TOC \o "1-2" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc527981052 \h 5 CHAPITRE I : DISPOSITIONS LIMINAIRES PAGEREF _Toc527981053 \h 6 1.Cadre juridique PAGEREF _Toc527981054 \h 6 2.Champ d’application de l’accord PAGEREF _Toc527981055 \h 6 CHAPITRE II : NOMBRE ET PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS PAGEREF _Toc527981056 \h 7 1.Périmètres d’établissements pour l’institution « Comité Social Economique d’établissement » PAGEREF _Toc527981057 \h 7 CHAPITRE III : FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL PAGEREF _Toc527981058 \h 8 1.Le Comité Social et Economique (CSE) dans une entreprise de plus de 50 salariés PAGEREF _Toc527981059 \h 8 1.1Moyens matériels PAGEREF _Toc527981060 \h 8 1.1.1Local PAGEREF _Toc527981061 \h 8 1.1.2Documentation PAGEREF _Toc527981062 \h 8 1.1.3Panneau d’affichage PAGEREF _Toc527981063 \h 8 1.1.4Adresse électronique des membres du CSE PAGEREF _Toc527981064 \h 8 1.1.5Convocations PAGEREF _Toc527981065 \h 8 1.1.6Ordre du jour PAGEREF _Toc527981066 \h 9 1.1.7Procès-verbal PAGEREF _Toc527981067 \h 9 1.1.8Moyens financiers PAGEREF _Toc527981068 \h 9 1.1.9Visioconférence PAGEREF _Toc527981069 \h 9 1.1.10Enregistrement des réunions PAGEREF _Toc527981070 \h 9 1.1.11Recours à un expert PAGEREF _Toc527981071 \h 10 1.2Moyens en temps PAGEREF _Toc527981072 \h 10 1.2.1Temps passé en réunions sur convocation de l’employeur PAGEREF _Toc527981073 \h 10 1.2.2Temps passé en réunion préparatoire PAGEREF _Toc527981074 \h 11 1.2.3Crédits d’heures de délégation des Membres PAGEREF _Toc527981075 \h 12 a.Membres Titulaires PAGEREF _Toc527981076 \h 12 b.Secrétaire du CSE PAGEREF _Toc527981077 \h 12 c.Membres Suppléants PAGEREF _Toc527981078 \h 12 d.Bon de délégation PAGEREF _Toc527981079 \h 13 1.3Congé de formation des élus titulaires PAGEREF _Toc527981080 \h 13 1.3.1Congé de formation économique des élus titulaires PAGEREF _Toc527981081 \h 13 1.3.2Congé de formation santé et sécurité des membres du CSE PAGEREF _Toc527981082 \h 13 1.4Attributions PAGEREF _Toc527981083 \h 14 1.5Réunions sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail PAGEREF _Toc527981084 \h 14 2.Le Comité Social et Economique Central (CSEC) : PAGEREF _Toc527981085 \h 15 2.1Moyens matériels PAGEREF _Toc527981086 \h 15 2.1.1Adresse électronique des membres du CSEC PAGEREF _Toc527981087 \h 15 2.1.2Convocations PAGEREF _Toc527981088 \h 15 2.1.3Ordre du jour PAGEREF _Toc527981089 \h 15 2.1.4Procès-verbal PAGEREF _Toc527981090 \h 15 2.1.5Visioconférence PAGEREF _Toc527981091 \h 15 2.1.6Enregistrement des réunions PAGEREF _Toc527981092 \h 16 2.1.7Recours à un expert PAGEREF _Toc527981093 \h 16 2.2Moyens en temps PAGEREF _Toc527981094 \h 16 2.2.1Temps passé en réunions sur convocation de l’employeur PAGEREF _Toc527981095 \h 16 2.2.2Temps passé en réunion préparatoire PAGEREF _Toc527981096 \h 16 2.2.3Frais engagés et prise en charge PAGEREF _Toc527981097 \h 17 a.Frais de repas PAGEREF _Toc527981098 \h 17 b.Frais de déplacement PAGEREF _Toc527981099 \h 17 c.Frais d’hébergement PAGEREF _Toc527981100 \h 17 d.Procédure de remboursement des frais engagés PAGEREF _Toc527981101 \h 17 2.2.4Désignation et Crédits d’Heures de délégation des Membres PAGEREF _Toc527981102 \h 18 a.Nombre et répartition des sièges au sein du CSEC PAGEREF _Toc527981103 \h 18 b.Secrétaire du CSEC PAGEREF _Toc527981104 \h 18 c.Membres Suppléants PAGEREF _Toc527981105 \h 18 d.Attributions PAGEREF _Toc527981106 \h 19 e.Moyens financiers PAGEREF _Toc527981107 \h 19 3.Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail PAGEREF _Toc527981108 \h 20 4.Suivi de l'application du présent accord PAGEREF _Toc527981109 \h 21 5.Durée d'application PAGEREF _Toc527981110 \h 21 6.Révision PAGEREF _Toc527981111 \h 21 7.Dépôt PAGEREF _Toc527981112 \h 21
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société DHL SOLUTIONS (France) SAS, dont le siège social est situé 268, avenue du Président Wilson – 93210 LA PLAINE SAINT DENIS cedex,
Représentée par _________________, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines et disposant de tout pouvoir pour la signature des présentes,
D’une part,
ET :
L’organisation syndicale CGT représentée par ____________________
en sa qualité de délégué syndical central ;
L’organisation syndicale CFDT représentée par ___________________ en sa qualité de déléguée syndicale centrale ;
L’organisation syndicale FO représentée par .................................…... dûment mandaté ;
d’autre part.
