ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Le Cabinet DEBEVOISE & PLIMPTON LLP, situé au 103 rue de Grenelle, 75007 PARIS– Siret 784 306 508 00051, représenté par dûment habilité à cet effet
Ci-après dénommée " DEBEVOISE "
D’une part,
ET :
L’ensemble du personnel du bureau parisien du Cabinet DEBEVOISE ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers, la liste nominative du personnel émargée par les salariés signataires étant annexée au présent accord ;
D’autre part.
ETANT PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Actuellement, le temps de travail au sein du Cabinet DEBEVOISE est régi par la convention collective du Personnel des Cabinets d’avocats (IDCC 1000).
L’objectif de ce nouvel accord est de sécuriser le dispositif du forfait annuel en jours pour les salariés bénéficiaires de ce mode de décompte du temps de travail.
Il est rappelé que la loi du 20 août 2008, a introduit la possibilité, de conclure des accords collectifs avec les salariés dans les entreprises dépourvus de délégués syndicaux.
C’est dans le cadre de ces dispositions qu’est conclu le présent accord.
Enfin, les parties conviennent que les dispositions des accords collectifs, usages et décisions unilatérales en vigueur au sein du Cabinet concernant le forfait annuel en jours, cesseront de produire effet à la date d’entrée en vigueur du présent accord qui s’y substitue intégralement.
EN CONSEQUENCE DE QUOI, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : CHAPITRE I – DISPOSITIONS PRELIMINAIRES
Cadre juridique
Le présent accord a été établi en tenant compte des dispositions légales et réglementaires applicables à la date de sa conclusion. Si ces dispositions étaient amenées à être modifiées ou amendées, les parties se réuniraient afin d’en apprécier les conséquences comme l’opportunité d’une révision des dispositions de l’accord, selon les modalités prévues au chapitre III du présent accord.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés du bureau parisien du Cabinet DEBEVOISE pouvant conclure une convention de forfait en jours sur l’année conformément aux dispositions du point 1 du Chapitre II du présent accord. CHAPITRE II – ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL EN FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Salariés concernés par le forfait annuel en jours
Les dispositions suivantes s’appliquent aux salariés ayant la qualité de cadre « autonome ». Il s’agit donc des cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des missions qui leur sont confiées et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service auquel ils sont intégrés. Ils doivent organiser leur présence et leur activité, dans des conditions compatibles avec leurs responsabilités professionnelles et personnelles. Ces collaborateurs, partant des directives données par leur supérieur, doivent :
Prendre des initiatives et assumer les responsabilités que nécessite la réalisation de ces instructions,
Étudier des projets et participer à leur exécution.
Les cadres concernés relèvent au minimum du coefficient 510 de la grille de classification conventionnelle du personnel des Cabinets d’avocats.
Sont éligibles à l’application d’un forfait annuel en jours uniquement les salariés occupant les fonctions suivantes :
Responsable informatique
Documentaliste bilingue
Chef comptable bilingue
Conditions de mise en place
La conclusion d’une convention individuelle de forfait en jours doit impérativement faire l’objet d’un écrit signé par les Parties. Elle peut être formalisée dans le contrat de travail ou dans un avenant annexé à celui-ci. Elle doit faire référence au présent accord et énumérer :
la nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;
le nombre exact de jours travaillés ;
les modalités de décompte de ces jours et des absences ;
la rémunération correspondante ;
les modalités de surveillance de la charge de travail du salarié, l’organisation du travail dans l’entreprise et l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
droit à la déconnexion.
Caractéristiques du forfait annuel en jours
Période annuelle de référence
La période annuelle de référence commence le 1er janvier de l’année N et se termine le 31 décembre de la même année.
Nombre de jours travaillés sur l’année
Le nombre annuel de jours travaillés sur l’année est fixé à 218 jours, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année complète.
Forfait annuel en jours réduit
Le Cabinet et les salariés visés au point 1 du présent chapitre peuvent convenir d’un forfait annuel en jours réduit, portant sur un nombre de jours travaillés inférieur à 218 jours. Ce forfait réduit doit être formalisé dans le contrat de travail ou dans un avenant annexé à celui-ci. Les salariés concernés sont rémunérés au prorata du nombre de jours de travail fixé par leur convention individuelle de forfait. Le nombre de jours de repos attribués est également calculé au prorata du nombre de jours de travail fixé dans ladite convention.
Décompte des jours travaillés
Le temps de travail des salariés concernés est décompté en journées ou demi-journées, au moyen d’un système auto-déclaratif mis en place et contrôlé par le Cabinet. Les salariés doivent renseigner et remettre mensuellement au service comptabilité, un document de contrôle faisant apparaître :
le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;
la date et la qualification des journées ou demi-journées non travaillées (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours de repos, …).
