Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par Internet pour les élections professionnelles des représentants du personnel du Comité Social et Economique
Application de l'accord Début : 06/10/2018 Fin : 01/01/2999
Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles des représentants du personnel du Comité Social et Economique
ENTRE :
La société XXXXX, Société par actions simplifiée, dont le siège social est situé XXXXX, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de XXXXX sous le numéro XXXXX et représentée par Mxxxx,, XXXX ayant tous pouvoirs à cet effet.
Ci-après la «
Société »,
D'UNE PART,
ET : 1/ La Chambre Syndicale Nationale des Forces de vente représentée par la déléguée syndicale centrale CSN-CFE CGC, Mxxxx Chambre Syndicale Nationale des Forces de Vente située sis
2/Le Syndicat CFDT des Services représentée par la déléguée syndicale centrale CFDT, Mxxxx Confédération Française Démocratique du Travail – Fédération des services située sis
Ci-après désignée par « les DSC »
D'AUTRE PART,
ENSEMBLE DESIGNEES « LES PARTIES »
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique par Internet au sein de la société XXXXX pour l’élection des représentants du personnel du Comité Social et Economique, conformément aux dispositions R. 2314-5 à 18 du Code du travail.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties signataires conviennent de confier l’organisation des élections professionnelles à un fournisseur prestataire extérieur mandaté pour ce faire par la Direction.
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de XXXXX relève pour leur part du protocole d’accord préélectoral.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral, le cas échéant.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
de pallier les aléas postaux,
d’augmenter la participation des électeurs.
CECI ETANT RAPPELE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1er : Principe du recours à un prestataire
Les Parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après « le Prestataire »), l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
A titre indicatif, il est précisé qu’au titre des élections relatives à la mise en place du Comité Social et Economique en 2018 exclusivement, le Prestataire sélectionné est la société XXXXX dont le système de vote électronique a été audité et le rapport d'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés (CNIL). Le Prestataire a été choisi pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges établi par la Société et respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à 18 du Code du travail et figurant en Annexe 1.
La présentation du Prestataire choisi pour les élections 2018 uniquement figure en Annexe 2.
Dans l’hypothèse de nouvelles élections totales ou partielles, les Parties pourront avoir recours à un autre Prestataire.
Article 2 : Conformité du système de vote
Le dispositif de vote électronique doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui permettent d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.
La confidentialité : le secret du vote.
En outre, en application de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après "RGPD"), le Prestataire garantit qu’il présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences dudit règlement et garantisse la protection des droits des salariés de la Société.
La Société s’est notamment assurée que le Prestataire ne recrute pas un autre sous-traitant sans son autorisation écrite préalable, spécifique ou générale. Dans le cas d'une autorisation écrite générale, le Prestataire devra informer la Société de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants, donnant ainsi à la Société la possibilité d'émettre des objections à l'encontre de ces changements.
La Société et le Prestataire seront liés par un contrat définissant l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits de la Société. Ce contrat prévoira, notamment, que le Prestataire :
ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée de la Société, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne ou du droit de l'État membre auquel le Prestataire est soumis; dans ce cas, le Prestataire informe la Société de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public;
veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité;
prend toutes les mesures requises en vertu de l'article 32 du RGPD;
respecte les conditions visées au présent article 2 pour recruter un autre sous-traitant;
tient compte de la nature du traitement, aide la Société, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les salariés le saisissent en vue d'exercer leurs droits prévus au chapitre III du RGPD;
aide la Société à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations à la disposition du Prestataire;
selon le choix de la Société, supprime toutes les données à caractère personnel ou les renvoie à la Société au terme de la prestation de services relatifs au traitement, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union européenne ou le droit français n'exige la conservation des données à caractère personnel; et
met à la disposition de la Société toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues ci-avant et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par la Société ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.
En outre, la Prestataire garantit qu’il détient un registre des activités de traitement de données à caractère personnel qu’il réalise à jour et conforme à l’article 30 du RGPD.
Article 3 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
3.1. Recours exclusif au vote électronique organisé par le présent accord
Les Parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet. Un site test sera notamment mis à disposition pour validation par les organisations syndicales avant la tenue des élections.
Un protocole d’accord préélectoral sera négocié avec les organisations syndicales et définira notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de sièges, le volume des heures individuelles de délégation, la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux.
Le présent accord figurera en annexe du protocole d’accord électoral.
