ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU CSE AU SEIN DE LA CPCU
ENTRE LES SOUSSIGNEES
La société CPCU, dont le siège social est situé 185 rue de Bercy, Paris 12ème, immatriculée au RCS de Paris, sous le numéro B542 097 324, représentée par , en sa qualité de Directrice Générale, dénommée ci-après « la société »,
d’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives de salariés :
Le syndicat CFE-CGC représenté par en sa qualité de Délégué Syndical ;
Le syndicat CGT représenté par en sa qualité de Délégué Syndical
d’autre part.
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.
Ce procédé présente l’avantage pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
ARTICLE I : OBJET DE L’ACCORD
Le vote électronique à distance est une modalité d’organisation des opérations électorales qui permet aux salariés de voter via un site internet sécurisé, à tout moment et en tout lieu disposant d’une connexion internet.
Le présent accord entend définir les modalités concrètes de mise en œuvre de ce scrutin, le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE II : CHAMP D’APPLICATION
Le vote électronique sera mis en place pour les élections professionnelles qui éliront les membres de la délégation du CSE à la CPCU au mois de novembre 2019.
Le présent accord est applicable à tous les salariés de la CPCU ayant la qualité d’électeurs pour ces élections et ce jusqu’aux résultats définitifs de l’élection.
ARTICLE III : Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de CPCU pour l'élection du 14 novembre 2019 des membres de la délégation du personnel du comité social et économique conformément à la date des élections fixées par l’accord de branche du 7 septembre 2018.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Il sera possible de coupler celui-ci avec un vote par correspondance papier à la demande. Les modalités de ce vote par correspondance seront à définir au sein du PAP.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le prestataire retenu est la société GEDICOM.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
ARTICLE IV : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Article IV. 1 - Modalités de vote et protocole électoral Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique ou vote hybride (vote internet et vote par correspondance), pour les deux tours de scrutin. Chaque tour de scrutin se déroulera sur plusieurs jours et selon les horaires définis par le Protocole d’accord préélectoral (ci-après désigné le Protocole).
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, telle que précisée dans le Protocole, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Ceux ayant opté pour le vote par correspondance conserveront la faculté de voter électroniquement, ce dernier prévalant sur le vote par correspondance en cas de double vote.
Afin de tenir compte du fait qu’il s’agit de la première expérience de recours au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la CPCU d’une part, de la configuration de certains sites de travail tels que les chaufferies d’autre part, des ordinateurs avec une connexion sécurisée seront mis à disposition des électeurs. Leur nombre sera adapté à la configuration de chaque site en fonction de l’équipement dont disposent déjà les salariés. Ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie. Les parties conviennent que cette mise à disposition concernera en priorité :
les salariés dont le poste de travail ne permet pas d’assurer un isolement du vote ;
les salariés qui ne disposent pas d’un ordinateur personnel mais d’un accès à un ordinateur collectif, l’objectif étant d’augmenter le nombre d’ordinateurs collectifs accessibles pour les salariés.
Il convient de prendre les mesures nécessaires, afin de permettre aux salariés en situation de handicap d’exercer leur droit de vote dans les meilleures conditions.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès à Internet.
En outre, conformément aux modalités prévues par le PAP, il sera également possible pour chaque salarié de faire une demande de vote par correspondance. La date limite de demande du VPC sera définie dans le calendrier du PAP. Les opérations de vote ayant pour objet d’élire les membres représentant du personnel au CSE titulaires et suppléants, le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins CSE titulaires et CSE suppléants.
La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Article IV . 2 - Communication des listes électorales et des listes de candidats Les listes électorales Les listes électorales établies par l’entreprise conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral sont transmises au prestataire à la date prévue dans ce dernier. Le prestataire choisi pour le vote électronique assure dès réception des listes leur sécurité et leur confidentialité.
Les listes de candidats Les listes de candidats établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ainsi que les logos et les professions de foi sont communiqués par CPCU au prestataire, pour insertion dans l’outil sécurisé, à la date prévue par le protocole préélectoral.