Respectivement représentant de leurs organisations syndicales précédemment citées et dûment habilités à la négociation et à la signature du présent accord.
PREAMBULE
Le présent accord fixe les moyens et le fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein de la société DHL SOLUTIONS (France) SAS, en prenant en compte les spécificités de l’entreprise.
Les modalités arrêtées ci-après sont communes à l’ensemble des sites de DHL SOLUTIONS (France) SAS sis sur le territoire français.
Les dispositions appliquées au sein du présent accord sont celles issues de l’ordonnance « Travail » n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise, laquelle crée l'instance de représentation unique remplaçant et fusionnant les attributions des délégués du personnel, du comité d'entreprise et du CHSCT: le comité social et économique (CSE). Cette nouvelle instance regroupe les institutions représentatives du personnel comprenant les membres du Comité d’entreprise, les délégués du personnel et le CHSCT.
CHAPITRE I : DISPOSITIONS LIMINAIRES
Cadre juridique
Le présent accord définit l’ensemble des éléments relatifs aux moyens donnés pour le bon fonctionnement des Institutions Représentatives du Personnel et du Dialogue Social.
Le présent accord se substitue à tous usages, pratiques, tolérances et engagements unilatéraux de l’employeur, ainsi qu’à tous accords antérieurs d’entreprise ou d’établissements (qu’ils aient été conclus avec les organisations syndicales ou avec les anciennes Institutions représentatives du personnel) concernant le Dialogue Social et le fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel en vigueur dans l’entreprise.
Les partenaires sociaux se mettront en conformité avec les dispositions du présent accord.
Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de DHL Solutions (France) SAS.
CHAPITRE II : NOMBRE ET PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS Périmètres d’établissements pour l’institution « Comité Social Economique d’établissement »
Compte tenu de l’évolution de l’organisation de DHL SOLUTIONS (France) SAS, de la volonté d’aligner les structures de représentation du personnel avec la structure de direction des activités, la cohérence dans les territoires et régions, depuis les dernières élections professionnelles, il a été décidé de retenir l’existence des établissements suivants au sein de la Société pour la mise en place du Comité Social Economique.
Etablissements CSE Sites Adresses SIRET CSE Salon Salon de Provence 650 Rue Nicolas Joseph Cugnot 13300 Salon de Provence 42062545100117
Lomme 1 rue Jean Minet 59160 LOMME 42062545100349 CSE Parc des Nations Parc des Nations 383 rue de la Belle Etoile 95974 ROISSY CDG CEDEX 42062545100109
CHAPITRE III : FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Le Comité Social et Economique (CSE) dans une entreprise de plus de 50 salariés
Moyens matériels
Local
Il sera mis à la disposition du CSE un local aménagé de la façon suivante :
Bureau, 4 chaises et 1 armoire fermant à clé
Un petit coffre, type hôtellerie
Ligne téléphonique et téléphone/scanner
Un ordinateur équipé et imprimante
Un Smartphone pour le secrétaire (avec un forfait internet et accès à la messagerie)
En cas de CSE multi-sites : dans la mesure du possible, le local sera installé sur le site d’appartenance du secrétaire.
Documentation
Pour chacun des CSE, la Direction mettra à disposition dans le local CSE :
Un Code du Travail
La convention collective applicable dans l’entreprise (+ mises à jour)
L’ensemble des accords (d’entreprise et/ou d’établissement) en vigueur au sein de l’établissement concerné
Panneau d’affichage
La Direction fournira aux CSE un panneau d’affichage (9 pages) fermant à clé, par lieu d’affichage existant, sur chaque site du périmètre CSE ; la clé sera placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE.
Adresse électronique des membres du CSE
Une adresse électronique sera attribuée à chaque membre titulaire du CSE, sous réserve de leur adhésion à la Charte Informatique.