Ce document comporte également une déclaration relative au respect des durées minimales de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives). Un suivi approfondi de ces données est régulièrement assuré par le supérieur hiérarchique des salariés concernés, de façon à ce que les mesures correctives nécessaires soient apportées si une surcharge de travail est constatée. Il est précisé qu’est considérée comme une demi-journée de travail, la séquence de travail en matinée se terminant au plus tard à 13 heures ou la séquence de travail de l’après-midi débutant au plus tôt à 13 heures. Dans l’hypothèse où le salarié serait amené exceptionnellement à devoir travailler le week-end et lors de ses congés payés, cette période devra être récupérée, dans les deux semaines suivantes, par la prise d’un repos d’une durée équivalente.
Jours de repos
La durée du travail des salariés visés dans le présent accord est décomptée en jours, à l’exclusion de toute référence horaire et appréciée dans le cadre de l’année de référence suivante : du 1er janvier au 31 décembre de l’année N. Afin de ne pas dépasser le plafond convenu au point 3.2 du présent chapitre, les salariés concernés bénéficient de jours de repos supplémentaires calculés chaque année selon le calcul suivant : Nombre de jours calendaires de l’année civile concernée – nombre de jours de repos hebdomadaire – nombre de jours fériés tombant un jour ouvré – nombre de jours de congés payés (25) – nombre de jours travaillés (218) _____________________________________________ = Nombre de jours de repos liés au forfait
Les jours de repos liés au forfait sont obligatoirement pris au cours de la période de référence (du 1er janvier au 31 décembre), par journée entière ou par demi-journée consécutives ou non. Afin de faciliter la gestion des absences, les jours de repos seront posés selon les modalités suivantes :
5 jours au plus à la discrétion du Cabinet qui pourra demander au salarié de poser ces jours quand elle le souhaite au cours de la période de référence (1er janvier au 31 décembre) ;
Le reste des jours de repos à l’initiative du salarié concerné entre le 1er janvier et 31 décembre de chaque année (à défaut, la prise de ces jours pourra être imposé par le Cabinet sur la période suivante).
Ces jours seront posés après information du supérieur hiérarchique. Cette information devra être présentée préalablement à la prise dudit jour, en respectant un délai de prévenance minimal d’une semaine de façon à assurer la bonne organisation de l’entreprise. Le supérieur hiérarchique pourra demander au salarié de reporter la prise du ou de ces jours de repos en raison des nécessités de service et devra fixer de nouvelles dates en concertation avec ce dernier. Les jours de repos doivent être pris régulièrement afin d’assurer une répartition équilibrée de la charge de travail. Les jours de repos acquis au cours d’une période de référence devront obligatoirement être pris au cours de l’année civile concernée. Ils devront en conséquence être soldés au plus tard au 31 janvier de chaque année N+1. En cas de non prise de ces jours au terme de ce délai, ils ne pourront pas être reportés sur l’année suivante. Ils ne pourront pas non plus faire l’objet du versement d’une indemnité compensatrice, à l’exception d’un départ en cours de période. Afin de sensibiliser les salariés à une bonne gestion de leurs jours de repos, ils recevront chaque année, quelques semaines avant la fin de la période de référence, une information rappelant les règles de prise des jours de repos.
Renonciation à des jours de repos
Les parties rappellent que chaque salarié peut, s’il le souhaite et qu’il obtient l’accord de le Cabinet, renoncer à une partie de ses jours de repos, en contrepartie d’une majoration de salaire, selon le régime prévu à l’article L.3121-45 du Code du travail. L’accord des parties sera matérialisé par un document écrit signé d’une part, du salarié et du responsable hiérarchique. Dans cette hypothèse un avenant à la convention de forfait sera établi entre le salarié et le Cabinet. Il est précisé qu’en application des dispositions de l’article L.3121-59 du Code du travail, cet avenant est valable pour une l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite. Le taux de majoration applicable à ce temps de travail supplémentaire sera déterminé entre les parties et ne pourra, en tout état de cause, être inférieur à 10 % de la rémunération correspondante. Le nombre de jours travaillés sur l’année par un salarié ne pourra, par application de ce dispositif, dépasser 235 jours par an. Il est rappelé que la renonciation à des jours de repos ne doit pas porter sur des jours de repos obligatoires applicables au Cabinet (jours fériés, jours de repos hebdomadaire, congés payés légaux et conventionnels...).
