PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL POUR LES ÉLECTIONS 2025 DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE L’UES PPP DIRAMODE
Entre les soussignés :
La
société DIRAMODE, Société par Actions Simplifiée dont le siège est situé 18 rue Denis Papin – 59650 Villeneuve d’Ascq Cedex,
La
société PROMOTION DU PRET A PORTER, Société par Actions Simplifiée dont le siège social est situé 18 rue Denis Papin – 59650 Villeneuve d’Ascq Cedex,
Ces deux sociétés, qui constituent l’Unité Economique et Sociale « PPP - DIRAMODE » reconnue judiciairement, sont dénommées « l’Entreprise » Représentées par XXX, Directrice des Ressources Humaines
D’une part,
Et
La
CFDT, Confédération Française Démocratique du Travail, Fédération des Services, 11 rue de Cambrai, Artois Bât A, 75019 PARIS, représentée par XXX
La
Fédération CFE – CGC, Confédération Française de l’Encadrement – FNECS, 9 rue Rocroy, 75010 Paris représentée par XXX
La
Fédération Commerce Service Distribution CGT, Confédération Générale du Travail, 263 rue de Paris, case 425, 93514 MONTREUIL Cedex, représentée par XXX
La
Fédération des Employés et Cadres Force Ouvrière, 54 rue d’Hauteville 75010 Paris, représentée par XXX
L’U.N.S.A. Fédération des Commerces et Services, 21 rue Jules Ferry, 93177 BAGNOLET Cedex représentée par XXX
Préambule
Le présent protocole a pour objectif de fixer les modalités de l’élection du Comité Social et Économique de l’UES PPP DIRAMODE. Il a été convenu que ces élections seraient organisées par voie électronique, suivant les modalités décrites dans l’accord sur le vote électronique signé le 30 Janvier 2025 par les différentes parties prenantes. Par courrier en date du 12 décembre 2024 la Direction de I’entreprise a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d'accord préélectoral, destinée à organiser l'élection des membres du Comité Social et Économique. Les élections sont organisées dans le cadre des dispositions légales et conformément à l'accord relatif à la mise en place du CSE et à son fonctionnement au sein de l'UES PPP-DIRAMODE PIMKIE daté du 30 janvier 2025. Au terme des réunions de négociation qui se sont tenues les 8, 15 et 30 janvier 2025, les parties ont conclu le présent protocole. Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral devant être appliqués en matière d'élections professionnelles.
Article 1 - Date des élections
Les élections des membres du Comité Social et Économique se dérouleront pour le 1er tour du 13 mars 2025 à 09H au 18 mars 2025 à 10H. Le cas échéant, le 2nd tour se tiendra du 27 mars 2025 à 9H au 01 avril 2025 à 10H.
Article 2
- Effectif de l'entreprise
Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :
Les salariés des sociétés PPP et DIRAMODE titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),
Les intérimaires,
Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.
Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :
les salariés sous contrat d'apprentissage,
les salariés sous contrat initiative-emploi ou contrat d'accompagnement dans l'emploi, pendant la durée d'attribution de l'aide financière,
les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,
les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.
Les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.
Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.
Les parties constatent que l'effectif de l'entreprise, tel qu'il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 785,75 salariés équivalent temps plein.
Cet effectif comprend l'ensemble des salariés tels que mentionnés ci-dessus des entités PPP et DIRAMODE. A la date du 1er tour, cet effectif (en équivalent temps plein) est de 785,75 ETP réparti de la façon suivante: - 415,52 employés ; - 274,08 techniciens, agents de maîtrise et assimilés; - 96,15 cadres.