Convocations
Les parties signataires conviennent de la possibilité de convoquer les membres du CSE aux réunions (Annexe 1) :
sous format électronique (e-mail) en lieu et place du courrier RAR pour les salariés communiquant une adresse électronique,
en courrier simple et remise en main propre.
Les ordres du jour faisant mention d’informations / consultations feront l’objet d’envoi en recommandé avec AR au domicile du salarié. En cas de réunion en visioconférence, cela devra être spécifié dans la convocation.
Ordre du jour
Il est rappelé que l’ordre du jour est établi conjointement entre le secrétaire et le président ou son représentant dans un délai de 5 jours avant la réunion du Comité social et économique. (Annexe 1). Il est communiqué aux membres du CSE au moins 3 jours avant la réunion. Les ordres du jour faisant mention d’informations / consultations seront établis conjointement entre le secrétaire et le président ou son représentant dans un délai de 10 jours avant la réunion et feront l’objet d’envoi en recommandé avec AR au domicile du salarié dans un délai de 8 jours minimum avant la réunion.
Les suppléants, qui n’assisteront aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent, seront néanmoins destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires.
Les documents associés à l’ordre du jour seront transmis sur une période allant de la remise de l’ordre du jour à la veille de la préparatoire.
Procès-verbal
Il est rappelé que la rédaction des procès-verbaux des réunions du CSE relève de la seule compétence du Secrétaire du CSE et que ce dernier a la charge de sa rédaction, de sa diffusion et de son affichage.
Le procès-verbal doit être établi et remis à l’employeur dans les 15 jours après la réunion concernée (décret n°2016-453 du 12 avril 2016, Art. D. 2325-3-1.) ou, si une réunion est prévue dans ce délai, avant cette prochaine date de rencontre. Dans le cadre particulier d’une consultation sur le projet d’un plan social, le procès-verbal doit être réalisé et communiqué à l’employeur par le secrétaire du CSE dans un délai de trois jours suivant la réunion, ou avant la prochaine réunion si elle est fixée dans les trois jours. Le délai passe à un jour quand l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire.
Moyens financiers
Le CSE dispose d’un budget de fonctionnement 0,2 % calculé sur la masse salariale brute de l’établissement soumise à cotisations sociales en application de l’article L. 242-1 du Code de la Sécurité Sociale.
Le CSE bénéficie d’un budget activités sociales et culturelles de 1,8 % calculé sur la masse salariale brute global de l’entreprise soumise à cotisations sociales en application de l’article L. 242-1 du Code de la Sécurité Sociale et versé à chaque établissement proportionnellement à son effectif.
Visioconférence
Trois réunions par an pourront être tenues par visioconférence entre l’employeur et les membres titulaires du CSE en cas de configuration multi-sites. Ce système pourra être envisagé en cas d’élargissement des sites ou dans des cas exceptionnels (si un intervenant ou un membre du CSE se trouve dans un autre établissement que celui où se tient la réunion par exemple).
Enregistrement des réunions
Les réunions du Comité social et économique peuvent être enregistrées si la délégation du personnel du Comité social et économique en prend la décision.
L’ensemble des membres ainsi que des invités présents à la séance sont tenus à une obligation de discrétion.
Lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et que l’employeur présente comme telles, celui-ci peut demander à ce que l’enregistrement soit interrompu.
Recours à un expert
Les membres du CSE peuvent décider de recourir à un expert-comptable ou un expert habilité dans les cas prévus par la loi.
Les honoraires de l’expert seront pris en charge par l’employeur et/ou le CSE conformément aux prescriptions légales.
Moyens en temps
Temps passé en réunions sur convocation de l’employeur
Légalement, les réunions du CSE sont bimestrielles.
Cependant, les parties conviennent d’une fréquence mensuelle pour les établissements de plus de 50 salariés. On distingue deux types de réunions :
Les réunions plénières ordinaires « bimestrielles » (six par an) et les réunions plénières ordinaires « complémentaires », qui sont alternatives avec les premières.
Seuls les membres titulaires assistent aux réunions. Les membres suppléants n’y assistent qu’en l’absence du titulaire qu’ils remplacent.
Le temps de déjeuner n’est pas du temps de travail effectif. Les frais de repas engagés dans le cadre des réunions à l’initiative de l’employeur sont pris en charge par l’employeur selon le barème en vigueur dans l’entreprise.
Réunion plénière ordinaire « bimestrielle » (qui a lieu tous les 2 mois soit six par an) :
Prise en charge par l’entreprise d’1 journée forfaitisée (valeur d’un poste) avec renseignement d’une feuille d’émargement des présents.
Réunion plénière ordinaire « complémentaire » (établissements de plus de 50 salariés) :
Prise en charge par l’entreprise d’une journée forfaitisée (valeur d’un poste) avec renseignement d’une feuille d’émargement des présents.
