, téléphone portable, ou par tout autre objet/moyen de connexion etc.).
A cet effet, l’ensemble du personnel de l’Entreprise devra faire en sorte que l’usage des différents outils de communication numérique ne se substitue pas au dialogue direct et aux échanges verbaux qui contribuent au lien social, à privilégier en premier lieu pour toute interaction au sein de l’Entreprise.
Aucun collaborateur de la société ne peut se voir reprocher ou sanctionner pour ne pas avoir répondu à un message professionnel (emails, messages Teams, SMS, téléphone…) ou assister à une réunion en dehors de son temps de travail. Il est de la responsabilité de chaque salarié, en concertation avec son responsable hiérarchique, de permettre à l’entreprise de prendre le relais pour assurer la continuité de service en son absence.
Article 5 : Droit à la déconnexion : rôle des salariés et des managers
Article 5.1. Appréciation des situations par les salariés Chaque collaborateur est acteur de sa propre déconnexion et doit veiller au respect de ses temps de repos et de ses congés. Pour cela, il est indispensable que chacun adopte un usage raisonnable et responsable des outils de communication.
Les collaborateurs, dans le cadre de leurs relations professionnelles :
Sont exemplaires quant à l'exercice du droit à la déconnexion ;
Ne demandent pas un travail avec un délai obligeant leurs collègues du même ou d’un autre service à travailler le soir au-delà des horaires susmentionnés, le week-end ou durant les congés ;
Sont encouragés à ne pas utiliser le courriel comme mode unique de communication ;
N’ont pas d’obligation d'emporter leurs outils numériques à usage professionnel en dehors des heures de travail ou pendant leurs congés ;
Ne contactent pas leurs collègues sur leurs téléphones personnels pour une tâche professionnelle sauf situations exceptionnelles visées à l'article 6 ;
Echangent lors de l'Entretien Annuel et/ou l’entretien forfait jour sur l'exercice de leur droit à la déconnexion dans le cadre de l'échange relatif à la charge de travail et à l'articulation vie professionnelle et personnelle.
Evitent d’organiser des réunions en dehors des horaires de travail habituels ainsi que pendant la totalité de la plage déjeuner.
Chaque collaborateur pourra organiser efficacement son temps de travail en définissant plusieurs plages horaires au cours de la journée pour la consultation des mails.
Article 5.2 : Rôle des managers L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale repose notamment sur la mise en place de bonnes pratiques managériales. Compte tenu de leurs fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers de salariés ou d’équipes de salariés de l’Entreprise doivent respecter le présent accord.
Les parties rappellent que le management de proximité doit veiller à ce que le personnel respecte les durées maximales du travail et les temps de repos prévus par les dispositions conventionnelles, légales et réglementaires, afin de garantir la sécurité et la santé des salariés.
Plus particulièrement, les managers de l’Entreprise sont tenus de respecter les principes suivants :
Soient exemplaires quant à l'exercice du droit à la déconnexion ;
N'utilisent pas le courriel comme mode unique de management ;
N’imposent pas à leurs collaborateurs d'emporter leurs outils numériques à usage professionnel en dehors des heures de travail ou pendant leurs congés ;
Ne contactent pas leurs collaborateurs sur leur téléphone personnel sauf situations exceptionnelles visées à l'article 6 ;
Ne demandent pas un travail avec un délai obligeant le collaborateur à travailler le soir au-delà des horaires susmentionnés, le week-end ou durant les congés ;
S’assurent que la charge de travail et les objectifs fixés n'impliquent pas un non-respect des dispositions relatives à la durée du travail et soient compatibles avec le droit à la déconnexion ;
Evitent d’organiser des réunions en dehors des horaires de travail habituels ainsi que pendant la totalité de la plage déjeuner.
Permettent aux collaborateurs de se bloquer des créneaux horaires afin de pouvoir travailler sur des dossiers de fond sans être interrompu et ne pas être que dans la gestion du quotidien.
Pour se faire, les managers s’efforceront de :
Préciser le degré d’urgence de leur demande, qu’elles soient formulées oralement ou par écrit ;
En cas de constat d’envoi de courriers électroniques tardifs, en dehors de situations d’urgence ou d’impératifs exceptionnels, les managers devront rappeler à l’expéditeur les bonnes pratiques définies dans le présent accord. Ils établissent un dialogue régulier avec leurs collaborateurs en cas de difficultés sur l'exercice du droit à la déconnexion.
