société par actions simplifiées, dont le siège social est situé à Château d’Alliez – CS 20220 CORNEBARRIEU – 31705 BLAGNAC, représentée par Monsieur … en sa qualité de Directeur,
D'une part,
Et
L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Madame …, déléguée syndicale,
L'organisation syndicale CGT représentée par Madame … et Madame …, déléguées syndicales,
L’organisation syndicale CFDT représentée par Madame … et Monsieur …, délégués syndicaux,
D’autre part,
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de fonctionnement et les moyens des Instances représentatives du personnel qui vont être constituées au sein de la Clinique des Cèdres.
L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 prévoit, au terme des mandats en cours des représentants du personnel, une nouvelle instance représentative du personnel : le Comité Social et Economique (CSE).
De ce fait, des négociations entre les partenaires sociaux se sont engagées pour fixer notamment les attributions et les modalités de fonctionnement de cette nouvelle instance. Dans le cadre de cette mise en place, les objectifs suivants ont été définis :
Simplification des institutions représentatives du personnel ;
Renforcement du dialogue social, facilitée par l’existence d’une instance unique ;
Le Comité Social et Economique sera dans la rédaction de cet accord désigné sous la dénomination « CSE ».
TITRE 1 – REGLES GENERALES
Article 1.1. Champ d’application
Le présent accord s’applique à la clinique des Cèdres qui ne comporte qu’un seul établissement au sens des articles L.2313-1 et suivants du code du travail.
Article 1.2. Entrée en vigueur
Le présent accord prendra effet à la date de promulgation des résultats de l’élection du CSE.
Article 1.3. Conditions de révision et de dénonciation
Sont habilitées à engager la procédure de révision de l’accord d’entreprise :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives selon les modalités du code du travail modifié par ordonnance dans le champ de l’application de l’accord et signataires ;
A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord ;
L’avenant portant révision de toute ou partie d’un accord se substitue de plein droit, sous réserve du respect des conditions légales d’entrée en vigueur, aux stipulations de l’accord qu’il modifie. Il est opposable, sous respect des conditions de dépôt (article L.2231-6 du code du travail) à l’employeur et aux salariés liés par l’accord.
Les conditions de dénonciation sont celles prévues par la loi (articles L.2261-9 et suivants du code du travail).
Article 1.4. Formalités de publicité
L’employeur devra procurer un exemplaire du présent accord ainsi que ses mises à jour, aux membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique (CSE) et aux organisations syndicales au sein de la Clinique des Cèdres.
En outre, l’employeur tiendra un exemplaire du présent accord et un avis sera affiché à ce sujet, aux emplacements réservés à cet effet et sur Intranet.
TITRE 2 – CARACTERISTIQUES GENERALES
Article 2.1. Périmètre de mise en place
Les parties au présent accord constatent que le périmètre d’élection du CSE est constitué de la clinique des Cèdres constituée en un seul établissement.
Article 2.2. Personnalité juridique et patrimoine
Conformément aux dispositions de l’article L.2315-23 du code du travail, le CSE dispose de la personnalité juridique. Il gère son propre patrimoine.
Il est convenu que le CSE bénéficie d’un local avec tous les moyens modernes de communication. Dès lors, deux ordinateurs (un poste fixe et un portable) avec une connexion internet seront mis à disposition des membres du CSE. Une imprimante leur sera également accessible à proximité du local qui leur est confié.
Article 2.3. Règlement intérieur
Conformément aux dispositions de l’article L.2315-24 du code du travail, le CSE est en charge de rédiger un règlement intérieur dans lequel sont contenues, dans le respect des règles légales applicables, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées.
Compte tenu de l’importance des missions dévolues aux secrétaire, trésorier(ière) du CSE et secrétaire de la CSSCT, ceux-ci ne pourront occuper qu’une seule de ces 3 fonctions.
Article 2.4. Budgets
Le CSE reçoit de l’employeur une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0.20% de la masse salariale brute telle que définie par les dispositions légales applicables.