Réunion plénière extraordinaire :
Prise en charge par l’entreprise d’1/2 journée forfaitisée (valeur d’un poste), soit 3,5 heures. En cas de dépassement, l’entreprise prendra en charge le temps supplémentaire au temps réel. Une feuille d’émargement des présents sera renseignée.
NB : Au jour de la signature du présent accord, la journée forfaitisée pour les non cadres équivaut à 7h17 minutes conformément aux dispositions de l’accord de substitution relatif au temps de travail du 31 mars 2006.
Pour les salariés cadres au forfait jour, la journée forfaitisée décomptée sera égale à 1 et la demi-journée égale à 1/2.
Temps passé en réunion préparatoire
Les parties prévoient une réunion préparatoire pour chaque réunion. Seuls les membres titulaires assistent aux réunions préparatoires. Une feuille d’émargement sera obligatoirement signée par les membres du CSE présents, et sera sous la responsabilité du secrétaire du CSE qui devra la transmettre à la Direction.
En l’absence de la signature d’un élu du CSE, celui-ci ne sera pas considéré comme ayant participé à la réunion préparatoire. Les membres titulaires au CSE bénéficient pour :
Une réunion préparatoire préalablement à
une réunion plénière ordinaire « Bimestrielle » :
Prise en charge par l’entreprise d’une journée forfaitisée (valeur d’un poste), trajets inclus, avec renseignement d’une feuille d’émargements des présents placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSE et transmise à la Direction (Annexe 2).
La réunion préparatoire est organisée par le Secrétaire du CSE, entre le lundi et le vendredi, et a lieu dans une salle de l’établissement concerné.
Une réunion préparatoire préalablement à
une réunion plénière ordinaire « complémentaire » (établissements de plus de 50 salariés) :
Prise en charge par l’entreprise de 1/2 journée forfaitisée (valeur d’un poste), c’est-à-dire 3,5 heures trajets inclus, avec renseignement d’une feuille d’émargements des présents placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSE et transmise à la Direction
La réunion préparatoire est organisée par le Secrétaire du CSE, entre le lundi et le vendredi, et a lieu dans une salle de l’établissement concerné.
Réunion préparatoire
préalablement à une réunion plénière extraordinaire :
Prise en charge par l’entreprise de 1/2 journée forfaitisée (valeur d’un poste), c’est-à-dire 3,5 heures trajets inclus, avec renseignement d’une feuille d’émargements des présents placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSE et transmise à la Direction.
La réunion préparatoire est organisée par le Secrétaire du CSE, entre le lundi et le vendredi, et a lieu dans une salle de l’établissement concerné.
Les frais de repas engagés dans le cadre de réunion préparatoire restent à la charge du salarié ou bien du CSE.
NB :
Au jour de la signature du présent accord, la journée forfaitisée pour les non cadres équivaut à 7h17 minutes conformément aux dispositions de l’accord de substitution relatif au temps de travail du 31 mars 2006.
Pour les salariés cadres au forfait jour, la journée forfaitisée décomptée sera égale à 1 et la demi-journée égale à 1/2.
Au jour de la signature, les périmètres CSE ont une définition locale. A l’avenir, si le lieu de convocation devait être différent de la domiciliation du périmètre CSE, le temps de trajet sera exclus de la journée forfaitaire.
Crédits d’heures de délégation des Membres
Membres Titulaires
L’article R 2314-1 du Code du Travail dispose du crédit d’heures de délégation alloué ainsi que du nombre de membres au CSE en fonction de l’effectif de l’entreprise.
Conformément aux dispositions légales, les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois. Toutefois, la possibilité donnée aux membres du CSE de « reporter » leurs heures de délégation ne peut conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus de une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Le membre élu du CSE doit informer l’employeur de l’utilisation cumulée de ses heures de délégation au plus tard 8 jours avant la date prévue d’utilisation. (Annexe 2 : tableau exemple)
De la même manière, les membres titulaires du CSE ont la possibilité, chaque mois, de répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent. Toutefois, cette répartition ne peut conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus de une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire en application de l’article R. 2314-1 du Code du travail. Le membre élu du CSE doit informer l’employeur du nombre d’heures ainsi réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue d’utilisation. (Annexe 2 : tableau exemple)
Etablissements de moins de 50 salariés :
Les membres titulaires au CSE disposent au titre de ce mandant, d’un crédit d’heures de délégation conforme aux dispositions légales et règlements en vigueur tels que modifiés par le protocole préélectoral le cas échéant.
Etablissements d’au moins 50 salariés
Les membres titulaires au CSE disposent au titre de ce mandant, d’un crédit d’heures de délégation conforme aux dispositions légales et règlements en vigueur tels que modifiés par le protocole préélectoral le cas échéant.
