ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
UES CREDIT COOPERATIF
Entre
Les sociétés :
CREDIT COOPERATIF, Société coopérative de banque populaire à forme anonyme dont le siège social est sis 12 boulevard Pesaro à Nanterre (92000), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro n° 349 974 931
LA BANQUE DU BATIMENT ET DES TRAVAUX PUBLICS « BTP BANQUE », société anonyme dont le siège social est sis 48, rue La Pérouse à Paris (75116), immatriculée au RCS de Paris sous le numéro n° 339 182 784
ECOFI INVESTISSEMENTS, société anonyme dont le siège social est sis 22, rue Joubert à Paris (75009), immatriculée au RCS de Paris sous le numéro n° 999 990 369
Article 2 : Modalité d’organisation des opérations3
Article 2.1 : Protocole d’accord préélectoral3 Article 2.2 : Formation au système de vote électronique3 Article 2.3 : Expertise indépendante4 Article 2.4 : Cellule d’assistance technique4
Article 3 : Déroulement des opérations de vote4
Article 3.1 : Établissement des listes électorales et transmission4 Article 3.2 : Lieu et temps du scrutin5 Article 3.3 : Modalités d’accès au site de vote5 Article 3.4 : Déroulement du vote5 Article 3.5 : Programmation du site6
Article 4 : Clôture et Résultats6
Article 4.1 : Clôture6 Article 4.2 : Décompte et attribution des sièges6 Article 4.3 : Délais de recours et destruction des données6
Article 5 : Sécurité et confidentialité6
Article 5.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages6 Article 5.2 : Existence et contenu des fichiers6 Article 5.3 : Le dispositif de secours7
Article 6 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD7
Article 7 : Dispositions finales7
Article 7.1 : Durée de l’accord7 Article 7.2 : Révision de l’accord8 Article 7.3 : Suivi de l’accord et règlement des litiges8 Article 7.4 : Publicité et dépôt de l’accord8
Annexe10
1 -Nature des prestations attendues11
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.12
2.1 -Fonctionnalités générales.12 2.2 -Scénario de vote13 2.3 -Procédure d’ouverture de l’élection13 2.4 -Procédure de clôture de l’élection13 2.5 -Dépouillement des urnes électroniques13 2.6 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique14 2.7 -Liste des émargements14 2.8 -Assistance technique14 2.9 -Dispositifs de secours14
3 -Autres prestations à fournir16
3.1 -Préparation de l’élection16 3.2 -Phase de test et de recette du système de vote électronique18 3.3 -Prestation de conseil et d’assistance de la DRH18 3.4 -Gestion informatique et technique du système de vote électronique19
Préambule
Afin de faciliter la mise en œuvre des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et favoriser la participation des collaborateurs de l’UES Crédit Coopératif, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Article 1 : Dispositions générales
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l’UES Crédit Coopératif.
Le système de vote électronique défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (vote à bulletin secret sous enveloppe, vote par correspondance) ne sera ouverte.
Le système retenu par l’UES Crédit Coopératif doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, la sincérité et le secret du vote.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions règlementaires relatives au vote électronique.
Article 2 : Modalité d’organisation des opérations
Article 2.1 : Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection professionnelle, les partenaires sociaux engageront conformément aux dispositions des articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier des élections, les modalités de constitution du bureau de vote, la détermination du nombre et de la composition des collèges électoraux, la répartition du personnel dans les collèges électoraux, le déroulement des opérations électorales.
Le nom et coordonnées du prestataire retenu pour l’élection ainsi que le présent accord seront mentionnés dans le protocole d'accord préélectoral auquel sera aussi annexée la description détaillée du fonctionnement du système retenu pour le déroulement des opérations électorales.
Article 2.2 : Formation au système de vote électronique
Les délégués syndicaux, les membres de la délégation du personnel ainsi que les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 2.3 : Expertise indépendante
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et l’inviolabilité du système, notamment au regard :
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition des organisations syndicales intéressées et du Délégué à la protection des données (DPO) désigné au sein de l’UES Crédit Coopératif.