Le CSE participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l’entreprise, au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires. A ce titre, l’employeur verse une contribution d’un montant annuel équivalent à 0,58% de la masse salariale brute telle que définie par les dispositions légales applicables.
Le CSE a la possibilité de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, et inversement, conformément aux dispositions des articles L.2315-61 et L.2312-84 du code du travail et dans les limites des dispositions des articles R.2312-51 et R.2315-31-1 du code du travail.
Les acomptes suivants seront réalisés :
50% au 31/03 de l’année n (année en cours)
30% au 31/05 de l’année n (année en cours)
20% au 31/10 de l’année n (année en cours)
Fin 02/n+1 ou début 03/n+1 le solde de la masse salariale de l’année n
La direction s’engage à prendre en charge de manière pérenne les honoraires de l’expert-comptable à hauteur de 3700 euros TTC par année civile.
TITRE 3 – COMPOSITION
Article 3.1. Représentation de l’employeur
En application de l’article L.2315-23 du code du travail, l’employeur ou son représentant est Président de droit du CSE. Il a la possibilité d’être assisté de 3 collaborateurs.
Article 3.2. Représentation des salariés
Le nombre de titulaires et de suppléants à la délégation du personnel au CSE est fixé en fonction de l’effectif de l’entreprise, conformément aux dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail.
Les titulaires et suppléants sont élus selon les dispositions contenues dans le protocole d’accord préélectoral.
Lors de la première réunion du CSE, un(e) secrétaire et un(e) trésorier(ière) sont désignés parmi les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE.
Un(e) secrétaire adjoint(e) ainsi qu’un(e) trésorier(ière) adjoint(e) sont désignés parmi les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE.
Conformément à l'article L.2314-1 du code du travail, seuls les titulaires siègent lors des réunions des CSE.
Les suppléants seront néanmoins convoqués et destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires.
La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d'un titulaire Chaque organisation syndicale peut désigner un représentant syndical au CSE, conformément aux dispositions légales. Les délégués syndicaux et représentants syndicaux siègent aux réunions plénières du CSE.
Article 3.3. Nombre de mandats successifs de la délégation du personnel au CSE
Le nombre de mandats successifs de la délégation du personnel au CSE est limité à 3.
Article 3.4. Durée du mandat
La durée du mandat des représentants du personnel au CSE est fixée à 4 ans.
TITRE 4 – MOYENS DU CSE
Article 4.1. Réunions
Article 4.1.1. Nombre de réunions
Le CSE se réunira 12 fois par an.
Sur ces 12 réunions, 4 au moins portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, conformément aux obligations légales et réglementaires ainsi qu’à l’article 5-1 du présent accord.
Un calendrier indicatif annuel de ces 4 réunions sera diffusé au médecin du travail, à l’inspecteur du travail et au représentant Carsat.
En plus de ces réunions ordinaires, des réunions extraordinaires pourront être organisées à la demande de la majorité des membres titulaires du CSE (article L.2315-28 du code du travail).
Par ailleurs, des réunions extraordinaires pourront être organisées à la demande motivée de deux membres du CSE sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.
Article 4.1.2. Convocation aux réunions
L’employeur ou son représentant convoque le CSE (article L.2315-28 du code du travail).
Article 4.1.3. Temps passé en réunion
Le temps passé par les membres du CSE en réunion, lorsque celles-ci sont organisées à l’initiative de l’employeur, ne sera pas décompté des heures de délégation.
Le temps de trajet pour se rendre à ces réunions, est rémunéré comme temps de travail effectif (à la condition que celui-ci n’excède pas le temps de trajet habituel domicile/travail).
Les frais de déplacement occasionnés par la participation aux réunions organisées par l’employeur, seront à la charge de celui-ci selon le barème défini par l’administration fiscale.
Article 4.2. Ordre du jour
Article 4.2.1. Etablissement de l’ordre du jour
L’ordre du jour devra être établi et signé par le président et le secrétaire du CSE pour chaque réunion ordinaire et extraordinaire.
Les consultations obligatoires sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour. Il en sera de même pour les questions jointes à la demande de convocation approuvées par la majorité des membres titulaires du CSE (article L.2315-31 du code du travail).