Article 3 - Nombre de sièges à pourvoir et répartition entre collèges
La répartition des sièges entre les collèges électoraux est définie selon les critères de la classification des emplois de la Convention Collective « Maisons à succursales de vente au détail d'habillement » :
1er Collège électoral : employés
2ème Collège électoral : agents de maîtrise
3ème Collège électoral : cadres
Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de : 14 Délégués Titulaires et 14 Délégués suppléants. L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant : Collèges Total Répartition des sièges
Article 4 - Représentativité femmes / hommes au sein des listes
Conformément à l'article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Une répartition prévisionnelle indicative et non définitive des femmes et des hommes sur les listes électorales est donnée ci après Iors de l'établissement du présent protocole, à la date du 07/01/2025, elle sera actualisée Iors de l'affichage des listes électorales afin de permettre aux listes de candidats de respecter leurs obligations de présentation équilibrée de Ieurs candidats et candidates. Il peut arriver qu’au sein d'un collège, l'application des règles de proportionnalité et d'arrondi conduise à ce qu'un sexe, en application de la règle de l'arrondi, ait droit à moins de 0,50 candidat sur les listes, c'est-à-dire à aucun candidat. Dans ce cas, l'article L. 2314-30 prévoit que les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Dans ce cas précis, une liste peut ne comporter aucun candidat du sexe ultra-minoritaire. Il en résulte qu'il peut alors y avoir une liste avec un candidat unique, ou bien une liste avec plusieurs candidats tous du sexe surreprésenté, ou bien sûr, conformément à l'article L. 2314-30, un représentant du sexe ultra-minoritaire (ne pouvant toutefois figurer en première position), qui sinon ne serait pas représenté.
Collèges Femmes Hommes Nombre d’hommes devant figurer sur chaque liste Nombre de femmes devant figurer sur chaque liste
Le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini conformément à l'accord relatif à la mise en place du CSE et à son fonctionnement au sein de l'UES PPP-DIRAMODE du 30 janvier 2025, soit 26 heures mensuelles par titulaire. Les membres de la délégation peuvent répartir, entre eux, titulaires et suppléants confondus, tout ou partie du crédit d'heures dont bénéficie, chaque mois, la délégation. La répartition effectuée devra être communiquée chaque mois à la Direction de la société afin que chacun bénéficie de la prise en charge des heures de délégation effectuées.
Article 6 - Electorat, éligibilité et listes électorales
6.1 - Electorat et éligibilité des salariés de la société PPP - Diramode
Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date d’ouverture du 1er tour des élections (soit le 13 mars 2025) :
Être âgé de 16 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,
N'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Ne sont pas considérés comme électeurs les membres de la Direction ou les représentants de l'employeur aux réunions du CSE, à savoir
La directrice générale adjointe
La directrice des ressources humaines
Et tout titulaire d'un mandat social au sein de l'UES : XXX
Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections :
Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,
Être âgé de 18 ans révolus,
Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,
Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.
Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent, par conséquent, celle dans laquelle ils font acte de candidature.
6.2 - Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la société PPP - Diramode
Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections :
Être âgé de 16 ans révolus,
N'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
A cet égard, ils devront indiquer par mail avec recepissé ou par courrier remis en main contre décharge au service Juridique Social au plus tard au 10/02/2025 s'ils entendent faire usage de Ieur droit de vote aux élections du CSE PPP DIRAMODE, dans Ieur entreprise utilisatrice, sous réserve d'avoir transmis l'ensemble des justificatifs permettant de vérifier que les conditions d'électorat soient remplies. Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.
6.3 - Listes électorales
Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur pour chaque collège et affichée sur les panneaux d’information au siège de l'entreprise au plus tard le
7 février 2025, et sera mise en ligne sur l’intranet sur un espace dédié aux élections.
Figurent sur ces listes
Le nom et le prénom de l’électeur,
Son âge, son ancienneté à la date du 1er tour,
L’entité d’appartenance (PPP/DIRAMODE) et le lieu de travail
Son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité.
Il est précisé que la date d'ancienneté correspond aux dispositions légales. La condition d'ancienneté est appréciée à la date du 1er tour des élections. Compte tenu de la date d’édition des listes électorales, il est convenu que celles-ci seront établies en tenant compte de la satisfaction prévisible de la condition d'ancienneté (selon les éléments connus au jour de l'édition desdites listes). Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à XXX, juriste affaires sociales à l’adresse mail suivante : XXX et à XXX, Directrice des Ressources Humaines à l’adresse mail : XXX au plus tard le
11 février 2025.