Secrétaire du CSE
Dans les CSE des établissements de moins de 50 salariés, le secrétaire du CSE disposera de 7 heures de délégation supplémentaires par réunion tenue de manière effective.
Dans les CSE des établissements d’au moins 50 salariés, le secrétaire du CSE disposera de 10 heures de délégation supplémentaires par réunion tenue de manière effective.
Ces heures seront utilisées pour rédiger le procès-verbal des réunions.
Un secrétaire adjoint est également désigné. Dans le cas où il remplacerait le secrétaire lors d’une réunion, les heures de délégation lui seraient exceptionnellement transférées afin qu’il puisse rédiger le procès-verbal de la réunion à laquelle il a assisté.
Membres Suppléants
Les membres suppléants au CSE ne bénéficient d’aucun crédit d’heures de délégation au titre de ce mandat.
Le suppléant bénéficie des heures de délégation du titulaire en son absence et par délégation expresse de ce dernier.
Bon de délégation
Dans un souci d’organisation du travail, la prise d’heures de délégations fait l’objet d’une information à son responsable hiérarchique et à la Correspondante RH du site par la transmission d’un bon de délégation (Annexe 3) et/ou par e-mail. Il devra y mentionner son nom, son prénom, son mandat, la date et l’heure de départ, ainsi que le nombre d’heures qu’il souhaite prendre.
Dans la mesure du possible, le Représentant du Personnel favorisera l’information préalable de la hiérarchie pour l’organisation de l’exploitation.
Congé de formation des élus titulaires
Congé de formation économique des élus titulaires
Selon l’article L 2315-63 du Code du Travail, les membres titulaires du CSE élus pour la première fois bénéficient d’une formation économique. Celle-ci a une durée maximale de 5 jours. La formation est dispensée soit par un organisme figurant sur une liste arrêtée par le préfet de région, après avis du comité régional de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle, soit par un organisme figurant sur une liste arrêtée par le ministère du travail après avis des organisations syndicales de salariés mentionnées au 3° de l’article L 2135-12 du Code du Travail. Le choix de l’organisme de formation est laissé aux membres du CSE, dans le respect du cadre précité.
Au plan individuel, la durée de formation s’impute sur le congé de formation économique, sociale et syndicale.
Conformément aux dispositions légales, le financement de la formation économique est pris en charge par le Comité social et économique, ainsi que les frais d’hébergement et de déplacement. Les partenaires sociaux conviennent toutefois au travers du présent accord la mise en œuvre par l’employeur d’un
budget maximal de 200 € /jour/membre titulaire, afin de contribuer aux frais pédagogiques, aux frais de déplacement, de logement et de repas.
Congé de formation santé et sécurité des membres du CSE
Les membres titulaires du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Légalement, la formation est organisée sur une durée minimale de 3 jours (entreprise de moins de 300 salariés) ou 5 jours (entreprise d’au moins 300 salariés). D’un commun accord, les parties décident d’augmenter la durée de formation à 5 jours pour les entreprises de moins de 300 salariés.
La formation est dispensée soit par un organisme figurant sur une liste arrêtée par le préfet de région, après avis du comité de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle, soit par un organisme figurant sur une liste arrêtée par le ministère du travail après avis des organisations syndicales de salariés mentionnées au 3° de l’article L 2135-12 du Code du Travail. Le choix de l’organisme de formation est laissé aux membres du CSE, dans le respect du cadre précité.
La formation est dispensée dès la première désignation des membres titulaires du CSE et est renouvelée par la suite, via des stages distincts plus spécialisés, à chaque mandature.
Le financement de la formation santé et sécurité, ainsi que les frais d’hébergement et de déplacement, sont pris en charge par l’employeur, en application de la politique de l’entreprise en vigueur.
Attributions
Le CSE dispose des attributions visées aux articles L. 2312-8 et L. 2312-84 du Code du Travail.
Réunions sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail
Quatre réunions annuelles porteront notamment sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail qui n’ont pas été délégués à la Commission santé, sécurité et conditions de travail ou sur les sujets qui nécessitent une consultation.
Le Comité Social et Economique Central (CSEC) :
Moyens matériels
Adresse électronique des membres du CSEC
Une adresse électronique sera attribuée à chaque membre titulaire du CSEC, sous réserve de son adhésion à la Charte Informatique et à l’exception de ceux qui disposent déjà d’une adresse électronique DHL. Sur demande expresse d’un élu, son adresse électronique personnelle pourra être utilisée dans l’exercice de ces mandats.
Convocations
Les parties signataires conviennent de la possibilité de convoquer les membres du CSEC aux réunions :
sous format électronique (e-mail) en lieu et place du courrier RAR pour les salariés communiquant une adresse électronique,
en courrier simple et remise en main propre.
