Accord d’entreprise sur le recours au vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
du Comité Social et Economique (CSE)
Entre les soussignés :
d’une part,
Et
d’autre part,
Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
PREAMBULE
Afin de faciliter l'organisation des élections professionnelles, la Direction de CREDIT LOGEMENT en collaboration avec la Délégation Syndicale CGT représentée par XXXX XXXXXX a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) ainsi que par la règlementation issue de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ouvrant la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles . Par ailleurs, un décret du 29 décembre 2017 et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. C'est dans ce cadre que CREDIT LOGEMENT a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solutions sécurisées de vote par Internet et lui a confié la mise en place du vote électronique au sein de la Société sur la base du cahier des charges figurant en annexe. Cet accord vient préciser les modalités d’organisation par vote électronique des élections des membres du Comité Social et Economique. Il a été décidé, en accord avec l’Organisation Syndicale signataire du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord. ARTICLE 1 : CARACTERISTIQUES DU SYSTEME ELECTRONIQUE RETENU Dans le cadre des élections des membres du Comité Social et Economique, les parties engageront une négociation dans le but de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, la détermination du nombre et de la composition des collèges, la répartition du personnel dans les collèges, la détermination du nombre de sièges et la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés, les modalités d’organisation et du déroulement du vote. Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social et Economique (CSE). Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et, s’il a été arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.
ARTICLE 1.1 : PRESTATAIRE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales dans le respect d’un cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intralog de CREDIT LOGEMENT.
ARTICLE 1.2 : PRINCIPES GENERAUX – CAHIER DES CHARGES
Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (représentants du prestataire DOCAPOST). Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. L’ensemble des prescriptions forme le cahier des charges que le prestataire retenu s’engagera à respecter. Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à respecter les articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et garantir notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.
ARTICLE 1.3 : RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTE
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), CREDIT LOGEMENT sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales. Par ailleurs, le rapport de l’expert établi conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
ARTICLE 1.4 : CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail, CREDIT LOGEMENT mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, le cas échéant, des représentants du prestataire. La cellule d’assistance technique sera composée d’un représentant de l’équipe des Ressources Humaines de Crédit Logement qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
ARTICLE 2 : MODALITES D'ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
ARTICLE 2.1 : MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d'adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l'occasion des élections professionnelles du CSE de Crédit Logement Le vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 2.2 : MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs A des fins de préparation de l'élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de CREDIT LOGEMENT. Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège d'appartenance. Pour les fichiers des électeurs, sont enregistrées les noms et prénoms, collège, moyen d’authentification, et le cas échéant cordonnées. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification et de lui faire parvenir. Ce fichier permettra également d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer des listes d’émargement. L’émargement indiquera la date et l’heure du vote. Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et temps du Scrutin
Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d'accord préélectoral. Les dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d'accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l'ouverture des scrutins, depuis n'importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des délégués syndicaux, des membres du bureau de vote et pour le second tour, des délégués syndicaux, des membres du bureau de vote et des salariés ayant déposé une liste de candidats, la cellule d’assistance technique procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle procèdera également à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé. Les salariés seront informés par courrier et par e-mail de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin à la demande d’une organisation syndicale ou de la Direction de la société. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d'émargement :
La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Contrôle : La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, du prestataire. Toutes les mesures sont prises pour lui permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 2.3 : BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote.
ARTICLE 2.4 : LISTE DES CANDIDATS Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes de candidats seront transmises par CREDIT LOGEMENT au prestataire pour être intégrées dans le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués sous la responsabilité de CREDIT LOGEMENT. Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des ressources humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes dont la taille sera uniforme pour toutes les listes et définie préalablement. Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre d’arrivée à la Direction des Ressources Humaines. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
ARTICLE 2.5 : DEPOUILLEMENT DES VOTES, PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS
A l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatés et scellés sur l’ensemble des serveurs. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote. Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement. Les membres du bureau de vote éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux.
ARTICLE 3 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS Information Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les salariés de cette nouvelle technique de vote. Notamment, la Direction établira une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera remise à chaque salarié avant le premier tour du scrutin. Celle-ci précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Enfin, les représentants du personnel, les délégués syndicaux, et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi, de 9h à 18h, un centre d'appel permettant de les assister dans la procédure de vote.
ARTICLE 3.1 : MODALITES D'ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Seront également rappelées les périodes de vote. Seul le prestataire aura connaissance de cet identifiant et de ce code confidentiel.
L'authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote et d'un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. Ce code challenge sera communiqué par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes. Le prestataire expédiera également les codes de vote par courrier électronique (avec sécurisation OTP par SMS) à chaque électeur.
Le prestataire expédiera par voie électronique, sur son adresse email professionnelle, un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée. En cliquant sur un lien personnalisé présent dans le message, l’électeur sera redirigé vers l’interface sécurisée et devra renseigner un formulaire d’identification comprenant un code challenge (date de naissance) ainsi qu’un numéro de téléphone mobile sur lequel sera envoyé un code sécurisé (OTP : One Time Password). La combinaison de ces éléments permettra à l’électeur de récupérer ses codes confidentiels de vote (identifiant de vote et code confidentiel) pour participer à l’élection et d’accéder à une notice explicative pour voter.
La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Lorsque l’électeur aura exprimé son votre, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l'unicité du vote. Chaque saisie d’identifiant et de code confidentiel vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
ARTICLE 3.2 : GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, l'expression de vote et les éléments d'identification de l'électeur seront séparés. Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et avant sa transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par vote électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
ARTICLE 4 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L'ACCORD
Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liées aux prochaines élections professionnelles qui auront lieu en 2018 et cessera donc de produire effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive. Il entrera en vigueur au lendemain du jour de son dépôt.
PublicitéLe présent accord sera notifié dès sa signature à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Le présent accord et son annexe seront déposés par l’entreprise : - en 2 exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE de Paris accompagné des pièces requises - déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris - versé dans la base de données nationale. A cet effet, conformément au décret n°2017-752 du 3 mai 2017, une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires sera déposée à la DIRECCTE en même temps que l'accord.
Communication
Les dispositions du présent accord font l'objet d'une communication dans l’intralog de Crédit Logement. Fait à Paris, en 5 exemplaires originaux dont un pour chaque partie.
Le 10 avril 2018
Pour Crédit Logement Pour la CGT XXXXXXXXXX XXXX XXXX XXXXXX Directeur Général Délégué Syndical