Le manager veillera, lors de l'Entretien Annuel et ou l’entretien forfait jour, à échanger sur l'exercice de leur droit à la déconnexion et l'articulation vie professionnelle et personnelle.
Article 6 : Exceptions au principe du droit à la déconnexion
Article 6.1 : les astreintes
Il est rappelé que les salariés d'astreinte sont tenus de rester joignables en permanence pendant la période de l'astreinte, sans être obligés de demeurer à leur domicile. Article 6.2 : les circonstances exceptionnelles En cas de circonstances exceptionnelles nées de l'urgence et/ou de l'importance du sujet en cause et de l'actualité (notamment un accident, la gestion d’une situation de crise, un cas de force majeure), des exceptions au principe du droit à la déconnexion s'appliquent, étant précisé que le salarié doit être prévenu du caractère urgent ou important. La notion de circonstances exceptionnelles précitée ne concerne pas le suivi des dossiers ou projets en cours et fait référence à des événements et des incidents nécessitant une action urgente ne pouvant attendre la reprise du travail par le salarié joint. En cas de travail effectué durant le week-end ou les congés du fait de circonstances exceptionnelles justifiées par l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause, une récupération est octroyée. Les modalités de cette récupération sont définies avec le service RH.
Article 7 : Principes directeurs de l’utilisation des outils numériques et moyens de régulation
Article 7.1. Planification des réunions professionnelles en distanciel Afin de créer un environnement de travail bienveillant favorisant le respect de tous, les Parties signataires ont édicté des principes directeurs clés afin d’optimiser l’organisation des réunions professionnelles en distanciel en appliquant les mêmes règles que celles en présentiel, mais aussi garantir la bonne utilisation des outils numériques :
Le respect de la vie personnelle doit être une priorité pour tous : Le temps passé en famille ainsi que le temps personnel de ses collègues doivent être respectés.
Eviter de programmer des réunions en distanciel en dehors du temps de travail ainsi que pendant la totalité de la plage déjeuner (45 minutes). Si ces réunions devaient être planifiées en dehors des horaires de travail habituels, alors elles doivent être prévues suffisamment à l’avance, idéalement minimum 48h à l’avance ;
Envoyer les invitations et/ou modifier suffisamment à l’avance la planification des réunions professionnelles pour éviter d’éventuels conflits d’agenda ;
Répondre aux invitations présence/non présence et transférer l’invitation si nécessaire.
Prévoir des pauses de quelques minutes lorsque les réunions durent plus de deux heures ainsi qu’entre deux réunions.
Favoriser en première instance les rencontres ou les appels téléphoniques pour les sujets importants. Cependant, les appels téléphoniques ne doivent pas intervenir durant le temps de repos des interlocuteurs contactés, excepté en cas d’urgence avérée et/ou circonstances exceptionnelles ;
Durant les réunions, mettre à jour son statut sous Teams en
« disponible, occupé, absent, ou bien hors-connexion/ne pas déranger »
Article 7.2 : Gestion des messages électroniques (emails, SMS, Teams)
Les parties s’accordent sur le fait que l’envoi des messages électroniques en dehors du temps de travail :
risque d’induire chez le destinataire un sentiment d’urgence à devoir y répondre immédiatement,
peut laisser penser que la connexion en dehors des heures de travail est la norme ET est un attendu au sein de l’entreprise.
Aussi, il est de la responsabilité de chacun de s’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message électronique.
Article 7.3. Contenu et destinataires des courriers électroniques
Toujours pour éviter le sentiment d’urgence chez les collaborateurs, le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié, en y insérant si nécessaire les notions de « urgent, important ou pour action ».
Il convient également d’éviter les courriers électroniques longs et/ou appelant des réponses quasi instantanées de la part du ou des destinataires et éviter les échanges « ping-pong » de courriels.
Il convient également de rappeler la nécessité d’emails concis, clairs et neutres ainsi que l’utilisation des règles élémentaires de politesse.