Une actualisation sera réalisée 7 jours ouvrés avant le 1er tour des élections, soit le 4 mars 2025. La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Article 7 - Information du personnel
Le 07 février 2025 le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage sur le siège, par mail sur la messagerie des magasins et sur l’intranet. Cet affichage constitue, en outre, un appel à candidatures.
Article 8 - Listes de candidats
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales qui sont invitées à négocier le protocole préélectoral et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2nd tour.
8.1 - Constitution des listes de candidats
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanche admises. Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée. Lorsque plusieurs syndicats forment une liste commune, ils doivent, lors du dépôt de celle-ci, indiquer sur quelle base ils entendent voir opérer la répartition des suffrages exprimés en faveur de cette liste (C. trav., art. L. 2122-3) et doivent également porter cette répartition à la connaissance des électeurs de l’entreprise ou de l’établissement concerné, avant le déroulement des élections. À défaut, la répartition des suffrages obtenus entre les syndicats ayant présenté cette liste commune s’opérera à parts égales. Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats. Cette précision est indispensable pour déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale. D’autre part, il est recommandé de préciser l’appartenance syndicale de chacun des candidats figurant sur la liste commune. Les doubles candidatures qui consistent pour une même personne à se porter candidat en tant que titulaire et suppléant au sein de son collège pour une même fonction sont admises. Cependant, en cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant qui est subsidiaire. Les candidats élus comme titulaires seront réputés ne pas avoir été candidats aux fonctions de suppléants. Il ne sera plus tenu compte de leur candidature lors du dépouillement.
8.2 - Dépôt des listes
Au 1er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales c’est-à-dire le
11 février 2025 à 10H00 et jusqu’au 27 février 2025 à 16H00, les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à XXX, juriste affaires sociales et/ou XXX DRH :
en main propre contre récépissé,
par e-mail contre accusé de réception : XXX
par courrier recommandé avec avis de réception.
Si un 2nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le 24 mars 2025 à 12H .
Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures sont affichées par voie d’affichage sur le siège, par mail sur la messagerie des magasins et sur l’intranet au lendemain de la date limite de dépôt.
8.3 - Propagande électorale et logos des listes de candidats
Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées
sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne).
Sur le siège de Villeneuve d’Ascq et transmis par mail sur l’adresse mail de chaque magasin pour affichage.
Mise en ligne sur l’intranet sur l’espace dédié.
Les professions de foi devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum,
1 page A4 recto verso,
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png,
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Les professions de foi et logos doivent être déposés auprès de XXX juriste affaires sociales à l’adresse mail suivante : XXX ou XXX, DRH à l’adresse mail : XXX avant le 27 février 2025 à 16H pour le 1er tour et avant le 24 mars 2025 à 12H pour le 2nd tour. Les professions de foi adressées aux électeurs par les organisations syndicales pourront être différentes à chaque tour. Les listes sont affichées sur le site de vote de façon aléatoire par le prestataire de vote. Il est rappelé que pour le 1er tour, seules les organisations syndicales ayant déposé une liste de candidats pourront afficher et distribuer des tracts ou des professions de foi de nature électorale, sans contrevenir à la liberté de diffuser des tracts relatifs à des thématiques différentes à celle des élections professionnelles. Il est prévu que la veille et jusqu'au dernier jour de vote des 1ᵉ’ et 2 ”e tour, aucune propagande électorale ne pourra être réalisée.
Article 9 - Les moyens de la propagande électorale
9.1 Tracts
Il est prévu que la veille et jusqu'au dernier jour de vote des 1ᵉ’ et 2 ”e tour, aucune propagande électorale ne pourra être réalisée. A titre exceptionnel et durant la campagne électorale, la diffusion de tracts en magasin se fera via le service RH de l’UES qui accepte de diffuser en magasin des tracts relatifs à la campagne électorale, à raison de :
1 tract par organisation syndicale avant Ie 1ᵉ’ tour - le tract sera remis par les OS avant le 14 février à 12h00 pour affichage le lundi 17 février
1 tract par organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats ou par liste de candidats « libres » entre Ie 1ᵉ’ et le 2nd tour. Le tract sera remis par les OS avant le 19 mars avant 12h00 pour affichage le jeudi 20 mars
Au-delà de ces tracts, aucun tract ne sera expédié par la Direction.