Article 4.2.2. Communication de l’ordre du jour
L’ordre du jour et les documents d’information s’y rapportant seront communiqués par le président du CSE aux membres du comité au moins 3 jours calendaires avant la réunion.
Article 4.3. Heures de délégation
Conformément aux dispositions de l’article L.2315-7 du code du travail, les membres de la délégation du personnel au CSE disposent d’heures de délégation pour exercer leurs fonctions. Ce crédit d’heures correspond aux dispositions de l’article R.2314-1 du code du travail.
Le(la) trésorier(ière) du CSE dispose d'un crédit spécifique et individuel de 3 heures mensuelles supplémentaires aux heures de délégations prévues à l’article R.2314-1 du code du travail. Ces heures ne sont pas cumulables d’un mois sur l’autre. Le(la) secrétaire du CSE dispose d'un crédit spécifique et individuel de 3 heures mensuelles supplémentaires aux heures de délégations prévues à l’article R.2314-1 du code du travail. Ces heures ne sont pas cumulables d’un mois sur l’autre.
En l’absence du trésorier ou du secrétaire, le trésorier adjoint ou le secrétaire adjoint bénéficieront de ce crédit d’heures.
Ces crédits d’heures doivent être utilisés conformément aux articles R.2315-5 et R.2315-6 du code du travail.
Les membres titulaires et suppléants du CSE bénéficieront d’un crédit d’heures mensuel spécifique et individuel de 4 heures supplémentaire non cumulable s’ils participent aux réunions préparatoires des réunions ordinaires et extraordinaires du CSE et justifient par un émargement leur présence à ces réunions préparatoires. Ce crédit d’heures supplémentaire est décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord.
Article 4.4. Formation des membres du CSE
Formation économique :
Les membres titulaires et suppléants du CSE élus pour la première fois bénéficieront d’un stage de formation économique conformément aux dispositions prévues par l’article L.2315-63 du code du travail. Le financement de la formation est pris en charge par le comité social et économique sur son budget de fonctionnement. Cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale prévu aux articles L.2145-5 et suivants du code du travail. Conformément à l’accord NAO 2015, la Direction renouvelle son engagement de permettre aux trésorier et trésorier adjoint de se former aux règles comptables, à travers la prise en charge d’une formation à chaque nouveau mandat. Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
Formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail :
L'ensemble des membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires et suppléants) bénéficie, tous les 4 ans, de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (articles L.2315-18 et L.2315-40). Cette formation est organisée sur une durée minimale de cinq jours et est prise en charge par l’entreprise dans la limite des plafonds légaux et réglementaires. L’organisme dispensant cette formation répond aux conditions énoncées à l’article L.2315-8 du code du travail. Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
TITRE 5 – COMMISSIONS DU CSE
Les membres des commissions sont les membres élus du CSE.
Article 5.1. La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)
Le périmètre de mise en place
Compte tenu des enjeux prioritaires liés à la préservation de la santé et de la sécurité de l'ensemble du personnel au sein de la clinique des Cèdres et à l'objectif d'amélioration permanente des conditions de travail, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place une CSSCT. Sa mise en place interviendra à la suite de l'élection du CSE.
La composition
En application des articles L.2315-39 et L.2315-41 du code du travail, la CSSCT sera composée de 6 membres désignés par le CSE en son sein parmi ses membres titulaires ou suppléants, dont un appartenant au 3ème collège, pour une durée prenant fin avec celle des mandats élus du CSE.
En cas de démission ou départ de l’Entreprise, ou de démission de la commission susvisée, les membres de cette commission seront remplacés selon les mêmes règles de désignation, dans le mois suivant le départ de l’élu.
Elle est présidée par le représentant de la Direction. La CSSCT désigne un secrétaire parmi ses membres.
Les attributions
En application de l'article L.2315-38 du code du travail, la CSSCT exerce, par délégation du CSE l'ensemble des attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail relevant du périmètre de l'établissement concerné à l'exception du recours éventuel à un expert et des attributions consultatives qui restent de la compétence exclusive du CSE.
