- ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE -
ENTRE,
L’Entreprise ELECTRO DEPOT représentée par ………………….., Directrice des Ressources Humaines
ET
L’organisation syndicale CFTC représentée par …………………..en sa qualité de Délégué Syndical Central.
L’organisation syndicale CFDT Services, représentée par …………………..en sa qualité de Délégué Syndical Central.
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par …………………..en sa qualité de Déléguée Syndical Central.
D’autre part,
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Economique et Social ou de tout autre scrutin. Préambule
La société ELECTRO DEPOT a souhaité engager une négociation avec les Organisations Syndicales pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise. Pour ce faire, elle a convié régulièrement les Délégués Syndicaux CFTC, CFDT et CFE-CGC. Ont participé aux réunions les Délégués Syndicaux CFTC et CFDT. La société ELECTRO DEPOT a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite « Loi Fontaine » (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) et plus particulièrement son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. De plus, le vote électronique s’inscrit dans la démarche RSE auquel participe ELECTRO DEPOT. La société ELECTRO DEPOT a pris contact avec un fournisseur, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, aux fins de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.
Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Il est bien entendu que ce système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 et R2314-7 du code du travail.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Article I – Modalités d’Organisation des opérations
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les collèges pour les élections. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par ELECTRO DEPOT et décident que les élections seront organisées par un fournisseur, mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales et suite à appel d’offre. Article I § 1 : Fournisseur Le protocole d’accord électoral précisera le fournisseur retenu pour l’organisation du vote électronique selon le cahier des charges déterminé par la direction et après concertation avec les Organisations Syndicales.
Article I § 2 : Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, collaborateurs désignés de la Direction des Ressources Humaines;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs désignés de la Direction des Ressources Humaines;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs désignés de la Direction des Ressources Humaines;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats et leurs représentants, employeur ou collaborateurs désignés de la Direction des Ressources Humaines;
Article I § 3 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Si le vote a lieu en dehors du temps de travail, celui-ci ne fera pas l’objet de rémunération ou de récupération. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur chaque site ELECTRO DEPOT, un ordinateur en libre-service permettant une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Les salariés seront informés par tout moyen (affichage, mail …) de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, le service Ressources Humaines se réserve la possibilité de s’adresser à l’ensemble des électeurs pour les inviter à voter afin que le taux de participation soit représentatif. Article I § 4 : Bulletins de vote Le fournisseur assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Le fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre tel que prévu par le protocole pré-électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le fournisseur veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article II – Déroulement des opérations de vote
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une Hotline 24H24 afin de les renseigner sur le déroulement du vote et éventuellement leur confirmer leurs identifiants et mots de passe en cas de perte ou de non réception du courrier. Dans ce dernier cas, le protocole pré- électoral précisera les moyens de vérifier l’identité de l’appelant.
Le numéro de la Hotline sera précisé par le fournisseur dans le courrier d’envoi des codes d’identifications.
Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur se verra remettre par son responsable hiérarchique, avant le premier tour des élections, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Seul le fournisseur aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe.
Dans le cas d’un éventuel second tour, et au vu des demandes d’assistance auprès de la Hot line du prestataire constatées lors du premier tour, il sera envisagé le renvoi de nouveaux identifiants et mots de passe à l’ensemble des électeurs. Si ce n’était pas le cas, les identifiants et les mots de passe demeureront inchangés pour le second tour. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le fournisseur. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts. Article II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions légales, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les administrateurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès incessible et personnelle, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation conformément au protocole électoral.
Article II § 3 : Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste pourra désigner un délégué de liste. Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.
Article II § 4 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs). Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Article III- Durée, dépôt et publicité de l’accord
Article III § 1 : Entrée en vigueur / Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du lendemain de son dépôt.
Article III § 2 : Révision
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d'application par accord entre les parties. Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.
Article III § 3 : Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par l'article L.2261-9 du code du Travail.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole pré-électoral par les moyens de communication habituels d’ELECTRO DEPOT.
Fait à Faches Thumesnil, le 7 février 2019 En 6 exemplaires
(Signature précédée de la mention « lu et approuvé »)