Les ordres du jour faisant mention d’informations / consultations feront l’objet d’envoi en recommandé avec AR au domicile du salarié. En cas de réunion en visioconférence, cela devra être spécifié dans la convocation.
Ordre du jour
Il est rappelé que l’ordre du jour est établi conjointement entre le secrétaire et le président ou son représentant, dans un délai de 15 jours avant la réunion du Comité social et économique central. Les ordres du jour faisant mention d’informations / consultations feront l’objet d’envoi en recommandé avec AR au domicile du salarié.
Les suppléants, qui n’assisteront aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent, seront néanmoins destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires.
Les documents associés à l’ordre du jour seront transmis sur une période allant de la remise de l’ordre du jour à la veille de la préparatoire.
Procès-verbal
Il est rappelé que la rédaction des procès-verbaux des réunions du CSEC relève de la seule compétence du Secrétaire du CSEC et que ce dernier a la charge de sa rédaction, de sa diffusion et de son affichage.
Le procès-verbal doit être établi et remis à l’employeur dans les 15 jours après la réunion concernée (décret n°2016-453 du 12 avril 2016, Art. D. 2325-3-1.) ou, si une réunion est prévue dans ce délai, avant cette prochaine date de rencontre.
Visioconférence
Trois réunions par an pourront être tenues par visioconférence entre l’employeur et les membres titulaires du CSEC, en dehors des réunions portant sur les trois consultations annuelles obligatoires afin de permettre l’intervention d’une personne figurant sur la convocation.
Enregistrement des réunions
Les réunions du Comité Social et Economique Central peuvent être enregistrées si la délégation du personnel du Comité Social et Economique Central en prend la décision.
L’ensemble des membres ainsi que des invités présents à la séance sont tenus à une obligation de discrétion.
Lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et que l’employeur présente comme telles, celui-ci peut demander à ce que l’enregistrement soit interrompu.
Recours à un expert
Les membres du CSE peuvent décider de recourir à un expert-comptable ou un expert habilité dans les cas prévus par la loi.
Les honoraires de l’expert seront pris en charge par l’employeur et/ou le CSE conformément aux prescriptions légales.
Moyens en temps
Temps passé en réunions sur convocation de l’employeur
Les réunions ordinaires du CSEC sont biannuelles. Seuls les membres titulaires assistent aux réunions. Les membres suppléants n’y assistent qu’en l’absence du titulaire qu’ils remplacent.
Réunion plénière ordinaire :
Prise en charge par l’entreprise d’1 journée forfaitisée (valeur d’un poste) avec renseignement d’une feuille d’émargement des présents.
Réunion plénière extraordinaire :
Prise en charge par l’entreprise d’1 journée forfaitisée (valeur d’un poste) avec renseignement d’une feuille d’émargement des présents.
NB : Au jour de la signature du présent accord, la journée forfaitisée pour les non cadres équivaut à 7h17 minutes conformément aux dispositions de l’accord de substitution relatif au temps de travail du 31 mars 2006.
Pour les salariés cadres au forfait jour, la journée forfaitisée décomptée sera égale à 1.
Temps passé en réunion préparatoire
Les parties prévoient une réunion préparatoire pour chaque réunion. Seuls les membres titulaires assistent aux réunions préparatoires. Une feuille d’émargement sera obligatoirement signée par les membres du CSEC présents, et sera sous la responsabilité du secrétaire du CSEC qui devra la transmettre à la Direction.
En l’absence de la signature d’un élu du CSEC, celui-ci ne sera pas considéré comme ayant participé à la réunion préparatoire.
Les membres titulaires au CSEC bénéficient pour :
Une réunion préparatoire
en vue d’une réunion plénière ordinaire :
Prise en charge par l’entreprise d’une journée forfaitisée (valeur d’un poste), avec renseignement d’une feuille d’émargements des présents placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSEC et transmise à la Direction.
La réunion préparatoire est organisée par le Secrétaire du CSEC.
Une réunion préparatoire
en vue d’une réunion plénière extraordinaire :
Prise en charge par l’entreprise d’1/2 journée forfaitisée (valeur d’un poste), c’est-à-dire 3,5 heures, avec renseignement d’une feuille d’émargements des présents placée sous la responsabilité du Secrétaire du CSEC et transmise à la Direction.
La réunion préparatoire est organisée par le Secrétaire du CSEC.
NB : Au jour de la signature du présent accord, la journée forfaitisée pour les non cadres équivaut à 7h17 minutes conformément aux dispositions de l’accord de substitution relatif au temps de travail du 31 mars 2006.
Pour les salariés cadres au forfait jour, la journée forfaitisée décomptée sera égale à 1 et la demi-journée égale à 1/2.
