ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
CFDT, CFE-CGC, UNSA,
D’une part,
ET
La société « DEVOTEAM SAS »
(Ci-après désignée «Devoteam »)
D’autre part.
(Ci-après désignées «Les Parties»)
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel, le vote électronique. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Ce dispositif s’inscrit également dans le respect de la Délibération de la CNIL 2019-053 du 25 avril 2019 et des modalités de vote électronique indiquées aux articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail.
Article 1 - Conditions de mise en place
1.1 Déclaration CNIL
L’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil a été effectué.
1.2 Formation au système de vote électronique
Les membres du bureau de vote ainsi que les éventuels observateurs, tels que définis dans le protocole préélectoral, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu au moment du « vote test ».
Article 2 – Modalités du scrutin
2.1 Vote à bulletin secret et vote électronique
La mise en place du vote électronique exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
2.2 Les listes électorales
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé et non réinscriptible.
2.3 Lieu et temps du scrutin
Les élections des représentants du personnel peuvent être réalisées par voie électronique sur le lieu de travail et à distance. Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut, si le protocole le prévoit, être révélé au cours du scrutin. Le système est scellé durant tout le scrutin pour garantir la parfaite stabilité du système de vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs. Lors du vote, l’électeur se fait connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. La transmission du vote fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
2.4 Modalités d’accès au serveur de vote
L’adresse URL du site de vote sera déterminée dans le protocole préélectoral.
2.5 Programmation du site
La société prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. L’ordre de présentation de ces bulletins se fera selon l’ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales. Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé, la ou les liste(s) des indépendants viendra (ont) à la suite de celles des organisations syndicales représentatives et seront classées par ordre alphabétique. La société prestataire reproduira sur le serveur les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Néanmoins, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la société prestataire s’engage à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient identiques.
Article 3 - Résultats
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les constats de scellement sont disponibles dans le gestionnaire de preuve mis à disposition du Bureau de vote à l'issue du dépouillement. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération de ces clés avant l’ouverture du vote est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris du prestataire chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon les modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès verbal. Le système de vote électronique est scellé avant l'ouverture du scrutin et ce jusqu'au dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
L’employeur conserve sous scellés les fichiers supports comprenant des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, l’employeur ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 4 – Sécurité et confidentialité
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Le système du vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, les collèges ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés du chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
4.1 Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique comprenant les représentants du prestataire, les délégués syndicaux de l’entreprise qui organisent les élections, ayant un mandat en cours et les membres du bureau de vote, chargés de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système. Cette cellule procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test :
Du système de vote électronique et vérifie que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.
Elle contrôle à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Le prestataire doit fournir un journal de toutes les demandes d’assistance des électeurs précisant l’objet de ces demandes (quel salarié a demandé quoi et quand). Ce journal sera accessible aux membres du bureau de vote ainsi qu’aux éventuels observateurs, tels que définis dans le protocole préélectoral .
4.2 Le dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
4.3 Existence et contenu des fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège ;
Pour le fichier des électeurs : collège, noms, prénoms des électeurs, matricule, date de naissance, adresse postale et/ou adresse email, date d’entrée dans l’entreprise et une information personnelle.
Pour les listes de candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
Article 5 – Clause de suivi et de rendez-vous
Conformément à l’article L2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se réunir dans les trois mois suivants la proclamation des résultats de chaque élections professionnelles pour évoquer et échanger sur la pertinence du présent accord au regard des évolutions législatives et jurisprudentielles ainsi que de la situation de l’entreprise.
Seront conviés à cette réunion deux membres de la Direction ainsi que les délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise au moment de la tenue de la réunion.
Article 6 – Dispositions finales
6.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord Cet avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt, sous réserve de sa signature par des syndicats ayant obtenu ensemble plus de 50% des suffrages aux premiers tours des élections professionnelles.
6.2 - Modalité de révision et de dénonciation de l’accord Le présent avenant pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur. Les demandes de révision pourront intervenir à tout moment par courrier recommandé avec accusé de réception adressé à l’ensemble des signataires. Elles devront comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Le présent avenant pourra être dénoncé, à tout moment, dans les conditions légales en vigueur, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Cette dénonciation s’effectuera par courrier recommandé avec accusé de réception adressé à l’ensemble des signataires.
6.3. Publicité et communication Un exemplaire de cet accord signé par les parties sera remis à chacun des signataires.
L’accord complet ainsi que sa version anonymisée seront déposés par la Direction sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords ».
Un exemplaire signé sera adressé :
au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre
à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective créé par accord national du 15 septembre 2005 à la convention collective nationale des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs conseils, sociétés de conseil.
aux collaborateurs via publication sur l’intranet dans l’espace dédié
Fait à Levallois, le 04 janvier 2024
Pour la CFDT,
Pour la CFE-CGC,
Pour l’UNSA,
Pour la société « DEVOTEAM SAS »
Annexe :
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
2.1 - Fonctionnalités générales
Système de vote électronique distant : Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet. Période des élections : La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections : Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration). Sécurisation du système proposé : Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la société organisant ses élections professionnelles les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
2.2 - Scénario de vote
Etapes : Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Emargement électronique, unicité du vote : Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote). Traitements sous-jacents : Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
2.3 -Dépouillement des urnes électroniques
Etapes : La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
2.4 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
2.5 - Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
A l’issue du dépouillement du premier tour s’il n’y a pas de deuxième tour ou à l’issue du deuxième tour uniquement, les listes d’émargement seront imprimées et pourront être consultées auprès de la direction, pendant les heures de travail, par les délégués de liste et les têtes de liste non syndicales ainsi que par les membres du bureau de vote pendant le premier jour ouvré suivant.
2.6 - Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
2.7 - Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