L’envoi des tracts sera effectué par mail au magasin pour impression et affichage dans les locaux sociaux. Il est rappelé que l'utilisation des adresses électroniques professionnelles des magasins par les organisations syndicales est proscrite.
9.2 Crédit d’heures et Déplacements
A titre exceptionnel et durant la campagne électorale sur les mois de février et mars, les sociétés PPP et Diramode acceptent d’attribuer les moyens supplémentaires suivants :
l’attribution d’un crédit d’heures exceptionnelles de 40H par organisation syndicale présentant des candidats.
Chaque candidat pourra répartir ces heures entre ses délégués syndicaux, représentants syndicaux ou candidats aux élections professionnelles.
L’organisation syndicale transmettra au service juridique social le suivi de la répartition de ces heures de délégation sur le formulaire joint en annexe 3 préalablement à la prise des heures par le salarié. Le formulaire sera envoyé sous format excel par mail par le délégué syndical désigné en charge du suivi.
De prendre en charge les coûts inhérents à deux déplacements aller-retour en magasin par organisation syndicale présente dans l'entreprise selon les modalités suivantes :
Le déplacement d'un seul et unique représentant sera pris en charge par l'entreprise ;
Les frais de transport seront pris en charge par l'entreprise sur présentation de justificatif(s)
sur la base du respect de la politique « Voyage » en vigueur dans l'entreprise:
Les frais de repas sur la base d'un déjeuner et, le cas échéant, une nuit d'hôtel et un dîner avant ou après le jour de déplacement, seront pris en charge par l'entreprise sur présentation de justificatif(s) dans la limite des barèmes applicables dans I entreprise ;
Le temps consacré à ces déplacements en magasin (visite et temps de trajet) sera déduit du crédit d’heures de chaque organisation syndicale.
Il est par ailleurs rappelé que les personnes sus-désignées pendant leur visite dans les points de vente s'engagent à ne pas perturber le travail des équipes et le bon fonctionnement du magasin.
Article 10 - Le vote électronique
Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 30 janvier 2025 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise. Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de la société procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré. Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE. Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote, les organisations syndicales et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
Article 11 - Bureau de vote
Un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Économique. Il est établi pour les deux tours. Ce bureau de vote est composé d’un président et d’au moins trois assesseurs. Par conséquent, les membres du bureau de vote seront choisis au bénéfice de l'âge parmi les listes électorales des salariés travaillant habituellement sur le site de Villeneuve d'Ascq, si possible les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents. La Présidence du bureau de vote revient à l'électeur le plus âgé. Le président ne pourra pas être candidat aux élections. Le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.
Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système, de superviser la restitution de clefs de vote perdues, d'autoriser le descellement est de veiller au bon déroulement du scrutin, de signer les procès-verbaux et de proclamer oralement les résultats.
Le rôle du bureau de vote est de veiller au bon déroulement du scrutin, de procéder aux opérations de dépouillement et de signer les procès-verbaux et de proclamer oralement les résultats. »
Les membres du bureau de vote mettront leur mot de passe sous enveloppe cachetée, et sera conservée par le président du bureau et la juriste XXX dans un lieu sécurisé. Le bureau de vote
veille au bon déroulement des opérations électorales
se prononce provisoirement sur les difficultés qui s'élèvent touchant les opérations électorales et consigne les éventuels incidents révélés en cours de scrutin ;
établit le procès-verbal des élections.
Le Président assure
seul la police de l'assemblée,
proclame et affiche les résultats du vote.