Lorsque l’ordre du jour du CSE contient des points relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail, les membres suppléants siégeant à la CSSCT y assisteront le temps consacré à ces débats. En particulier, la CSSCT est compétente afin d'intervenir à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ainsi qu'en cas d'évènement grave lié à l'activité de l'entreprise ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.
La périodicité et le nombre de réunions
La CSSCT tient une réunion par trimestre, au cours du mois précédant la réunion trimestrielle du CSE, telle que prévue au premier paragraphe de l'article L.2315-27 du code du travail, consacrée à ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
La CSSCT peut également se réunir à l'occasion de circonstances prévues au deuxième paragraphe de l'article L.2315-27 du code du travail.
L'ordre du jour des réunions est arrêté conjointement par le Président
et le Secrétaire de la CSSCT et les convocations adressées quinze jours calendaires avant la réunion.
En application des dispositions de l'article L.2314-3 du code du travail, des personnalités extérieures non membres assistent aux réunions de la CSSCT.
Les heures de délégation
Un crédit d'heures mensuel spécifique de 6 heures supplémentaires de délégation est attribué à chacun des membres de la CSSCT. Les membres titulaires du CSE, membres de la CSST, pourront, s’ils le souhaitent, céder tout ou partie de ce crédit d’heures mensuel à un membre suppléant du CSE, membre de la CSST. Un membre suppléant du CSE, membre de la CSST ne pourra ainsi pas cumuler plus de 18h de crédit mensuel spécifique (son crédit d’heures et un crédit d’heures cédées de 12h au maximum). Ce crédit d’heures spécifique aux membres de la CSSCT ne sera pas décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord (dans les limites qui y sont visées). Le(la) secrétaire de la CSSCT dispose d'un crédit spécifique et individuel de 3 heures mensuelles supplémentaires compte tenu de ses fonctions.
Par ailleurs, un crédit d’heures de 4 heures spécifique et individuel sera accordé aux membres de la CSSCT dans le cadre des réunions préparatoires trimestrielles de la commission. Ce crédit d’heures sera octroyé uniquement aux participants à ces réunions préparatoires qui justifieront par un émargement leur présence à ces réunions. Ce crédit d’heures spécifique et individuel supplémentaire est décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord.
Les moyens matériels à la disposition de la CSSCT
Il est convenu que la CSSCT bénéficie d’un local, distinct de celui mis à disposition pour le CSE et mentionné à l’article 2.2 du présent accord, avec tous les moyens modernes de communication. Dès lors, un ordinateur fixe avec une connexion internet sera mis à disposition des membres de la CSSCT. Une imprimante leur sera également accessible à proximité du local qui leur est confié.
Article 5.3. La commission de la Formation
Cette commission est chargée de :
Préparer les délibérations du CSE dans le cadre des consultations sur les orientations stratégiques et la politique sociale de l’entreprise ; s’agissant de la première consultation, la commission de formation peut intervenir sur les orientations de la formation professionnelle ;
Étudier les moyens propres à favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;
Examiner les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.
Cette commission sera composée de 4 membres et se réunira 2 fois par an. Elle sera présidée par un membre du CSE. Chaque membre bénéficiera d’un crédit d’heures spécifique et individuel annuel de 4 heures de délégation pour le fonctionnement de cette commission. Ce crédit d’heures spécifique et individuel attribué aux membres de la commission de la Formation ne sera pas décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord (dans les limites qui y sont visées).
Article 5.4. La commission Information et Aide au Logement
Cette commission facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation. A cet effet, elle :
Recherche les possibilités d’offre de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;
Informe les salariés sur leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Cette commission sera composée de 2 membres et se réunira 2 fois par an. Elle sera présidée par un membre du CSE. Chaque membre bénéficiera d’un crédit d’heures annuel spécifique et individuel de 4 heures de délégation pour le fonctionnement de cette commission. Ce crédit d’heures spécifique aux membres de la commission Information et Aide au Logement ne sera pas décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord (dans les limites qui y sont visées).