3.2. Formation au système de vote électronique (vote test)
Les membres des bureaux de vote ainsi que les organisations syndicales qui pourront chacune désigner un délégué de liste tel que déterminé dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, bénéficieront, préalablement au déroulement des opérations électorales, d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Cette formation aura lieu environ 15 jours avant le premier tour du scrutin.
3.3. Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
La société et le Prestataire sélectionné assureront conjointement les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
3.4. Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance sera mis à la disposition des électeurs, sans surcoût tarifaire.
Article 4 : Établissement des listes électorales et transmission
La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Article 5 : Bulletins de vote
Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Les candidatures libres présentées au second tour apparaitront en dernier.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 6 : Notice explicative
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
La Société procédera à une diffusion de la note explicative par affichage et par courriel au plus tard 10 jours avant la date fixée pour le 1er Tour du scrutin de l’élection.
Article 7 : Organisation matérielle
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant son identifiant et son mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.
Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier par lettre simple à son adresse postale personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
En ce qui concerne les salariés qui n’auraient pas accès à leur boite électronique professionnelle en raison d’un motif de suspension du contrat de travail ou de maladie, l’identifiant et le mot de passe générés de manière aléatoire, seront adressés auxdits salariés par courrier recommandé avec accusé de réception lors de la campagne d’envoi.
Seul le Prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par la Société au Prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
En cas de difficulté technique, l’électeur devra contacter la cellule d’assistance technique afin d’identifier la problématique rencontrée et trouver une solution pour permettre l’exercice du vote.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le Prestataire lui adressera à nouveau ses codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
7.1 Lieu, temps du scrutin et accès au site de vote Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail et /ou à distance.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés par l’entreprise à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. 7.2 Déroulement du vote
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrement avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. L’ensemble des organisations syndicales ayant déposé une liste et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votant.
7.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote et aux exigences réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Article 8 – Clôture et Résultats
8.1 Clôture
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et du représentant mandaté de la Société.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
8.2 Décompte et attribution des sièges
Il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Chaque organisation syndicale ayant présenté des listes et celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral, recevra par voie électronique les procès-verbaux.
8.3 Délais de recours et destruction des données
L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés pendant 45 jours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de 45 jours ou après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive si une action contentieuse a été engagée, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Les organisations syndicales auront également communication de la destruction de ces fichiers supports.
Article 9 – Sécurité et confidentialité
9.1 Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes et fichiers électoraux (qui feront également l’objet d’un affichage au siège) : matricule, nom et prénom des inscrits, éligibilité, site de rattachement (si nécessaire), collège électoral, âge, ancienneté.
Pour les listes des candidats : collège électoral, nom et prénom, titulaires ou suppléants, site, appartenance syndicale le cas échéant, fonction.
Pour les listes d’émargement : nom, prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site.
Pour les résultats : nom et prénom des candidats élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, représentativité syndicale par organisation syndicale, pourcentage des voix obtenues par candidat, formulaire Cerfa.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes et fichiers électoraux : électeurs, syndicats représentatifs intéressés, DRH.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, syndicats représentatifs, DRH.
Pour les résultats : électeurs, Inspecteur du travail, syndicats, DRH. Les résultats des audiences de chaque organisation syndicale seront communiqués au Ministère compétent (Centre de Traitement des Elections Professionnelles).
9.2 Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde.
En cas d’infection virale avérée, le vote sera annulé.
Article 10– Dispositions finales
10.1. Prise d’effet et durée
Le présent accord concerne la société XXXXX et s’applique à l’ensemble de ses salariés.
Cet accord s’applique pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt de l’accord.
10.2. Adhésion
Toute organisation syndicale représentative dans le champ d'application du présent accord et qui n’est pas signataire dudit accord peut y adhérer dans les conditions prévues par le Code du travail. Cette adhésion doit être sans réserve et concerner la totalité du présent accord.
10.3. Procédure de révision
Le présent accord est constitué de parties distinctes et divisibles les unes des autres. Chaque partie peut être révisée sans que cela affecte les autres, ni le reste de l’accord.
Durant le cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, seule une ou plusieurs Parties au dit accord pourra engager une procédure de révision prévue par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. A l'issue de la période correspondant au cycle électoral susvisé, la procédure de révision pourra être engagée par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, qu'elles en soient ou non signataires.
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception comportant les motivations de la demande de révision aux parties intéressées (employeur et ensemble des syndicats représentatifs qu’ils aient ou non signé le présent accord et qu’ils soient ou non habilités à engager la procédure de révision). Cette lettre devra également indiquer les points concernés par la demande de révision et devra être accompagnée de propositions écrites de substitution.