Un exemplaire du présent protocole d'accord prééIectoraI sera remis aux membres du bureau de vote. La société VOXALY formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera quatre de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 4 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Article 12 - Matériel de vote
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur. Pour les salariés du siège, à défaut d’adresse mail personnelle, il sera utilisé l’adresse professionnelle. A défaut d’adresse email connue, les éléments nécessaires à son authentification seront transmis par courrier à son domicile
Le matériel envoyé contient l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier. Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Article 13 - Assistance électeurs
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un réassort depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (son matricule de 8 chiffres tel qu’indiqué sur la fiche de paie du salarié) Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Article 14 - Déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur. Le déroulement est le suivant :
l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : matricule, sa date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon un ordre aléatoire
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
Dans le cas où son code d’accès est perdu ou non reçu, l’électeur peut demander l’envoi du nouveau code. Il est alors invité à saisir des données à caractère personnel (ex : nom, prénom, date de naissance, département de naissance, le matricule de 8 chiffres sur la fiche de paie) avec renvoi sur l’adresse email de son choix. Les salariés pourront voter pendant leur temps de travail, sur le matériel informatique de l’entreprise ou tout autre moyen numérique personnel. En l’absence de connexion internet en magasin, le salarié aura la possibilité de sortir du magasin le temps de voter dans un lieu permettant la connexion.
Article 15 - Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Économique aura lieu pour le 1er tour le 18 mars 2025 à partir de 10H. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra le 01 avril 2025 à partir de 10H. Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants : 1 - carence de candidat au premier tour, 2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits), 3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Un délégué de liste par syndicat pourra être désigné et présent au dépouillement. Les élus sont désignés selon la méthode d'attribution au quotient avec répartition à la plus forte moyenne. En cas d'égalité entre plusieurs listes Iors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :
critère d'âge, le plus âgé des candidats
critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats
tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.
Au premier tour, les sièges ne peuvent être attribués que si le quorum a été atteint. Le quorum est atteint lorsque le nombre de suffrages valablement exprimés est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique. Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Article 16 - Procès-verbaux
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 2 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur. Chaque liste ayant présentée des candidats se fait remettre une copie de ces procès-verbaux.. Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur le panneau d’affichage au siège, sur le site intranet et transmis par mail aux magasins pour affichage. Les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections
Article 17 - Prise d'effet des mandats
Les mandats prennent effet le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos, du second tour dans le cas contraire. La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.
Article 18 - Durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus. Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).
Article 19 - Affichage
Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur le site de Villeneuve d’Ascq et sur l’intranet dès sa signature. Fait à Villeneuve d’Ascq, le 30 janvier 2025 Pour les sociétés DIRAMODE et PROMOTION DU PRET À PORTER (PPP)
XXX
Pour le Syndicat CFDT XXX
Pour le Syndicat CFE-CGC XXX
Pour le Syndicat CGT XXX
Pour le Syndicat Fédération Employés et Cadres FO XXX
Pour le syndicat UNSA XXX
ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)
Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur
Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible. Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les informations de connexion, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien, ni relation entre les deux. Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend
aucune référence (référence nominative ou référence technique) vers l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur. Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,
un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé. Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE. En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements. La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable. Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients. Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Recommandations CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentés à la CNIL à la division des affaires économiques.
VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.
ANNEXE 2 – Calendrier des opérations
Déroulement des scrutins 1er tour Date limite d’information des salariés 06/01/2025 Signature du protocole électoral 30/01/2025 Affichage:
PAP et appel à candidature
Note explicative des élections
Listes électorales
07/02/2025 Démarrage de la campagne électorale 07/02/2025 Date limite de contestation des listes électorales 11/02/2025 Désignation du bureau de vote 27/02/2025 Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi jeudi 27/02/2025 Affichage des listes de candidats vendredi 28/02/2025 Fin de la propagande électorale 1er tour mardi 11/03/205 à minuit Ouverture du Scrutin 1er tour jeudi 13/03/2025 Fermeture et dépouillement du scrutin 1er tour - proclamation des résultats mardi 18/03/2025 à 10h Affichage des résultats du 1er tour mercredi 19/03/2025 Appel a candidature 2ème tour mercredi 19/03/2025 Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi lundi 24/3/2025 à 12h Fin de la propagande électorale mardi 25/03/2025 à minuit Affichage des listes de candidats mardi 25/03/2025 Ouverture du Scrutin 2ème tour jeudi 27/03/2025 Fermeture et dépouillement du scrutin 2ème tour - proclamation des résultats mardi 01/04/2025 à 10h Affichage des résultats du 2ème tour Mardi 01/04/2025
