ACCORD COLLECTIF RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’UES CULTURESPACES
ENTRE
Les Directions des Sociétés suivantes :
CULTURESPACES, Société par actions simplifiée à associé unique (SASU), dont le siège social est situé 153, boulevard Haussmann 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 378 955 116 ;
CULTURESPACES DIGITAL (anciennement AMIEX STUDIO) Société par actions simplifiée à associé unique (SASU), dont le siège social est situé 153, boulevard Haussmann 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 833 222 201 ;
BASSINS DES LUMIERES, Société anonyme par actions simplifiée à associé unique (SASU), dont le siège social est situé 153, boulevard Haussmann 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 844 479 337 ;
MJA GESTION, Société anonyme par actions simplifiée à associé unique (SASU), dont le siège social est situé 153, boulevard Haussmann 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 977 950 369 ;
Représentées le Directeur Général de la Société CULTURESPACES HOLDING, elle-même Présidente des sociétés CULTURESPACES, CULTURESPACES DIGITAL, BASSIN DES LUMIERES et MJA GESTION susvisées, Ci-après dénommées « les Sociétés »,
D’une part,
ET
Les Organisations Syndicales représentants la collectivité des salariés des Sociétés susvisées :
Le Syndicat CFE-CGC, représenté le Délégué Syndical de l’UES CULTURESPACES,
Le Syndicat CFTC, représenté le Délégué Syndical de l’UES CULTURESPACES,
Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »,
D’autre part,
Préambule
Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du CSE peuvent être réalisées via un recours au vote électronique.
Ce mode de scrutin est particulièrement adapté aux entreprises dont le personnel est réparti sur plusieurs sites géographiquement distincts à l’instar des entreprises signataires qui composent l’UES CULTURESPACES.
Ce procédé, en phase avec les évolutions sociétales et la maîtrise généralisée de l’outil informatique, présente de nombreux avantages et permet aux salariés de voter plus facilement, sans être tributaires des heures d’ouverture d’un bureau de vote et/ou des délais d’acheminement postaux en cas de mise en place du vote par correspondance.
De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social.
Le vote électronique permet également de simplifier et d’automatiser les opérations électorales, tant au stade de la préparation des scrutins qu’à celui du dépouillement des bulletins de vote et du calcul des résultats.
Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux qui régissent les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, et destiné à organiser le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Chapitre 1 - Dispositions préliminaires
Champs d’application
Le présent accord trouve à s’appliquer au sein de chacune des entreprises qui composent l’UES CULTURESPACES.
Objet de l’accord
Par cet accord, les partenaires sociaux actent de leur volonté de recourir au vote électronique pour organiser les élections professionnelles au cours desquelles seront désignés les membres de la délégation du personnel au CSE.
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront, notamment dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le cas échéant, le protocole d’accord préélectoral qui sera conclu mentionnera le présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre, à chaque élection, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
A défaut de protocole d’accord préélectoral, les mentions ci-avant seront reprises dans une décision unilatérale de la Direction s’y substituant.
Chapitre 2 - Mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions légales et réglementaires relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel. Le système de vote électronique mis en place devra également être conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption de recommandations relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique).
Principes et caractéristiques généraux du système
4.1 : Principes généraux
Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.
Ces principes sont notamment les suivants :
La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote,
la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.
Le système devra garantir :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,
la sécurité de l'émargement,
la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
4.2 : Caractéristiques du système
Le système devra également répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne devront être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,
Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote devront être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Les fichiers électoraux devront être établis dans le respect des dispositions règlementaires précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
4.3 : Etablissement du fichier des électeurs
Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales.
Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire qui pourra notamment comprendre les mentions suivantes :
Noms et prénoms des inscrits
Genre (sexe)
Date de naissance
Date d'entrée dans l'Entreprise
Type de contrat (interne/externe ; CDI/CDD ; temps plein/temps partiel)
Ancienneté
Collège d'appartenance
E-mail et /ou numéro de téléphone
Ce fichier sera chargé dans le système de vote électronique du prestataire. Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, le cas échéant, ou à défaut dans la décision unilatérale de la Direction s’y substituant.