Repos quotidien et hebdomadaire
Il est expressément rappelé que l'amplitude d'une journée de travail est limitée, en tout état de cause, à 13 heures. Les salariés concernés bénéficient de 11 heures de repos consécutives entre chaque journée de travail et de 24 heures consécutives de repos hebdomadaires. Les salariés devront organiser leur temps de travail de sorte à respecter ce repos quotidien et ce repos hebdomadaire. Il est rappelé que les limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude maximale de journée de travail.
Rémunération
Rémunération des salariés
La rémunération des salariés sous forfait jours est fixée sur une base annuelle forfaitaire dans le cadre d’une convention individuelle de forfait conclue avec chaque intéressé.
Rémunération des jours de repos
Les jours de repos sont rémunérés sur la base du maintien du salaire de base. Ils font l’objet d’un suivi sur le bulletin de paie ou sur le logiciel de gestion des temps en place au sein du Cabinet.
Situations particulières
Entrée et sortie en cours de période de référence
En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée du travail annuelle des salariés concernés sera calculée au prorata temporis.
En conséquence, les salariés embauchés en cours de période se voient affecter un nombre de jours de repos au prorata du nombre de jours de travail effectif.
Traitement des absences
Il est rappelé que les périodes d’absence assimilées à du temps de travail effectif n’ont aucune incidence sur les droits à jours de repos forfaitaire. Il en va ainsi notamment pour :
Les jours de congés payés légaux et conventionnels,
Les jours fériés,
Les jours de repos eux-mêmes,
Les repos compensateurs,
Les jours de formation professionnelle continue,
Visite médicale,
Les heures de délégation des représentants du personnel et délégués syndicaux.
Toutes les autres périodes d’absence (exemple : maladie, congé sans solde, …) du salarié pour quelque motif que ce soit entraîneront une réduction proportionnelle du nombre de jours de repos. Ainsi, le nombre de jours de repos sera diminué proportionnellement au temps d’absence sur l’année civile. Il est expressément constaté entre les parties que la non-acquisition des jours de repos pendant les périodes d’absences, ne constitue pas, ni ne peut être assimilée dans son objet ou ses effets, à une récupération prohibée des absences pour maladie.
Modalités de suivi de la charge de travail
Entretien de mi-année
Les parties rappellent :
que la charge de travail des cadres autonomes doit être raisonnable,
que leur travail doit faire autant que possible l’objet d’une bonne répartition dans le temps (et dans le cadre d’amplitudes non seulement légales mais raisonnables),
et qu’il appartient au responsable hiérarchique de veiller à la charge de travail de ces cadres autonomes.
A cette fin, un entretien sera organisé en milieu d’année entre le cadre et son responsable. A cette occasion, il sera fait un point précis relatif à l’organisation du travail, la répartition du travail, la charge de travail, ainsi que les amplitudes de travail réalisées par le cadre, afin que le responsable puisse s’assurer que la charge générale du cadre est cohérente au regard du forfait du cadre concerné et n’est pas excessive. De plus, lors de cet entretien, le cadre sera invité à faire toute remarque sur sa charge de travail ainsi que sur toute question liée à son amplitude de travail, afin que son responsable puisse avoir connaissance de tout éventuel dysfonctionnement et ainsi y remédier, le cas échéant, lorsque cela apparaît justifié. En cas de besoin, le salarié et son responsable arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés en tenant compte des constats réalisés lors de ces entretiens. En outre, et au-delà de ces dispositifs, les cadres, ainsi qu’il leur sera rappelé chaque année lors de leur entretien annuel sont invités à alerter leur responsable et le cas échéant la direction (en cas notamment de divergence de vues avec le responsable) au sujet de toute difficulté liée à la charge et/ou aux amplitudes de travail afin qu’une solution opérationnelle puisse être trouvée pour remédier à cette situation.
Entretien individuel annuel de fin d’année
A l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et conformément aux dispositions de l’article L.3121-46 du Code du travail, chaque année, un entretien individuel sera organisé avec chaque salarié concerné afin de faire le point avec lui sur :
sa charge de travail,
son organisation du travail au sein du Cabinet,
l’amplitude de ses journées de travail,
l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,
sa rémunération.
L’objectif est de vérifier sur l’année écoulée, l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours. En cas de difficulté dans la mise en place d’actions correctives, le salarié sera rencontré par sa hiérarchie, afin d’étudier leur situation et de mettre en œuvre des solutions concrètes pour étudier l’opportunité d’une redéfinition de ses missions et objectifs. Un compte-rendu écrit sera établi à l’issue de cet entretien. Ce suivi est établi afin de contribuer à la prévention de la santé au travail.