Article 5.5. La commission de l‘Egalité Professionnelle
Cette commission est notamment chargée de préparer les délibérations du CSE dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, dans les domaines qui relèvent de sa compétence.
Cette commission sera composée de 3 membres et se réunira 1 fois par an. Elle sera présidée par un membre du CSE. Chaque membre bénéficiera d’un crédit d’heures annuel spécifique et individuel de 4 heures de délégation pour le fonctionnement de cette commission. Ce crédit d’heures spécifique et individuel aux membres de la commission de l’Egalité Professionnelle ne sera pas décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord (dans les limites qui y sont visées).
Article 5.6. La commission activité œuvres sociales
Compte tenu de la volonté des parties au présent accord, de reconnaître l’importance de la mission de gestion des œuvres sociales, il est acté la création d’une commission activité œuvres sociales.
Cette commission assurera la gestion des œuvres sociales du CSE à destination des salariés de la clinique et, notamment, l’organisation de l’arbre de Noël de l’entreprise (Clinique des Cèdres). Par conséquent, le crédit exceptionnel de 75 heures de délégation annuelles qui était accordé pour cette action est supprimé. En contrepartie, les parties au présent accord conviennent ce qui suit :
La commission activité œuvres sociales sera composée de 7 membres et se réunira 4 fois par an. Elle sera présidée par un membre du CSE.
Chaque membre bénéficiera d’un crédit d’heures annuel de 25 heures de délégation pour le fonctionnement de cette commission. Ces heures de délégation seront cessibles en toute ou partie aux autres membres titulaires et suppléants du CSE et cumulables sur l’année civile, afin notamment de permettre l’organisation de l’arbre de Noël de la clinique en fin de chaque année.
Ce crédit d’heures spécifique accordé aux membres de la commission activité œuvres sociales ne sera pas décompté de l’enveloppe annuelle globale mentionnée au titre 6 du présent accord (dans les limites qui y sont visées). Si pour quelle que raison que ce soit, le CSE n’organisait pas d’arbre de Noël, le crédit d’heures annuel de délégation par membre de la commission œuvres sociales sera ramené à 12 heures annuelles.
Article 5.7. Dispositions communes aux commissions
Les membres de ces commissions seront désignés parmi les membres titulaires et suppléants du CSE pour une durée prenant fin avec celle des mandats élus du CSE. En cas de démission ou départ de l’Entreprise, les membres des commissions seront remplacés selon les mêmes règles.
TITRE 6 – DISPOSITIONS RELATIVES AUX REUNIONS INTERNES DU CSE
Les membres du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de délégation mensuel payés par l’employeur comme du temps de travail effectif.
Cependant, certaines activités du CSE, également payées comme du temps de travail effectif, ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation dont disposent les membres du CSE. En l’occurrence, il s’agit du temps passé :
Aux réunions du CSE avec l’employeur,
Aux réunions de la CSSCT,
Aux enquêtes menées après un accident de travail grave,
A la recherche de mesures préventives dans une situation d’urgence et de gravité,
A la formation en santé, sécurité et conditions de travail et à la formation économique des membres,
Aux réunions internes du CSE et de ses commissions (hors CSSCT et commission activité œuvres sociales) citées dans le présent accord, dans la limite de 40h par an et par membre.
Les réunions internes du CSE (qui entrent dans la limite précitée) sont toutes les réunions entre membres du CSE, titulaires et suppléants, qui sont organisées par le CSE sans la présence de l’employeur.
Chaque réunion ainsi visée fait l’objet :
D’une convocation transmise au moins 3 jours avant la tenue de la réunion au président du CSE
D’une feuille d’émargement détaillant les heures de tenue, la durée ainsi que l’ordre du jour de cette réunion de telle sorte que le crédit annuel par commission puisse être transmis à l’employeur et comptabilisé.
TITRE 7 – INSTAURATION DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE
Article 7.1. Préambule
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (article L.2314-26 du code du travail).
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord (voir annexe n°2).
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la Clinique des Cèdres relèvent du protocole d’accord préélectoral.
Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
De pallier les aléas postaux,
D’augmenter la participation des électeurs
Article 7.2. Mise en place du vote électronique
Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la clinique des Cèdres.
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Clinique des Cèdres sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.
Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables prévues par le Règlement General sur la Protection des Données (dit RGPD).
Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de la Clinique des Cèdres d’autre part, le cas échéant.
Article 7.3. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.
L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.
Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Article 7.4. Déroulement des opérations de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra à l’ouverture du scrutin et sur l’adresse enregistrée dans le système un courriel, contenant son identifiant personnel ainsi que la procédure pour aller enregistrer son mot de passe à partir du site de vote. L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.
La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.
Article 7.5. Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système (article R.2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
TITRE 8 – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD
Article 8.1. Durée
Le présent accord collectif est conclu pour une durée indéterminée.
Article 8.2. Interprétation
En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie par la direction ou un salarié. Celle-ci sera composée des membres suivants :
Deux représentants de la direction ;
Le délégué syndical de chaque organisation syndicale signataire du présent accord ;
Cette saisine sera formulée par écrit et adressée à toutes les parties signataires de l’accord.
Au plus tard un mois après sa saisine, sur convocation de l’employeur, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des membres du CSE, aux organisations syndicales, ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.
La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle du CSE suivante la plus proche pour être débattue.
Article 8.3. Dépôt – Publicité
Le présent accord sera déposé, à la diligence de la Direction, en version électronique sur la site national www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, et en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.
Fait à CORNEBARRIEU, le 14/06/2019 Pour la Clinique des Cèdres Monsieur …
Pour le syndicat CFE-CG Madame …
Pour le syndicat CGT Madame … Madame …
Pour le syndicat CFDT Madame … Monsieur …
ANNEXE 1 – RECAPITULATIF DES CREDITS D’HEURES
Nombre de membres
Heures mensuelles par membre
Heures trimestrielles par membre
Heures annuelles par membre
Membres titulaires du CSE
R.2314-1 du code du travail R.2314-1 du code du travail
Trésorier du CSE
1 3h
Secrétaire du CSE
1 3h
Secrétaire de la CSSCT
1 3h
CSSCT
6 6h
Commission de la Formation
4
4h
Commission Information et Aide au Logement
2
4h
Commission de l’Egalité Professionnelle
3
4h
Commission activité œuvres sociales
7
25h
Réunions préparatoires CSE (pour les titulaires ou suppléants présents uniquement)
Maximum 4h
*
Réunions préparatoires CSSCT (pour les membres présents uniquement)
Maximum 4h
*
Réunions internes CSSCT
Durée de la réunion
SANS LIMITE
Durée de la réunion
SANS LIMITE
Durée de la réunion
SANS LIMITE
Réunions internes du CSE ou des commissions (hors CSSCT)
Durée de la réunion
*
Durée de la réunion
*
Durée de la réunion
*
Réunions du CSE organisées à l’initiative de l’employeur
Durée de la réunion
SANS LIMITE
Durée de la réunion
SANS LIMITE
Durée de la réunion
SANS LIMITE
* temps passé en réunion qui n’est pas déduit des heures de délégation prévues à l’article R.2314-1 ou des crédits d’heures accordés aux membres des commissions (si tel est le cas), dans la limite d’une durée annuelle globale de 40 heures par an et par membre.
ANNEXE 2 – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Annexe a L’accord D’ENTREPRISE dans le cadre des elections profeSsionnelles et relatif au recours au vote dematerialise par internet
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (articles R.2314-5 et suivants du code du travail). Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu. Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire (article R.2314-10 du code du travail). En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
(Article R.2314-15 du code du travail) Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
ListeS électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE
Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral ou un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. Cette disposition sera définie par le protocole d’accord pré-électoral (PAP). Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient. Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral (PAP).
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.
PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante : - L’électeur appelle sur le numéro vert 0800 10 12 30 - Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance - Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ; 2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ; 3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ; 4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir). L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral (PAP). L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé. A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral (PAP), les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés. L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral (PAP). L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la clinique des Cèdres. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
