ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre les soussignés :
La Société Distribution Matériaux Bois Panneaux, (dénommée ci-dessous DMBP), dont le siège social est situé 2080 avenue des landiers, à Chambéry (73024), immatriculée au RCS de Chambéry sous le numéro 508 102 159 représentée par Monsieur…, Directeur Général, Ci-après dénommée « la Société »
Et,
L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par …, en leur qualité de délégués syndicaux L’organisation syndicale C.F.T.C., représentée par Monsieur …, en leur qualité de délégués syndicaux L’organisation syndicale C.G.T., représentée par Monsieur …, en leur qualité de délégués syndicaux L’organisation syndical F.O., représentée par Monsieur …, en sa qualité de délégué syndical
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Comme le propose la loi pour la confiance dans l’économie numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et ses décrets et arrêtés d’application, les parties signataires conviennent, d’aménager le processus des opérations de vote pour les élections professionnelles en ayant recours au vote électronique.
Les parties signataires conviennent en effet que le vote électronique permettra notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
D’augmenter le niveau de participation,
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Le présent accord collectif a ainsi pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, étant précisé que :
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord ;
Les modalités d’organisation des élections des membres du comité social (CSE) et économique seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral négocié avec les organisations syndicales intéressées en application de l’article L. 2314-5 du Code du travail.
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections de la délégation du personnel au CSE de la Société.
Il s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition remplissant les conditions requises par la loi) appelés à voter aux élections des membres de ce CSE.
Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
La mise en place du vote électronique supprime donc le vote à bulletin secret sous enveloppe, et le vote par correspondance.
Article 3 - Principe du recours à un prestataire
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale de l’informatique et des libertés, conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail.
Cet audit devra être réalisé par un expert indépendant répondant en particulier aux critères fixés par la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-13 du Code du travail.
Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Ces fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant notamment les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de la Société en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L’employeur informera les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la commission nationale de l’informatique et des libertés.
Article 5 – Cellule d’assistance technique
La Société met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 6 – Formation
Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 7 - Modalités de vote
Il est décidé par le présent accord que le déroulé du processus de vote électronique pour le premier tour et, le cas échéant, le second tour des élections professionnelles sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Les parties précisent que les salariés auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire retenu, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections professionnelles.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurité du prestataire seront également mis à la disposition des électeurs dans chaque établissement dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur leur lieu de travail pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 8 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF sans lien hypertexte et sur une ou deux pages maximum. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 9 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Article 10 - Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Article 11 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote des courriers contenant les codes d’accès sécurisé au site sécurisé, ainsi que toutes les informations relatives à la procédure à suivre pour se connecter au site de vote. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question secrète dont il est le seul à avoir la réponse pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur). La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
Article 12 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront avoir accès au taux de participation. Cette information sera mise à jour selon une récurrence décidée dans le protocole d’accord pré électoral.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. En revanche, le prestataire transmettra à l’entreprise le pourcentage de votants à intervalle régulier défini dans le Protocole d’accord préélectoral. L’entreprise s’engage alors à communiquer cette information aux délégués syndicaux.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de manière irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier « contenu de l’urne électronique ». La présence des deux titulaires de ces clés est indispensable pour assurer le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 14 : Durée de l’accord
Le présent accord est applicable pour les élections professionnelles des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera donc à chaque renouvellement du Comité Social et Economique. Il s’applique également en cas d’élections partielles se déroulant en cours de mandat. Il entrera en vigueur à compter de sa signature. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.
Article 15 – Adhésion
Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative du personnel au sein de la Société, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
Cette adhésion ne pourra être partielle et concernera nécessairement l’ensemble des termes de l’accord.
Elle produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Notification devra également en être faite aux parties signataires dans le délai de huit jours par lettre recommandée, ou courriel.
Article 16 : Révision et dénonciation de l’accord
Révision
Toute disposition modifiant le présent accord fera l’objet d’un avenant de révision conclu conformément aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé par chacune des parties signataires dans les conditions prévus à l’article L 2261-9 du code du travail.
Article 17 : Dépôt de l’accord
Le présent accord est déposé de façon dématérialisée, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur, par la Direction de la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail un exemplaire étant par ailleurs remis au Greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
Article 18 : Publicité
Le présent accord est notifié à chaque organisation syndicale représentative. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels. Le cahier des charges figurant en annexe du présent accord est tenu à la disposition des salariés.
Fait en 5 exemplaires à Paris, le 5 avril 2024 Pour la Direction, …, Directeur Général
Pour la CFDT, …, Délégué Syndical
Pour la CFTC …, Délégué syndical
Pour la CGT …, Délégué syndical
Pour FO …, Délégué Syndical
Vote par voie électronique
pour l'élection des membres DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
CAHIER DES CHARGES
En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail
Données pouvant être utilisées
Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les données devant être enregistrées sont les suivantes : -pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, -pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées, -pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, -pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, -pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.
Destinataires des données
Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : -pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel, -pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, -pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.
Confidentialité et sécurité des données
Article R.2314-6 du Code du Travail La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article R.2314-7 du Code du Travail Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Article R.2314-16 du Code du Travail La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007 Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel. L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance. Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible. L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements. Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone. Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.
Expertise
Article R.2314-9 du Code du Travail Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote. Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu.
Cellule d'assistance technique
Article R.2314-10 du Code du Travail L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.
Système de secours
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.
Protocole d'accord préélectoral
Article R.2314-13 du Code du Travail Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le prestataire doit fournir un modèle de protocole adapté à sa solution et précisant en détails toutes ses modalités de mise en œuvre.
Déclaration préalable à la CNIL
Article R.2314-11 du Code du Travail L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données. Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.
Information et formation
Article R.2314-12 du Code du Travail Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les modalités de diffusion et d'accès aux mode d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.
Scellement et descellement du système
Article R.2314-8 du Code du Travail Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article R.2314-15 du Code du Travail En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.
Durée du vote
Article R.2314-14 du Code du Travail Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.
Interface de vote
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification. Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.
Dépouillement
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès verbaux intégralement renseignés.
Conservation de la preuve
Article R.2314-17 du Code du Travail L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.