Dispositif d’alerte
Outre les entretiens prévus au point 9.1 et 9.2, en cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation, de charge de travail et d’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, le salarié en forfait annuel en jours à la possibilité d’alerter, par écrit, son supérieur hiérarchique. Un entretien est alors organisé dans les 8 jours en vue de faire le point sur la charge de travail réelle du salarié concerné et, si nécessaire, sur les mesures à adopter pour la rendre compatible avec le respect des repos quotidien et hebdomadaire et pour éviter toute atteinte à sa santé et à sa sécurité. Ces mesures font l’objet d’un compte rendu écrit et d’un suivi par son supérieur hiérarchique, notamment à l’occasion de l’entretien annuel. Par ailleurs, si le Cabinet est amené à constater que l'organisation du travail du salarié et/ou que sa charge de travail aboutissent au non-respect des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, elle pourra également déclencher un rendez-vous avec le salarié.
Droit à la déconnexion
Les salariés en forfait annuel en jours devront faire en sorte que l’usage de la messagerie électronique ne se substitue pas au dialogue direct et aux échanges verbaux, qui contribuent au lien social au sein du Cabinet. Par ailleurs, ils bénéficient d’un « droit à la déconnexion » en dehors de leurs périodes habituelles de travail. Par conséquent, ils ne sont pas tenus d’utiliser les équipements informatiques ou téléphoniques mis à leur disposition par le Cabinet dans le cadre de leurs fonctions, ni d’utiliser les connexions à distance pour se connecter aux équipements informatiques du Cabinet ou d’échanger des messages téléphoniques ou électroniques pendant les périodes de repos quotidien ou hebdomadaire ou pendant les jours de congés payés et de repos, sous réserve d’impératifs exceptionnels nécessitant une disponibilité ponctuelle. Ainsi, les salariés ne seront pas tenus de répondre aux emails ou messages professionnels adressés pendant leurs périodes de repos, sauf en cas d’impératifs exceptionnels nécessitant une disponibilité ponctuelle. Plus généralement, les salariés ne pourront pas se voir reprocher la non-utilisation des outils permettant une connexion à distance et l’utilisation par les salariés de ce droit à la déconnexion ne sera pas prise en compte dans le cadre de l’évaluation de leurs performances et ne pourra pas donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires. L’objectif de ce droit à la déconnexion est de préserver les temps de repos et de congés des salariés afin de permettre une meilleure conciliation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle et familiale. Le Cabinet prendra toutes les mesures nécessaires afin d’assurer le respect par ses salariés de cette obligation de déconnexion, notamment en apportant une vigilance particulière aux connexions à distance et à l’envoi d’emails en dehors des périodes habituelles de travail.
Suivi médical
Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du salarié, une visite médicale distincte pour les salariés dont la durée du travail est décomptée en jours.
CHAPITRE III : DISPOSITIONS FINALES
Cessation des accords et usages existants ayant le même objet
Le présent accord se substitue en intégralité à toute pratique, usage, engagement unilatéral ou accord collectif ou atypique antérieur à sa date d’entrée en vigueur et ayant un objet identique.
Clause d’indivisibilité du présent accord
Les parties reconnaissent expressément que le présent accord constitue un tout indivisible et équilibré qui ne saurait être mis en cause de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.
Durée et entrée en vigueur de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. S’il est ratifié par la majorité des 2/3 des salariés, le présent accord entrera en vigueur de manière rétroactive le 1er janvier 2023.
Révision de l’accord
Eu égard à l’effectif du Cabinet, et à l’absence d’institutions représentatives du personnel, la révision du présent accord pendant sa période d’application devra intervenir selon les règles légales applicables à une telle situation. Ainsi, conforment aux dispositions des articles L.2232-23 et L.2232-21 du Code du travail, la demande de révision serait faîte par DEBEVOISE. Un projet d’accord serait alors communiqué aux salariés dans un délai minimum de 15 jours précédant la consultation. Il va sans dire qu’en cas d’évolution d’un de ses facteurs, le processus de révision devra intervenir selon les règles légales fixées en la matière. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la Loi. Cet avenant déterminera sa date de prise d’effet.
Dénonciation de l’accord
La dénonciation du présent accord devra être notifiée par son auteur à l’autre Partie par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Elle sera déposée auprès de la DREETS compétente, conformément aux dispositions légales et réglementaires. La dénonciation prendra effet à l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois, qui commencera à courir à compter de sa date de dépôt auprès de la DREETS.
Notification, dépôt et publicité
En vertu des articles L.2231-6, L.2231-8 et D.2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès de la Direction Régionale de l’Economie, du travail et des Solidarités (ex-Direccte) DREETS en version dématérialisée sur la plateforme de télétransmission dédiée au dépôt des accords d’entreprise. Il sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. Un exemplaire sera également remis à chacune des parties signataires.
