ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE EIFFAGE ROUTE ILE DE France CENTRE OUEST
ENTRE :
La société Eiffage Route Ile de France Centre Ouest (ci-après nommée Eiffage Route IDF Centre Ouest), société immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro 433 604 196 dont le siège social est situé 2-12 Rue Hélène Boucher BP 70007 93337 Neuilly sur Marne.
Représentée par ………agissant en qualité de Directeur Régional
D’UNE PART
ET :
L’ensemble des organisations syndicales représentatives :
FO représenté par ……….., en tant que DS Central
CGT représenté par ………………., en tant que DS Central
D’AUTRE PART
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, défini avec la Société KERCIA Solutions. Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de la Société EIFFAGE Route IDF Centre Ouest relèvent du protocole d’accord préélectoral.
Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
de pallier les aléas postaux,
d’augmenter la participation des électeurs.
Article 1 – Conformité du système de vote
La Direction a décidé de confier à la Société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote. Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057
Avec les organisations syndicales représentatives au sein de la Société EIFFAGE Route IDF Centre Ouest et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif lors d’une réunion de présentation qui s’est tenue le 29 Aout 2019, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.
Article 2 - Mise en place du vote électronique
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société EIFFAGE Route IDF Centre Ouest sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges précédemment cité.
Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, Société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après identifié comme « le prestataire »).
Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.
Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables prévues par le Règlement General sur la Protection des Données (dit RGPD). L’ensemble des formalités déclaratives relevant du RGPD seront réalisées par le prestataire.
Les parties signataires ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Aucun autre type de vote ne pourra donc être mis en place
Article 3 - Modalité d’organisation des opérations de vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, il est convenu que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier retenu dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.
Un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés sur chaque site identifié dans l’accord relatif au périmètre signé le 29 août 2019.
Les salariés Ouvriers, ETAM et Cadres seront informés par courrier postal de l’ouverture du scrutin.
Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Ces listes apparaîtront sur les écrans dans un ordre aléatoire. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs, disposant d’une adresse mail professionnelles, pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Les salariés ne disposant pas d’adresse mail pourront être incité à voter par voie d’affichage.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
Un document expliquant l’ensemble des modalités de vote sera transmis en amont du premier tour à chaque salarié par courrier. En outre, les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, en amont du premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant personnel ainsi que la procédure permettant d’enregistrer son mot de passe à partir du site de vote.
Comme convenu dans l’article 2 ci-dessus, chaque salarié recevra donc par courrier postal, en amont du premier tour du scrutin, un identifiant et un mot de passe lui permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.
L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.
La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.
Article 5- Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote, réunis dans chacun des 9 établissements définis dans l’accord relatif au périmètre et au fonctionnement du Comité Social et Economique de la Société EIFFAGE Route IDF Centre Ouest.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le bureau de vote contrôle le scellement du système.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Article 6 – Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord prend effet à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Article 7 – Révision
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et selon les modalités suivantes.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Toute révision du présent accord devra faire l’objet d’une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l’établissement d’un avenant dans les conditions prévues par la législation en vigueur.
Article 8 – Publicité
Un exemplaire du présent accord sera communiqué à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Article 9 – Dépôt
Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ainsi qu’à la DIRECCTE.
Il sera également remis en un exemplaire au greffe du Conseil de prud'hommes.
Fait à Neuilly sur Marne, le 29 août 2019
Pour la Société EIFFAGE Route Ile de France Centre Ouest