4.4 : Emargement
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin pour l’électeur concerné. L’émargement indiquera la date et l'heure du vote.
Les listes d’émargement seront enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, et non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote feront l'objet d’un double chiffrement dès l'émission du vote sur le terminal de l'électeur.
4.5 : Urne électronique
Un fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique.
Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne comporteront aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne devra pouvoir être accessible. Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Sécurité du système
5.1 : Expertise du système
Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique devra avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le prestataire devra fournir à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.
Le rapport de l'expert attestera de la conformité de la solution retenue par rapport aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et sera tenu à la disposition de cette autorité.
5.2 : Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, un ou plusieurs représentants de la Direction ainsi qu'un ou plusieurs représentants du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de : 1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; 3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les représentants des listes de candidat pourront assister aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d'assistance technique.
5.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement
Pour se prémunir contre d’éventuels dysfonctionnements, le service de vote électronique devra être dédoublé sur deux centres d’hébergement différents.
Les connexions devront être partagées entre ces deux centres de manière équitable.
En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre pourra ainsi prendre le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.
Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des représentants des listes de candidats, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Programmation du site
Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.
Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Formation et information
Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.
Conservation des données
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de trois semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Gestion des données à caractère personnel
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.
A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 (RGPD).
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Chapitre 3 - Déroulement des opérations électorales
Durée du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée à définir dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral ou, à défaut, de la décision unilatérale qui s’y substituera.
Modalités du scrutin
Le vote électronique pourra se dérouler sur le lieu de travail ou à distance.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, depuis n'importe quel terminal (PC, Smartphone, tablette…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (ou, à défaut, de la décision unilatérale d’employeur s’y substituant), des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.
Ce moyen d’authentification permettra au site de vote de vérifier l’identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin pour la personne concernée.
Matériel nécessaire au vote électronique
Pendant la période d'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral, ou à défaut la décision unilatérale de l’employeur s’y substituant, pourra prévoir de mettre à la disposition des électeurs qui ne disposeraient pas du matériel informatique nécessaire pour voter, à un terminal sécurisé (ordinateur, smartphone ou tablette) leur permettant de se connecter au site de vote électronique. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.
Déroulement du scrutin
13.1 : Scellement des urnes
Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.
13.2 : Consultation du nombre de votants
Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.
13.3 : Liste d'émargement
La liste d'émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote.
13.4 : Dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs auront connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote recevront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ".
La présence d’au moins deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.
Le décompte des voix devra apparaître lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de vote seront seules habilités à éditer les procès-verbaux et à proclamer les résultats.
Chapitre 4 – Dispositions finales
Durée et entrée en vigueur / Substitution
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet à compter de sa date de signature.
Le présent accord se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement, par quelque mode que ce soit, et qui aurait le même objet.
Dépôt et publicité
Le présent accord sera notifié, par tout moyen permettant de conférer date certaine, à toutes les organisations syndicales représentatives invitées à sa négociation.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) du Ministère du Travail, sous forme dématérialisée, en deux exemplaires :
une version intégrale de l’accord, signé par les parties, au format « pdf »,
et une version anonymisée de l’accord, au format docx, pour diffusion publique.
Ce dépôt sera accompagné d’une copie du courrier, du courriel, du récépissé de remise en main propre contre décharge ou d’un accusé de réception daté de notification du texte à l’ensemble des syndicats représentatifs à l’issue de la procédure de signature.
Le présent accord sera également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de son lieu de conclusion.
Information du personnel
Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction au sein des établissements de chacune des sociétés composant l’UES.
Révision et dénonciation
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
En cas de révision, il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité précédemment évoquées.
