Les sociétés XXX, représentées par XXX, Directeur des Ressources Humaines France et Europe de l’Ouest, dûment mandatée ;
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives dans l'Unité Economique et Sociale (UES) XXX représentées par leurs délégués syndicaux
D’autre part.
Article 1er - Préambule et objet
Les présentes propositions traduisent la volonté commune des Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES XXX et de la Direction d’assurer l’exercice des droits de vote des salariés au sein de l’entreprise et d’augmenter le taux de participation du personnel lors des élections professionnelles.
Le vote électronique a été autorisé pour les élections des membres des Administrateurs Salariés par la loi pour la Confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 et repris par les articles L. 2324-19, R 2324-4 du Code du travail.
Il est convenu de reconduire cette modalité particulière de vote pour les élections des administrateurs salariés prévues du 3 au 7 juin 2024 pour le premier tour et du 17 au 21 juin 2024 pour l’éventuel second tour.
Cet accord relatif au vote électronique est conclu afin d’établir les modalités de vote pour lesdites élections, conformément aux obligations incombant à l’employeur au titre de l’article L.225-28 du Code du Commerce.
Parallèlement à cela, un accord préélectoral se chargera de définir les autres modalités d’organisation de ces élections professionnelles.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de recourir à une solution développée par un « fournisseur prestataire » extérieur à XXX et ayant une expérience dans ce type de prestation avec d’autres entreprises. Pour ce faire, XXX a pris contact avec un fournisseur prestataire, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique. Ce fournisseur prestataire dispose par ailleurs d’une expérience de ce type de vote deux dernières élections des représentants du personnel. L’organisation par internet de ces élections serait ainsi confiée à la société Election-Europe dont le Siège est situé 1, place Verlaine – 92100 BOULOGNE. Cette société propose depuis 20 ans des services sécurisés d'élections professionnelles par internet.
Le coût de l’organisation et la réalisation de cette prestation seront intégralement pris en charge par XXX.
Article 2 – Déroulement des opérations de vote
Les parties conviennent que les élections, qui prendront la forme d’un vote électronique, se dérouleront sur plusieurs jours conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal via une application sous internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Durant la période de vote, un rappel sera effectué par la direction des ressources humaines.
Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote et reproduira sur le serveur les listes de candidats, ainsi que les professions de foi fournies par les organisations syndicales. Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique, en utilisant des dimensions de bulletins, des caractères et paginations uniformes pour toutes les listes.
Article 3 – Modalités d’accès au serveur de vote
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié et sécurisé situé chez un sous-traitant identifié par le prestataire, après saisie par l’utilisateur de son code personnel et de son mot de passe.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
En cas de non-réception ou de perte de l’identifiant ou du mot de passe délivré par le prestataire, un process est mis en place afin de permettre à l’électeur de se les voir rappeler. Il lui suffit pour cela d’en adresser la demande à la DRH qui l’identifiera par le biais de son numéro de sécurité sociale et transmettra ensuite sa demande au prestataire qui lui renverra dans les plus brefs délais ses codes d’accès.
Chaque saisie de code personnel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code à usage personnel, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire, à partir de tout poste de travail XXX ou de tout ordinateur extérieur à XXX.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote
Pour les scrutins incluant plusieurs candidats, comme pour un vote sur place, l’électeur pourra choisir de « rayer » certains noms de candidats, en cochant le nom des candidats qu’il souhaite conserver, ou en cochant la liste complète et en retirant les noms souhaités, mais le choix de la liste complète sera simplifié au moyen d’une case unique à sélectionner.
Le vote blanc pourra être exprimé par une case spécifique « sans opinion ».
L’électeur pourra à tout moment consulter les professions de foi des organisations syndicales accessibles directement dans les menus de vote, et faire éventuellement des impressions. Ces professions de foi doivent être rédigées au moyen du logiciel Acrobat, avec une taille moyenne comprise 100 et 200 ko afin de faciliter leur ouverture sur le site de vote. Celles-ci ne feront pas l’objet d’un envoi en version papier mais seront uniquement consultable en ligne au moment du vote.
Pour faciliter l’accès au site internet de vote, le site sera référencé dans l’intranet.
Les modalités du vote électronique respectent les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données.
Article 4 – Modalités pratiques du vote électronique
L’électeur trouvera le site de vote soit via le lien mis en place sur l’intranet pendant la durée de l’élection, soit en tapant l’adresse du site d’élection communiquée avec le mode d’emploi du vote. Il s’identifiera grâce aux codes alphanumériques de vote qu’il aura reçu par courrier postal à son adresse personnelle.
En cas de non-réception ou de perte, il pourra contacter la DRH pour en identifier la cause et trouver une solution, tel que le renvoi sur une messagerie électronique ou communication sécurisée, du code qui lui a été attribué, par téléphone directement par le prestataire.