Dans un délai d’un mois à compter de la demande de révision, les Parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel accord de révision.
Les Parties conviennent en tout état de cause de rencontrer en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.
10.4. Procédure de dénonciation
Lorsque la dénonciation émane de la totalité des organisations syndicales signataires de l'accord ou de la Société, ce dernier continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis fixé à trois mois.
Lorsque la dénonciation est le fait d'une partie seulement des organisations syndicales, l'accord reste applicable à l'ensemble des salariés comme s'il n'avait pas été dénoncé. En revanche, les dispositions de cet accord ne sont plus opposables aux organisations syndicales qui l'ont dénoncé à l'issue d'un délai d'une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis fixé à trois mois. Ces organisations syndicales ne seront plus habilitées à signer des avenants de révision du présent accord.
Lorsqu'une des organisations syndicales de salariés signataires de l'accord perd la qualité d'organisation représentative dans le champ d'application de cet accord, la dénonciation de ce texte n'est dès lors possible et n'emporte d'effets que si elle émane d'une ou plusieurs autres organisations syndicales de salariés représentatives dans son champ d'application et ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors du dernier cycle électoral.
La dénonciation, qui ne peut être que totale, doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, par son auteur, aux autres signataires de l'accord. Elle n'a pas être justifiée. Elle doit donner lieu à dépôt conformément à l'article L. 2231-6 du code du travail. C'est la date de dépôt de la dénonciation qui fait courir le délai du préavis de trois mois.
Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis d'une durée de trois mois. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.
10.5. Dépôt et publication
Dès sa conclusion, le présent accord sera, à la diligence de la Société, adressé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des Parties et une version sur support électronique, au directeur de l’Unité Territoriale de la DIRECCTE.
La version papier sera envoyée sous forme de courrier recommandé avec accusé de réception à l'adresse de la DIRECCTE ayant dans son ressort le lieu où les Parties ont conclu leurs accords.
Un exemplaire sera adressé auprès du greffe des prud’hommes de XXXXXX.
En outre, le présent accord sera porté à la connaissance des salariés de la Société une fois son dépôt effectué.
Fait à XXXX, le 26 Septembre 2018,
XXXXX Représentée par M XXXXX XXXXX XXXXX Représentée par M XXXXX Délégué syndicale centrale XXXXX Représentée par M XXXXX Délégué syndicale Centrale
ANNEXE 1
CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la société XXXXX a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
La société XXXXX a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole d’accord préélectoral.
1. NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1. Principes de l’élection
La société XXXXX souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2. Modalités de l'élection
Vote Electronique
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux personnes handicapées d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.
La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par l’absence de corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.
Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.
Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.
Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants : Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
Quotient électoral ;
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous : Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2. INTERVENANTS
2.1. Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2. Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.
En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver sans possibilité de changements :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le Prestataire devra être fournie sur simple demande.
3. DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération
3.1. Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
La conservation des fichiers pendant les délais de recours
La destruction des archives
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
Définition
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
Une séparation stricte des données sera assurée :
pour le fichier des électeurs
pour la réception des votes (urne électronique)
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.
Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble
Une protection des accès physiques
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.
L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.
Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.
Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.
Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré-requis techniques sera clairement indiqué.
L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.
3.4. Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil mis en place devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.
L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc
Le raturage dans une liste
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste
De voter plusieurs fois
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote
3.5. Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera, pour chacun des électeurs, un identifiant et un mot de passe.
Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole d’accord préélectoral.
Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction RH.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :
1024 x 768
1280 x 1024
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion
La présence de la liste d’émargement
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
Le fonctionnement du processus de vote
Le fonctionnement du processus de dépouillement
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
Scellera les listes électorales
Scellera les listes de candidats
Remettra à zéro le compteur des votes
Videra et scellera l’urne électronique
Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h/24 et 7j/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront, avant l'ouverture de la période de vote électronique, que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :
L’émargement dans le fichier des électeurs
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
L’impossibilité de revoter
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4 ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la Direction RH pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
La gestion opérationnelle de cette assistance être assurée conjointement avec le prestataire retenu.
4.2 A la Direction RH
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3 Documentation
Le Prestataire fournira :
Une documentation sur le système de vote
Une documentation sur le système de dépouillement
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes
Le Prestataire fournira, le cas échéant, un rapport complet sur les incidents survenus durant les élections.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appels, le type d’appels et le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
ANNEXE 2
Présentation du prestataire retenu pour les élections du Comite Social et Economique en 2018 uniquement