Frais engagés et prise en charge
Frais de repas
Les frais de repas engagés dans le cadre de réunions à l’initiative de l’employeur, telles que définis dans l’article 2, sont pris en charge par l’employeur conformément à la Politique de l’entreprise relative à la prise en charge des frais professionnels.
Frais de déplacement
Les frais de déplacement engagés dans le cadre de réunions à l’initiative de l’employeur, telles que définis dans l’article 2, sont pris en charge par l’employeur conformément à la Politique de l’entreprise relative à la prise en charge des frais professionnels.
Frais d’hébergement
Pour les trajets de plus de 3 heures, le salarié pourra bénéficier, à sa demande, d’une prise en charge par l’employeur d’une chambre d’hôtel. Le nombre de nuitée sera défini en concertation entre le salarié et l’employeur, selon le type et la durée de la réunion. La demande de réservation de la chambre devra être formalisée par mail au plus tôt et, au plus tard 5 jours avant la nuitée.
Procédure de remboursement des frais engagés
Les représentants du personnel sont soumis à la même procédure d’engagements et de remboursements de frais que l’ensemble des salariés de l’entreprise. Un exemplaire de la Politique portant sur la prise en charge des frais professionnels sera systématiquement remis aux représentants du personnel. Toute modification ou mise à jour de la procédure sera adressée aux représentants.
Désignation et Crédits d’Heures de délégation des Membres
Nombre et répartition des sièges au sein du CSEC
Le Comité Social Economique Central est composé de membres titulaires et suppléants, élus au sein de chaque Comité Social Economique, parmi ses membres titulaires et suppléants, par un vote à bulletin secret.
Seront éligibles :
Chaque CSE désigne parmi ses membres :
En qualité de titulaire : les élus titulaires du CSE
En qualité de suppléant : les élus titulaires ou suppléants du CSE
Les membres titulaires et suppléants au CSEC ne disposent d’aucun crédit d’heures de délégation.
Les partenaires sociaux conviennent que le nombre de membres au CSEC sera de :
3 membres titulaires au CSEC
3 membres suppléants au CSEC
Secrétaire du CSEC
Le secrétaire du CSEC, désigné parmi les membres titulaires du CSEC, disposera de 10 heures de délégation supplémentaires par réunion tenue de manière effective. Ces heures seront utilisées pour rédiger le procès-verbal des réunions.
Un secrétaire adjoint est obligatoirement désigné, parmi les membres titulaires du CSEC, et chargé des attributions en matière de santé, sécurité et des conditions de travail. Dans le cas où il remplacerait le secrétaire lors d’une réunion, les heures de délégation lui seraient exceptionnellement transférées afin qu’il puisse rédiger le procès-verbal de la réunion à laquelle il a assisté.
Membres Suppléants
Les membres suppléants au CSEC ne bénéficient d’aucun crédit d’heures de délégation au titre de ce mandat. Les membres suppléants du CSEC seront invités à participer aux réunions portant sur une consultation obligatoire. Ces derniers seront destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires.
Attributions
Le CSEC dispose des attributions visées aux articles L. 2312-8 et L. 2312-84 du Code du Travail.
Moyens financiers
Le budget de fonctionnement du CSEC est déterminé par accord entre celui-ci- et les CSE d’établissement.
Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail
La loi ne prévoit pas la mise en place de commission santé, sécurité et conditions de travail dans les entreprises et établissements de moins de 300 salariés. La Société DHL Solutions (France) SAS et les organisations syndicales représentatives ont entendu mettre en œuvre au sein des établissements de plus de 50 salariés sur les douze derniers mois précédant la date de signature du présent accord, soit le 22 octobre 2018, une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.
Composition de la commission :
Cette commission sera composée de :
2 membres élus titulaires du CSE pour les établissements de 50 à 149 salariés sur les douze derniers mois précédant la date de signature du présent accord, soit le 22 octobre 2018 ;
3 membres élus titulaires du CSE pour les établissements de 150 à 300 salariés sur les douze derniers mois précédant la date de signature du présent accord, soit le 22 octobre 2018.
La désignation des membres sera faite au cours de la première réunion de CSE au terme d’un vote à la majorité des membres présents.
Fonctionnement de la commission :
La commission a pour objet de préparer les travaux HSCT (Hygiène, Sécurité et Conditions de travail) préalablement à la réunion trimestrielle du CSE portant sur les sujets HSCT.
La commission se réunira sur site une fois par trimestre au maximum soit 4 réunions par an. Les convocations à la réunion seront envoyées par l’employeur, sous réserve que le choix de la date soit laissé aux membres de la commission.
Le temps passé en réunion sera considéré comme du temps de travail effectif dans la limite de 5H par réunion et sous réserve d’être présent et de signer une feuille de présence à transmettre à la Correspondante RH.