Par ailleurs, les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de son objet et de son contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité que possible. Article 7.4. Envoi différé de courriers électroniques
Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salariés de l’Entreprise souhaitant envoyer un email hors des plages horaires de travail habituelles, sont invités à utiliser la fonction « envoi différé » des courriers électroniques via leur boîte mail afin de ne pas envoyer d’email en semaine après 20h00 le soir, ou bien avant 7h00 du matin et le week-end :
Préparer les mails en « brouillon » ou hors connexion, puis les envoyer pendant la plage habituelle de travail (entre 7h00 et 20h00) ;
Utiliser la fonction « envoi différé » afin de privilégier l’envoi des emails durant les plages habituelles de travail ;
Ecrire dans la signature de chaque collaborateur la mention suivante (pour l’interne et l’externe)
« Si vous recevez ce mail pendant votre période de repos, merci de ne pas en tenir compte et de ne pas y répondre immédiatement. »
S’interroger sur la pertinence d’utiliser systématiquement la messagerie électronique pour communiquer (téléphone, réseau social interne…) ;
Il est important de rappeler que CLAAS Tractor SAS faisant partie d’un groupe international, les salariés peuvent être amenés à travailler sur des fuseaux horaires différents. L’entreprise demande donc à ses salariés d’être vigilants sur ce point lors de l’envoi de mails lors de déplacements à l’étranger. Article 7-5 : Organiser le traitement de la réception de messages électroniques en cas d’absence prolongée
Afin de ne pas créer de sentiment d’urgence et de respecter la charge de travail du salarié au retour d’une absence prolongée pendant laquelle il a usé de son droit à la deconnexion, le collaborateur doit actionner le gestionnaire d’absence de bureau.
Dans le message d’absence, la durée d’indisponibilité doit-être indiquée ainsi que dans la mesure du possible, l’organisation pendant son absence (le nom de la/les personne(s)à contacter en son absence ainsi que la répartition des missions le cas échéant) et/ou le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence, (pour l’interne et l’externe) : « Je suis actuellement absent(e) du [date de début] au [date de fin] inclus. Durant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre à vos messages.
Pour toute demande urgente ou nécessitant un traitement pendant mon absence, vous pouvez contacter :
[Nom et prénom], pour [préciser le sujet ou la mission] : [adresse e-mail / téléphone]
[Nom et prénom], pour toute autre demande ou en cas d’urgence : [adresse e-mail / téléphone]
Je traiterai votre message à mon retour.
Merci de votre compréhension. »
Ce message d’absence devra idéalement être en français et en anglais.
Aussi, en complément, en cas d’absence connue, le salarié devra notifier son statut en absent dans l’agenda outlook pour informer l’organisation de son absence notamment pour faciliter la planification des réunions.
Article 8 : Actions d’information et sensibilisation
Des documents d’information et de sensibilisation seront mis en place par la Direction des Ressources Humaines au sein de l’Entreprise, à destination des salariés et du personnel d'encadrement dont les responsables en dehors de l’entité juridique, portant sur le droit à la déconnexion, ses principes directeurs ainsi qu’à l’usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques. Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à informer chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques en s’assurant de la bonne connaissance de chacune des dispositions relatives au droit à la déconnexion.
Un rapport suite à l’enquête QVCT sera présenté aux organisations syndicales.
Article 9 : Suivi de l’accord et moyens de régulation
Le suivi du taux de réalisation des entretiens forfait jours sera communiqué à l’occasion de la consultation annuelle sur la politique sociale, l’emploi et les conditions de travail. Ce suivi constitue un des moyens de régulation mis en place afin de veiller au respect du droit à la déconnexion et à l’équilibre des temps de travail.
Article 10 : Alertes
Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher des Ressources Humaines et/ou des représentants du personnel. Les organisations syndicales pourront également au besoin contacter la Direction des ressources humaines en cas de dérives constatées.
Article 11 : Révision de l’Accord
Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Le présent accord pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application, par le biais d’un avenant. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par LRAR ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans un délai d’un mois à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Article 12 : Dénonciation de l’Accord
Sans préjudice du dernier alinéa de l’article L2261-10 du Code du Travail, le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L2261-9 et suivants du Code du Travail
Article 13 : Durée et entrée en vigueur de l'accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er juin 2025 et est conclu pour une durée indéterminée.
Article 14 : Publicité et dépôt de l’accord
Conformément aux articles D 2231-2, D 2231-4 et L2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives et transmis aux représentants du personnel puis à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
L’accord sera ensuite mis à disposition des salariés.