Article 2.4 : Cellule d’assistance technique
En lien avec le prestataire retenu, l’UES Crédit Coopératif mettra en place, lors de chaque élection des membres du Comité Social et Economique de l’UES Crédit Coopératif, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 3 : Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 : Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 3.2 : Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Entre les dates et heures d'ouverture et de clôture du scrutin, le vote devra être accessible 7 jours sur 7 et 24 h sur 24, les électeurs ayant la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, à partir d’une connexion internet sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et le délégué de liste désigné le cas échéant par chaque liste de candidats pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et sera périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible. Le nombre de votants sera révélé par la Direction au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Article 3.3 : Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 3.4 : Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantir l’unicité de son vote.
L’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran ; il pourra être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôturera définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
La conception et la mise en place du système retenu devront être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 3.5 : Programmation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Article 4 : Clôture et Résultats
Article 4.1 : Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Article 4.2 : Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 4.3 : Délais de recours et destruction des données
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-17 du Code du travail, le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 5 : Sécurité et confidentialité
Article 5.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 5.2 : Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site
;
Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, établissement, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance
;
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ;
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, collaborateurs habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs habilités des services du personnel,
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou collaborateurs habilités des services du personnel.
Article 5.3 : Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.
En conséquence, le prestataire retenu pour la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018, dit « RGPD ».
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 7 : Dispositions finales
Article 7.1 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires dans les conditions prévues à l’article L. 2261-9 du Code du travail, moyennant le respect d’un délai de préavis de 3 mois.
Dans le cas où une disposition légale ou règlementaire précisée dans cet accord évoluerait à postériori, les parties appliqueront ledit texte dans sa version la plus récente.
En cas d’évolution substantielle ayant un impact sur l’économie globale du présent accord, les parties conviennent de se réunir de nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.
Article 7.2 : Révision de l’accord
Pendant sa durée d’application, le présent accord peut faire l’objet de révisions.
Conformément à l'article L 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, qu'elles soient signataires ou adhérentes de cet accord, ainsi que la Direction.
A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, ainsi que la Direction.
Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à la Direction et/ou aux organisations syndicales habilitées à négocier selon les conditions légales en vigueur.
Dans un délai maximum de trois mois à compter de la demande de révision, la Direction et les organisations syndicales habilitées devront se rencontrer pour examiner cette demande.
Article 7.3 : Suivi de l’accord et règlement des litiges
Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée de deux représentants de chacune des organisations syndicales représentatives et signataires (ou adhérentes) de l'accord et de représentants de la direction. Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Elle se réunira, en cas de nécessité, préalablement à la première réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral relatif aux élections professionnelles considérées.
Par ailleurs et afin d’éviter de recourir aux tribunaux, les parties conviennent, en cas de désaccord constaté sur l’interprétation du présent accord, de mettre en œuvre une tentative de règlement amiable. Les représentants de chacune des parties signataires conviennent dans cette hypothèse de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivants la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 15 jours suivants la première réunion. Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
Article 7.4 : Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord, une fois signé, sera notifié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’UES Crédit Coopératif.
Le présent accord sera mis en ligne sur le site intranet de l’UES Crédit Coopératif (Agir Ensemble) dans l’espace dédié aux accords d’entreprise, afin d’être accessible à l’ensemble du personnel.
Conformément aux dispositions prévues par les articles D. 2231-2 et suivants, le présent accord sera déposé en 2 exemplaires (une version signée et l’autre anonymisée) sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail dénommée « Télé-accords » accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr dans les plus brefs délais.
Un exemplaire du présent accord sera également transmis à l’adresse numérique de la Branche professionnelle.
Un exemplaire original sera également adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.
A Nanterre, le 31/01/2019
En 8 exemplaires
Pour la Direction
Pour la C.F.D.T._______________________________
Pour SUD _____________________________________
Pour l’UNSA ___________________________________
Pour le S.N.B ___________________________________
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles de l’UES Crédit Coopératif
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit aux Sociétés de l’UES Crédit Coopératif les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES Crédit Coopératif.
Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.
Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de chaque établissement.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les collaborateurs habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les
listes électorales sont constituées par l’UES Crédit Coopératif. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par l’UES Crédit Coopératif, par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par l’UES Crédit Coopératif et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),
L’adresse Email professionnelle de l’électeur.
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’UES Crédit Coopératif et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par l’UES Crédit Coopératif, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à l’UES Crédit Coopératif, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de l’UES Crédit Coopératif au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES Crédit Coopératif ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’UES Crédit Coopératif un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’UES Crédit Coopératif, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution. A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à l’UES Crédit Coopératif sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents. Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’UES Crédit Coopératif les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
