MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ELECTION DE DSV ROAD
Préambule
Conformément aux dispositions de l'article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C'est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. La direction et les organisations syndicales représentatives ont donc décidé de mettre place le vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
ARTICLE I : Principes généraux
Le présent accord vise à permettre le recours au vote électronique au sein de DSV ROAD SAS pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 2024. Le système de vote électronique tel que défini ci-après couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes et respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;
Le caractère personnel du vote : par la vérification de l’identité des électeurs grâce à un système détaillé par le protocole d’accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions de la présente décision et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place devra être conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
ARTICLE II : Modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales intéressées discuteront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole préélectoral mentionnera l'existence de la présente décision et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
ARTICLE III : Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette...). Des ordinateurs seront mis à disposition sur les agences pour les salariés qui le souhaitent. Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote et sera également valable en cas de second tour. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d'émargement de l'élection concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.
ARTICLE IV : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE V : Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de : -procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; - procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ; - contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLES VI : Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note d’information détaillée précisant le déroulement des opérations électorales, les conditions et les règles de fonctionnement du vote ainsi que les modalités de traitement des données personnelles, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l'ouverture du vote.
ARTICLES VII : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d'une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique devra s'engager à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 « RGPD », ainsi que les recommandations de la CNIL contenues dans la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Par ailleurs, dans le cadre des élections, la société DSV ROAD est amené à traiter respectivement les données à caractère personnelles des collaborateurs (électeurs, candidats et élus), en tant que responsable du traitement des données. Les données personnelles des collaborateurs de DSV ROAD qui seront traitées dans le cadre des opérations électorales sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;
pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège ;
pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivantes :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales le cas échéant, agents habilités des services du personnel, société prestataire ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, société prestataire ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel, société prestataire ;
pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, société prestataire ;
pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel, société prestataire.
Ces données personnelles seront traitées pour les finalités suivantes :
La préparation et l’établissement des listes électorales ;
L’envoi des éléments permettant aux collaborateurs de voter ;
La mise en œuvre des opérations de vote ;
La gestion de l’authentification de l’électeur ;
La gestion et la vérification des résultats de vote ;
La gestion de toute opposition aux résultats de vote.
Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, DSV ROAD est amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Toutes les données seront traitées en France métropolitaine. Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats. Est également tenu à la disposition des électeurs le cahier des charges au service des Ressources humaines et sur l’Intranet de la société ; il fixe, fixant les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique et remplissant les conditions légales, réglementaires et les recommandations de la CNIL pour tout le processus électoral. Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, les collaborateurs de DSV ROAD peuvent : -Demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ; -Demander la rectification des données à caractère personnel ; -Introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Pour exercer ces droits, les collaborateurs de DSV ROAD peuvent contacter le Responsable à la protection des données de DSV ROAD en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : marc.genestie@fr.dsv.com.
ARTICLES VIII : Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales notamment : -l’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires ; -la confidentialité et la sécurité du dispositif ; -l’accessibilité aux données et la présence de deux fichiers distincts et dédiés respectivement aux listes électorales et au contenu de l’urne électronique ; -les scellements du dispositif. Le prestataire devra donc être en mesure de fournir un rapport d’expertise informatique indépendante. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. Conformément aux dispositions de l'article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Article IX - Entrée en vigueur - durée
Le présent accord entrera en vigueur à la date de signature du présent accord et par anticipation aux formalités de dépôt. Il est conclu pour une durée déterminée liée à la clôture des élections de 2024.
ARTICLE X - Clause de rendez-vous et révision de l’accord
En cas de modifications des dispositions légales ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient dans les 3 mois de la demande, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord. Chacune des Parties signataires pourra demander la révision du présent accord. La demande de révision pourra intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des Parties signataires. Elle devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.
Article XI - Dénonciation
Chaque Partie signataire peut dénoncer le présent accord. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres Parties signataires ainsi qu’à la DRIEETS compétente, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception. La durée du préavis précédant la dénonciation sera de trois mois. Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.
Article XII - Dépôt et publicité
Le présent accord sera notifié aux Organisations Syndicales Représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Le présent accord sera déposé en :
Deux exemplaires en version électronique sur la plateforme de Téléprocédure du Ministère du travail, https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/ dont une version intégrale signée par les Parties au format « .pdf » et une version publiable au format « Word » de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques ;
Un exemplaire auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de BOBIGNY.
Le texte de l’accord sera tenu à la disposition des collaborateurs qui pourront en prendre connaissance sur le site intranet de DSV ROAD
Fait à Gennevilliers le 25 janvier 2024 En 7 exemplaires.