Un rapporteur de séance sera désigné à chaque séance afin de rédiger un compte rendu.
La commission pourra se faire accompagner, à sa demande, par le coordinateur QHSE.
Suivi de l'application du présent accord
Les dispositions du présent accord ne pourront être modifiées ni par les protocoles d’accords préélectoraux, ni par les règlements intérieurs des Comités Sociaux et Economiques.
A la 2ème date anniversaire du présent accord, la direction présentera un rapport de son application au cours de l'année écoulée. Ce rapport fera un état du fonctionnement des nouvelles instances CSE. Il sera présenté par un représentant de la Direction à une commission de suivi composée d’un membre de la Direction, d'une part, et un représentant par Organisation Syndicale d’autre part.
Durée d'application
Le présent accord est à durée déterminée. Il s'applique à compter du 22 octobre 2018 et s’achèvera au jour de l’expiration des mandats des membres du CSE dont l’élection est prévue avant le 31 décembre 2018.
Révision
Le présent accord pourra faire l'objet d’une demande de par l'employeur et les organisations syndicales de salariés mentionnées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 6 mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant éventuel.
En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de "Délai maximal pour adapter l'accord en cas d'évolution législative ou conventionnelle" après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.
Dépôt
Après sa notification à tous les syndicats représentatifs au sein de l’entreprise, le présent accord sera rendu public et déposé, à l’initiative de la Société, sur la plateforme Téléaccords
:
www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Cette démarche entrainera automatiquement la transmission électronique à la Direction Départementale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (Direccte) compétente.
Un exemplaire original du présent accord sera également déposé auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Bogigny.
Le présent accord sera communiqué à l’ensemble des instances représentatives du personnel au sein de l’entreprise et affiché sur les lieux d’affichages habituels.
Fait à Saint Denis, le 22 octobre 2018 En 5 exemplaires
Pour les Organisations Syndicales :Pour la société
DHL Solutions (France) SAS :
Pour l’Organisation syndicale CFDT : __________________________
___________________ Directeur des Ressources Humaines France
Délégué syndical central
Pour l’Organisation syndicale CGT :
_____________________________
Délégué syndical central
ANNEXE N°1 : Modèle convocation réunion mensuelle
Masque 1 : réunion ordinaire bimestrielle du Conseil Social et Economique
Convocation à la réunion ordinaire bimestrielle du Conseil Social et Economique
du XXXXXX
Destinataires :
1er Collège (Ouvriers – Employés)
Titulaires :
Suppléants :
Monsieur XXXXXX OS XXX
Monsieur XXXXX OS XXX Madame XXXXXXX OS XXX
Monsieur XXXXX OS XXX Monsieur XXXXXX OS XXXX
2ème collège (Agents de maîtrise – Cadres)
Titulaires :
Suppléants :
Madame XXXXXXXXX OS XXXXX
La Direction : XXXXXX, Responsable RH - Assistant du Président du CE (art L.2325-1 alinéa 2)
Invités : XXXXXXX
XXXXXXX
Mesdames, Messieurs,
Nous vous prions de bien vouloir assister à la réunion ordinaire bimestrielle du Conseil Social & Economique XXXX qui se tiendra le :
XXXXX 2018 à XXH
Salle de réunion XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX
A l’effet de délibérer sur l’ordre du jour joint en annexe.
Cordialement,
XXXX
Président du CSE XXXXX
ANNEXE N°1 : Modèle convocation réunion mensuelle
Masque 2 : réunion ordinaire complémentaire du Conseil Social et Economique (uniquement dans les établissements de plus 50 salariés)
Convocation à la réunion ordinaire complémentaire du Conseil Social et Economique
du XXXXXX
Destinataires :
1er Collège (Ouvriers – Employés)
Titulaires :
Suppléants :
Monsieur XXXXXX OS XXX
Monsieur XXXXX OS XXX Madame XXXXXXX OS XXX
Monsieur XXXXX OS XXX Monsieur XXXXXX OS XXXX
2ème collège (Agents de maîtrise – Cadres)
Titulaires :
Suppléants :
Madame XXXXXXXXX OS XXXXX
La Direction : XXXXXX, Responsable RH - Assistant du Président du CE (art L.2325-1 alinéa 2)
Invités : XXXXXXX
XXXXXXX
Mesdames, Messieurs,
Nous vous prions de bien vouloir assister à la réunion ordinaire complémentaire du Conseil Social & Economique XXXX qui se tiendra le :
XXXXX 2018 à XXH
Salle de réunion XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX
A l’effet de délibérer sur l’ordre du jour joint en annexe.
Cordialement,
XXXX
Président du CSE XXXXX
ANNEXE N°2 : Exemple «tableau de suivi du report heure de délégation et répartition avec un suppléant»