Fait à Paris, le 16 octobre 2023
En 7 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie,
CULTURESPACES
Directeur Général
CULTURESPACES DIGITAL
Directeur Général
BASSINS DES LUMIERES
Directeur Général
MJA GESTION
Directeur Général
Le Syndicat CFE-CGC
Délégué syndical de l’UES CULTURESPACES
Le Syndicat CFTC
Délégué syndical de l’UES CULTURESPACES
ANNEXE : Cahier des charges - Organisation des élections des membres la délégation du personnel au CSE par voie électronique
Cahier des Charges
–
Organisation des élections des membres la délégation du personnel au CSE par voie électronique
Préambule
Dans le cadre de l’élection des membres du Comité Social et économique (CSE), les entreprises qui composent l’UES CULTURESPACES souhaite recourir au vote électronique afin de faciliter l’organisation du processus électoral ainsi que le vote en lui-même pour les électeurs.
Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, CULTURESPACES souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »).
Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :
Les fonctionnalités attendues du système électronique (
1.) ;
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (
2.) ;
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (
3.).
***
Sommaire
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1.Fonctionnalités attendues du système électronique PAGEREF _Toc114155983 \h 2
Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :
La phase pré-électorale ;
La phase électorale ;
La phase post-électorale.
La phase pré-électorale
Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection.
Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.
Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents.
Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.
Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :
La gestion du calendrier électoral
La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2nd tour de l’élection le cas échéant ;
Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.
Le paramétrage des éléments clés de l’élection
Ce qui recouvre notamment :
Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;
La définition du cadre de l’élection (ex : entreprise, établissement distinct, unité économique et sociale) ;
Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;
La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;
La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;
La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;
Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;
Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataires du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).
La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)
La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;
La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.
La gestion de la liste électorale
L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;
Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;
Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;
L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir de l’adresse mail, du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse physique.
La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.
La gestion des listes de candidats
La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales ;
Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;
Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son âge et de son ancienneté à la date du 1er tour ;
La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;
Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat ;
La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;
Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande électorale.
La gestion des bureaux de vote
La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau par scrutin mais également d’un bureau unique ;
Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;
Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;
Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.
Contrôle des listes électorales par les électeurs
Chaque salarié figurant dans la liste électorale devra recevoir un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.
Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables
Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;
Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;
Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;
La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible doit être précisée dans le paramétrage de l’élection.
La phase électorale
Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :
Connexion sécurisée des électeurs
A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par e-mail, soit par SMS au choix l’organisateur de l’élection ;
Si le Prestataire ne dispose ni du mail, ni du téléphone portable pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire;
Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».
Le système devra permettre de regénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.
Information et relance des électeurs au cours de l’élection
Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :
Les informant des dates des élections ;
Les informant de l’ouverture du vote ;
Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.
Vote de l’électeur
Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.
Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :
L’électeur devra pouvoir voter pour une liste de titulaires et/ou une liste de suppléants ;
Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;
L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;
L’électeur pourra voter blanc.
Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;
Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;
L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.
Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote
Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;
Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;
Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.
La phase post-électorale
Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :
Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats
Plus précisément, il permettra :
D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;
Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;
Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :
Au calcul du quorum ;
L’attribution des sièges aux différentes listes ;
La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;
Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2nd tour ;
Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1er tour.
Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;
D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;
L’accès à la feuille d’émargement.
Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote
L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.
Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme WeChooz
Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;
Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.
Initialisation du 2nd tour si nécessaire :
Le système devra permettre :
L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.
De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.
Communication des résultats à l’administration
Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme WeChooz.
Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique
Le système de vote doit assurer le respect de l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.
Obligations de confidentialité et de sécurité
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement ;
La sécurité du dépouillement.
Obligations relatives aux traitements informatiques
Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Il est précisé par ailleurs que :
Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;
La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;
Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;
L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.
Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;
Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;
Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.
L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).
L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :
Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
Les échanges réseau ;
Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;
L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique
Documentation fournie et formation dispensée
Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.
Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment les représentants du Prestataire devra être mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La présence du représentant du Prestataire ne sera pas nécessaire lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Fait à Paris, le 16 octobre 2023 (Affichée/Diffusée le 17 octobre 2023