Article IV.3 - Mise en page du site de vote – bulletins de vote Le prestataire choisi se chargera de la réalisation des pages Web et notamment de la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il s’assure de la bonne intégration des listes de candidats qui lui auront été communiquées par l’employeur. Les listes seront présentées sur les écrans selon un ordre aléatoire . De manière à respecter le principe d’égalité de traitement de tous les candidats, le prestataire s’assurera que la dimension des bulletins et la typographie utilisée sont identiques pour toutes les listes. Les professions de foi seront intégrées sous la forme d’un fichier attaché aux listes de candidats.
ARTICLE V : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…). Le protocole d’accord préélectoral définira le nombre et l’emplacement des postes informatiques qui seront mis à disposition sur les sites de production ainsi que la façon de les isoler ainsi que précisé à l’article IV.1 du présent accord.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra à son domicile par la voie postale (courrier simple), des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Il est convenu qu’il sera procédé à deux envois de code à domicile, les modalités pratiques de cet envoi ainsi que le calendrier seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Il est important de rappeler que chaque salarié est en charge de s’assurer que les codes qu’il reçoit ne soient pas divulgués à d’autres personnes lorsqu’ils sont en sa possession. Par le comportement qu’il adopte, il est garant de la confidentialité de son vote.
ARTICLE VI : SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
L’élection a lieu à scrutin secret.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral. Les signataires du présent accord entendent toutefois d’ores et déjà préciser leur engagement de reconstituer, le dernier jour de l’élection, le rituel d’une élection physique via la mise en place d’un bureau de vote physico-électronique. Les modalités pratiques d’organisation inhérentes à cette dernière journée de vote seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Par ailleurs, seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE VII : SECURITE ET ASSISTANCE TECHNIQUE Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
L’altération des données pourra nécessiter la mise en place de nouvelles élections. Enfin, pendant chaque période de vote, les électeurs auront la possibilité de joindre à tout moment le service d’assistance téléphonique du prestataire, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. ARTICLE VIII : INFORMATION ET FORMATION Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Ainsi, des mesures d’accompagnement à l’utilisation des outils informatiques de vote seront proposées aux salariés qui en feront la demande, en lien avec le service digital de l’entreprise.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation physique sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
ARTICLE IX : MODALITES CONCRETES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE ET CLOTURE DU DISPOSITIF
Article IX.1 - Connexion au site de vote La notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales comporte la mention d’un lien vers le site sécurisé ainsi qu’un identifiant et un mot de passe.
Pour s’authentifier sur le dispositif de vote, l’électeur, après avoir renseigné l’adresse URL au niveau de la barre de navigation du navigateur, devra saisir son identifiant, son code secret, reçus par courrier, ainsi que sa date de naissance (défi complémentaire), permettant ainsi de sécuriser le processus électoral. Cette information personnelle sera pour ce faire préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes.
Lorsqu’il est connecté, les bulletins de vote des titulaires et des suppléants correspondant à son collège lui sont présentés. L’électeur peut voter aux deux élections par une ou plusieurs connexions. La validation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Cette liste est transmise aux délégués de liste à la suite du dépouillement des élections. Pendant le scrutin la liste sera consultable par les membres du bureau de vote uniquement
Article IX.2 – Demande de nouvel identifiant En cas de perte des identifiants, tout électeur peut demander un nouvel identifiant en contactant par téléphone le service d’assistance téléphonique ou directement sur le site de vote. La génération d’un nouveau code secret rendra inutilisable le précédent.
Les membres du bureau de vote pourront prendre connaissance du journal de la hotline depuis la solution de vote grâce aux accès administrateurs remis lors du scrutin à blanc.
PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification
Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire
Code identifiant
Par téléphone
Code secret
Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire
Code identifiant
Par téléphone
Code secret
Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS.
. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification
Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Matricule
Modalité de restitution
Code identifiant
Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Code secret
Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS.
. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
ARTICLE X : GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
ARTICLE XI : EXPERTISE DE LA SOLUTION DE VOTE Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations de la CNIL du 21 octobre 2010 (n°2010-371), le prestataire GEDICOM est ainsi régulièrement expertisé par des sociétés spécialisées et indépendantes qui s’assurent que le système de vote électronique qu’il met en place est conforme aux exigences requises en la matière : sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Ces expertises sont consultables sur demande par les partenaires sociaux signataires.