Tous les écrans de vote mentionnent un numéro de support en cas de problème.
3)S’il est bien reconnu comme électeur, il aura alors accès à l’élection des listes candidates.
4)Il verra alors apparaître les bulletins de vote dans l’ordre de présentation alphabétique des listes.
5)En cliquant sur la liste, l’électeur pourra lire la profession de foi correspondante.
6)L’électeur choisira la liste de son choix. Une touche « retour » lui permettra de corriger une éventuelle erreur en le ramenant sur l’ensemble des listes candidates. Tout risque d’erreur est ainsi écarté.
7)Pour voter, l’électeur devra confirmer son choix en cliquant sur « voter ». Le fait de cliquer sur « voter » correspondra à la signature de la liste d’émargement électronique et enverra le bulletin dans une urne électronique qui reste cryptée jusqu’à la fin du scrutin.
8)Les raturages, conformément au code électoral, seront possibles pour les scrutins incluant plusieurs candidats. Il suffira de ne pas cliquer en face du nom du candidat que l’on souhaite exclure. Il sera bien entendu impossible de voter pour deux ou plusieurs listes en même temps. Les bulletins nuls disparaissent dans une élection par internet.
9)Dans le cadre de l’élection, la possibilité de corriger son choix sera possible avant de voter définitivement
10)Lorsque l’électeur aura voté, un message le remerciera pour son vote. L’électeur n’aura alors plus la possibilité de retourner sur les pages de vote.
11)Si l’électeur recommence une session après avoir voté, et qu’il introduit à nouveau ses codes de vote, un message lui indiquera qu’il a déjà voté et l’informera de l’heure de son vote.
Article 5 – Suivi des opérations de vote
Les membres des bureaux de vote recevront une notice explicative sur les opérations à mener. Ils seront notamment investis des missions suivantes :
Vérifier l’ouverture et la fermeture des opérations de vote aux heures fixées,
Vérifier la régularité des opérations électorales,
Répondre aux questions des électeurs,
Procéder au dépouillement des votes et proclamer les résultats.
La Direction communiquera la liste des membres constituant les bureaux de vote au prestataire en charge des élections.
Un code d'accès personnel sera communiqué à chaque membre du bureau de vote afin de lui permettre d'accéder durant toute la période du scrutin au nombre de bulletins présents dans les urnes et aux listes d’émargement.
Des clefs spécifiques seront fournies aux organisations syndicales qui pourront ainsi, via un menu spécifique, suivre ce taux en temps réel, sans pour autant avoir accès avant le dépouillement à la liste d’émargement.
Article 6 – Dépouillement
Le bureau de vote procède au dépouillement des votes.
Il peut s'adjoindre, pour le dépouillement, le concours de scrutateurs choisis parmi les électeurs présents à l'exclusion des candidats.
Le dépouillement de l’élection interviendra immédiatement après la clôture des votes, mais en respectant un délai de dix minutes pour permettre aux électeurs qui auraient démarré le processus de vote à l’heure de la clôture de l’achever. L’heure de clôture qui sera définie dans le protocole électoral sera identique pour tous les électeurs, quand bien même ceux-ci voteraient de l’étranger. L’heure de référence est celle de Paris, soit UTC+1.
Les membres du bureau électoral signalent sur les procès-verbaux qui consignent les résultats des opérations de dépouillement toutes les anomalies constatées, à la suite de quoi le président du bureau signe les originaux des procès-verbaux dont copie est remise aux parties signataires du présent accord et aux organisations syndicales qui ont habilité les candidats, ainsi qu'au Secrétaire du Social et Economique et aux candidats.
Consécutivement, le président du bureau annonce les résultats, après avoir pris en compte, le cas échéant, un taux de raturages supérieur ou égal à 10% qui n’est pas calculé automatiquement par le serveur.
Article 7 – Durée de l’accord
L’accord serait conclu pour la durée de l’organisation des élections des Administrateurs Salariés au cours de l’année 2024. Les dispositions prévues par le présent accord entreront en vigueur immédiatement.
En cas de difficulté d’interprétation, les délégués syndicaux se réuniraient avec la direction à la demande d’une des organisations syndicales représentatives, en vue d’examiner cette difficulté et pour prendre toutes les mesures utiles dans les meilleurs délais.
La dénonciation du présent accord produira les effets prévus à l’article L.2261-9 du Code du Travail
Article 8 – Conditions de validité et publicité
Sa validité est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli au moins 50 % des suffrages exprimés lors des dernières élections prises en compte pour mesurer l’audience, quel que soit le nombre de votants.
Il sera déposé conformément aux dispositions légales en vigueur.
