La Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel NORD MIDI-PYRENEES dont le siège social est situé 219, avenue François Verdier - 81000 ALBI, représentée par
d'une part,
et les organisations syndicales représentatives ci-après :
d’autre part,
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, des représentants du Personnel au Conseil de Discipline et des délégués à l' A.G.R.I.C.A peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Article 1 : Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de de la CRCAM NMP pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique, des représentants du Personnel au Conseil de Discipline et des délégués à l' A.G.R.I.C.A
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des représentants du Personnel du comité social et économique, au Conseil de Discipline et des délégués à l' A.G.R.I.C.A.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges annexé au présent accord. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-8 à 21 et R. 2324-4 à 17 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Article 2 : Modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole préélectoral indiquera en outre, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…)
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 4 : Caractéristiques des Listes et des Bulletins de vote électronique
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes des candidats indépendants viendra ou viendront à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 6 : Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 : Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 8 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 « RGPD ». Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 9 : Expertise de la solution
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Article 10 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature. Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant, dans les conditions définies à l'article L. 2222-5 du Code du travail. Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Article 11 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous
Les parties signataires s’engagent à se rencontrer, lors de chaque élection, en vue de faire un point sur les conditions d’application du présent accord et d’examiner la nécessité éventuelle de procéder à son adaptation. En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 2 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’examiner la nécessité éventuelle de procéder à son adaptation
Article 11 : Dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords, ainsi qu’au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes, Palais de Justice, B.P. 156 – 81000 ALBI.
Article 12 : Communication
Le texte du présent accord sera mis à disposition de l’ensemble du personnel dans la base documentaire intranet accessible à partir du poste de travail.
Fait à Albi, le
Pour la CRCAM Nord Midi-Pyrénées :
Pour les Organisations syndicales :
CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE
CRCAM NMP
ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE, AU CONSEIL DE DISCIPLINE ET DES DELEGUES AGRICA
CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE
CRCAM NMP
ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE, AU CONSEIL DE DISCIPLINE ET DES DELEGUES AGRICA
La Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées, Société Coopérative à capital et personnel variables, agréée en tant qu’établissement de crédit, dont le siège social est situé 219, Avenue François Verdier, 81022 ALBI Cedex 9, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Albi sous le n° 444 953 830, Société de courtage d’assurance immatriculée au Registre des Intermédiaires en Assurances sous le n° 07 019 259.
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u 1Objet de la consultation PAGEREF _Toc516138013 \h 10
1.1Contexte de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc516138014 \h 10 1.2Nature des prestations attendues. PAGEREF _Toc516138015 \h 10
2Fonctionnalités attendues du système de vote électronique PAGEREF _Toc516138016 \h 10
2.1Système de vote électronique distant. PAGEREF _Toc516138017 \h 10 2.2Période des élections. PAGEREF _Toc516138018 \h 11 2.3Nature des élections. PAGEREF _Toc516138019 \h 11 2.4Sécurisation du système proposé. PAGEREF _Toc516138020 \h 11
4Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections PAGEREF _Toc516138027 \h 13
5Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote PAGEREF _Toc516138028 \h 13
5.1Étapes PAGEREF _Toc516138029 \h 13 5.2Scellement du système. PAGEREF _Toc516138030 \h 14 5.3Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc516138031 \h 14 5.4Résultats PAGEREF _Toc516138032 \h 14 5.5Liste des émargements PAGEREF _Toc516138033 \h 14
6Assistance technique PAGEREF _Toc516138034 \h 14
7Dispositifs de secours PAGEREF _Toc516138035 \h 15
8Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution PAGEREF _Toc516138036 \h 15
8.1Listes électorales et fichier des électeurs PAGEREF _Toc516138037 \h 15 8.2Moyens d’authentification PAGEREF _Toc516138038 \h 16 8.3Listes de candidats PAGEREF _Toc516138039 \h 16 8.4Recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc516138040 \h 17 8.5Scrutin à blanc PAGEREF _Toc516138041 \h 17 8.6Prestation de conseil et d’assistance de la DRH PAGEREF _Toc516138042 \h 17
9Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc516138043 \h 18
9.1Disponibilité du système de vote électronique PAGEREF _Toc516138044 \h 18 9.2Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire PAGEREF _Toc516138045 \h 18 9.3Disposition visant à limiter les risques sur la vie privée des salariés PAGEREF _Toc516138046 \h 18 9.4Conservation des données PAGEREF _Toc516138047 \h 18 Objet de la consultation Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du Conseil de discipline et des délégués AGRICA. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L 2314-4 à L 2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du Conseil de discipline et des délégués AGRICA. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (RGPD).
Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines;
la mise en œuvre du système de vote électronique;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections.
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants, du représentant du personnel au Conseil de discipline titulaires et suppléants et des délégués AGRICA titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art. Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote.
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.
la confirmation par l’électeur du choix effectué.
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’ une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote.
le contrôle du scellement du système de vote électronique.
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection.
le contrôle de la liste des émargements.
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote.
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat.
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
Les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
Les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
L’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel. Assistance technique Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs. Dispositifs de secours Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège. Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège d’appartenance de l’électeur,
Les droits de vote de l’électeur),
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
Des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes. Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la ou par des candidats non affiliés. Les listes de candidats mentionnent notamment :
Le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…)
L’appartenance syndicale le cas échéant
Les nom et prénom de chaque candidat
L’ordre de présentation des candidats dans les listes
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la réalisation de la déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés),
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la Caisse Régionale de Crédit Agricole Mutuel Nord Midi-Pyrénées (stockage et accès).
Dispositions visant à limiter les risques sur la vie privée des salariés
Le prestataire doit fournir les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles induites par le traitement. Pour ce faire, il devra fournir dans sa réponse à l’appel d’offre les éléments suivants :
Une Analyse d’Impact sur la Vie Privée (AIVP) de la solution qu’il se propose de mettre en œuvre.
Il utilisera la méthodologie préconisée par la CNIL, et l’outil PIA proposé par cet organisme à l’adresse suivante https://www.cnil.fr/fr/outil-pia-telechargez-et-installez-le-logiciel-de-la-cnil
Le questionnaire d’évaluation des sous-traitants après l’avoir complété.
Conservation des données
Si aucune action contentieuse n’est engagée à l’expiration du délai de recours, le prestataire procèdera sous contrôle de l’employeur à la destruction des fichiers support du vote et fournira un Procès-Verbal de destruction de ces éléments. Si une action contentieuse est engagée, le prestataire conservera les données du vote électronique jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