ARTICLE XII : DEPOUILLEMENT – PROCES VERBAUX – RESULTATS
Article XII.1 - Clôture du scrutin Le 14 novembre 2019, à l’heure de clôture du scrutin prévue par le protocole d’accord préélectoral, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Un temps de latence de 15 minutes est mis en place entre la fermeture du site de vote et la clôture définitive du scrutin afin de pouvoir comptabiliser les votes de ceux des électeurs qui auraient commencé à voter avant la fin du scrutin sans avoir le temps de finaliser avant la clôture.
Article XII.2 - Dépouillement A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Un temps de latence de 10 minutes est toutefois prévu entre la fermeture de l’accès au site de vote et la clôture définitive du scrutin, afin de permettre à tout électeur ayant commencé à voter de terminer son vote. A l’issue de cette durée, le vote est définitivement clos.
Le bureau de vote procède au contrôle de la clôture du dispositif de vote électronique. Une fois la fermeture du vote par Internet réalisée, il sera procédé au dépouillement du Vote Par Correspondance sous le contrôle d’un huissier de justice.
Dans un premier temps, les émargements des votants par correspondance seront lus sur les enveloppes retours préalablement récupérées par le bureau de vote. Le bureau de vote devra saisir sur une interface spécifique mise à disposition par Gedicom le code émargement indiqué sur l'enveloppe retour. L'interface d'émargement indiquera alors si l'électeur n'a pas déjà émargé en vote électronique. Si c'est le cas, les enveloppes des scrutins pour lesquels l'électeur a déjà émargé ne devront pas être comptabilisées ; dans le cas contraire, les membres du bureau de vote conserveront les enveloppes pour comptabilisation et ajouteront les émargements des votes par correspondance.
Une fois les émargements traités et les doubles votes rejetés, les votes par correspondance pourront être comptabilisés et intégrés à l'urne électronique par le biais de l'interface de saisie en ligne.
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.
Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote d’au moins deux séquences secrètes.
Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Un exemplaire de la liste d’émargement est édité et signé par les membres du bureau de vote.
Article XII.3- Résultats Les résultats sont proclamés par l’employeur le jour de la clôture du scrutin une fois le dépouillement de tous les bureaux de vote réalisé.
ARTICLE XIII : DUREE DE L’ACCORD- DEPOT Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prendra effet à compter de sa signature et cessera automatiquement de produire effet une fois le délai légal de contestation des élections professionnelles passé.
Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail.
Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2231-5 du Code du travail.
Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L2231-6 et D2231-2 du même Code, le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.
Fait à Paris, le en 2 exemplaires originaux.
La Directrice Générale, Les Organisations Syndicales, CFE-CGC CGT
ANNEXE – CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE
4Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections PAGEREF _Toc507492918 \h 5
5Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote PAGEREF _Toc507492919 \h 5
5.1Étapes PAGEREF _Toc507492920 \h 5 5.2Scellement du système. PAGEREF _Toc507492921 \h 6 5.3Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc507492922 \h 6 5.4Résultats PAGEREF _Toc507492923 \h 6 5.5Liste des émargements PAGEREF _Toc507492924 \h 6
6Assistance technique PAGEREF _Toc507492925 \h 6
7Dispositifs de secours PAGEREF _Toc507492926 \h 7
8Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution PAGEREF _Toc507492927 \h 7
8.1Listes électorales et fichier des électeurs PAGEREF _Toc507492928 \h 7 8.2Moyens d’authentification PAGEREF _Toc507492929 \h 8 8.3Listes de candidats PAGEREF _Toc507492930 \h 8 8.4Recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc507492931 \h 8 8.5Scrutin à blanc PAGEREF _Toc507492932 \h 9 8.6Prestation de conseil et d’assistance de la DRH PAGEREF _Toc507492933 \h 9
9Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc507492934 \h 9
9.1Disponibilité du système de vote électronique PAGEREF _Toc507492935 \h 9 9.2Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire PAGEREF _Toc507492936 \h 9 9.3Conservation des données PAGEREF _Toc507492937 \h 10
Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , CPCU souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Les élections professionnelles au sein de CPCU amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par CPCU, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à CPCU les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de CPCU les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par CPCU. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de CPCU. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par CPCU. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège. Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par CPCU et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes. Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de CPCU et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de CPCU ou par des candidats non affiliés. Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre CPCU et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de CPCU (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
